Việc tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán tùy thuộc vào loại hình sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, cơ chế quản lý nhà nước và của bản thân doanh nghiệp. Từ đó phát sinh ra các khối lượng các loại thông tin kinh tế và nhu cầu cung cấp thông tin cho việc nhà quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Tùy thuộc vào trình độ của đội ngũ cán bộ nói chung và các bộ phận nhân viên kế toán nói riêng. Xuất phát từ đặc điểm thực tế và yêu cầu quản lý của Công ty, phòng kế toán của Công ty TNHH Thương mại và đầu tư Hà Thành chọn tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có chứng từ gốc chứng minh được gửi về phòng kế toán để xử lý và tiến hành ghi sổ. Cụ thể bộ máy kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 5: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH TM& Đầu tư Hà Thành.
- Kế toán trưởng: là người có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất trong bộ
máy kế toán của công ty. Kế toán trưởng là người giúp việc cho Giám đốc và có nhiệm vụ:
+ Tổ chức công tác hạch toán kế toán của công ty.
+ Phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận kế toán trong phòng kế toán. + Xem xét, ký duyệt, chỉ đạo, kiểm tra các thông tin liên quan đến các chứng từ và sổ sách kế toán.
+ Lập báo cáo tài chính.
+ Phân tích, đánh giá đề ra các giải pháp trong công tác quản lý, sản xuất kinh doanh, quản lý tài chính của công ty.
- Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ:
+ Tổng hợp chứng từ tiền lương cảu các phòng ban trong công ty để làm bảng thanh toán lương và trích BHXH cho toàn công ty.
+ Theo dõi tình hình biến động tài sản tại công ty.
Có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi quản lý và lưu trữ, bảo quản toàn bộ chứng từ, sổ sách kế toán của công ty.
- Kế toán thanh toán: Là người chịu trách nhiệm:
+ Lập danh mục khách hàng, theo dõi các khoản công nợ của công ty. Phân loại nợ theo đúng đối tượng. Cuối tháng, quý, năm lập sổ chi tiết công nợ của từng đối tượng, lập bảng cân đối số phát sinh công nợ mở từng tài khoản. Đồng thời đối chiếu công nợ với các đơn vị, cán bộ công nhân viên chức và với khách hàng. KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN THUẾ THỦ QUỸ
+ Thực hiện nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng, giảm vốn bằng tiền và đối chiếu số liệu với các bộ phận kế toán khác.
- Kế toán bán hàng: có nhiệm vụ:
+ Theo dõi, quản lý, kiểm tra tình hình biến động hàng hoá của công ty và vào sổ sách liên quan đến chứng từ đó.
+ Kết hợp với các bộ phận khác trong công ty để hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Kế toán thuế: Có trách nhiệm kiểm tra các chứng từ liên quan đến thuế,
kê khai thuế và nộp lên cơ quan thuế hàng tháng và định kỳ.
- Thủ quỹ: thu, chi các khoản tiền mặt, chứng khoán có giá qua quỹ của
công ty theo các phiếu thu, phiếu chi đúng mẫu quy định, hợp lệ và có đầy đủ chữ ký. Mở sổ quỹ theo dõi thu, chi phát sinh hàng ngày và rút ra số dư. Cuối tháng ghi vào sổ quỹ có chữ ký của kế toán trưởng.