Từ ngày thành lập đến nay, hiểu được bộ máy quản lý là đầu não giúp công ty vận hành nhịp nhàng để kết quả hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả tốt nhất; ban lãnh đạo luôn luôn cố gắng từng bước, từng bước một cải thiện các phòng ban, bộ phận với sự phân công công việc cụ thể, rõ ràng nhất để guồng máy quản lý trở lên đồng bộ và hiệu quả.
Sơ đồ cơ cấu công ty dưới đây được đưa ra nhằm thể hiện đầy đủ các bộ phận nghiệp vụ để tổ chức thực hiện thành công các dự án, công trình. Tức là thi công đảm bảo chất lượng và tiến độ của dự án,đồng thời đạt hiệu quả kinh tế, an toàn lao động. Do đó, tổ chức cần gọn và không chồng chéo, dư thừa.
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Hải Hồng
(Nguồn: Phòng hành chính Công ty TNHH Hải Hồng)
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận:
Giám đốc
Giám đốc (ông) Nguyễn Tuấn Hải:
Là người quản lý cấp cao nhất của công ty;
Người đại diện pháp lý của công ty, người chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ mọi hoạt động và là đại diện cho quyền lợi của toàn bộ nhân viên trong công ty;
Người điều hành phụ trách tổng thể mọi vấn đề về kinh tế, tài chính và kế hoạch kỹ thuật;
Giám đốc
(Ông: Nguyễn Tuấn Hải)
Phó giám đốc Phòng Vật tư Phòng Kế hoạch Phòng Hành chính Phòng Tài chính Bộ phận giám sát, khảo sát chất lượng
Chủ nhiệm kỹ thuật điều
hành thi công Bộ phận thí nghiệm
Đội thi công
Tổ 3
Người đưa ra các đường lối, phương hướng, chính sách hoạt động của công ty hiện tại và tương lai.
Phó tổng giám đốc
Tham mưu cho giám đốc về các công việc điều hành, tuyển dụng, cơ chế hoạt động và xây dựng các kế hoạch hàng năm, chiến lược phát triển công ty trong tương lai.
Phân công nhiệm vụ, chức trách cho nhân viên và thay mặt tổng giám đốc điều hành hoạt động của công ty khi được ủy quyền.
Phòng vật tư
Chịu sự quản lý của phó giám đốc;
Chuyên lưu trữ, quản lý các nguyên, vật liệu;
Quản lý, chăm sóc và bảo dưỡng máy móc cũng như dụng cụ, thiết bị phục vụ cho dự án.
Phòng kế hoạch
Nghiên cứu, phân tích, xác định nhu cầu, xu hướng thị trường và báo cáo lên ban quản trị;
Giúp ban giám đốc xây dựng, triển khai, thực hiện các kế hoạch phát triển hàng năm theo phương hướng, quyết định của tổng giám đốc;
Lập kế hoạch mua bán vật tư, nguyên vật liệu cho hoạt động kinh doanh;
Theo dõi việc thực hiện kế hoạch, tìm dự án đồng thời tìm hiểu và thu thập thông tin về dự án cũng như vạch kế hoạch tham gia đấu thầu.
Phòng hành chính
Lên kế hoạch, thực hiện tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực công ty;
Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự;
Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty;
Quản lý nhân sự, theo dõi hoạt động của nhân viên và đưa ra các quy chế khen thưởng khuyến khích người lao động để đạt được hiệu quả sản xuất cao nhất.
Phòng tài chính
Có chức năng cung cấp toàn bộ thông tin về hoạt động tài chính của công ty;
Phản ánh đầy đủ toàn bộ tài sản, nguồn vốn hiện có và sự vận động, huy động tài sản, nguồn vốn của công ty nhằm quản lý, bảo vệ tài sản cũng như sử dụng hiệu quả tài sản và nguồn vốn để nâng cao tính chủ động trong kinh doanh của DN;
Phản ánh toàn bộ các hoạt động thu chi trong quá trình sản xuất, kinh doanh giúp phòng kinh doanh có những quyết định lựa chọn đầu tư, huy động vốn, mua và bán hàng… đạt được hiệu quả cao nhất;
Tính toán và có nhiệm vụ phát lương cho các nhân viên khác;
Tính toán, kiểm tra và chịu mọi trách nhiệm chấp hành nộp thuế theo quy định của nhà nước.
Bộ phận giám sát, khảo sát chất lượng
Lập hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với yêu cầu của dự án, đồng thời lập đề cương, kế hoạch và biện pháp thực hiện giám sát;
Kiểm tra các điều kiện khởi công, thiết bị thi công, cơ sở sản xuất, cung cấp vật liệu xây dựng; kiểm tra chứng chỉ xuất xưởng, chứng chỉ chất lượng thiết bị công trình;
Giám sát các bước của dự án một cách hệ thống từ khi khởi công đến khi nghiệm thu, bàn giao;
Kiểm tra chất lượng, khối lượng, tiến độ, an toàn, môi trường của công trình, hạng mục công trình;
Kiểm tra và xác nhận bản vẽ hoàn công;
Kiểm soát tình hình dự án;
Lập kế hoạch báo cáo tiến trình cùng kết quả dự án.
Chủ nhiệm kỹ thuật điều hành thi công
Thiết kế bản vẽ phù hợp với dự án;
Báo cáo đầy đủ quy trình thi hành dự án, đồng thời đưa ra các con số chính xác về nguyên, vật liệu, trang thiết bị phục vụ cho dự án;
Quản lý, chỉ đạo, điều hành các hoạt động thi công, lắp đặt thiết bị để đáp ứng đúng tiến độ của hợp đồng và các tiêu chí kỹ thuật;
Phối hợp với bộ phận giám sát để đưa ra các báo cáo thi công chính xác và khách quan nhất;
Đảm bảo an toàn trong thi công xây dựng cho người, thiết bị và những công trình lân cận, kể cả hệ thống hạ tầng kỹ thuật khu vực;
Xử lý các tình huống bất ngờ, rủi ro xảy ra trong quá trình thi công;
Lập đầy đủ, đúng quy định nhật ký thi công xây dựng công trình;
Bộ phận thí nghiệm
Tìm tòi kết cấu các nguyên vật liệu và tạo ra sản phẩm phục vụ cho dự án dựa trên tiêu chí: tốt nhất, an toàn nhất và tiết kiệm nhất;
Đảm bảo an toàn cho khu vực thí nghiệm và xung quanh khu vực thí nghiệm;
Chịu trách nhiệm cho sự an toàn môi trường xung quanh khu vực;
Đội thi công
Đội thi công chia làm các tổ nhỏ phục vụ cho các dự án khác nhau, khối lượng thành viên mỗi tổ sẽ phụ thuộc vào độ lớn cùng thời gian của mỗi dự án, mỗi tổ được phụ trách bởi một cai trưởng. Cai trưởng có trách nhiệm đốc thúc, chỉ đạo, hướng dẫn công nhân thực hiện các bước thi công. Đồng thời chịu trách nhiệm về sự an toàn của các công nhân thuộc tổ mình.