Công ty muốn sử dụng hiệu quả vốn lưu động ngoài dự toán chính xác nhu cầu còn cần quan tâm tới việc phân bổ hợp lý nguồn vốn này cho các khoản tài chính của công ty; do đó việc quản lý tốt kết cấu vốn lưu động là cần thiết.
Nhìn lại 3 năm qua, kết cấu vốn lưu động của công ty đang có sự biến động bất thường bởi các tài khoản cấu thành không ổn định qua các năm. Do đó để có thể quản lý tốt kết cấu vốn lưu động công ty cầnquản lý chặt chẽ hàng tồn kho, các khoản phải thu, phải trả, các khoản thu, chi; đảm bảo khả năng thanh toán; đồng thời kết hợp với việc sử dụng vốn lưu động tiết kiệm và hiệu quả để góp phần không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty.
3.2.3.1.Quản lý tiền và các khoản tương đương tiền
Qua phân tích tình hình quản trị vốn lưu động tại công ty TNHH Hải Hồng trong ba năm gần đây, ta thấy công tác quản trị vốn bằng tiền chưa được tốt khiến tài khoản tiền và các khoản tương đương tiền biến đồng bất thường. Do vậy, để khắc phục tình trạng này trong những năm tới, đồng thời nâng cao khả năng quản lý tiền và các khoản tương đương tiền công ty cần:
Chủ động lập kế hoạch cân đối các khoản thu chi bằng tiền cho từng tháng, quý, năm trên cơ sở dự toán các khoản thu chi có khả năng phát sinh để từ đó công ty có thể thiết lập mức tồn quỹ tối thiểu trên cơ sở mức độ an toàn chi tiêu do ban lãnh đạo quyết định và phải luôn duy trì mức tồn quỹ xác định.
Tiếp tục tăng lượng tiền gửi trong ngân hàng, đồng thời chuyển dần lượng tiền mặt tại công ty sang gửi ngân hàng, chỉ giữ lại một lượng tiền nhất định đủ để chi trả cho những phát sinh bất ngờ.
Chuyển mọi hình thức thanh toán giữa nhà cung cấp và khách hàng từ tiền mặt qua chuyển khoản để dễ dàng nắm bắt được sự di chuyển luồng tiền trong công ty, đồng thời làm giảm lượng tiền mặt có tại công ty.
Các chính sách quản lý tiền đề ra cần kết hợp với dự đoán hoạt động kinh doanh của nhiều năm và phải thường xuyên kiểm tra, điều chỉnh. Tránh các chính sách này áp dụng chỉ hiệu quả tạm thời và tác động không tốt tới các năm tiếp theo.
3.2.3.2.Quản lý các khoản phải thu
Với chiến lược mạo hiểm với tài khoản các khoản phải thu, công ty đã thu về được nhiều thành tựu như tăng lượng khách hàng trong giai đoạn nghành bất động sản chưa có tiển triển tốt như hiện nay. Tuy nhiên, hệ quả kéo theo của chiến lược này đó chính là lượng vốn công ty bị khách hàng chiếm dụng tăng cao, để giảm lượng vốn bị chiếm dụng này công ty cần:
Đề ra các giải pháp thu hồi nợ nhanh như chiết khấu thanh toán cho các khách hàng tất toán công trình sớm để thúc đẩy tốc độ thu hồi nợ:
2net30: Tức là nếu khách hàng tất toán trong 30 ngày thì khách hàng được chiết khẩu 2% số nợ còn lại;
3net7: Tức là nếu khách hàng tất toán trong 7 ngày thì khách hàng được chiết khẩu 3% số nợ còn lại.
Hoàn thiện hợp đồng với khách hàng về việc thanh toán, chủ động đưa ra, thiết lập các khoản bồi thường đối với khách hàng trả chậm và khó đòi trong hợp đồng:
Các khoản chiết khấu thanh toán sẽ được đưa vào hợp đồng, hợp thức hóa các chính sách của công ty;
Đối với các khách hàng trả chậm sẽ có bảng bồi thường như sau:
Bảng 3.2. Các khoản bồi thường trong hợp đồng
Nhóm khách hàng Thời gian trả chậm Khoản bồi thường trả chậm
Nhóm 1 (dành cho các khách hàng
có lượng tiền nợ dư < 500 triệu) 15 ngày 2% khoản tiền nợ còn lại Nhóm 2 (dành cho các khách hàng
có lượng nơ dư <=2 tỷ) 15 ngày 3% khoản tiền nợ còn lại Nhóm 3 (dành cho các khách hàng
có nợ dư >2 tỷ) 10 ngày 2% khoản tiền nợ còn lại Với những khách hàng có khoản nợ cao thì rủi ro thu hồi nợ của công ty cũng
thời gian trả chậm quy định mà khách hàng vẫn chưa tất toán thì công ty sẽ cử nhân viên tới nói chuyện và đề ra một mức bỗi thường khác cao hơn.
Nếu khách hàng không hoàn trả sẽ bị kiện cáo theo quy pháp luật nghành xây dựng.
3.2.3.3.Quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho và dự trữ chiếm tỷ trọng không nhỏ trong kết cấu vốn lưu động của công ty. Số lượng lớn hàng tồn kho không chỉ khiến các nhà quản trị công ty lo ngại về việc tồn đọng vốn mà còn quan ngại về chi phí lưu kho, vì vậy để giảm thiểu những lo ngại đó công ty cần thực hiện:
Đối với công tác mua sắm vật tư, trước tiên cần căn cứ vào năng lực kinh doanh của công ty để xác định đúng lượng vật tư, hàng hóa cần mua trong kỳ, không nên cùng một lúc dự trữ quá nhiều vật tư, hàng hóa trong kho. Công ty nên tiến hành nhập nguyên vật liệu, hàng hóa làm nhiều lần với khối lượng vừa phải mỗi lần để tránh hiện tượng ứ đọng vốn. Riêng đối với các loại hàng hóa còn tồn khá nhiều trong kho công ty cần giảm thiểu số lần đặt hàng và số lượng các loại vật tư, hàng hóa trong mỗi đơn đặt hàng để có thể giảm dần tỷ trọng hàng tồn kho trong tổng tài sản lưu động. Đồng thời cần có biện pháp thúc đẩy nhanh quá trình thi công để nhằm tiêu thụ bớt nguyên vật liệu tồn trong kho.
Công ty cần thường xuyên tiến hành kiểm kê hàng tồn kho nhằm phát hiện những loại nguyên vật liệu giảm chất lượng do tồn trong kho lâu ngày để có biện pháp thanh lý kịp thời nhằm thu hồi vốn lưu động.
Công ty nên tiến hành trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, điều này sẽ giúp công ty có nguồn tài chính cần thiết để bù đắp thiệt hại trong trường hợp hàng tồn kho bị giảm giá.
Để thực hiện một cách có hiệu quả các giải pháp trên đòi hỏi nhà quản lý phải nắm bắt được đặc điểm của từng loại nguyên vât liệu của công ty mình cũng như sự biến động của hàng hóa, vật tư trên thị trường để từ đó có biện pháp điều chỉnh cho phù hợp.
Để làm được điều trên Công ty TNHH Hải Hồng nên áp dụng mô hình quản lý hàng tồn kho ABC, mô hình này còn rất phù hợp với điều kiện hoạt động kinh doanh của công ty. Tiêu chuẩn để xếp loại các mặt hàng là:
Nhóm A: Bao gồm các loại mặt hàng có giá trị từ 60 – 80% tổng giá trị hàng tồn kho nhưng số lượng chỉ chiếm 15 – 20% tổng số hàng trong kho;
Nhóm B: Gồm các loại hàng có giá trị hàng năm từ 25 – 30% tổng giá trị hàng tồn kho nhưng số lượng chỉ chiếm 30 – 50% tổng số hàng tồn kho;
Nhóm C: Là những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị này chỉ chiếm 5 – 10% tổng giá trị hàng tồn kho. Tuy nhiên số lượng lại chiếm 30 – 55% tổng số hàng tồn kho.
Bảng 3.3. phân loại hàng tồn kho trong Công ty TNHH Hải Hồng
Loại hàng hóa Tỷ trọng số lượng (%) Tỷ trọng giá trị (%) Loại
Nguyên vật liệu điện dân dụng 20 60 A Nguyên vật liệu xây dựng cơ bản 50 32 B
Thiết bị xây dựng cơ bản 30 8 C
Tổng 100 100
Có thể thấy nhóm A bao gồm các mặt hàng là điện dân dụng, đây là nhóm mặt hàng rất dễ bị giảm chất lượng dẫn đến giảm giá trị nếu để ngoài trời và không có biện pháp bảo quản tốt như để nơi khô ráo, thoáng mát, tránh chuột và công trùng. Vì vậy mà nhóm hàng này cần quan tầm và quản lý cẩn thận.
Ngoài ra qua mô hình ABC có thể thấy được nên đầu tư trọng tâm vào mặt hàng A nhiều hơn do giá trị đem lại cao hơn. Do đó công ty cần phải dành các nguồn tiềm lực để mua hàng nhóm A so với nhóm B và C. Đối với nhóm A công ty nên thực hiện thường xuyên kiểm toán mỗi tháng 1 lần.
Nếu giả sử công ty có 100.000 sản phẩm A. Như vậy, có thể tính toán được lượng hàng phải kiểm toán mỗi ngày là bao nhiêu được thực hiện trong bảng sau:
Bảng 3.4. Kế hoạch quản lý hàng tồn kho
Nhóm hàng Số lượng Chu kì kiểm toán Lượng hàng phải kiểm toán mỗi ngày
A 100.000 Mỗi tháng (20 ngày) 5.000 sản phẩm/ngày Bảng kế hoạch quản lý hàng tồn kho này giúp các báo cáo tồn kho được chính xác, tránh nhầm lẫn do nhân viên thường xuyên thực hiện các chu kì kiểm toán của từng nhóm hàng. Có thể áp dụng các dự bào khác nhau theo mức độ quan trọng của các nhóm hàng khác nhau.