. Kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên
2.2.3. Thủ tục, chứng từ công tác kế toán NVL.
2.2.3.1.Thủ tục, chứng từ nhập kho nguyên vật liệu.
Khi có nhu cầu nhập nguyên vật liệu, phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào tình hình sử dụng vật tư và định mức kỹ thuật để lên kế hoạch cung ứng, dự trữ vật tư trong kỳ.
Dựa trên kế hoạch cung ứng vật tư, phòng kế hoạch vật tư lấy báo giá vật tư, lập bảng dự trữ mua vật tư và chuyển qua cho giám đốc duyệt. Khi được
Nguyễn Thị Thu Hà Kế toán 47B
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
duyện thì sẽ xin tạm ứng tiền mua vật tư tại phòng kế toán. Sau đó, phòng kế hoạch vật tư tiến hành thu mua nguyên vật liệu. Việc thu mua nguyên vật liệu được tiến hành trên cơ sở thỏa thuận giữa hai bên: xí nghiệp và bên cung cấp. Hình thức thanh toán cũng sẽ được thỏa thuận phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Sau khi việc mua bán giữa 2 bên được thỏa thuận, cán bộ phòng kế hoạch vật tư phụ trách việc mua nguyên vật liệu sẽ mang hóa đơn GTGT về cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Nguyên vật liệu đến công ty hoặc chân các công trình trước khi nhập kho sẽ được nhân viên kỹ thuật phòng kế hoạch vật tư kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng nguyên vật liệu. Kết quả kiểm tra sẽ được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư.
Sau khi nguyên vật liệu được kiểm tra, thủ kho cho nhập kho những nguyên vật liệu đạt yêu cầu vào kho. Sau đó, cán bộ cung ứng của phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào hóa đơn của người bán, biên bản kiểm nghiệm vật tư và số lượng thực nhập để viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của thủ kho, phụ trách cung tiêu, người giao hàng, kế toán trường và thủ trưởng đơn vị.
Liên 1 : Lưu tại phòng kế hoạch vật tư
Liên 2 : Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho
Liên 3 : Giao cho người giao hàng để làm cơ sở thanh toán.
Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng không hết thu hồi về kho thì cũng phải tiến hành kiểm tra, kiểm nghiệm sau đó mới nhập kho. Vật tư sau khi hoàn thành các thủ tục nhập kho sẽ được thủ kho sắp xếp vào đúng nơi quy định, đảm bào tính khoa học, hợp lý cho việc bảo quản, tiện cho công tác theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho.
Nguyễn Thị Thu Hà Kế toán 47B
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Sơ đồ 2 -17: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho
Theo ví dụ 1 trang 61 thì các thủ tục nhập kho xi măng sẽ tiến hành như sau:
Biểu 2 -18: Hóa đơn GTGT của xi măng
HÓA ĐƠN ( GTGT) Mẫu số :01GTKT - 3LL
Nguyễn Thị Thu Hà Kế toán 47B Phòng KHVT Bộ phận cung ứng vật tư Hội đồng kiểm nghiệm Phòng KHVT Kế hoạch sản xuất Hóa đơn mua hàng Biên bản kiểm nghiệm phiếu nhập kho Nhập NVL, ghi thẻ kho Thủ kho Kế toán NVL Ghi sổ, bảo quản 64
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Liên 2: giao cho khách hàng ký hiệu: AK/2008B Ngày 2 tháng 3 năm 2009 số: 0009428 Đơn vị bán hàng : Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Gia
Địa chỉ : Số 3,Đường Tam Chinh,Hoàng Mai,Hà Nội. Điện thoại : MST:
Họ tên người mua hàng : Bùi Trung Kiên Tên đơn vị :Đội xây dựng 1 – Công ty 496
Địa chỉ : Thanh Trì,Hà Nội. Hình thức thanh toán: chưa trả tiền
STT Tên hàng hóa
Đơn vị tính
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Xi măng
Thanh Hóa tấn 30 870.000 26.100.000
Cộng tiền hàng : 26.100.000
Thuế suất 10% tiền thuế GTGT: 2.610.000 Tổng tiền thanh toán : 28.710.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi tám triệu bảy trăm mười nghìn đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ, tên ) (ký, ghi rõ họ,tên) ( ký, ghi rõ họ,tên)
Do theo hóa đơn thì xi măng chịu thuế GTGT 10% còn chi phí vận chuyển chịu thuế GTGT 10%x50% ( theo Quyết định số 16/2009/QĐ-TTg ngày 21/01/2009 của Thủ tướng Chính phủ) nên phải bao gồm 2 hóa đơn GTGT.
Biểu 2 –19: Hóa đơn GTGT chi phí vận chuyển xi măng.
HÓA ĐƠN( GTGT) Mẫu số :01GTKT - 3LL
Liên 2: Giao cho khách hàng ký hiệu: AK/2008B
Nguyễn Thị Thu Hà Kế toán 47B
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
Ngày 2 tháng 3 năm 2009 số: 0009429 Đơn vị bán hàng : doanh nghiệp tư nhân Hoàng Gia
Địa chỉ : số 3,Đương Tam Chinh,Hoàng Mai,Hà Nội. Điện thoại : MST:
Họ tên người mua hàng : Bùi Trung Kiên Tên đơn vị : Đội xây dựng 1 – Công ty 496
Địa chỉ :Thanh Trì,Hà Nội Hình thức thanh toán: chưa trả tiền
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Chi phí vận chuyển tấn 30 30.000 900.000 cộng tiền hàng : 900.000
Thuế suất 10% x 50% tiền thuế GTGT: 45.000 tổng tiền thanh toán : 945.000 Số tiền viết bằng chữ: Chín trăm bốn mươi lăm nghìn đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ, tên ) (ký, ghi rõ họ,tên) ( ký, ghi rõ họ,tên)
Biểu 2 – 20: Biên bản kiểm nghiệm
CÔNG TY CP 496 Mẫu số: 03 – VT.
Phòng KHVT ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)