Trong việc tính giá mua hàng nhập kho, mới chỉ có hàng nhập khẩu từ n- ớc ngoài thì mọi chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng nhập khẩu sẽ đợc tập hợp và tính vào giá mua hàng nhập kho. Còn với chi phí thu mua hàng trong nớc không đợc tập hợp, phân bổ cho các mặt hàng và tính giá nhập kho hàng hoá đó. Các chi phí này đợc tập hợp trên tài khoản 642 - chi phí quản lí doanh nghiệp. Cuối kì kết chuyển các chi phí này sang tài khoản 911 để xác định kết quả tiêu thụ. Việc hạch toán nh thế này tuy nhiên lợi nhuận trớc và sau thuế của Công ty không bị thay đổi, nhng lãi gộp lại bị thay đổi (vì Lãi gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán). Điều này nhiều khi gây khó khăn cho việc ra quyết định của Ban Giám đốc Công ty.
hoạt động kinh doanh thơng mại với quy mô tơng đối lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thờng xuyên. Điều đó đòi hỏi Công ty luôn luôn dự trữ một lợng hàng hoá nhất định trong kho để đảm bảo cho việc lu thông hàng hoá diễn ra một cách liên tục, đảm bảo sự hoạt động liên tục của Công ty, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, thiết lập mạng lới hệ thống khách hàng rộng khắp. Bên cạnh đó khi bán hàng, Công ty cũng sử dụng nhiều phơng thức
trả chậm, bù trừ công nợ.Tuỳ theo quy mô công nợ, mức độ thờng xuyên hay không thờng xuyên của khách hàng mà Công ty có những quy định về thời hạn nợ khác nhau. Mặc dù vậy, hiện nay Công ty không lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng là những khoản chi phí thực tế cha đợc chi nhng đợc trích trớc vào chi phí quản lí doanh nghiệp (với dự phòng các khoản nợ khó đòi), vào giá vốn hàng bán (với dự phòng giảm giá hàng tồn kho) để nhằm tạo một nguồn dự trữ tài chính cần thiết để bù đắp cho những thiệt hại xảy ra về các khoản nợ và hàng tồn kho cho niên độ kế toán liền sau. Vì vậy, nếu không lập dự phòng cho các khoản này thì khi xảy ra rủi ro trong kinh doanh do các yếu tố khách quan gây ra thiệt hại nh giảm giá hàng tồn kho so với giá của thị trờng, khách hàng không trả đợc nợ vì phá sản, mất tích...thì không có khoản tài chính dự trữ để bù đắp cho khoản này.
tài khoản 642 đợc mở ra để theo dõi tất cả các khoản chi phí liên quan đến hoạt động quản lí, hoạt động bán hàng, chi phí thu mua hàng hoá ngoài giá mua trừ các chi phí liên quan đến hoạt động tài chính. Chi phí này đến cuối kì sẽ đợc tập hợp và kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả tiêu thụ trong kì đó mà không đợc phân bổ cho hàng hoá bán ra và hàng hoá tồn kho trong tháng. Nh vậy, nếu số lợng hàng hoá tồn kho nhiều thì kết quả kinh doanh bị giảm đi rất nhiều và không chính xác.
Hiện nay hệ thống máy tính đợc trang bị và phần mềm kế toán áp dụng tại Công ty mới chỉ mang tính chất hỗ trợ cho việc tính toán, quản lí hàng hoá, công nợ mà thôi. Còn việc phản ánh ghi chép lên sổ sách kế toán, kết chuyển doanh thu, chi phí để xác định kết quả, in ra báo cáo là do kế toán viên trong Công ty làm theo phơng pháp thủ công. Hoạt động kinh doanh thơng mại, dịch vụ, chuyên cung cấp các sản phẩm công nghệ thông tin, điện tử viễn thông, các phần mềm máy tính đặc biệt trong điều kiện kinh tế hiện nay, cạnh tranh ngày càng gay gắt việc cung cấp thông tin đòi hỏi phải chính xác, nhanh chóng, kịp thời. Vì vậy, việc áp dụng kế toán máy một cách đầy đủ là một yêu cầu hết sức cần thiết. Có nh vậy thì công việc kế toán đợc giảm bớt đi rất nhiều, nhanh chóng và chính xác hơn.