2.4.1. Kế toán chi phí mua hàng
Chi phí mua hàng là các khoản chi phí cần thiết mà Công ty phải bỏ ra để mua hàng về nhập kho, dự trữ và bảo quản. Chi phí mua hàng đó bao gồm các chi phí sau đây:
Chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng mua về
Chi phí hoa hồng, môi giới trong quá trình mua hàng Chí phí hao hụt hàng hoá trong định mức
Chi phí lệ phí cầu đờng, xăng dầu
Các khoản chi phí khác trong quá trình thu mua hàng về nhập kho mà hai bên thoả thuận là bên Công ty phải chịu.
Tất cả mọi chi phí thu mua này đều đợc tập hợp trên tài khoản 642 - chi phí quản lí doanh nghiệp. Đến cuối kì kế toán sẽ đợc kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá theo bút toán nh sau:
Nợ TK 911 - Xác định kết quả tiêu thụ
Có TK 642 - Chí phí quản lí doanh nghiệp
Công ty không mở riêng hai TK 642 và TK 641 để theo dõi riêng chi phí quản lí doanh nghiệp và chi phí bán hàng. Mọi chi phí liên quan đến hoạt động của Công ty đều đợc theo dõi trên TK 642 trừ các khoản chi phí nh: lệ phí ngân hàng, chi phí lãi vay thì đợc tập hợp trên TK 635 - Chi phí hoạt động tài chính.
Các chi phí đó bao gồm:
Chi phí lơng nhân viên của Công ty và các khoản trích theo lơng, thởng Chi phí điện thoại, nớc sạch
Chi phí thuê nhà làm việc Chí phí ăn tra
Chi phí văn phòng phẩm
Chi phí sửa chữa TSCĐ, chi phí khấu hao TSCĐ dùng trong Công ty Chí phí tiếp khách, chi phí bao bì, đóng gói hàng hoá, vận chuyển hàng hoá bán cho khách hàng
Các chi phí bằng tiền khác
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ chứng minh các nghiệp vụ chi phí phát sinh nh: phiếu chi tiền mặt, bảng thanh toán tiền lơng, thởng cho nhân viên, các hoá đơn giá trị gia tăng mà ngời bán giao cho, kế toán nhập số liệu vào máy tính, bảng kê chi tiết chi phí để tính toán, bảo quản, tính đợc thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ và lên sổ kế toán chi tiết TK 642.
Ngày 31/12/2010: Thông qua bảng tính lơng kế toán chi lơng cho nhân viên với tổng tiền lơng là 112,000,000đ, tiền thởng quý IV là 90,000,000 đ.
Căn cứ vào đó, kế toán thanh toán lập phiếu chi lơng chung cho toàn Công ty. Phiếu chi này đợc lập thành 2 liên, 1 liên giao cho thủ quỹ để làm căn cứ chi lơng cho từng nhân viên và ghi sổ quỹ tiền mặt, 1 liên kế toán thanh toán giữ để làm căn cứ ghi sổ chi tiết thanh toán lơng cho nhân viên, sổ chi tiết tài khoản 111, mẫu phiếu chi đó đợc thiết lập sẵn trong phần mềm kế toán, kế toán chỉ việc kê khai các thông tin liên quan cần thiết và in ra. Mẫu phiếu chi đó nh sau:
Đơn vị: TSI
Địa chỉ:231-Bạch Mai - Hà Nội
Mẫu số 01 - TT Ban hành theo QĐ số: 1141 - TC của Bộ Tài chính Phiếu chi Ngày 31/12/2010 Số: C1579 Nợ TK 642 Có TK 111 Ngời chi tiền: Đỗ Thị Mai
Đơn vị: Công ty TNHH Thơng mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI Địa chỉ: 231 - Bạch Mai - Hà Nội
Lí do chi: Chi lơng cho nhân viên tháng 12 và tiền thởng quý IV Số tiền: 202,000,000 VNĐ
Số tiền bằng chữ: Hai trăm mời triệu đồng chẵn
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập Thủ quỹ Ngời nhận tiền
(kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
Biểu 1.24 : Phiếu chi tiền mặt
Hàng ngày kế toán tập hợp các chứng từ phát sinh liên quan đến chi phí thu mua, chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp rồi nhập số liệu vào máy tính, tính toán, tập hợp lên sổ chi tiết chi phí để đến cuối mỗi tháng kết chuyển sang tài khoản xác định kết quả hoạt động kinh doanh theo mẫu nh sau:
Sổ chi tiết chi phí
TK: 642 Tháng 12/2010
Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ Số tiền (đồng) SH Ngày
Số phát sinh trong tháng 26381 9/10 Văn phòng phẩm 111 600,000 19282 10/12 Tiền nớc sạch 111 2,000,000 46017 10/12 Xăng xe + phí đi đờng 111 370,000 1357 13/12 Chi phí tiếp khách 111 250,000 31/12 Chí phí khấu hao TSCĐ 214 15,000,650 ... ... ... ... ...
27724 30/12 Tiền điện thoại 111 5,000,000
31/12 Chi phí thuê nhà 111 3,000,000
31/12 Chi lơng + thởng 111 202,000,000
Tổng phát sinh tháng 12 687,751,258 Biểu 1.25 : Sổ chi tiết chi phí
Sổ cái tài khoản 642 Táng 12/2010
Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ Số tiền (đồng)
SH Ngày Nợ Có 1.Số d đầu tháng 0 2.Số phát sinh 31/12 Tổng chi phí tháng 12 214,111 687,751,258 31/12 Kết chuyển chi phí 911 687,751,258 Tổng phát sinh 687,751,258 687,751,258 3.Số d cuối tháng 0
2.4.3 Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá
Với bất kì loại hình doanh nghiệp nào, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực nào thì kết quả hoạt động kinh doanh là một chỉ tiêu quan trọng không chỉ đối với Ban giám đốc Công ty mà còn đối với những nhà quan tâm khác nh: ngân hàng, nhà cung cấp, nhà đầu t, đối thủ cạnh tranh, khách hàng. Kết quả hoạt động kinh doanh thể hiện hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Lợi nhuận thuần đạt đợc càng cao thì chứng tỏ hoạt động kinh doanh có hiệu quả và ngợc lại. Dựa vào kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty mà có thể đánh giá tình hình kinh doanh của Công ty trong một tháng, một quý, trong cả niên độ kế toán đó.
Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty là số chênh lệch giữa doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ với giá vốn hàng bán trừ đi chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp, cộng với kết quả hoạt động tài chính và hoạt động khác. Phơng pháp tính kết quả kinh doanh nh sau:
Lợi nhuận
trớc thuế = Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh +
Lợi nhuận hoạt động khác Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh = Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ + Doanh thu hoạt động tài chính - Chi phí hoạt động tài chính - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lí doanh nghiệp Lợi nhuận khác = Thu nhập khác - Chi phí khác
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ = Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Giá vốn hàng bán Để hạch toán kết quả kinh doanh của một tháng hay một niên độ kế toán, kế toán sử dụng tài khoản 911 - Kết quả hoạt động kinh doanh. Căn cứ vào sổ cái TK 511, TK 515, TK 711, TK 632, TK 642, TK 635, TK 811 kết chuyển sang tài khoản 911 để tính ra lãi, lỗ trong tháng đó, trong một năm đó. Đồng thời việc theo dõi, ghi chép kết quả hoạt động kinh doanh đợc thể hiện trên sổ cái tài khoản 911.
Sổ cái tài khoản 911
Tháng 12 /2010
Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ Số tiền (đồng)
SH Ngày Nợ Có
1.Số d đầu tháng 12 0
2.Số phát sinh
31/12 Kết chuyển doanh thu thuần 511 12,000,076,040
31/12 Kết chuyển doanh thu HĐTC 515 30,000,000
31/12 Kết chuyển thu nhập khác 711 4,500,060
04 31/12 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 10,810,752,730 31/12 Kết chuyển chi phí QLDN 642 687,751,258 Kết chuyển chi phí HĐTC 635 5,006,012 Lãi hoạt động kinh doanh 421 531,066,100
Tổng phát sinh 12,034,576,100 12,034,576,100
3.Số d cuối tháng 0
Biểu 1.27 : Sổ cái tài khoản 911
Số lợi nhuận này là lợi nhuận trớc thuế, sau khi trừ thuế thu nhập với tỉ lệ thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp 28% thì số còn lại sẽ đợc dùng để phân phối lợi nhuận cho các thành viên góp vốn theo tỉ lệ vốn góp và bổ sung vào nguồn vốn kinh doanh để tiếp tục đầu t cho hoạt động kinh doanh, quỹ khen thởng của Công ty.
Phần 3
đánh giá -Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Thơng mại dịch
vụ công nghệ thông tin - TSI 3.1. Những u điểm
Sau hơn14 năm thành lập và hoạt động có thể khẳng định rằng Công ty TNHH Thơng mại dịch vụ công nghệ thông tin - TSI đã đạt đợc nhiều thành tích đáng khích lệ. Công ty đáp ứng ngày càng tốt nhu cầu của khách hàng, vì thế thị trờng tiêu thụ hàng hoá của Công ty không chỉ trên địa bàn Hà Nội mà còn đợc mở rộng trên khắp các tỉnh thành trong nớc; thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với hệ thống khách hàng rộng khắp.
Đạt đợc những thành tựu trên điều trớc tiên phải kể đến đó là nhân tố con ngời. Đội ngũ nhân viên của Công ty hiện nay tơng đối trẻ, năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về công nghệ thông tin, kế toán tài chính, marketing, dự án, tự động hoá cùng với sự lãnh đạo tài tình, đa ra các chiến lợc kinh doanh đúng đắn, kịp thời của ban giám đốc Công ty. Công ty đã xây dựng đợc mối quan hệ ứng xử tốt đẹp giữa các thành viên trong cộng đồng Công ty tạo nền tảng để đạt tới sự thống nhất sức mạnh trong công việc kinh doanh
Bộ máy kế toán đợc tổ chức theo mô hình tập trung với sự bố trí nhân lực hợp lí, có trình độ chuyên môn về kế toán vững chắc, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán và quản lí đợc tập trung. Trong đó là hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đợc đặc biệt quan tâm. Nhờ vậy, kế toán phản ánh nhanh chóng, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên chứng từ, sổ sách kế toán đúng chế độ kế toán để theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh của cả Công ty nói chung và kết quả của từng mặt hàng nói riêng.
Về hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán tại Công ty áp dụng theo Quyết định 1141 - TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính, căn cứ vào đặc điểm, quy mô và lĩnh vực kinh doanh của Công ty mà lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán. Việc xây dựng hệ thống tài khoản nh hiện nay tại Công ty rất đơn giản, gọn nhẹ nhng vẫn phản ánh, theo dõi đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế, giúp cho việc quản lí đối tợng kế toán chính xác và đầy đủ.
Về hệ thống chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty rất đa dạng và phong phú. Ngoài những chứng từ bắt buộc theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, còn có các chứng từ hớng dẫn đợc thiết kế dựa trên các mẫu có
sẵn do nhân viên kế toán các phần hành lập sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh, đặc điểm tổ chức công tác kế toán, tiện lợi cho việc ghi chép. Vì vậy, mỗi nghiệp vụ kinh tế đều đợc kế toán phản ánh đầy đủ lên chứng từ và đợc phê duyệt đầy đủ. Sau khi lập và đợc kiểm tra các thông tin trên chứng từ thì các chứng từ này đợc nhập vào máy tính theo phần mềm kế toán AT - Soft và đợc lu trong máy tính để quản lí và làm căn cứ ghi sổ kế toán, đối chiếu.
Hệ thống sổ sách kế toán: hiện nay Công ty áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức chứng từ ghi sổ. Với loại hình kinh doanh là thơng mại các nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá diễn ra rất nhiều, vì vậy việc áp dụng hình thức ghi sổ này là rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Đây là một hình thức ghi sổ đơn giản, kết cấu ghi sổ dễ ghi, số liệu trên các sổ dễ đối chiếu và dễ kiểm tra. Với hình thức ghi sổ này, giúp cho kế toán giảm bớt việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán thông qua việc lập chứng từ ghi sổ.
Hệ thống sổ sách kế toán đợc nhân viên kế toán lập và vận dụng linh hoạt sao cho tiện lợi cho việc ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế. Vì vậy, hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ cũng đợc theo dõi đầy đủ và cung cấp các thông tin kế toán chính xác. Kế toán còn mở sổ chi tiết hàng hoá cho từng mặt hàng, sổ chi tiết bán hàng từng mặt hàng, sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán, sổ kế toán chi tiết doanh thu để theo dõi các tình hình nhập, xuất hàng hoá. Nhờ vậy, mặc dù Công ty không mở chi tiết các TK 156, TK 632, TK 511 theo từng mặt hàng nhng vẫn có thể xác định doanh thu bán hàng theo từng sản phẩm. Từ đó sẽ xác định đợc lãi, lỗ theo từng mặt hàng, và đa ra các quyết định về việc nhập, xuất hàng hoá đó cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh của Công ty.
Về phơng pháp kế toán hàng tồn kho: với phơng pháp kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên cho phép kế toán có thể theo dõi tình hình biến động của hàng hoá thờng xuyên, tính ra giá trị hàng hoá tồn kho vào bất kì thời điểm nào. Nhờ vậy, có thể xác định đợc giá trị hàng hoá thừa, thiếu và tìm ra nguyên nhân và biện pháp xử lí kịp thời.
Phơng pháp tính giá hàng hoá xuất kho: hoạt động trong lĩnh vực thơng mại, số lợng hàng hoá, mặt hàng kinh doanh rất phong phú đa dạng, số lần nhập, xuất mỗi loại hàng hoá là rất nhiều. Vì vậy, Công ty áp dụng phơng pháp tính giá vốn hàng hoá xuất bán theo phơng pháp giá bình quân cả kì dự trữ cho mỗi hàng hoá trong một tháng là rất phù hợp. Với phơng pháp này đã làm giảm khối lợng công việc hạch toán chi tiết hàng hoá, không phụ thuộc vào số lần nhập hàng hoá trong mỗi tháng.
Về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá: Nhờ có việc tổ chức công tác hạch toán kế toán hợp lí và phù hợp mà việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu cũng đợc phản ánh kịp thời, chính xác và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Từ đó xác định đợc kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, các mặt hàng trong một tháng và trong cả năm tài chính. Qua đó đa ra đợc các quyết định kinh doanh đúng đắn.
Về tin học trong công tác kế toán: Hiện tại Công ty đã áp dụng tin học hoá vào quá trình hoạt động kinh doanh thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán AT - Soft để theo dõi tình hình tăng giảm hàng hoá, thu, chi tiền mặt; quản lí và theo dõi công nợ với khách hàng và nhà cung cấp; quản lí, nhập liệu các chứng từ, sổ sách; xây dựng mạng tin học nối mạng internet nhằm thu thập thông tin ở thị trờng thế giới; sử dụng thơng mại điện tử nh mở trang Web của Công ty để quảng cáo trên mạng, tiến hành giao dịch với nhà cung cấp trớc khi kí kết hợp đồng kinh tế thông qua mạng Internet. Vì vậy, công việc hạch toán, ghi chép và tính toán của kế toán cũng nh việc cập nhật thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty và giao dịch với khách hàng đợc giảm bớt, nhanh chóng, chính xác và tính bảo mật cao hơn rất nhiều. Với những yếu tố trên đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo đợc các nguyên tắc kế toán đợc chấp nhận rộng rãi nh nguyên tắc hoạt động liên tục, nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc nhất quán, nguyên tắc phù hợp và nguyên tắc trọng yếu...
3.2. Những tồn tại
Trong việc tính giá mua hàng nhập kho, mới chỉ có hàng nhập khẩu từ n- ớc ngoài thì mọi chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng nhập khẩu sẽ