Hệ thống khách hàng của Công ty hết sức phong phú và đa dạng. Bao gồm khách hàng thờng xuyên, khách hàng vãng lai, không chỉ có khách hàng trên địa bàn thành phố Hà Nội mà còn mở rộng khắp các tỉnh thành trong cả nớc. Nhờ có các chính sách bán hàng phù hợp, giá cả hợp lí, sản phẩm có chất lợng cao và một điều không thể không kể đến đó là các phơng thức thanh toán áp dụng cho khách hàng. Các phơng thức thanh toán đợc áp dụng rất đa dạng nh: thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đối chiếu công nợ, thanh toán chậm.Tuỳ từng khách hàng khác nhau mà quy định các phơng thức thanh toán khác nhau cho phù hợp để thu hút khách hàng mua hàng hoá của Công ty, mở rộng mối quan hệ hợp tác và tránh tình trạng việc khách hàng chiếm dụng vốn khá lớn và lâu dài của Công ty. Vì vậy, việc theo dõi công nợ
với khách hàng đợc Công ty rất quan tâm và đợc thực hiện trên phần mềm kế toán AT- Soft và các sổ sách kế toán do kế toán viên của Công ty tự thiết kế trên cơ sở các mẫu sổ quy định theo chế độ hiện hành nh sổ kế toán chi tiết công nợ, sổ cái tài khoản 131, bảng kê chi tiết công nợ.
Vẫn tiếp tục với nghiệp vụ đã trình bày ở trên: Khi khách hàng (Công ty cổ phần đầu t thơng mại và dịch vụ kĩ thuật) mua hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì bên cạnh việc lập hoá đơn giá trị gia tăng, kế toán còn lập phiếu thu tiền (phiếu này đợc lập thành 2 liên:1 liên giao cho thủ quỹ làm căn cứ thu tiền, ghi sổ quỹ, 1 liên kế toán thanh toán giữ để làm căn cứ ghi sổ chi tiết công nợ và doanh thu bán hàng). Phiếu thu này không đợc giao cho khách hàng, nếu khách hàng cần để làm bằng chứng đã nộp tiền thì sẽ đợc kế toán viết giấy chứng nhận đã nộp tiền. Phiếu thu này có sẵn trong phần mềm kế toán, kế toán thanh toán chỉ việc cập nhật các thông tin có liên quan và in ra mẫu dới đây và số tiền này đã đợc thanh toán không đợc hạch toán trên tài khoản 131 - phải thu của khách hàng nữa.
Đơn vị: TSI Mẫu số 01 - TT
Địachỉ:231 - Bạch Mai - Hà Nội Ban hành theo QĐ số: 1141 - TC /QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 Phiếu thu của Bộ Tài chính
Ngày10/12/2010 Số: 15
Nợ TK 111 Có K511,333 Ngời nộp tiền: Anh Sơn
Tên đơn vị: Công ty cổ phần đầu t thơng mại và dịch vụ kĩ thuật Địa chỉ: P203 - P2A - Phơng Mai - Hà Nội
Lí do thu tiền: Thu tiền bán hàng theo hoá đơn số 74956 Số tiền: 10,000,000 VNĐ
Số tiền bằng chữ: mời triệu Việt Nam đồng
Thủ trởng đơn vị Kế toán Ngời lập Thủ quỹ Ngời nộp (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
Nếu khách hàng trực tiếp thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng hoặc uỷ nhiệm chi thì số tiền của khách hàng sẽ đợc chuyển trả cho Công ty qua tài khoản mở tại ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Bắc Hà Nội, ngân hàng công thơng khu vực II, Hai Bà Trng. Khi ngân hàng nhận đợc tiền của khách hàng chuyển trả thì ngân hàng sẽ gửi giấy báo có cho Công ty, căn cứ vào giấy báo có này, kế toán sẽ ghi vào sổ chi tiết tiền gửi và sổ chi tiết tài khoản 131.
Với các khoản bán chịu - đây là số vốn của Công ty mà khách hàng chiếm dụng. Vì vậy, Công ty rất quan tâm đến việc cho khách hàng nợ với quy mô nh thế nào, thời gian nợ bao lâu và các thủ tục liên quan đến khoản nợ đó nh thế nào cho hợp lí? Việc theo dõi những khách hàng nợ này thông qua tài khoản 131 và mở sổ chi tiết công nợ cho từng khách hàng thờng xuyên, còn khách hàng không thờng xuyên thì mở chung trên một sổ kế toán chi tiết công nợ, sổ cái tài khoản 131, bảng thống kê công nợ chi tiết. Sổ này chỉ đợc mở để theo dõi các khoản bán hàng mà khách hàng cha thanh toán cho Công ty. Đến cuối mỗi tháng đối với những khách hàng thờng xuyên và có mối quan hệ qua lại với Công ty thì kế toán thanh toán hai Công ty sẽ tiến hành đối chiếu công nợ, thanh toán bù trừ với nhau bằng hình thức qua điện thoại, hay tới tận công ty. Và kết quả của việc đối chiếu công nợ này đợc thể hiện trên biên bản xác nhận công nợ do kế toán thanh toán tự soạn thảo cho phù hợp và cung cấp đầy đủ thông tin nh mẫu sau đây:
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---
Biên bản xác nhận công nợ Hà Nội, ngày 31/12/2010 Hôm nay, chúng tôi gồm: 1. Ông (bà): Đại diện: Công ty TNHH Thơng mại dịch vụ công nghệ thông tin – TSI Địa chỉ: 231 - Bạch Mai - Hà Nội 2. Ông (bà): Đại diện: Công ty...
Địa chỉ: Hai bên cùng nhau đối chiếu công nợ giữa hai bên. Sau khi đối chiếu công nợ, tại thời điểm hết ngày 31/12/2010 đã xác nhận: Công ty ...còn nợ Công ty TNHH Thơng mại dịch vụ công nghệ thông tin TSI số tiền là:...
Số tiền viết bằng chữ:...
Ghi chú:...
...
...
...
Đại diện Công ty TSI Đại diện Công ty...
(Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
Số còn lại sẽ đợc một trong hai bên thanh toán cho nhau. Nhờ vậy, kế toán theo dõi đợc một cách hợp lí và chặt chẽ các khoản nợ này. Với những khách lẻ thì chỉ bán hàng khi khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc có ngời bảo lãnh. Tuy nhiên, Công ty không áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán cho những khách hàng thanh toán nợ trớc hạn cũng nh có những biện pháp nh: tính lãi suất tơng đơng với lãi suất ngân hàng cho những khoản nợ đã nợ quá hạn lâu ngày. Với nghiệp vụ kinh tế ở trên kế toán mở sổ chi tiết công nợ cho khách hàng là Công ty cổ phần đầu t thơng mại và dịch vụ kĩ thuật nh sau:
Sổ chi tiết công nợ
Tháng 12/2010 ĐVT: Đồng
Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Số d
SH Ngày Nợ Có Nợ Có 1.Số d đầu tháng 30,000,000 2.Số phát sinh 21436 10-Dec Bán hàng 131 70,500,000 21440 11-Dec Bán hàng 131 46,750,000 21445 12-Dec Bán hàng 131 14,025,000 ... ... ... ... ...... ... 31-
Dec Thanh toán bù trừ 331 100,000,000 Thanh toán TGNH 112 140,000,000 Thanh toán bằng TM 111 100,000,000 Tổng phát sinh 310,000,000 340,000,000 3.Số d cuối tháng 0
Biểu 1.19 : Sổ chi tiết công nợ
Căn cứ vào sổ chi tiết công nợ này cuối tháng kế toán thanh toán sẽ tổng hợp và phản ánh lên sổ cái tài khoản 131 trong tháng đó nh sau: số d đầu tháng 12 sẽ là số d luỹ kế từ tháng 1 đến tháng 11 năm 2010.
Sổ cái tài khoản 131
Tháng 12/2010
Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ Số tiền (đồng)
1.Số d đầu tháng 12 2,380,632,606 2.Số phát sinh
06 31/12 Doanh thu bán chịu 511
333 9,400,076,040 800,007,604 Thanh toán bù trừ 331 3,100,336,250 Khách hàng trả bằng tiền mặt 111 3,500,152,000 Khách hàng trả bằng TGNH 112 1,744,928,000 Tổng phát sinh 10,200,083,644 8,345,416,250 3.Số d cuối tháng 4,235,300,000 Biểu 1.20 : Sổ cái tài khoản 131
Và cũng thông qua phần mềm kế toán AT - Soft tuỳ theo mục tiêu quản lí, kế toán có thể thống kê công nợ đối với từng khách hàng, tổng hợp các khách hàng vào bất cứ thời điểm nào và in ra theo mẫu sau đây:
2.4. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa