II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty
2. Một số giải pháp hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty sản xuất bê tông Ngôi Sao Việt Nam
2.2. Hoàn thiện phần mềm kế toán trong công tác hạch toán tiền lương
Với phần mềm Công ty đang áp dụng đã góp phần không nhỏ cho công tác hạch toán kế toán cũng như công tác quản lý và giúp cho ban giám đốc nắm bắt được nhanh chóng tình hình tài chính, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên, việc hạch toán lao động và tiền lương vẫn được các nhân viên trong phòng kế toán thực hiện theo phương pháp thủ công.
Đối với quy mô công ty, việc tính lương là rất nhiều và phức tạp nên việc áp dụng kế toán máy vào phần này là rất cần thiết để có thể giảm bớt được công việc phức tạp và tốn nhiều thời gian cho kế toán giúp cho việc hạch toán tiền lương được tiến hành nhanh chóng và việc thanh toán lương được tiến hành kịp thời. Tuy nhiên để có thể thực hiện được hệ thống thông tin này đòi hỏi các cán bộ trong phòng kế toán phải có những hiểu biết cơ bản về máy tính, thực hiện được một số công đoạn trên máy hỗ trợ cho quá trình tính lương ban đầu.
Muốn áp dụng hệ thống tính lương tự động thì trước hết phải xây dựng phần mềm kế toán theo phương thức tính lương từ đó tạo ra các bảng tính lương và các khoản trích theo lương chính xác cho từng người. Công ty có thể thiết kế danh mục công nhân viên và tiến hành mã hoá cho từng người, thực hiện đặt mã cho từng bộ phận. Ví dụ: Công nhân trực tiếp sản xuất mã 01 và mã này sẽ mang giá trị cài đặt là: Nợ TK 622/ Có TK 334, 338. Và cuối cùng khi nhập mã số công nhân, số tiền lương cơ bản, số ngày công làm việc thì máy tính sẽ tự động tính lương và các khoản trích theo lương cho từng người lao động, cho từng phòng và tự động định khoản và kết chuyển vào các sổ sách chứng từ cần thiết. Như vậy, với việc tự động tính lương sẽ giảm bớt rất nhiều công việc tính toán, hỗ trợ nhanh chóng kịp thời để trả lương khi có kết quả lao động qua đó cũng giúp cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành nhanh chóng, kịp thời.