3.1. Tài khoản sử dụng
Để tổ chức công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán sử dụng TK 334, 338 (338.2, 338.3, 338.4)
3.2. Sổ sách kế toán
a. Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
Để có cơ sở ghi phần tiền lương và BHXH vào các bảng kê và chứng từ ghi sổ, hàng tháng kế toán phải lập Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Cơ sở để ghi vào bảng này là Bảng thanh toán lương, Bảng thanh toán BHXH và các chứng từ khác có liên quan. Kế toán tập hợp, phân loại chứng từ theo từng đối tượng tính toán để ghi vào Bảng phân bổ.
Bảng phân bổ TL và BHXH
Bảng thanh toán BHXH Bảng thanh toán lương
Chứng từ trợ cấp BHXH Tính tiền lương SP Tính tiền lương thơi gian Chứng từ hạch toán lao động
b. Sổ cái TK 334, 338
Là sổ tổng hợp ghi các nội dung kinh tế của TK 334, 338, thường ghi vào cuối tháng và sau đó đối chiếu số liệu trên sổ cái với bảng phân bổ tiền lương và BHXH.
c. Chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ vừa là dạng chứng từ vừa là dạng tờ rời dùng để tập hợp 1 hoặc 1 số chứng từ gốc cùng loại. Nó là cơ sở duy nhất để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái.
Ngoài ra công tác tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán còn lập thêm 1 số các chứng từ khác như: Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương theo từng bộ phận, từng sản phẩm để phục vụ cho công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm hay phục vụ cho công tác quản lý lao động của Công ty…