Sơ đồ 1-3 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Chức năng, nhiệm vụ, của từng kế toán trong bộ máy quản lý của công ty:
Theo sơ đồ trên, phòng tài chính kế toán của công ty có mối quan hệ qua lại chặt chẽ xuất phát từ sự phân công phụ trách các phần công việc. Mỗi nhân viên đều được quy định rõ chức vụ quyền hạn để từ đó tạo lập mối quan hệ có tính chất phụ thuộc, chế ước lẫn nhau. Có thể nói bộ phận kế toán hoạt động có hiệu quả hay phụ thuộc phần lớn vào sự phân công bố trí công việc một cách khoa học, hợp lý, đúng đắn với năng lực chuyên môn và sở trường của mỗi người.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty đảm bảo nguyên tắc gọn nhẹ tiết kiệm nhưng vẫn đảm bảo tính hiệu quả cao. Các bộ phận của bộ máy kế toán có chức năng nhiệm vụ như sau:
Kế toán trưởng:
• Phụ trách chung chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt động của phòng cũng như hoạt động khác của công ty có liên quan đến vấn đề tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của công ty.
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán lương Kế toán thanh toán Kế toán thuế Thủ quỹ
Kế toán NVL, CCDC
• Đưa ra thông tin kinh tế chính xác kịp thời giúp ban giám đốc tổ chức, chỉ đạo chiến lược sản xuất kinh doanh đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế tài chính của nhà nước trong Công ty.
• Cùng với phòng kỹ thuật xem xét vấn đề tuyển chọn nhân sự.
• Kế toán trưởng có vai trò quan trọng tham mưu cho Giám đốc trong vấn đề kinh doanh.
• Tổ chức công tác kế toán thống kê trong Công ty phù hợp với chế độ tài chính của nhà nước.
• Thực hiện các chính sách chế độ công tác tài chính kế toán.
• Kiểm tra tính pháp lý ở các loại hợp đồng kế toán tổng hợp vốn kinh doanh, các quỹ ở Công ty trực tiếp kiểm tra giám sát chỉ đạo đối với các nhân viên văn phòng.
Kế toán tổng hợp
Tính toán và tổng hợp toàn bộ hoạt động tài chính của công ty dựa trên cơ sở các chứng từ gốc mà các bộ phận kế toán chuyển đến theo yêu cầu của công tác tài chính kế toán. Thực hiện việc tập hợp các hóa đơn, chứng từ, các khoản mục chi phí của các công trình để lập báo biểu kế toán báo cáo lên Giám đốc công ty. Kiểm tra đôn đốc các kế toán viên trong ban tài chính kế toán hoàn thành nhiệm vụ phân công.
Kế toán tiên lương
Căn cứ vào bảng duyệt quỹ lương của các đội và khối gián tiếp của công ty, kế
toán tiến hành tập hợp bảng lương, thực hiện phân bổ, tính toán lương và các khoản phải trả cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Có nhiệm vụ tính lương, bảo hiểm cho công nhân và cán bộ Công ty. Kế toán tiền lương theo dõi chi tiết trên tài khoản TK 334, TK 338.
Kế toán thanh toán
Theo dõi tình hình biến động các khoản thu nợ, thanh toán nợ đối với các chủ thể khác. Thực hiện việc ghi chép thanh toán với công nhân viên, nhà cung cấp, viết phiếu thu, chi, ghi chép các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các tài khoản TK 111, TK 334, TK 131.
Xác định các khoản thuế phải nộp ngân sách của công ty.Lập kê khai thuế và quyết
toán Thuế với các cục thuế. Lập báo cáo quyết toán Tài chính theo chế độ quy định. Tham gia tổng hợp báo cáo quyết toán khi kế toán tổng hợp yêu cầu.
Kế toán vật tư công cụ – dụng cụ
Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của đội thi công. Lập phiếu Nhập – Xuất – Tồn vật tư.
Ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình mua, vận chuyển, bảo quản, nhập xuất tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ. Tính giá thực tế vật liệu xuất kho, phân bổ chi phí vật liệu xuất dùng cho các đối tượng có liên quan.
Thủ quỹ:
Có nhiệm vụ chi tiền mặt trên cơ sở chứng từ hợp lý, hợp pháp như thanh toán tiền mua nguyên vật liệu, thanh toán thù lao (tiền công, tiền lương) cho công nhân viên. Ghi sổ quỹ lập báo cáo quỹ cuối ngày cùng với chứng từ gôc nộp lại cho kế toán.
Kế toán các tổ sản xuất:
Có nhiệm vụ theo dõi giám sát các hoạt động các tổ sản xuất, tập hợp các chứng từ gôc gửi về phòng kế toán công ty.
2.1.3.2 Chính sách kế toán áp dụng.
* Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty
Chế độ kế toán mà công ty hiện đang áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 đến 31/12 - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép: VNĐ - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký- Chứng từ
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Khấu hao theo phương pháp đường thẳng
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên, sử dụng giá hạch toán
- Kỳ kế toán của đơn vị : Tháng
- Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang theo sản lượng ước tính tương đương
- Phương pháp tính giá thành sản phẩm: Công ty sử dụng phương pháp hệ số kết hợp với phương pháp kết chuyển song song
* Các phương pháp kế toán
- Nguyên tắc xác định các khoản tiên:
Tiền bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển và các khoản tương đương tiền.
-Nguyên tắc xác định các khoản tương đương tiên:
Các khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn thu hồi đáo hạn không quá ba tháng. Có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành một lượng tiền xác định và không có nhiều rủi ro trong chuyển đổi thành tiền kể từ ngày mua khoản đầu tư đó tại thời điểm báo cáo.
- Phương pháp chuyển đổi ngoại tệ:
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi sang Việt Nam Đồng theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Chênh lệch phát sinh được ghi nhận vào kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ.
- Ghi nhận các khoản phải thu thương mại và phải thu khác:
Nguyên tắc ghi nhận :theo chứng từ gốc đi dự phòng phải thu khó đòi. Lập dự phòng phải thu khó đòi. Dựa và đánh giá Hội đồng quản trị hoặc ban giám đốc về các khoản nợ có dấu hiệu không có khả năng thu hồi.
- Nguyên tắc đối với hàng tồn kho:
Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: hàng tồn kho được tính theo giá gốc bao gồm chi phí mua và các chi phí có liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại trừ dự phòng giản giá hàng lỗi.
Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Bình quân gia quyền
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
-Ghi nhận và khấu hao TSCĐ:
Nguyên tăc đánh giá TSCĐ, nguyên tắc bao gồm giá mua và chi phí có liên quan trực tiếp để đưa tài sản vào hoạt động theo dự tính sử dụng.
-Phương pháp khấu hao TSCĐHH, TSCĐ vô hình:
Khấu hao được tính theo phương pháp đường thẳng trong suốt thời gian sử dụng dự
Tỷ lệ khấu hao được áp dụng theo quy định tại quyết định 203/2003/QĐ/BTC của Bộ Tài Chính.
Chi phí phải trả là các khoản trích trước về phí nhập hàng tháng ước tính dựa trên hợp đồng để ghi nhận và chi phí sản xuất kinh doanh của niên độ nhưng chưa chi trả.
- Chi phí đi vay:
Chi phí đi vay được ghi nhận vào chi phí trong kỳ. Trường hợp chi phí đi vay liên
quan trực tiếp đến việc đầu tư xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang cần có một thời gian đủ dài(trên 12 tháng) để có thể đưa vào sử dụng theo đúng mục đích trước hoặc bán thì chi phí đi vay này được vốn hóa.
- Nguồn vốn chủ sở hữu
Ghi nhận vốn đầu tư của chủ sở hữu: theo số vốn góp thực của các chủ sở hữu. Nguyên tắc trích lập các khoản dự trữ các quỹ từ lợi nhuận sau thuế: Căn cứ vào điều lệ của công ty và quyết định Hội đồng quản trị công ty.
Ghi nhận lợi nhuận chưa phân phối:lợi nhuận sau thuế chưa phân phối thể hiện trên bảng cân đối kế toán là số lợi nhuận từ các hoạt động của công ty sau khi trừ đi chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp năm nay và các khoản điều chỉnh do áp dụng hồi tố các thay đổi chính sách kế toán và điều chỉnh hồi tố các sai sót trọng yếu của năm trước.
- Ghi nhận doanh thu:
Khi bán hàng hóa thành phẩm doanh thu được ghi nhận khi phần rủi ro và lợi ích gắn liền với việc sở hữu hàng hóa đó được chuyển giao cho người mua và không tồn tại yếu tố không chắc chắn đáng kể liên quan đến việc thanh toán tiền, chi phí kèm theo hoặc khả năng hàng bán bị trả lại.
Khi cung cấp dịch vụ, doanh thu được ghi nhận khi không còn những yếu tố không chắc chắn đáng kể liên quan đến việc thanh toán tiền hoặc chi phí kèm theo. Trường hợp dich vụ được thực hiện trong nhiều kỳ kế toán thì việc xác định doanh thu trong từng kỳ được thực hiện cắn cứ vào tỷ lệ hoàn thành dịch vụ tại ngày kết thúc năm tài chính.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp
Công ty có nghĩa vụ nộp thuế thu nhập doanh nghiệp với thuế suất 25%. Thuế
thuế suất áp dụng tại ngày cuối kỳ. Thu nhập chịu thuế chênh lệch so với lợi nhuận kế toán là do điều chỉnh các khoản chênh lệch tam thời giữa thuế và kế toán cũng như điều chỉnh các khoản thu nhập và chi phí không phải chịu thuế hay không được khấu trừ.
2.1.3.2 Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ
Một trong những đặc trưng của hạch toán kế toán là ghi nhận thông tin phải có chứng từ, chứng từ kế toán là bằng chứng xác minh nội dụng nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh. Phương pháp chứng từ kế toán theo quy định hiện hành như các loại phiếu nhập kho phiếu xuất kho, thẻ kho, phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn nhập xuất khẩu.
* Chứng từ quỹ:
Là chứng từ được tập hợp hàng tháng, qúy theo số hóa đơn, phản ánh việc thu chi tiền mặt tại quỹ như phiếu thu phiếu chi. Đi kèm với những chứng từ này là các chứng từ gốc như : Giấy đề nghị tạm ứng ; Giấy đề nghị thanh toán; biên lai; Hóa đơn giá trị gia tăng( GTGT)…
* Chứng từ vật tư:
Là những chứng từ được tập hợp hàng tháng, quý như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho … kèm theo các chứng từ gốc như hóa đơn GTGT, Hóa đơn thông thường…
* Chứng từ vê tài sản cố định:
Là những chứng từ được tập hợp theo quý, năm. Chứng từ bao gồm Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định, Biên bản kiểm kê tài sản cố định…
Các loại chứng từ vê HTK:
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Bảng kê mua vật liệu
- Bảng phân bổ công cụ – dụng cụ
Các loại chứng từ vê tiên tệ
- Phiếu thu - Phiếu chi
- Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy thanh toán tạm ứng
- Bảng kiểm kê quỹ…
Các chứng từ vê TSCĐ
- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ - Biên bản kiểm kê TSCĐ - Biên bản đánh giá lại tài sản - Biên bản thanh lý TSCĐ
Các chứng từ vê bán hàng
- Hóa đơn GTGT
- Biên bản nghiệm thu đưa vào sử dụng - Thanh lý hợp đồng…
2.1.3.3 Đặc điểm vận dụng tài khoản kế toán của công ty
Hệ thống chứng từ mà công ty hiện đang áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng Bộ tài Chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp.
Theo yêu cầu về mặt quản lý, công tác tài chính mở các tài khoản cấp 1, cấp 2… cho phù hợp và theo dõi chi tiết cho từng đối tượng hạch toán cụ thể. Công ty sử dụng các tài khoản như sau:
Danh mục tài khoản kế toán của công ty
TK 111: Tiền mặt
TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 131: Phải thu của khách hàng TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ TK 141: Tạm ứng
TK 142: Chi phí trả trước ngắn hạn TK 152: Nguyên vật liệu
TK 153: Công cụ – dụng cụ
TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 211: Tài sản cố định
TK 214: Hao mòn tài sản cố định TK 242: Chi phí trả trước dài hạn TK 331: Phải trả người bán
TK 334: Phải trả người lao động TK 338: Phải trả, phải nộp khác TK 411: Nguồn vốn kinh doanh TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 515: Doanh thu từ hoạt động tài chínhTK 632: Giá vốn hàng bán TK 642: Chi phí quản lý
TK 711: Thu nhập khác
TK 821: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Các tài khoản chi tiết cấp 2 được mở rộng cho các đối tượng được theo dõi chi tiết như sau:
TK 131 TK 131.01: Công ty TNHH TM và DV ETECH TK 131.03: Tập đoàn bưu chính viễn thông VNPT ……. TK 152 TK 1521 Hạt nhựa (xanh, vàng, tổng hợp) TK 1522 Bột màu TK 1523 Chỉ may ... TK 141 TK 1414: Tạm ứng lương và các khoản phụ cấp TK 1412 Tạm ứng mua vật tư 2.1.3.4 Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ sách
Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký Chung (các sổ kế toán được lưu trong máy vi tính)
Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Nhật ký chung để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản (sổ này mở cho cả năm)
Sổ nhật ký chuyên dùng để ghi các hoạt động tài chính diễn ra nhiều lần trong quá trình hoạt động của công ty như sổ chi tiền thu tiền.
Sổ cái là sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong niên độ kế toán tài khoản chi tiết.
Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, các đối tượng cần theo dõi chi tiết, kế toán ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan, đồng thời ghi vào sổ nhật ký chung, sau đó chuyển ghi vào các sổ có liên quan. Trường hợp đơn vị mở sổ nhật ký đặc biệt, định kỳ hoặc cuối tháng lấy số liệu liên quan chuyển ghi vào sổ cái.
Sơ đồ 1-3:
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKC tại công ty:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký thu tiền,
chi tiền,… Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
2.1.3.5 Đặc điểm vận dụng hệ thống báo cáo kế toán
Cuối niên độ kế toán các doanh nghiệp phải tổng hợp lại quá trình sản xuất kinh doanh bằng cách lập các bảng BCTC nhằm mục đích hệ thống một cách tổng quát về tình hình sản xuất, tài chính trong doanh nghiệp. Từ các BCTC doanh nghiệp có thể hoạch định sản xuất kinh doanh ở hiện tại và trong tương lai góp phần kinh doanh có hiệu quả hơn.
Chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ