Từ thực tiễn khảo sát và nghiên cứu, chúng tôi thấy để xây dựng một nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp, thực sự là một bộ máy hành chính công quyền phục vụ nhân dân đáp ứng nguyện vọng của nhân dân và yêu cầu của sự nghiệp đổi mới cũng như góp phần vào sự thắng lợi của công cuộc cải cách hành chính mà Nhà nước ta đang triển khai và thực hiện theo lộ trình và kế hoạch đã định; đồng thời phù hợp với xu thế hội nhập với các nền hành chính của các nước trong khu vực và trên thế giới; nâng cao giá trị pháp lý để thuận lợi cho quá trình thực thi, thì cần dự thảo và đưa quy chế lên thành nghị định. Theo đó, sẽ quy định chi tiết từng hành vi về văn hoá công sở kèm theo đó là các chế tài xử lý. Nội dung của Nghị định này sẽ dựa trên hai nguồn chính là Luật Cán bộ, công chức năm 2008 có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2010 và Quy chế văn hoá công sở ban hành kèm theo Quyết định số 129/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ. Cụ thể: Nghị định về Văn hoá công sở sẽ kết cấu 6 chương. Theo đó,
- Chương 1: Những quy định chung; Đối tượng và phạm vi điều chỉnh: + Mở rộng đối tượng áp dụng không chỉ CQHCNN mà tất cả các cơ quan như các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội- nghề nghiệp đều phải thực hiện quy định của pháp luật về văn hoá công sở. Qua đó, tạo ra một phong trào rộng khắp trong toàn xã hội và trở thành thói quen đối với tất cả mọi người.
+ Mở rộng phạm vi áp dụng quy chế này với các cơ quan ngoại giao, Đại sứ quán ở các nước trên thế giới.
- Chương 2: Quy định về hành vi ứng xử và giao tiếp. Trong đó có quy định về việc phải làm và những việc không được làm của CBCCVC; Giao tiếp và ứng xử giữa lãnh đạo với CBCCVC dưới quyền; Giữa CBCCVC với nhau; CBCCVC với khách, nhân dân; Chế độ báo cáo, phát ngôn.
- Chương 3: Quy định về Lễ tiết, tác phong; Thái độ khi thực thi công vụ, như: thái độ phải niềm nở, nét mặt phải tươi cười của CBCCVC khi giao tiếp với nhân dân.
- Chương 4: Quy định về bài trí công sở, phòng làm việc như: treo biển cơ quan; niêm yết tên công chức làm việc của từng phòng; nội quy, sơ đồ cơ quan, hướng dẫn thủ tục khi khách đến giao dịch.
- Chương 5: Khen thưởng, kỷ luật. - Chương 6: Điều khoản thi hành.
3.3.2. Thường xuyên tổng kết, đánh giá thực tiễn về văn hoá công sở trong các cơ quan hành chính nhà nước
Định kỳ hàng quý các cơ quan, đơn vị phải có báo cáo kết quả và đánh giá việc thực hiện quy chế văn hoá công sở tại cơ quan đơn vị mình dựa trên những số liệu cụ thể, khách quan qua đó xác định những khó khăn, hạn chế trong quá trình triển khai và tổ chức thực hiện; nêu gương, khen thưởng những các nhân, tổ chức thực hiện tốt và có sáng kiến hay cần nhân rộng; có hình thức kỷ luật những cá nhân, tổ chức không thực hiện hay thực hiện
không đầy đủ các nội dung mà quy chế đã quy định cũng như trong các quy định về CBCCVC không được làm.
- Hàng năm nên tổ chức tôn vinh CBCCVC, là lực lượng đi đầu trong sự nghiệp đổi mới, đại diện cho kinh tế tri thức thực hiện tốt văn hoá công sở thông qua nhiều hình thức khác nhau như: tổng kết công tác năm, thông qua các cuộc thi, bình chọn trên các phương tiện thông tin đại chúng. Đặc biệt, cần có chính sách khuyến khích để động viên, thu hút nhân tài.
- Lựa chọn những cá nhân, đơn vị tiêu biểu để triển khai học tập và nhân điển hình tiên tiến; đồng thời cũng dự kiến tiêu chí để xây dựng cơ quan văn hoá coi đó là tiêu chí đánh giá thi đua và chất lượng công tác của cán bộ, công chức và của cơ quan. Công tác này phải được duy trì thường xuyên, lâu dài tạo thành một nội dung không thể thiếu trong hoạt động công vụ của cán bộ, công chức trong CQHCNN. Muốn vậy, đòi hỏi sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, sự đồng tình hưởng ứng của cán bộ, công chức, sự giám sát, động viên của mọi tầng lớp nhân dân. Nên thành lập các tổ tự quản để đôn đốc việc thực hiện văn hoá công sở và giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm tình hình và kết quả thực hiện văn hoá công sở.
3.3.3. Nâng cao hiệu quả của thanh tra công vụ về thực trạng văn hoá công sở trong các cơ quan hành chính nhà nước
Thực tế trong những năm qua, bên cạnh những thành tựu to lớn đã đạt được thì việc cải cách hành chính chưa đạt kết quả như mong muốn, chưa đáp ứng được yêu cầu của công cuộc đổi mới: Cải cách hành chính tiến bộ chậm so với mong muốn của nhân dân, doanh nghiệp, trong đó việc ban hành một số cơ chế, chính sách chưa kịp thời và chưa đồng bộ, các thủ tục hành chính chậm được cải tiến, công tác kiểm tra, giám sát thực hiện các chính sách, pháp luật của nhà nước chưa được thực hiện thường xuyên, mối quan hệ giữa một số cơ quan nhà nước với người dân còn nhiều bất cập, năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức còn nhiều hạn chế, sa sút về phẩm chất đạo đức, nhũng nhiễu dân đang là cản trở cho quá trình phát triển kinh tế - xã hội.
Những khó khăn, yếu kém nêu trên do nhiều nguyên nhân khách quan nhưng chủ yếu là nguyên nhân chủ quan, trong đó cơ bản là do tình trạng vi phạm kỷ luật hành chính còn khá phổ biến, việc triển khai thực hiện các quyết định, chỉ thị của cấp trên còn chậm và thiếu nghiêm túc, tuỳ tiện đặt ra những quy định bất hợp lý; phẩm chất của một bộ phận cán bộ, công chức, viên chức còn thấp, thiếu tinh thần trách nhiệm đối với công việc được giao, lại thiếu sự kiểm tra giám sát nên vẫn còn một bộ phận không nhỏ viên chức lợi dụng gây phiền hà, nhũng nhiễu, khó khăn, chậm trễ trong việc giải quyết các yêu cầu của dân, của doanh nghiệp. Có thể nói rằng chất lượng đội ngũ công chức, thủ tục hành chính phiền hà đang là sự cản trở đối với sự nghiệp phát triển đất nước.
Tại kỳ họp thứ 5, Quốc hội khoá XI, Báo cáo của Chính phủ đã nhấn mạnh: “Đặt Thanh tra công vụ thành một công tác thường xuyên trong chương trình làm việc của cán bộ lãnh đạo. Việc xiết chặt kỷ luật, kỷ cương hành chính đi đôi với việc thực hiện nghiêm chỉnh các quy chế dân chủ, công khai trong hoạt động của các cơ quan hành chính và cán bộ, công chức là giải pháp quan trọng nhất trong lúc này để làm trong sạch bộ máy, chống quan liêu, tham nhũng, nâng cao uy tín và hiệu lực quản lý nhà nước”.
Báo cáo của Chính phủ trình Quốc hội tại kỳ họp thứ 6, Quốc hội khoá XI tiếp tục khẳng định Tăng cường kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm trong việc thực hiện chế độ công vụ của cán bộ, công chức. Sớm ban hành một văn bản quy phạm pháp luật về thanh tra công vụ.
Như vậy, để nhanh chóng chấn chỉnh bộ máy, ngăn chặn và đẩy lùi quan liêu, tham nhũng, yêu cầu đặt ra là trước mắt phải tạo được chuyển biến tích cực trong một số việc cần chấn chỉnh đối với bộ máy hành chính, trong đó nhấn mạnh cần tăng cường thanh tra, xử lý vi phạm trong việc thực hiện chế độ công vụ của cán bộ, công chức, đặt thanh tra công vụ thành một công tác thường xuyên trong chương trình làm việc của cán bộ lãnh đạo và phải được coi là một trong những giải pháp định hướng chủ yếu về các cơ chế, chính sách để thực
hiện các mục tiêu kế hoạch đã đặt ra. Vì vậy, Luật cán bộ, công chức năm 2008 có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2010 quy định cụ thể về Thanh tra công vụ là một điều kiện thuận lợi về mặt pháp lý. Theo đó, tại chương VIII quy định tại điều 74 và 75 về phạm vi thanh tra công vụ: Thanh tra việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức theo quy định của Luật này và các quy định khác có liên quan; “Thanh tra việc thực hiện tuyển dụng, bổ nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng, điều động, luân chuyển, biệt phái, miễn nhiệm, đánh giá, thôi việc, nghỉ hưu, khen thưởng, xử lý kỷ luật công chức, đạo đức, văn hoá giao tiếp trong thi hành công vụ của công chức và các điều kiện bảo đảm cho hoạt động công vụ. Và thực hiện thanh tra công vụ: Thanh tra bộ, Thanh tra sở, Thanh tra tỉnh, Thanh tra huyện trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thanh tra việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức; Chính phủ quy định cụ thể hoạt động thanh tra công vụ” [36].
Như vậy, đây là một “kênh” quan trọng để thanh tra, kiểm tra việc thực hiện văn hoá công sở tại CQHCNN.
3.3.4. Tăng cường cở sở vật chất, kỹ thuật và tài chính cho việc thực hiện văn hoá công sở trong các cơ quan hành chính nhà nước.
- Căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan, cần dự kiến kinh phí và đầu tư trang bị về cơ sở vật chất tại công sở, chẳng hạn như mô hình một cửa hiện nay đã tạo cho công sở có một phong cách chuyên nghiệp, ngăn nắp, hiện đại, phải chú ý đến yếu tố thẩm mỹ, tránh tư tưởng phô trương tại phòng làm việc; hay trang bị về trang phục, lễ phục cho CBCCVC nhằm tạo ra thương hiệu riêng cho từng công sở.
- Lắp đặt hệ thống camera tự động đối với những bộ phận thường xuyên tiếp xúc với nhân dân như: Phòng công chứng, nơi đăng ký phương tiện giao thông, kê khai và nộp thuế, tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân. Hệ thống này sẽ truyền thông tin đến một hệ thống trung tâm có khả năng lưu trữ đầy đủ các dữ liệu liên quan đến các hoạt động
trong suốt thời gian CBCCVC thực hiện nhiệm vụ. Trên cơ sở các tiêu chí về văn hoá công sở đã quy định như: Phải tươi cười, niềm nở khi tiếp dân, phải hướng dẫn tận tình, trách nhiệm khi có công dân đến liên hệ công việc, trang phục trong khi thực thi công vụ, các hành vi gây phiền hà, tiêu cực đòi hối lộ. Kịp thời phát hiện, tiến hành lập biên bản và áp dụng các biện pháp xử lý nếu phát hiện sai phạm. Qua đó, biết được chất lượng CBCCVC thực hiện nhiệm vụ như thế nào.
- Xây dựng tiêu chí và định mức khen thưởng, kỷ luật bằng vật chất trong quá trình thực hiện văn hoá công sở. Thiết nghĩ, nếu thực hiện việc khen thưởng bằng vật chất đối với những cán bộ, công chức thực hiện tốt văn hoá công sở như thái độ vui vẻ niềm nở, nhiệt tình khi tiếp dân; phát hiện và kịp thời ngăn chặn các hành vi nhũng nhiễu, đòi hối lộ của đồng nghiệp thì sẽ kích thích sự hưng phấn trong thực thi công vụ, tạo ra phong trào thi đua giữa các cá nhân, giữa tập thể này với tập thể khác trong cùng cơ quan. Ngược lại, nếu không áp dụng biện pháp xử lý vi phạm bằng vật chất đối với những cán bộ, công chức có những hành vi sai trái trong thực hiện văn hoá công sở sẽ làm cho tình trạng vi phạm tăng lên, hiệu lực của các văn bản quy phạm pháp luật sẽ hạn chế tác dụng.
- Thực hiện và triển khai tốt chủ trương cải cách chế độ tiền lương và các chính sách ưu đãi khác cho CBCCVC công tác ở những vùng khó khăn về kinh tế, xã hội; những công việc nhạy cảm, thường xuyên tiếp xúc với dân. Để cho họ yên tâm công tác và chấp hành tốt các nội quy, kỷ luật làm việc.
3.3.5. Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục ý thức thực hiện văn hoá công sở cho cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan hành chính nhà nước.
Từ thực tế cho thấy, việc ban hành pháp luật là rất cần thiết để tạo hành lang pháp lý để cho mọi chủ thể thực hiện. Tuy nhiên, để những quy định đó được thực thi một cách đầy đủ và hiệu quả thật không đơn giản. Một trong
những nguyên nhân của sự hạn chế đó là sự thiếu hiểu biết về pháp luật do trình độ nhận thức thấp; hoặc hiểu luật nhưng lợi dụng sự sơ hở của luật để thực hiện hành vi trái luật mà ta vẫn thường quen gọi là lách luật; cũng có thể là có đủ các chế tài của luật song các thiết chế để đảm bảo thực thi không đủ mạnh dẫn đến tình trạng luật không phát huy hiệu quả, còn gọi là nhờn luật. Vì vậy, để các văn bản quy phạm pháp luật nói chung và Quy chế văn hoá công sở nói riêng phát huy hiệu quả, thực sự đi vào cuộc sống thì công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục ý thức thực hiện pháp luật là một trong những giải pháp quan trọng. Cụ thể cần làm tốt một số nội dung sau:
- Bằng nhiều hình thức khác nhau như thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, các cuộc thi, tập huấn, nói chuyện chuyên đề, toạ đàm, triển khai học tập nghị quyết để lồng ghép tuyên truyền về văn hoá công sở, như vậy sẽ tránh nhàm chán và cách thức tiếp nhận cũng phong phú, dễ nhớ, dễ thực hiện. Hay thông qua các cuộc họp bằng biện pháp nêu gương những đơn vị, cá nhân thực hiện tốt và nhắc nhở những tồn tại, hạn chế mà ở tổ chức hay cá nhân khác do thực hiện chưa nghiêm.
- Cơ quan hành chính nhà nước phải công khai nội dung, tiêu chí văn hoá công sở để nhân dân biết, hàng tháng thông qua lịch tiếp dân, qua hòm thư góp ý để lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân dân đánh giá, góp ý về văn hoá công sở của CBCCVC. Qua đó, phát huy quyền làm chủ, thực hiện vai trò giám sát của nhân dân góp phần xây dựng và phát triển văn hoá công sở.
- Lãnh đạo đơn vị, người đứng đầu các tổ chức phải gương mẫu thực hiện gắn thực hiện văn hoá công sở với nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, đơn vị mình phụ trách thể hiện ở việc đưa ra các quy định cụ thể, dễ thực hiện; tránh hình thức theo phong trào và phải được duy trì thường xuyên, đồng thời nêu cao tinh thần trách nhiệm để nhắc nhở và có biện pháp cần thiết nếu cá nhân, tổ chức cấp dưới vi phạm. Làm tốt công tác giáo dục chính trị, tư tưởng cho công chức về ý thức trách nhiệm trong công việc, quản lý, bảo
quản tài sản công; Lễ tiết, tác phong, thái độ trong thực thi công vụ. Làm cho CBCCVC tin tưởng vào lãnh đạo cơ quan, yên tâm công tác, yêu mến công việc được giao và quan hệ tốt với đồng nghiệp. Trái lại, sẽ thất bại hay chỉ tồn tại về mặt hình thức nếu ở cơ quan, đơn vị đó vẫn có những lãnh đạo ngại thực hiện hay vì lý do cá nhân không nghiêm túc chỉ đạo nhằm tạo ra không khí ôn hoà, hay tư tưởng bình quân chủ nghĩa, nể nang, ngại va chạm, sợ ảnh hưởng đến vị trí, chức vụ công tác nhất là những dịp chuẩn bị quy hoạch, bổ nhiệm, bầu cử để bảo toàn vị trí công tác. Do vậy, đây là một trong những yêu cầu rất quan trọng để văn hoá công sở được đảm bảo thực hiện có hiệu quả.
- Từng cơ quan, đơn vị xây dựng cho được quy chế văn hoá công sở, bộ quy tắc ứng xử riêng trên sở cụ thể hoá các quy định của pháp luật về văn hoá