xử lý, chi chép, bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán mà vẫn đảm bảo tính chính xác, kịp thời cao của thông tin kế toán đồng thời nâng cao hiệu quả giám đốc, quản trị các hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là hoạt động tiêu thụ thành phẩm. Đây là yêu cầu tất yếu đặt ra đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.
- Xuất phát từ nhiệm vụ của kế toán là cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời cho nhà quản lý. Trong thời đại hiện nay với sự bùng nổ thông tin và sự cạnh tranh ngày càng gay gắt thì yêu cầu này càng trở nên quan trọng. Chính vì vậy, việc hoàn thiện công tác kế toán phải chú trọng đến việc trang bị các phương tiện máy móc kỹ thuật tính toán, ghi chép, xử lý thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác và đầy đủ để từng bước nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
3.2. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH ANH ĐÀO
Khi nền kinh tế nước ta chuyển sang cơ chế thị trường đã mang lại cho các doanh nghiệp nhiều thời cơ nhưng cũng không ít thách thức mới. Doanh nghiệp được chủ động về sản xuất kinh doanh (mặt hàng, qui trình sản xuất, thị trường tiêu thụ..) nhưng cũng đứng trước nhiều khó khăn: những biến động của thị trường trong nước và quốc tế, sự cạnh tranh gay gắt, sự hạn hẹp về vốn, kỹ thuật..). Tình hình trên buộc các doanh nghiệp luôn phải tính toán làm thế nào để đẩy mạnh sản xuất và kinh doanh có lãi.Tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh là khâu rất quan trọng trong quá
trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy việc hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kinh doanh là thực sự cần thiết.
Qua quá trình thực tập tìm hiểu thực tế và phân tích tình hình thực tế về kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Anh Đào, em nhận thấy về cơ bản công tác kế toán tại công ty đã đi vào nề nếp, đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật và Chuẩn mực kế toán Việt Nam, phù hợp với tình hình thực tế tại Công ty, đáp ứng yêu cầu quản lý, giám đốc tài sản của công ty. Công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm dưới sự trợ giúp của phần mềm kế toán được thiết kế và tổ chức mạch lạc, rõ ràng đã hỗ trợ tốt công việc kế toán, giúp kế toán lập báo cáo một cách đầy đủ, kịp thời vào cuối kỳ hoặc theo yêu cầu của ban lãnh đạo.
Bên cạnh những mặt tích cực trên công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định KQKD của công ty không tránh khỏi những tồn tại, những vấn đề chưa hoàn toàn hợp lý, chưa thật tối ưu. Trong quá trình thực tập tại Công ty cùng với những kiến thức đã học tại trường, em mạnh dan đưa ra một số ý kiến góp phần nhỏ cho quá trình hoàn thiện kế toán tiêu thụ sản phẩm và xác định KQKD tại Công ty TNHH Anh Đào.
Về việc theo dõi thành phẩm
Sản phẩm của Công ty sản xuất ra không chỉ bao gồm những thành phẩm chờ tiêu thụ ra thị trường mà còn gồm những sản phẩm sản xuất để phục vụ cho giai đoạn khác của quy trình sản xuất, hoàn thiện sản phẩm như nước rượu tàng trữ, rượu bán thành phẩm, chai nút nhựa… là những sản phẩm không tiêu thụ. Tất cả những sản phẩm này khi nhập kho đều được kế toán theo dõi như thành phẩm sẽ tiêu thụ. TK 155 – Thành phẩm, TK này được chi tiết theo cả các loai thành phẩm tiêu thụ và không tiêu thụ. Em thiết nghĩ điều này là không hợp lý vì việc theo dõi như vậy sẽ làm tăng khối lượng thành phẩm tồn kho so với khối lượng thực tế thành phẩm có thể cung cấp cho thị trường, khó quản lý, kiểm kê thành phẩm… Theo em TK 155 – Thành phẩm, nên chi tiết theo từng loại thành phẩm xuất bán
Ví dụ:
TK 1551: Rượu Vang nho TK 1552: Rượu Vang Anh Đào TK 1553: Nước Cola
……
Đối với các sản phẩm sản xuất ra không tiêu thụ, kế toán nên theo dõi trên TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang. Chi tiết tiểu khoản cho từng loại sản phẩm này.
Về việc hạch toán số lượng hàng xuất khuyến mại
Hiện nay công ty có chính sách xuất khuyến mại thêm 1% số lượng hàng đã mua cho những khách hàng mua với số lượng lớn với mục đích là để khuyến khích khách hàng mua nhiều nhằm tăng khối lượng hàng bán ra. Tuy nhiên công ty lại hạch toán khoản xuất khuyến mại này không đúng vì lại ngầm coi đây như một khoản giảm giá hàng bán, tức là doanh thu vẫn ghi nhận đúng như trên hoá đơn, trị giá vốn hàng bán vẫn tính trên số lượng hàng mà khách hàng đặt mua (không bao gồm khoản xuất khuyến mại), nhưng đến cuối kỳ khi lập bảng kê tiêu thụ thành phẩm thì lại hạch toán số lượng xuất khuyến mại thêm vào khối lượng hàng đã tiêu thụ với doanh thu đã ghi nhận ở trên. Việc hạch toán như thế này sẽ làm cho việc kê khai và theo dõi lượng thành phẩm tiêu thụ trở lên khó khăn và không đúng.
Theo em công ty nên coi khoản xuất khuyến mại này như một khoản chi phí bán hàng tức là nên hạch toán riêng khoản khuyến mại này vào tài khoản 641- chi phí bán hàng.
Ví dụ: Theo hóa đơn số 052314 ngày 10/05/2011 công ty bán hàng cho DNTN Hải Phượng. Do doanh nghiệp này mua nhiều nên công ty đã xuất khuyến mại thêm 5 chai rượu vang Anh Đào.
Việc hạch toán các khoản doanh thu của hàng xuất bán giống như phần lý luận, còn hạch toán khoản xuất khuyến mại như sau:
Nợ TK 641 : 149.500 Nợ TK 1331: 14.950
Có TK 5111: 149.500
Có TK 33311 : 14.950 + Kết chuyển trị giá thực tế của hàng xuất khuyến mại: Nợ TK 632 : 118.250
Có TK 1553: 118.250
Cuối kỳ, kết chuyển các khoản chi phí bán hàng và giá vốn hàng xuất khuyến mại sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh:
+ Kết chuyển gia vốn hàng xuất khuyến mại:
(Trị giá vốn của hàng xuất khuyến mại: 5 x 23.650 = 118.250) Nợ TK 911: 118.250
Có TK 632: 118.250 + Kết chuyển chi phí bán hàng:
Nợ Tk 911: 149.500
Có TK 641: 149.500
Thực hiện nghiệp vụ chiết khấu thanh toán cho khách hàng
Đối với khách hàng thanh toán sớm trong một khoảng thời gian nhất định, Công ty nên cho khách hàng hưởng một mức chiết khấu thanh toán thích hợp để khuyến khích việc thanh toán sớm tránh tình trạng ứ đọng vốn do bị chiếm dụng dài làm chậm vòng quay của vốn. Như vậy, ảnh hưởng đến nguồn vốn sử dụng để tái sản xuất giản đơn và tái sản xuất mở rộng của Công ty trong thời gian tới và làm tăng chi phí sử dụng vốn của Công ty. Để khắc phục tình trạng trên, kế toán cần thực hiện nghiệp vụ chiết khấu thanh toán cho khách hàng. Khi đó kế toán hạch toán nghiệp vụ như sau:
Nợ TK 111,112 : số tiền thực thu.
Nợ TK 632 : số tiền chiết khấu thanh toán. Có TK 131 :Tổng giá thanh toán.
Đưa ra quy định và chế tài đối với các khách hàng nợ quá hạn, dài ngày như áp dụng tính lãi suất trên số ngày quá hạn cuả khách hàng hoặc đưa vào danh sách những khách hàng có uy tín không tốt để tương lai khi khách hàng tới đặt mua hàng thì cân nhắc xem có nên bán cho khách hàng đó hay không hoặc quy định những điều kiện nghiêm ngặt hơn khi bán hàng.
Về việc trích lập dự phòng
Công ty nên lập quỹ dự phòng phải thu khó đòi để có thể giảm các thiệt hại xuống mức thấp nhất. Về mặt kinh tế cũng như tài chính, quỹ dự phòng cho phép Công ty luôn thực hiện được nguyên tắc hạch toán tài sản theo chi phí gốc lại vừa có thể ghi nhận trên các báo cáo tài chính của mình. Mặt khác, quỹ dự phòng còn tạo lập cho Công ty một quỹ tiền tệ để đủ sức khắc phục trước các thiệt hại có thể xảy ra trong kinh doanh, nó còn có thể được nhìn nhận như một đối sách tài chính cần thiết để duy trì hoạt động của Công ty.
Do vậy, để đảm bảo nguyên tắc thận trọng, đảm bảo ổn định tình hình tài chính thì việc lập dự phòng phải thu khó đòi là hết sức cần thiết và thiết thực. Theo thông tư số: 228/2009/TT-BTC. Các khoản nợ như sau thì được xếp vào nợ phải thu khó đòi:
-Những khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết của hợp đồng mua bán hoặc cam kết đòi nợ mà doanh nghiệp đòi nhiều lần không được.
-Nợ phải thu chua đến hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản, đang làm thủ tục giải thể hay mất tích, người nợ bỏ trốn.
Phương pháp lập dự phòng:
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu
khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Trong đó:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết ... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Phương pháp hạch toán cụ thể như sau:
+ Vào cuối niên độ Kế toán sau khi xác định được các khoản phải thu khó đòi hoặc khả năng không đòi được, Kế toán ghi :
Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi.
+ Vào cuối niên độ Kế toán tiếp theo Kế toán căn cứ vào chênh lệch giữa dự phòng năm trước và dự phòng năm nay để xác định số dự phòng cần trích lập bổ sung hoặc phải hoàn nhập.
Nếu dự phòng năm nay tăng thì trích lập bổ sung theo số chênh lệch: Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nếu dự phòng năm nay giảm thì hoàn nhập dự phòng theo phần chênh lệch: Nợ TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi.
Có TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Các khoản phải thu khó đòi khi xác định là không đòi được thì được phép xóa nợ. Kế toán ghi:
Nợ TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi.
Nợ TK 642 : Chi phí QLDN (nếu chưa trích lập dự phòng). Có TK 131 : Giá trị khoản phải thu khó đòi được xóa nợ. Đồng thời ghi Nợ TK 004 : Nợ khó đòi đã xử lý
Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý sau đó thu được thì hạch toán:
Nợ TK 111,112 : Tổng số tiền thu được. Có TK 711 :
-Ngoài ra, các khoản nợ phải thu khó đòi có thể đem bán cho các công ty mua bán nợ. Khi Công ty hoàn thiện thủ tục bán các khoản nợ phải thu khó đòi thì kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 111, 112 : Số tiền bán nợ.
Nợ TK 139 : Số chênh lệch được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi.
Có TK 131 : Giá gốc khoản phải thu.
Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi phải dựa trên nguyên tắc thận trọng và doanh thu phải phù hợp với chi phí, chỉ khi nào khách hàng không còn khả năng thanh toán nợ thì mới tiến hành trích lập dự phòng
Việc đối chiếu sổ sách giữa kế toán công nợ và kế toán ngân hàng
Để đảm bảo tối thiểu những sai sót khó điều chỉnh vào cuối tháng giữa hai nhân viên kế toán này, em thiết nghĩ rằng việc đối chiếu nên được thực
hiện hàng tuần. Như vậy, khi có sai lệch sẽ phát hiện được ngay và điều chỉnh kịp thời.
Ngoài ra, để thuận tiện cho việc chiếu kế toán ngân hàng nên lập một bảng riêng về tài khoản tiền nhận được từ ngân hàng về việc khách hàng thanh toán tiền mua hàng. Bảng kế này được ghi chép hàng ngày, hàng tuần sẽ in ra để đối chiếu với bên có TK 131 của kế toán công nợ.
Bảng kê này có thể được kẻ như sau:
BẢNG KÊ TIỀN NGÂN HÀNG Từ ngày 01/X/N đến gnày 31/X/N
Ngày Số chứng từ Tên khách hàng Số tiền (VNĐ) Số tiền (USD)
(1) (2) (3) (4) (5)
Tổng cộng
(1) Kế toán ghi ngày nhận được giấy báo có ngân hàng và cũng là ngày ghi phiếu. (2) Số phiếu thu được đính kèm theo với giấy báo có của ngân hàng.
(3) Tên người mua hàng
(4) Dựa vào số tiền ghi trên giấy báo có để ghi (5 Quy đổi sang tiền USD theo tỷ giá thực tế.
Tăng cường công tác quản lý chi phí
Công ty nên tăng cường công tác quản lý chi phí đặc biệt là chi phí QLDN, giá vốn hàng bán và chi phí hoạt động tài chính. Kế toán thường xuyên kiểm tra các khoản chi phí phát sinh và các chứng từ liên quan xem đó có phải là khoản chi phí hợp lý không. Công ty nên xem xét lại nguồn vốn, tận dụng nguồn tiền trong công ty để hạn chế vay bên ngoài để giảm chi phí tài chính.
Trong thời kỳ khó khăn như hiện nay, khi nền khinh tế khủng hoảng, có nhiều đối thủ cạnh tranh gay gắt, tiêu thụ thành phẩm bị giảm, ứ đọng để duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì biện pháp cắt giảm nhân công là một biện pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Tuy nhiên hiện nay Công ty lại không thực hiện trích lập dự phòng trợ cấp mất việc làm trong trường hợp cho nhân viên thôi việc mà thường trích khoản này vào thẳng chi phí. Khi áp dụng như vậy, trong khi doanh nghiệp gặp khó khăn thì sẽ càng làm cho DN gặp khó khăn hơn. Vì vậy, theo em Công ty nên lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm
Cụ thể kế toán hạch toán như sau:
Khi trích lập quỹ dự phòng về trợ cấp mất việc làm vào thời điểm khóa sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính:
Nợ TK 642
Có TK 351 : Dự phòng trợ cấp mất việc làm.
Khi chi trả trợ cấp mất việc làm, trợ cấp thôi việc cho người lao động vào năm tiếp theo thì kế toán ghi:
Nợ TK 351
Có TK 111,112
Trường hợp chi trả trợ cấp mất việc làm không đủ nguồn thì hạch toán thẳng vào chi phí QLDN:
Nợ TK 642
Có TK 111,112
Nếu quỹ dự phòng trong năm không chi hết thì chuyển sang năm sau và khi số cần lập dự phòng lớn hơn số chưa sử dụng hết thì hạch toán thu thêm:
Nợ TK 642
Có TK 351
Khi số dự phòng cần phải trích lập nhỏ hơn số dự phòng chưa sử dụng hết thì hạch toán:
Nợ TK 351
Có TK 642
Về công việc kế toán cuối tháng
Để khắc phục việc các nhân viên kế toán không làm đầy đủ công việc vào cuối tháng mỗi nhân viên kế toán trong công ty nên có danh mục công