Bờn cạnh những ƣu điểm mà cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ đó làm đƣợc, tuy nhiờn vẫn cũn một số hạn chế chƣa thực sự đem lại hiệu quả tối ƣu cho cụng ty. Bằng những kiến thức đó đƣợc học đối chiếu với lý luận và thực tiễn, em xin đề xuất 1 số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ tại cụng ty.
í kiến 1 : Áp dụng cụng nghệ thụng tin vào tổ chức cụng tỏc kế toỏn núi chung và kế toỏn nguyờn vật liệu núi riờng
Hoà nhập với sự phỏt triển của cụng nghệ khoa học kỹ thuật và xu hƣớng tiến bộ trờn toàn thế giới, việc ỏp dụng cụng nghệ thụng tin trong hạch toỏn kế toỏn là hoàn toàn cần thiết. Cụng ty TNHH may Thiờn nờn ỏp dụng phần mềm kế toỏn mỏy. Phần mềm kế toỏn cú nhiều ƣu việt:
- Thu thập, xử lý thụng tin kế toỏn một cỏch nhanh chúng.
- Tạo điều kiện cho doanh nghiệp chủ động kiểm soỏt cỏc thụng tin tài chớnh. - Chọn lọc thụng tin cung cấp cho ngƣời sử dụng tuỳ theo mục đớch sử dụng.
Sinh viờn: Lƣu Quỳnh Thƣ 80 Lớp: QTL401K - Việc xử lý, trỡnh bày, cung cấp cỏc chỉ tiờu kế toỏn về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp là liờn tục, cú căn cứ, đỏp ứng yờu cầu sử dụng của cỏc đối tƣợng khỏc nhau.
- Hơn nữa, việc sử dụng phần mềm kế toỏn cú thể giỳp giảm bớt nhõn lực so với kế toỏn thủ cụng mà vẫn đảm bảo chất lƣợng cụng việc.
Đặc biệt với phần mềm kế toỏn, cụng tỏc quản lớ vật tƣ, cụng cụ dụng cụ cú thể ở những mức độ khỏc nhau từ đơn giản ở mức Tài khoản, nghĩa là chỉ theo dừi số dƣ và phỏt sinh ở cỏc TK hàng tồn kho nhƣ 152, 153 đến mức độ chi tiết hơn về số lƣợng, đơn giỏ từng mặt hàng, theo dừi theo đớch danh từng lần nhập xuất , thanh toỏn cụng nợ theo từng phiếu xuất hàng…quản lớ danh mục vật tƣ, danh mục kho, chức năng tổng hợp và lập sổ và cỏc bỏo cỏo,….
Chớnh vỡ những ƣu điểm của việc ỏp dụng phần mềm kế toỏn, theo em cụng ty nờn lựa chọn một chƣơng trỡnh phần mềm kế toỏn phự hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mỡnh, bờn cạnh đú, cụng ty cần tổ chức cỏc lớp đào tạo, hƣớng dẫn cho đội ngũ cỏn bộ kế toỏn sử dụng thành thạo linh hoạt phần mềm kế toỏn mà cụng ty ỏp dụng.
Sau đõy em xin giới thiệu một số phần mềm kế toỏn khỏ phổ biến và uy tớn trờn thị trƣờng và phự hợp với cỏc doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Trƣờng Đại học Dõn lập Hải Phũng Khúa luận tốt nghiệp
Sinh viờn: Lƣu Quỳnh Thƣ 81 Lớp: QTL401K Phần mềm này khỏ phổ biến hiện nay. Phần mềm kế toỏn MISA SME.NET 2012 gồm 13 phõn hệ nhƣ: phõn hệ in húa đơn theo nghị định 51, phõn hệ quỹ, phõn hệ ngõn hàng, phõn hệ mua hàng, phõn hệ bỏn hàng, phõn hệ kho, phõn hệ cụng cụ dụng cụ, phõn hệ tiền lƣơng, phõn hệ giỏ thành, phõn hệ thuế,…đƣợc thiết kế dành cho cỏc doanh nghiệp vừa và nhỏ, với mục tiờu giỳp doanh nghiệp khụng cần đầu tƣ nhiều chi phớ, khụng cần hiểu biết nhiều về tin học và kế toỏn mà vẫn cú thể sở hữu và làm chủ đƣợc hệ thống phần mềm kế toỏn, quản lý mọi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh của mỡnh. Với MISA SME.NET 2012 doanh nghiệp cú thể kiểm soỏt đƣợc số liệu trực tuyến tại bất cứ đõu, bất cứ khi nào thụng qua Internet. Đặc biệt, MISA SME.NET 2012 cho phộp theo dừi, kiểm soỏt, quản lý, nắm bắt chi tiết, nhanh chúng số lƣợng nhập, xuất, tồn vật tƣ, CCDC tại mỗi thời điểm. Cho phộp kiểm soỏt số lƣợng CCDC sử dụng theo từng phũng ban. Phần Nhật ký truy cập giỳp quản lý đƣợc mọi thao tỏc của ngƣời dựng. Giỏ cả của phần mềm này cũng ko cao, theo thụng tin từ trang web của MISA thỡ phiờn bản này giỏ 9.450.000 VNĐ.
Sinh viờn: Lƣu Quỳnh Thƣ 82 Lớp: QTL401K - Phần mềm kế toỏn APRO2012
Cụng ty Cổ phần phần mềm Thăng Long đó chớnh thức phỏt hành phần mềm kế toỏn phiờn bản APRO2012. Đõy là bộ sản phẩm đƣợc phỏt triển từ phiờn bản Phần mềm kế toỏn APRO 9.0. Với cụng nghệ mới Client/server, phiờn bản APRO2012 đó tạo ra sự đột phỏ về tốc độ xử lý và tớnh ổn định của phần mềm; tiện lợi và dễ sử dụng cho cỏc đối tƣợng ngƣời dựng.
Rất nhiều hệ thống dịch vụ tự động đó đƣợc cài đặt cho phiờn bản APRO2012: Hệ thống sao lƣu dữ liệu tự động, hệ thống lƣu trữ và tỡm kiếm khỏch hàng thụng qua mó số thuế, hệ thống hỗ trợ định khoản chứng từ thụng qua cỏc chứng từ đó lƣu trữ trong CSDL, hệ thống tra cứu tỡm kiếm dữ liệu trờn nhiều chỉ tiờu, hệ thống phỏt hiện chứng từ mới nhập và tự động tổng hợp lại dữ liệu.
Phõn hệ quản lý vật tƣ, hàng hoỏ trong Phần mềm Kế toỏn Apro là một modun Hoàn chỉnh, cú thể hoạt động độc lập nhƣ là một phần mềm quản lý Vật tƣ hay Quản lý kho, đồng thời là một phần rất quan trọng trong Kế toỏn kho hay kế toỏn bỏn hàng - sản phẩm.
Trƣờng Đại học Dõn lập Hải Phũng Khúa luận tốt nghiệp
Sinh viờn: Lƣu Quỳnh Thƣ 83 Lớp: QTL401K Việc quản lý vật tƣ, hàng hoỏ tuỳ theo yờu cầu cú thể ở những mức độ khỏc nhau. Đơn giản là ở mức Tài khoản, nghĩa là chỉ theo dừi số dƣ và phỏt sinh ở cỏc TK hàng tồn kho nhƣ 152, 153, 156…Tuy nhiờn đa số cỏc DN đều muốn theo dừi hàng tồn kho ở mức độ chi tiết hơn về số lƣợng, đơn giỏ từng mặt hàng. Một số đơn vị cũn muốn theo dừi theo đớch danh từng lần nhập xuất , thanh toỏn cụng nợ theo từng phiếu xuất hàng…
Modun Quản lý vật tƣ, hàng hoỏ của Apro đỏp ứng đƣợc tất cả cỏc yờu cầu “khú tớnh” nhất của DN. Sau đõy là những tớnh năng ƣu việt mà Apro đó làm đƣợc trong việc Quản lý vật tƣ, hàng hoỏ.
- Quản lý danh mục vật tƣ: Danh mục vật tƣ, hàng hoỏ đƣợc sắp xếp theo dạng hỡnh cõy, dẽ sắp xếp, phõn lớp và cú thể thờm, bớt, sửa, xoỏ dễ dàng. Cỏc nhúm hàng cú thể bổ sung ở bất ký cấp nào. Mó hàng cú thể lờn đến 20 ký tự. Số lƣợng mó hàng khụng hạn chế. Mỗi vật tƣ cú thể theo dừi ở nhiều thuộc tớnh khỏc nhau tuỳ theo yờu cầu quản lý của DN. Vớ dụ mỗi Vật tƣ cú thể cú 2 đơn vị tớnh và cú hệ số qui đổi giữa 2 đơn vị này.
- Danh mục kho: Mỗi kho hàng đƣợc gắn với một TK kho, nếu là vật tƣ, TK kho là 152, nếu là hàng hoỏ, TK kho là 156…Vỡ vậy khi nhập, xuất hàng ở kho nào, Apro sẽ tự động định khoản vào TK kho của kho đú, giỳp cho thao tỏc nhập liệu đƣợc nhanh mà lại chớnh xỏc, khụng nhầm lẫn. Ngoài ra mỗi kho đƣợc gắn với một Phƣơng phỏp tớnh đơn giỏ hàng tồn kho mặc định. Vỡ vậy khi xuất hàng, nếu khụng chọn lại PP tớnh đơn giỏ vốn thỡ Apro sẽ mặc định lấy PP tớnh đơn giỏ vốn theo kho hàng xuất.
- Nhập hàng Tồn kho đầu kỳ: Mỗi kho hàng cú thể cú lƣợng hàng tồn đầu kỳ. Khi bắt đầu sử dụng Apro, hàng tồn này sẽ đƣợc nhập trực tiếp vào CSDL của Apro, hàng tồn đầu năm của những năm tiếp theo sẽ đƣợc Apro tự động chuyển từ tồn cuối năm trƣớc sang. Trong phần nhập tồn kho đầu kỳ cú chức năng cập nhật lại số dƣ cỏc TK kho đầu kỳ tƣơng ứng với cỏc kho cú hàng đầu kỳ.
- Phiếu nhập kho: Apro cú cỏc loại phiếu nhập kho khỏc nhau nhƣ: Nhập hàng nội địa, Nhập hàng nhập khẩu, Nhập hàng trả lại, nhập xuất thẳng….Cỏc loại phiếu
Sinh viờn: Lƣu Quỳnh Thƣ 84 Lớp: QTL401K này cú những phần giống nhau nhƣ TK cú, khỏch hàng, SL, ĐG, TT, Chi phớ. Ngoài ra Phiếu nhập khẩu cú thờm Thuế nhập khẩu và phõn bổ thuế nhập khẩu vào giỏ vốn, Phiếu nhập lại cú thờm phần chọn giỏ bỏn của phiếu xuất bỏn tƣơng ứng với hàng nhập lại….
- Phiếu xuất kho: Cú 2 nhúm chớnh: Xuất bỏn và xuất nội bộ (xuất sử dụng ,xuất cho sx, xuất điều chuyển, xuất huỷ..). Phiếu xuất bỏn vừa là phiếu xuất kho nhƣng cũng cú thể kiờm hoỏ đơn bỏn hàng. Ở phiếu này cú cả giỏ vốn, giỏ bỏn. Phần giỏ vốn đƣợc sử dụng cho bỳt toỏn giỏ vốn của phiếu xuất, đồng thời dựng cho việc cõn đối nhập xuất tồn vật tƣ, hàng hoỏ vào cuối thỏng. PP tớnh giỏ vốn thƣờng đƣợc mặc định theo kho. Tuy nhiờn trờn mỗi phiếu xuất kho đều cú chức năng chọn lại PP tớnh đơn giỏ vốn hàng xuất và cú thể chọn lại PP tớnh giỏ vốn cho từng mặt hàng trong từng PX. Giỏ bỏn dựng để lập bỳt toỏn doanh thu, cụng nợ của hoỏ đơn bỏn hàng. Phiếu xuất nội bộ chỉ dựng trong nội bộ DN nhƣ xuất vật tƣ cho SX, xuất cho sử dụng…và chỉ quan tõm đến giỏ vốn của vật tƣ, hàng hoỏ.
- Chức năng tổng hợp và lập sổ và cỏc bỏo cỏo: Cuối thỏng (hoặc bất kỳ lỳc nào) ngƣời dựng cú thể chạy chức năng “Cõn đối vật tƣ” và “Cập nhật đơn giỏ vốn phiếu xuất” để sau đú xem cỏc sổ và cỏc bỏo cỏo tổng hợp của vật tƣ, hàng hoỏ. Apro cú rất nhiều loại sổ và bỏo cỏo nhƣng cú thể phõn thành 2 nhúm chớnh:
Nhúm thứ nhất là cỏc sổ, bỏo cỏo cú chức năng quản trị ngƣợc, tức là sổ, bỏo cỏo tổng hợp cú thể truy xuất ngƣợc lờn cỏc sổ chi tiết và đến tận chứng từ gốc. Nhúm này gồm : Thẻ kho, Bỏo cỏo Tồn kho, Bỏo cỏo Nhập Xuất Tồn, Sổ chi tiết vật tƣ, sổ chi tiết bỏn hàng. Với tớnh chất quản trị ngƣợc việc kiểm tra đƣợc số liệu trờn sổ, bỏo cỏo trở nờn rất dễ dàng vỡ cú thể truy xuất ngƣợc lờn tận chứng từ gốc. Nhúm thứ 2 là cỏc sổ, bỏo cỏo tổng hợp, xuất thẳng ra report. Nhúm này gồm: cỏc bỏo cỏo nhập xuất, bỏo cỏo mua hàng, bỏo cỏo bỏn hàng. Tất cả cỏc sổ, bỏo cỏo đều cú thể xuất ra file EXCEL theo đỳng định dạng font chữ của nú.
Phần mềm này rất phự hợp để quản lớ vật tƣ, cụng cụ dụng tại cụng ty, với mức giỏ phải chăng từ 6 đến 8 triệu đồng.
Trƣờng Đại học Dõn lập Hải Phũng Khúa luận tốt nghiệp
Sinh viờn: Lƣu Quỳnh Thƣ 85 Lớp: QTL401K - Phần mềm kế toỏn ASIA
Asia Standard là phần mềm kế toỏn quản trị chỉnh sửa theo yờu cầu quản lý đặc thự của doanh nghiệp. Asia Standard đƣợc phỏt triển và hoàn thiện liờn tục từ năm 2001. Asia Standard sử dụng cụng nghệ Fox, ngụn ngữ lập trỡnh: Visual Foxpro 8.0, kiến trỳc: File server. Cỏc đặc điểm tiờu biểu của Asia Standard là cung cấp hàng loạt cỏc tiện ớch khỏc nhằm hỗ trợ ngƣời sử dụng trong quỏ trỡnh sử dụng chƣơng trỡnh. Trong đú cú tiện ớch cho xem phiếu nhập khi đang vào phiếu xuất/húa đơn để tra cứu giỳp thuận tiện rất nhiều trong cụng tỏc quản lớ, tớnh giỏ nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ nhập kho và xuất kho. Trong Asia Standard, hàng tồn kho đƣợc quản lý một cỏch linh hoạt. Cho phộp thiết lập cõy vật tƣ nhiều cấp, khai bỏo danh mục vật tƣ khụng giới hạn. Asia Standard hỗ trợ nhiều phƣơng phỏp tớnh giỏ hàng tồn kho: Trung bỡnh thỏng, bỡnh quõn di động, nhập trƣớc xuất trƣớc, thực tế đớch danh. Ngoài ra, Asia Standard cũn quản lý hàng tồn kho theo lụ, ngƣời sử dụng nhập hàng húa vật tƣ vào kho theo từng lụ và cho phộp xuất ra theo từng lụ; chƣơng trỡnh cho phộp xem tồn kho của từng lụ ngày trờn cỏc màn hỡnh xuất vật tƣ.
Sinh viờn: Lƣu Quỳnh Thƣ 86 Lớp: QTL401K - Phần mềm kế toỏn fast
Fast Accounting cú nhiều tớnh năng mạnh mẽ và nhiều tiện ớch giỳp cho việc sử dụng chƣơng trỡnh đƣợc dễ dàng và khai thỏc chƣơng trỡnh đƣợc hiệu quả. Phần mềm kế toỏn Fast Accounting cập nhật cỏc sửa đổi bổ sung theo cỏc quy định mới nhất của Bộ tài chớnh, hỗ trợ kết xuất dữ liệu bỏo cỏo thuế GTGT, thuế TNDN, bỏo cỏo tài chớnh sang phần mềm hỗ trợ kờ khai thuế HTTK của Tổng Cục thuế để in theo mó vạch. Phần mềm kế toỏn Fast Accounting cho phộp nhiều lựa chọn khỏc nhau nhằm đỏp ứng yờu cầu đặc thự của từng doanh nghiệp: lựa chọn hỡnh thức ghi chộp sổ sỏch kế toỏn, lựa chọn phƣơng phỏp kiểm kờ hàng tồn kho (theo kờ khai thƣờng xuyờn hoặc kiểm kờ định kỳ), lựa chọn cỏch tớnh giỏ hàng tồn kho và tớnh tỷ giỏ ghi sổ (giỏ trung bỡnh thỏng, giỏ trung bỡnh di động, giỏ đớch danh, giỏ nhập trƣớc xuất trƣớc, giỏ giao dịch), cú cỏc trƣờng thụng tin tự do để ngƣời dựng tự định nghĩa sử dụng để quản lý theo cỏc yờu cầu đặc thự... Phần mềm kế toỏn Fast Accountingcho phộp bảo mật bằng mật khẩu và phõn quyền truy nhập chi tiết đến từng chức năng và cụng việc (đọc/sửa/xúa/tạo mới) trong chƣơng trỡnh cho từng ngƣời sử dụng. Chƣơng trỡnh cú khả năng khúa số chi tiết đến từng loại chứng từ, theo dừi nhật ký ngƣời sử dụng.
Trƣờng Đại học Dõn lập Hải Phũng Khúa luận tốt nghiệp
Sinh viờn: Lƣu Quỳnh Thƣ 87 Lớp: QTL401K Tựy thuộc vào nhu cầu và khả năng tài chớnh của cụng ty mà ban giỏm đốc nờn quyết định xem mua phần mềm kế toỏn nào để hỗ trợ cho cụng tỏc kế toỏn núi chung và cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ núi riờng.
í kiến 2: Hoàn thiện việc lập danh điểm vật tƣ
Hiện nay, nguyờn vật liệu chớnh của cụng ty rất đa dạng và phong phỳ nờn việc kiểm tra, đối chiếu, hạch toỏn cũng nhƣ tớnh giỏ vật liệu gặp nhiều khú khăn. Khi đó ỏp dụng phần mềm kế toỏn mỏy thỡ việc quản lý vật tƣ sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.Vỡ vậy, để thuận tiện hơn cho việc theo dừi, quản lý, kiểm tra từng loại nguyờn vật liệu một cỏch khoa học và thuận tiện cho việc ỏp dụng phần mềm kế toỏn, theo em cụng ty nờn xõy dựng hệ thống danh điểm vật tƣ thống nhất toàn cụng ty. Sổ danh điểm vật liệu là sổ danh mục tập hợp toàn bộ cỏc loại nguyờn vật liệu đƣợc theo dừi cho từng loại, từng nhúm, quy cỏch vật liệu một cỏch chặt chẽ giỳp cụng tỏc quản lý và hạch toỏn nguyờn vật liệu ở cụng ty đƣợc thống nhất.
Để lập sổ danh điểm vật tƣ điều quan trọng là phải xõy dựng đƣợc bộ mó nguyờn vật liệu, chớnh xỏc, đầy đủ khụng trựng lặp thuận tiện và hợp lý. Cụng ty cú thể xõy dựng bộ mật mó nguyờn vật liệu dựa vào cỏc đặc điểm sau:
- Dựa vào cỏc loại nguyờn vật liệu
- Dựa vào cỏc loại nguyờn vật liệu trong mỗi loại
- Dựa vào số thứ tự nguyờn vật liệu đƣợc xõy dựng trờn cơ sở số liệu cỏc tài khoản cấp 2 đối với nguyờn vật liệu
Nguyờn vật liệu chớnh:1521 Nguyờn vật liệu phụ:1522 Phế liệu:1523
- Trong mỗi loại NVL phõn thành cỏc nhúm và lập mó số cho từng nhúm. Ở cụng ty nhúm nguyờn vật liệu trong mỗi loại thƣờng khụng nhiều nờn ta thƣờng dựng chữ số để biểu thị.
Nhúm nguyờn vật liệu chớnh:1521
Loại 1: Vải chớnh(1521-01) Loại 2: Vải lút(1521-02) Loại 3: Bụng(1521-03)
Sinh viờn: Lƣu Quỳnh Thƣ 88 Lớp: QTL401K Loại 4: Chỉ(1521-04) Nhúm nguyờn vật liệu phụ:1522 Phấn may: 1522-01 Cỳc: 1522-02 Khúa: 1522-03 Nhón mỏc: 1522-04 Nhúm phế liệu:1523 Vải vụn: 1523-01 Bụng vụn: 1523-02
Để cho dễ nhỡn, dễ tỡm hiểu giỳp cho việc quản lớ cụng cụ dụng cụ một cỏc dễ dàng hơn, cụng ty cú thể xậy dựng thành bảng
Nhúm cụng cụ dụng cụ dựng cho quản lớ:153-01 Nhúm cụng cụ dụng cụ dựng cho sản xuất:153-02
Trƣờng Đại học Dõn lập Hải Phũng Khúa luận tốt nghiệp