(1) Hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó đƣợc kiểm tra và đƣợc dựng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cỏi. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại) đƣợc ghi trờn một dũng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cỏi. Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn đƣợc lập cho những chứng từ cựng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phỏt sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toỏn và Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại sau khi đó ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cỏi, đƣợc dựng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toỏn chi tiết cú liờn quan.
(2) Cuối thỏng, sau khi đó phản ỏnh toàn bộ chứng từ kế toỏn phỏt sinh trong thỏng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cỏi và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết, kế toỏn tiến hành cộng số liệu của cột số phỏt sinh ở phần Nhật ký và cỏc cột Nợ, cột Cú của từng tài khoản ở phần Sổ Cỏi để ghi vào dũng cộng phỏt sinh cuối thỏng. Căn cứ vào số phỏt sinh cỏc thỏng trƣớc và số phỏt sinh thỏng này tớnh ra số phỏt sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối thỏng này. Căn cứ vào số dƣ đầu thỏng (đầu quý) và số phỏt sinh trong thỏng kế toỏn tớnh ra số dƣ cuối thỏng (cuối quý) của từng tài khoản trờn Nhật ký - Sổ Cỏi.
(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối thỏng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cỏi phải đảm bảo cỏc yờu cầu sau:
(4) Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết cũng phải đƣợc khoỏ sổ để cộng số phỏt sinh Nợ, số phỏt sinh Cú và tớnh ra số dƣ cuối thỏng của từng đối tƣợng. Căn cứ vào số liệu khoỏ sổ của cỏc đối tƣợng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu
Tổng số tiền của cột Tổng số phỏt sinh Tổng số phỏt sinh “Phỏt sinh” ở phần = Nợ của tất cả cỏc = Cú của tất cả cỏc
Nhật ký Tài khoản Tài khoản
Sinh viờn: Lƣu Quỳnh Thƣ 28 Lớp: QTL401K trờn “Bảng tổng hợp chi tiết” đƣợc đối chiếu với số phỏt sinh Nợ, số phỏt sinh Cú và Số dƣ cuối thỏng của từng tài khoản trờn Sổ Nhật ký - Sổ Cỏi.
Số liệu trờn Nhật ký - Sổ Cỏi và trờn “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khúa sổ đƣợc kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đỳng sẽ đƣợc sử dụng để lập bỏo cỏo tài chớnh.
Sơ đồ 1.9. Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn Nhật ký – Sổ Cỏi
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng
Đối chiếu , kiểm tra