(1) Hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó đƣợc kiểm tra, đƣợc dựng làm căn cứ ghi sổ, xỏc định tài
Chứng từ kế toỏn và cỏc bảng phõn bổ
Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết NHẬT Kí CHỨNG TỪ Sổ cỏi Bảng kờ
Trƣờng Đại học Dõn lập Hải Phũng Khúa luận tốt nghiệp
Sinh viờn: Lƣu Quỳnh Thƣ 33 Lớp: QTL401K
khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để nhập dữ liệu vào mỏy vi tớnh theo cỏc bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trờn phần mềm kế toỏn.
Theo quy trỡnh của phần mềm kế toỏn, cỏc thụng tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toỏn tổng hợp (Sổ Cỏi hoặc Nhật ký- Sổ Cỏi...) và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan.
(2) Cuối thỏng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toỏn thực hiện cỏc thao tỏc khoỏ sổ (cộng sổ) và lập bỏo cỏo tài chớnh. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luụn đảm bảo chớnh xỏc, trung thực theo thụng tin đó đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toỏn cú thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toỏn với bỏo cỏo tài chớnh sau khi đó in ra giấy.
Thực hiện cỏc thao tỏc để in bỏo cỏo tài chớnh theo quy định.
Cuối thỏng, cuối năm sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết đƣợc in ra giấy, đúng thành quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo quy định về sổ kế toỏn ghi bằng tay.
Sơ đồ 1.12. Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
Ghi chỳ :
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, bỏo cỏo cuối thỏng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Bỏo cỏo tài chớnh - Bỏo cỏo kế toỏn
quản trị CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
Sinh viờn: Lƣu Quỳnh Thƣ 34 Lớp: QTL401K
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CễNG TÁC KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU, CễNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CễNG TY TNHH MAY THIấN NAM 2.1. Khỏi quỏt chung về Cụng ty TNHH may Thiờn Nam
Cụng ty TNHH may Thiờn Nam đƣợc thành lập ngày 22/06/2004 theo giấy phộp KD số 02000016 do Sở Kế hoạch và Đầu tƣ Hải Phũng cấp. Với số vốn điều lệ là 15.000.000.000 VNĐ
Tờn doanh nghiệp: Cụng ty TNHH May Thiờn Nam
Tờn giao dịch quốc tế của Cụng Ty: THIEN NAM GARMENT CO.,LTD Loại hỡnh doanh nghiệp: Cụng ty TNHH
Địa chỉ :Km số 3 - Đƣờng Phạm Văn Đồng - Phƣờng Anh Dũng - Quận Dƣơng Kinh - TP. Hải Phũng
Doanh nghiệp cú tƣ cỏch phỏp nhõn, cú con dấu riờng và mở tài khoản tại ngõn hàng ACB theo quy định của phỏp luật Việt Nam.
Số tài khoản:10109706349 tại Ngõn hàng Á Chõu - Hải Phũng Mó số thuế: 0200593607
Diện tớch đất sử dụng: 24.628,40m2
Số điện thoại : 031.3581956 Số Fax : 031.3581703
2.1.1.Chức năng, ngành nghề kinh doanh của Cụng ty TNHH may Thiờn Nam
Lĩnh vực hoạt động chớnh là sản xuất kinh doanh hàng may mặc tiờu thụ trong nƣớc và xuất khẩu.
Sản phẩm chủ yếu: sơ mi nam, nữ
Thị trường: Chõu Âu, Mỹ, Nhật, Hàn Quốc… Năng lực sản xuất: 1.5 triệu sản phẩm/ năm
Số lao động: 610
Tổng số thiết bị: 580 (mỏy may cụng nghiệp)
Đối tỏc bạn hàng chớnh: Seidensticker, Itochu, Miles, HadeisgeseIchaft, JCPenney, Mangharam, Sinolanka, New M, Supereme, K- Mart, Target, MAST, Lifung, May, Resources, Mitsui, Senga, Primo....
Trƣờng Đại học Dõn lập Hải Phũng Khúa luận tốt nghiệp
Sinh viờn: Lƣu Quỳnh Thƣ 35 Lớp: QTL401K
Thương hiệu của may 10: Pharaon, Bigman, Chambray, Freeland, Cleopatre, PrettyWoman, Jackhot, Tennisus, May 10...
Thị trường EU: Pierre Cardin, Alain Delon, Seidensticker, Dornbush, Jacques Britt, Barrisan, Camel, Celio, Port Louis, Pattic Oconnor, Jactissot, Royal Class, Burton, Devred Ben Sherman, VanHeusen...
Thị trường Mỹ: VanHeusen, PerryEllis, Portfolio, Geofferey Beene, DKNY, Arrow, Security, Liz Claiborn, Izod, Foxeroft, Express, LernerNY, St, John Bay, Town Craft, Azirona, Gap, Old Navy, Tommy, Hifigher ...
Thị trường Nhật: Leo- Storm, Reputation, Hiroko, Koshio, Tak- Q.com, Tinroad, Aoyama...
Chớnh sỏch chất lƣợng của cụng ty:
Hệ thống quản lý chất lượng: ISO 9000 – 2000. Hệ thống quản lý mụi trường: ISO 14000.
2.1.2. Thuận lợi, khú khăn và thành tớch đạt được của cụng ty TNHH may Thiờn Nam
2.1.2.1. Thuận lợi và khú khăn
Tuy là một doanh nghiệp mới đƣợc thành lập song nhờ cú những thuận lợi nhất định mà cụng ty sớm từng bƣớc đi vào hoạt động ổn định. Tham gia vào nền kinh tế thị trƣờng cú tớnh cạnh tranh mạnh mẽ nhờ nhu cầu về chất lƣợng và giỏ cả là quan trọng. Nhận thức đƣợc vấn đề đú cụng ty đú bỏ vốn đầu tƣ mua sắm cỏc mỏy múc từ nƣớc ngoài rất mới và hiện đại với quy trỡnh cụng nghệ tiờn tiến. Vỡ vậy đó sản xuất ra cỏc sản phẩm cú chất lƣợng cao. Đồng thời cú sự gỳp đỡ, hƣớng dẫn từ cỏc doanh nghiệp nƣớc ngoài là cỏc doanh nghiệp cú kinh nghiệm hoạt động lõu năm trong cỏc ngành may mặc và xõy dựng đƣợc một thị trƣờng đầu ra rộng lớn, cú thể coi là thị trƣờng tiờu thụ truyền thống của cỏc doanh nghiệp chõu Âu. Nhà mỏy đƣợc xõy dựng tại vị trớ thuận lợi nơi cú nguồn lao động đụng đảo, nguồn vật liệu đầu vào đạt chất lƣợng với giỏ cả hợp lý, giao thụng thuận lợi gỳp phần khụng nhỏ trong việc tiết kiệm chi phớ đầu vào, hạ giỏ thành sản phẩm.
Bờn cạnh những thuận lợi đú doanh nghiệp gặp khụng it khú khăn. Doanh nghiệp sản xuất mặt hàng may mặc là hàng xuất khẩu truyền thống nờn cú nhiều đối thủ cạnh tranh cả trong và ngoài nƣớc. Hàng hoỏ lại xuất sang thị trƣờng rất
Sinh viờn: Lƣu Quỳnh Thƣ 36 Lớp: QTL401K khú tớnh đũi hỏi yờu cầu cao về chất lƣợng và phải qua quỏ trỡnh kiểm tra nghiờm ngặt. Đặc biệt là trong nền kinh tế đang khủng hoảng nhƣ hiện nay việc thu hỳt nguồn lao động rất khú. Đồng thời doanh nghiệp cũng ở trong tỡnh trạng chung của cỏc doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là qui mụ sản xuất nhỏ, chịu cƣớc phớ của cỏc dịch vụ khỏ cao, năng lực tài chớnh cũng chƣa đủ mạnh. Thờm vào đú hệ thống phỏp luật, chớnh sỏch, chế độ quản lý cũng nhiều bất cập, đặc biệt cỏc cơ quan quản lý cũng chƣa quan tõm đỳng mức đến việc hỗ trợ, thỏo gỡ những khú khăn giỳp cho cỏc doanh nghiệp nõng cao khả năng cạnh tranh về cơ chế vốn và thị trƣờng.
Trong thực tế Cụng ty TNHH May Thiờn Nam đó phỏt huy đƣợc những thuận lợi và khắc phục khỳ khăn để thực hiện cỏc mục tiờu đề ra. Cụng ty xỏc định nhiệm vụ mở rộng sản xuất, nõng cao chất lƣợng sản phẩm. Khẳng định chỗ đứng trờn thị trƣờng truyền thống đồng thời mở rộng thị trƣờng sang cỏc nƣớc cú nhu cầu về sản phẩm. Khụng ngừng cải tiến cụng nghệ, cải tiến quản lý, tăng năng suất đào tạo, bồi dƣỡng cỏn bộ. Nõng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng lợi nhuận.
2.1.2.2. Thành tớch đạt được trong những năm qua
Sau đây là một số chỉ tiêu đánh giá sự phát triển của công ty trong những năm gần đây:
Tốc độ tăng tr-ởng của công ty trong những năm gần đây:
Chỉ tiờu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
Doanh thu thuần 35,964,512,067 50,312,745,130 76,656,702,090 Lợi nhuận thuần 1,232,689,259 2,272,974,939 5,092,792,145 TN bỡnh quõn đầu ngƣời 2,560,000 2,950,000 3,342,000 Tổng vốn kinh doanh 22,826,694,518 31,282,788,758 47,064,849,086
(Nguồn tài liệu trớch BCTC năm 2010, 2011)
2.1.3. Quy trỡnh tổ chức sản xuất kinh doanh của Cụng ty TNHH may Thiờn Nam
Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh tại cụng ty là: Sản xuất hàng may mặc
Tiếp nhận đầu tƣ xuất nhập khẩu uỷ thỏc, làm đại lý mua bỏn ký gửi hàng hoỏ. Sản phẩm chủ yếu của cụng ty là ỏo sơ mi phục vụ nhu cầu trong nƣớc và xuất khẩu.
Trƣờng Đại học Dõn lập Hải Phũng Khúa luận tốt nghiệp
Sinh viờn: Lƣu Quỳnh Thƣ 37 Lớp: QTL401K
Sơ đồ 2.1
Quy trỡnh sản xuất.
Từ nguyờn nhiờn phụ liệu chớnh là vải, qua cụng đoạn cắt, thờu (nếu cú), căn cứ vào kế hoạch sản xuất đi hàng cấp phỏt bỏn thành phẩm sang từng chuyền may. Sau khi may xong đƣợc chuyển qua bộ phận kiểm hoỏ kiểm tra chất lƣợng → May → KCS Cụng ty → Nhập là → Kiểm hoỏ là → Đúng gúi → Nhập kho. Những sản phẩm của cụng ty luụn đảm bảo chất lƣợng, tạo niềm tin, uy tớn với khỏch hàng.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức của Cụng ty TNHH may Thiờn Nam
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ bộ mỏy tổ chức quản lý (Trang 38)
* Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận:
Giỏm đốc cụng ty: NGUYỄN THỊ THIấN Lí.
Nhiệm vụ: Chịu trỏch nhiệm chỉ đạo chung và điều hành hoạt động kinh doanh của cụng ty, xõy dựng chiến lƣợc kế hoạch, chiến lƣợc cho cụng ty phỏt triển .
Phú giỏm đốc 1: PHẠM ANH PHƢƠNG.
Chịu sự quản lý của Giỏm đốc, thay mặt giỏm đốc kiểm soỏt toàn bộ hoạt động của cụng ty, chịu trỏch nhiệm toàn bộ kế hoạch đƣợc đề ra. Thƣờng xuyờn bỏo cỏo với Giỏm đốc về cụng việc mà mỡnh đảm nhiệm.
Phú Giỏm đốc 2: TRẦN THỊ MINH PHƢƠNG.
Trực tiếp điều hành sản xuất, quản lý sử dụng lao động, kỹ thuật, vật tƣ thiết bị, kiểm tra chất lƣợng sản phẩm, an toàn lao động…Chịu trỏch nhiệm những phần cụng việc đƣợc phõn cụng trƣớc Giỏm đốc xớ nghiệp và cụng ty. Thƣờng xuyờn bỏo cỏo với Giỏm đốc về cỏc cụng việc mỡnh đƣợc phõn cụng và phụ trỏch.
Nguyờn nhiờn phụ liệu Cắt May
Là, hoàn thiện Nhập kho
Sinh viờn: Lƣu Quỳnh Thƣ 38 Lớp: QTL401K Phũng kế hoạch Phũng kế toỏn Phũng hành chớnh Phũng IE PHể GIÁM ĐỐC 1 Cụm may 1 Phũng Kỹ thuật PHể GIÁM ĐỐC 2 Tổ Cắt Phũng Cơ điện Trƣởng ca 1 Trƣởng ca 2 Tổ kiểm hoỏ BP là BP hũm hộp Cụm may 2 GIÁM ĐỐC
Trƣờng Đại học Dõn lập Hải Phũng Khúa luận tốt nghiệp
Sinh viờn: Lƣu Quỳnh Thƣ 39 Lớp: QTL401K
Phũng kế hoạch
Cú chức năng tham mƣu giỳp giỏm đốc trong cỏc lĩnh vực quản lý kinh tế, hợp đồng kinh tế, kế hoạch sản xuất, thiết bị thi cụng, cung ứng vật tƣ, tổ chức hệ thống quản lý kho tàng của cụng ty.
Phũng hành chớnh
Cú chức năng tham mƣu cho giỏm đốc cụng ty trong lĩnh vực quản lý nhõn sự, sắp xếp, cải tiến tổ chức quản lý, bồi dƣỡng, đào tạo và tuyển dụng lao động. Thực hiện chức năng lao động tiền lƣơng và quản lý hành chớnh văn phũng của cụng ty.
Phũng kế toỏn:
Chịu trỏch nhiệm về cụng tỏc tài chớnh kế toỏn, đảm bảo phản ỏnh kịp thời, chớnh xỏc cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty.
Chức năng kiểm tra, giỏm sỏt cụng tỏc tài chớnh kế toỏn của cỏc đơn vị trực thuộc, đảm bảo chấp hành đỳng quy chế tài chớnh của cụng ty và phỏp lệnh kế toỏn thống kờ.
Phũng IE
Chịu sự quản lý của Phú Giỏm đốc1, làm nhiệm vụ nghiờn cứu, cải tiến cỏc thao tỏc, tổ chức, thiết bị sản xuất…tại Cụng ty.
Cụng ty TNHH may Thiờn Nam là cụng ty mới thành lập, cơ cấu tổ chức của cụng ty tinh giản, gọn nhẹ. Cỏc quyền hạn, trỏch nhiệm của cỏc phũng ban đƣợc phõn định rừ ràng. Điều đú cú thể giỳp học phỏt huy đƣợc sự năng động sỏng tạo của mỡnh gúp phần nõng cao hiệu quả kinh doanh của Cụng Ty.
2.1.5. Tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty TNHH may Thiờn Nam
2.1.5.1. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại Cụng ty TNHH may Thiờn Nam
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh, cụng ty tổ chức bộ mỏy kế toỏn phự hợp với tỡnh hỡnh tổ chức cụng tỏc kế toỏn đỏp ứng nhu cầu quản lý, điều hành cụng việc theo hỡnh thức tập trung. Theo mụ hỡnh này, phũng kế toỏn làm nhiệm vụ tổng hợp và hạch toỏn chi tiết, lập bỏo cỏo tài chớnh, phõn tớch hoạt động kinh tế, kiểm tra cụng tỏc kế toỏn toàn cụng ty.
Sinh viờn: Lƣu Quỳnh Thƣ 40 Lớp: QTL401K
Sơ đồ 2.3. Bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty TNHH may Thiờn Nam
Nhiệm vụ của từng ngƣời trong phũng kế toỏn nhƣ sau:
Trong phũng kế toỏn dƣới sự chỉ đạo của kế toỏn trƣởng, cỏc kế toỏn làm phần việc cụ thể đó đƣợc giao trực tiếp đồng thời hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành cụng việc.
- Kế toỏn trưởng chịu trỏch nhiệm tổng hợp tất cả cỏc phần hành kế toỏn của
kế toỏn viờn 1 và 2, đồng thời chịu trỏch nhiệm trực tiếp phần hành kế toỏn tổng hợp chi phớ sản xuất, tiờu thụ sản phẩm và xỏc định kết quả kinh, lập bỏo cỏo tài chớnh kế toỏn.
- Thủ quỹ kiờm kế toỏn tiền lương chịu trỏch nhiệm tớnh lƣơng và phỏt lƣơng
cho cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty.
- Kế toỏn vốn bằng tiền, hàng tồn kho, TSCĐ chịu trỏch nhiệm cỏc phần hành
kế toỏn vốn bằng tiền và tớnh giỏ hàng tồn kho, quản lý tớnh và trớch khấu hao TSCĐ
Cụng việc của từng nhõn viờn nhƣ sau:
Kế toỏn vốn bằng tiền, hàng tồn kho, TSCĐ
- Hàng ngày phản ỏnh tỡnh hỡnh thu chi tiền mặt. Thƣờng xuyờn đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sỏch, phỏt hiện và xử lý kịp thời sai sút trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt.
- Phản ỏnh tỡnh hỡnh tăng giảm và số dƣ tiền gửi ngõn hàng hàng ngày, giỏm sỏt việc chấp hành chế độ thanh toỏn khụng dựng tiền mặt.
- Phản ỏnh cỏc khoản tiền đang chuyển, kịp thời phỏt hiện nguyờn nhõn làm cho tiền đang chuyển bị ỏch tắc để doanh nghiệp cú biện phỏp thớch hợp, giải phúng nhanh tiền đang chuyển kịp thời.
Kế toỏn trƣởng
Thủ quỹ kiờm kế toỏn tiền lƣơng
Kế toỏn vốn bằng tiền, hàng tồn kho, TSCĐ
Trƣờng Đại học Dõn lập Hải Phũng Khúa luận tốt nghiệp
Sinh viờn: Lƣu Quỳnh Thƣ 41 Lớp: QTL401K - Ghi chộp, phản ỏnh tổng hợp chớnh xỏc, kịp thời số lƣợng, giỏ trị TSCĐ hiện cú, tỡnh hỡnh tăng giảm và hiện trạng của TSCĐ trong phạm vi doanh nghiệp cũng nhƣ từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thụng tin để kiểm tra, giỏm sỏt thƣờng xuyờn việc giữ gỡn, bảo quản, bảo dƣỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tƣ đổi mới TSCĐ trong từng doanh nghiệp.
- Tớnh toỏn và phõn bổ chớnh xỏc mức khấu hao TSCĐ vào chi phớ sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mũn của TSCĐ.
- Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toỏn chi phớ sửa chữa TSCĐ, tập hợp chớnh xỏc và phõn bổ hợp lý chi phớ sửa chữa TSCĐ vào chi phớ kinh doanh. - Ghi chộp tớnh toỏn phản ỏnh trung thực kịp thời số lƣợng chất lƣợng và giỏ thành thực tế của nguyờn nhiờn phụ liệu, CCDC, thành phẩm nhập kho.
- Tập hợp và phản ỏnh đầy đủ chớnh xỏc kịp thời số lƣợng và giỏ trị nguyờn nhiờn phụ liệu, CCDC xuất kho, kiểm tra tỡnh hỡnh chấp hành cỏc định mức tiờu hao.
- Phõn bổ hợp lý giỏ trị nguyờn nhiờn phụ liệu, CCDC vào chi phớ sản xuất kinh doanh.
- Hạch toỏn chi tiết hàng tồn kho phải đƣợc thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhúm.
- Tớnh toỏn phản ỏnh chớnh xỏc số lƣợng giỏ trị tồn kho, phỏt hiện kịp thời thừa thiếu, ứ đọng, kộm phẩm chất để cú biện phỏp xử lý kịp thời.
Thủ quỹ kiờm kế toỏn tiền lương:
- Theo dừi và quản lớ tỡnh hỡnh tăng giảm quỹ tiền mặt, tồn quỹ đầu kỡ và cuối kỡ.
- Tổ chức ghi chộp, phản ỏnh, tổng hợp số liệu về số lƣợng lao động, thời gian, kết quả lao động, tớnh lƣơng và trớch cỏc khoản theo lƣơng, phõn bổ chi phớ nhõn cụng theo đỳng đối tƣợng sử dụng lao động.
- Hạch toỏn lao động tiền lƣơng theo đỳng chế độ phƣơng phỏp.
- Theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn tiền lƣơng, tiền thƣởng, phụ cấp, trợ cấp cho ngƣời lao động.
Sinh viờn: Lƣu Quỳnh Thƣ 42 Lớp: QTL401K
Kế toỏn trưởng:
- Tổ chức điều hành cụng tỏc kế toỏn của cụng ty, chịu trỏch nhiệm giỏm sỏt cụng việc của cỏc kế toỏn viờn.
- Tập hợp chi phớ sản xuất phải đƣợc tiến hành theo một trỡnh tự hợp lý, khoa