Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đựợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên nhật ký chung.
Hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký chung bao gồm 07 sổ: 1. Sổ nhật ký chung 2. Sổ nhật ký mua hàng 3. Sổ nhật ký bán hàng 4. Sổ quỹ tiền mặt 5. Sổ tiền gởi ngân hàng 6. Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa 7. Sổ cái chi tiết các tài khoản
Hệ thống chứng từ theo hình thức nhật ký chung bao gồm:
¾ Chứng từ thu – chi
¾ Chứng từ kế toán
¾ Hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào
¾ Hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ.
Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Sơđồ 3.3: Sơđồ ghi chép theo hình thức nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệđối chiếu, kiểm tra
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Để đáp ứng nhu cầu hoạt động, phòng kế toán tại đơn vị còn được trang bị phần mềm kế toán AC SOFT để hỗ trợ cho việc ghi chép.