1: máy kế toán trởng 2: máy kế toán viên
3.3.1 Thay đổi máy móc thiết bị của hệ thống:
Hệ thống không mới không cần phải loại bỏ hay thay thế bất kỳ một thiết bị mới nào vì hệ thống vốn có vẫn có thể đáp ứng đợc mục tiêu hoạt động cũng nh mục đích hoạt động của công ty. Tuy nhiên, để hệ thống thông tin kế toán có thể hoạt động một cách hiệu quả thì vẫn cần đầu t thêm về mảng vật t hay quản lý kho.
Hiện nay, kho vật t của công ty quản lý không đợc tốt bởi vì trong thời gian qua, nhân sự có biến động và công ty hầu nh không kiểm soát chặt chẽ trong công tác quản lý kho vật t. Công tác vật t gặp vấn đề ngay từ lúc chuẩn bị mua vật t đến lúc lấy vật t ra khỏi kho.
Vấn đề đầu tiên: cán bộ mua vật t chỉ tiến hành làm thủ tục tạm ứng mua vật t khi có yêu cầu của bên kỹ thuật mà không hề có kế hoạch dự trù vật t cũng nh kiểm soát vật t còn hay hết trong kho. Có rất nhiều lúc công nhân chơi dài vài ngày vì không có vật t sản xuất dẫn đến chậm tiến độ thi công của công ty.
Vấn đề thứ hai: khi tạm ứng đi mua vật t, số tiền mua vật t nhiều lúc không phải là tiền mua vật t mà còn là tiền đi trả nợ vật t. Giấy tạm ứng mua vật t ghi rất chung chung, không cụ thể một mặt hàng nào cả, nhiều lúc tạm ứng một cục để mua cho vài lần. Sự quản lý lỏng lẻo dẫn đến mất kiểm soát vật t mà điển hình là báo cáo tài chính năm 2008 mãi đến tháng 7 năm 2009 mới đợc hoàn thành.
Vấn đề thứ ba: các vật t phụ nh khoá, ốc vít, clemon… thì đợc khoá kỹ còn vật t chính là các thanh nhựa lại không đợc quản lý. Công nhân khi thi công có thể lấy thanh nhựa ở bất kỳ lúc nào, có thể lấy nguyên cây mới hay lấy cây cũ (dở) tuỳ sở thích. Trên phòng kỹ thuật chỉ tính đến số mét chiều dài thanh nhựa sản xuất cửa mà không quan tâm đến số lợng chiều dài thực tế của thanh nhựa, điều này dẫn đến số mét thực tế của thanh nhựa trên sổ sách còn nhiều nhng số mét thực tế có thể sử dụng còn rất ít. Nó gây ra lãng phí vật t rất nhiều.
Vấn đề thứ t: sản phẩn phế phẩm cũng nh các đầu mẩu thanh nhựa, thép bị loại bỏ không dùng đợc vẫn không đợc xử lý qua nhiều năm, nằm chất đống trong kho, chiếm gần nửa diện tích dành để cất trữ vật t. Số đầu mẩu này thực tế công ty không thể tái sử dụng cho bất cứ mục đích gì. Bởi vì quản lý kho không tốt nên vẫn phải giữ lại để làm căn cứ cho số vật t tiêu hao hàng năm.
Vấn đề thứ năm: khi có vật t cần xuất (rất nhiều lần trong ngày), cán bộ vật t phải di chuyển từ văn phòng xuống kho để xuất, sau đó lại quay lại văn phòng để lập phiếu, ghi sổ…gây lãng phí thời gian cũng nh công sức nhân viên trong khi nhân sự của công ty không đủ.
Vấn đề thứ năm: công nhân của công ty không có ý thức trong việc sản xuất cũng nh tiết kiệm vật t. Để tiết kiệm tiền, công ty mua vít khoan loại thờng (không tốt) để sử dụng, loại vít này rất khó để lắp cửa. Công nhân
thao tác không khoa học, vật t để vơng vãi nhiều nơi, thành phẩn cũng nh sản phẩm dở dang để chung với nhau… thể hiện sự yếu kém trong vấn đề quản lý sản xuất.
Quản lý kho từ trớc đến giờ đều chỉ có một ngời thực hiện, vừa mua vật t, vừa xuất nhập kho. Quản lý vật t chủ yếu dựa trên số liệu giấy tờ mà rất ít dựa trên số liệu thực tế. Hao hụt vật t không kiểm soát đợc dẫn đến sai lệch số liệu giữa số sổ sách và số thực tế. Di chuyển không hợp lý càng làm cho hiệu quả công việc không đợc cao, không đáp ứng đợc yêu cầu của công việc.
Để giải quyết triệt để vấn đề này, hệ thống mới đòi hỏi phải có sự thay đổi cả về phần cứng, phần mềm cũng nh con ngời trong hệ thống. Thay đổi về con ngời cũng nh phần mềm sẽ nói trong phần sau, phần này chỉ đề cập đến thay đổi phần cứng của hệ thống.
Hệ thống mới không đòi hỏi đầu t máy cho quản lý kho bởi vì quản lý kho thực tế đã có máy. Tuy nhiên, máy của quản lý kho lại để ở trên văn phòng trong khi công việc quản lý kho lại yêu cầu cần ở thờng xuyên dới kho. Dới xởng sản xuất hiện đợc trang bị một máy dùng để lập báo cáo cũng nh sử dụng cho tính toán lại trong sản xuất. Máy không đợc sử dụng thờng xuyên nên có thể dùng chung cho công tác quản lý kho dới xởng. Một bất tiện khá lớn là khi cần báo cáo chi tiết thì dới kho vẫn phải lên văn phòng vì nhiều thông tin không thể nói qua điện thoại đợc. Có thể giải quyết triệt để vấn đề này bằng mạng Internet. Mọi thông tin cần gửi có thể gửi qua hòm th điện tử kết hợp với điện thoại. Nối mạng rất có ích khi ngời quản lý kho có thể báo cáo kịp thời về số liệu kho cũng nh đối chiếu tức thời giữa số liệu kho và số liệu trên sổ của kế toán.
Mô hình bên dới thể hiện hệ thống hiện tại và hệ thống mới sau khi đ- ợc kết nối internet dới điều kiện quản lý kho trực tiếp ở dới xởng.
Hình 3. 1: Hệ thống TTKT ở Cty CP DDT&TM Vinaconex
ở hệ thống hiện tại, quản lý kho bị tách rời khỏi hệ thống. Thực tế, quản lý kho không tách rời khỏi hệ thống mà là công tác quản lý kho yếu đến mức dờng nh tách rời khỏi hệ thống. Nếu xét trên hệ thống mới sử dụng chung phần mềm kế toán Misa thì quản lý kho thuộc hệ thống hiện tại bị tách rời khỏi hệ thống
Mọi số liệu về công tác quản lý kho của hệ thống hiện tại đều do nhân viên phòng vật t thực hiện. Số liệu cũng nh thông tin đều sử dụng phần mềm văn phòng trong khi số liệu và thông tin của phòng kế toán đều sử dụng phần mềm kế toán Misa. Nh vậy, về phần mềm không có sự tơng thích. Kế toán nhập thông tin vật t dựa trên thông tin của quản lý kho cung cấp. Thế nên có thể nói hệ thống hiện tại, giữa quản lý kho và hệ thống kế toán không có kết nối với nhau.
Hệ thống hiện tại A 1 2 4 3 Không kết nối Quản lý Kho Công tác kế toán
Hình 3. 2: HTTT Kế toán sau khi đợc thay đổi
ở hệ thống mới, quản lý kho dùng chung với phần mềm kế toán và các máy đều đợc nối mạng với nhau nên công tác quản lý kho trở thành một phần của hệ thống kế toán.
u điểm: Tiết kiệm thời gian. Quản lý dễ dàng, chính xác
Nhợc điểm: phát sinh chi phí đầu t và chi phí duy trì hoạt động
Bảng 3.1: Bảng giá cớc dịch vụ ADSL dành cho doanh nghiệp của Viettell
NỘI DUNG GểI DỊCH VỤ CHO DOANH NGHIỆP
Nội dung Chi tiết Office C Net C
Tốc độ tối đa 1664/640Kbps 2048/640Kbps
Tiện ớch cơ bản
Sử dụng những ứng dụng cơ bản với chất lượng đảm bảo, cú thể sử dụng hầu hết cỏc ứng dụng khỏc trờn mạng, khả năng kết nối từ 1-3 mỏy.
Sử dụng tốt cỏc ứng dụng cao cấp trờn mạng: xem film, game online, music, tải file dữ liệu lớn, video conference, kết nối trờn 6 mỏy tớnh Phương ỏn Lưu lượng Phớ lưu lượng sử dụng (tớnh trờn 1MB gửi & nhận)