1: máy kế toán trởng 2: máy kế toán viên
2.3.3 Nguồn nhân lực.
Vì là công ty sản xuất cửa nhựa, một sản phẩn liên quan đến ngành xây dung, hơn nữa, sản phẩm của công ty chủ yếu đều tập trung vào các công trình nhà cao tầng mà không phải nhà dân nên hoạt động sản xuất của công ty gần nh có xu hớng vụ mùa. Chính vì vậy mà công việc kế toán của công ty lúc nhiều lúc ít.
Khi không có việc, kế toán ngồi chơi cả ngày, có lúc cả tháng chỉ có một vài hóa đơn chứng từ để kê khai thuế. Đến cuối năm, công việc dồn lại, nhân viên phải làm thêm ngoài giờ là chuyện thờng. Chính vì vậy mà nếu nói nhân sự đủ hay không đủ dờng nh không đợc chính xác.
Nhân sự kế toán từ đầu năm 2008 đến nay có nhiều sự biến động. Một kế toán viên đợc tuyển vào tháng 4 năm 2008, đến tháng 6 cùng năm, kế toán viên cũ và thủ quỹ đồng thời nghỉ thai sản, phòng kế toán chỉ còn 2 ng- ời làm việc. Đến đầu năm 2009, hai nhân viên nghỉ thai sản đi làm lại, đồng thời có thêm một kế toán mới. Đến cuối tháng 5 năm 2009, một kế toán viên nghỉ, một kế toán chuyển sang làm phòng kỹ thuật, phòng kế toán lại chỉ có 3 ngời giống nh lúc đầu.
Để có thể sử dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán, ngời kế
Các phần mềm có bản
quyền hoặc miễn phí Các phần mềm không có bản quyền
Bkav Kế toán Misa Vietkey Font … Window Microsoft Office Auto cad Là các phần mềm ứng dụng nhỏ hoặc hỗ trợ, đ ợc viết bởi các công ty, cá nhân trong n ớc
Là các phần mềm lớn, dung l ợng trên 200M, đ ợc viết bởi các công ty n ớc ngoài.
toán viên cần phảI biết sử dụng công nghệ thông tin, hay nói đơn giản là biết sử dụng máy vi tính. Máy vi tính du nhập vào Việt Nam từ rất lâu rồi, đến bây giờ, sử dụng máy tính là một kiến thức phổ thông của lớp trẻ. Mà nhân sự phòng kế toán đều là ngời trẻ, đều sử dụng máy tính một cách thành thạo.
Tuy nhiên công ty không hề có ngời quản trị mạng hay ngời quản trị hệ thống công nghệ thông tin, thế nên công nghệ thông tin đợc ứng dụng trong công tác kế toán chỉ dừng ở mức độ sử dụng phần mềm kế toán máy thông thờng.
2.3.4 Tài chính
Công ty luôn gặp khó khăn về tài chính, dễ hiểu vì sao công ty không có nhiều sự quan tâm đến đầu t cho công nghệ thông tin ở công ty. Đầu t lớn nhất cho công nghệ thông tin có lẽ là việc bỏ tiền ra mua 8 bộ máy tính (giá trên 7 triệu đồng/bộ) khi mới thành lập.
Việc lắp mạng Internet vào năm sau không hẳn là đầu t cho công nghệ thông tin mà là đầu t để chơi chứng khoán. Mạng internet hầu nh không phục vụ gì cho công việc hàng ngày mà chỉ dùng vào mục đích giải trí (xem phim, tin tức…)
Phần mềm của công ty hầu hết đều dùng bản crack, duy nhất có một phần mềm bản quyền là phần mềm kế toán Misa đợc mua vào tháng 6 năm 2008, khi mà phần mềm kế toán cũ không đáp ứng đợc.
Phần mềm kế toán Misa đợc đầu t cũng không triệt để. Một phần mềm đợc mua, thông thờng phải kèm theo một khoá hớng dẫn sử dụng ngắn ngày, công ty không đầu t học sử dụng mà để nhân viên tự mày mò nghiên cứu. Thông thờng, phần mềm này dùng cho một vài ngời vì có rất nhiều phân hệ cho các nghiệp vụ kế toán khác nhau. Mỗi ngời sử dụng vài phân hệ thì mới hiệu quả, tuy nhiên vào thời điểm đầu t thì chỉ có duy nhất 2 ngời dùng là kế toán trởng và 1 kế toán viên.
Việc thiếu đầu t cho hệ thống thông tin còn thể hiện ở việc địa giới hành chính của Vĩnh Phúc chuyển về Hà Nội đã lâu, tuy nhiên thông tin trong phần mềm vẫn ghi Mê Linh – Vĩnh Phúc thay vì Mê Linh – Hà Nội.
Tóm lại, công ty không hề có bất kỳ một kế hoạch cụ thể nào cho việc đầu t vào hệ thống thông tin kế toán.
Kết luận chơng ii:
Với thực trạng công tác kế toán ở công ty Cổ phần đầu t và thơng mại Vinaconex, ta có thể nhận thấy đợc công ty hiện tại cha sử dụng hệ thống thông tin kế toán một cách hợp lý và hiệu quả.
* Công ty sử dụng hệ thống thông tin kế toán của mình không hợp lý ở chỗ:
- Cha phân công công tác hoạt động nghiệp vụ một cách hợp lý. Một phần mềm lớn mà chỉ có một ngời sử dụng, trong khi đó, kế toán còn phải kiêm việc của thủ quỹ (vừa đá bóng, vừa thổi còi).
- Mọi thông tin đầu vào của hệ thống thông tin kế toán không đầy đủ và chính xác. Thông tin kế toán xuất phát từ rất nhiều nguồn, tuy nhiên, chúng lại cha đợc chuẩn hoá thành một mã riêng mà mỗi bộ phận tự quy định một kiểu, dẫn đến hiện tợng một khách hàng ghi hai công trình.
- Công ty không chú trọng đến đầu t cho hệ thống thông tin kế toán một cách bài bản mà theo kiểu tự phát, ngẫu nhiên. Điển hình là việc đầu t phần mềm kế toán Misa, không hề có kế hoạch dự trù kinh phí đầu t, đánh giá phần mềm, không hề có quỹ dành cho đầu t hệ thống thông tin.
* Công ty sử dụng hệ thống thông tin kế toán không hiệu quả ở chỗ đầu t mua phần mềm sử dụng 11 phân hệ kế toán khác nhau nhng thực tế sử dụng mới đợc một nửa số phân hệ. Trong khi đó, một vài phân hệ hoàn toàn sử dụng đợc trong phần mềm nhng vẫn sử dụng phần mềm excel bên ngoài để tính nh làm bảng lơng, quản lý kho vật t.
Chính những điều trên đa ta đến việc đánh giá lại hệ thống thông tin kế toán của công ty và quyết định xem công ty nên thay đổi lại hệ thống thông tin kế toán của mình hay không. mục đích là tìm ra giải pháp ứng dụng hệ thống thông tin kế toán hợp lý trong công ty.
Chơng III
đề xuất giải pháp ứng dụng hệ thống thông tin trong công tác kế toán tại công ty