Giới thiệu công tác kế toán của công ty cổ phần đầu t và thơng mại vinaconex.
Công ty cổ phần đầu t và thơng mại Vinaconex tuy thuộc tổng công ty Vinaconex nhng không hoạt động trong lĩnh vực xây dựng. Công ty chuyên sản xuất và cung cấp cửa nhựa uPVC có lõi thép gia cờng cho các công trình của tổng công ty cũng nh nhà dân. Vì là công ty sản xuất nên công tác kế toán của công ty cũng giống nh hầu hết các công ty sản xuất thông th- ờng.
Quy trình làm việc của công tác kế toán đợc thể hiện ở hình 2.3. Quy trình bắt đầu bằng việc nhận hoá đơn chứng từ do các phòng ban khác chuyển về hoặc trực tiếp đi lấy từ khách hàng. Hoá đơn chứng từ do các phòng ban khác chuyển về hầu hết là hoá đơn đỏ mua vật t, tiếp khách…
ngoài ra còn có các chứng từ khác nh giấy nộp tiền tạm ứng, giấy tạm ứng, hợp đồng… Hoá đơn chứng từ do phòng kế toán lấy thông thờng là sổ phụ ngân hàng, giấy tạm ứng và hoàn tạm ứng cho nhân viên phòng, hoá đơn bán hàng… Phòng giám đốc Số l ợng: 1 Phòng kế toán Số l ợng: 4 Phòng kỹ thuật Số l ợng 3 Phòng tổ chức Số l ợng: 1 X ởng SX Số l ợng: 6 Đội lắp dựng Số l ợng: 5 Lái xe Số l ợng: 1 Điều chuyển Ra, vào
Khi kế toán viên có hoá đơn chứng từ trong tay, việc đầu tiên là kiểm tra tính hợp lệ của hoá đơn chứng từ đó. Nếu là các hoá đơn đỏ hoặc là hoá đơn bán hàng thông thờng, việc đầu tiên cần kiểm tra là tính hợp lệ của các hoá đơn đó bằng các kiểm tra mã số thuế trên mạng. Sau đó kiểm tra hàng hoá có phù hợp với mặt hàng công ty đó cung cấp không, kiểm tra giá trị hàng hoá ghi trên hoá đơn và số lợng hàng hoá có khớp với bảng kê kèm theo không… Đối với các chứng từ khác cũng đợc kiểm tra xem có phù hợp hay không. Nếu toàn bộ số hoá đơn chứng từ đó không hợp lệ, trả lại và yêu cầu hoàn thành đầy đủ hoá đơn chứng từ. Nếu đã hợp lệ, chuyển sang bớc tiếp theo.
Phân loại hoá đơn chứng từ nhằm mục đích xác định xem hoá đơn chứng từ đó cần ghi vào mục nào của công tác kế toán. Ví dụ hoàn ứng, có thể ghi vào mục tạm ứng, cũng có thể trừ trực tiếp vào lơng. Hoá đơn có thể treo công nợ, có thể là thanh toán trực tiếp… Phân loại hoá đơn chứng từ rất có lợi khi có nhiều mảng kế toán cần làm vì nó giúp cho kế toán viên kiểm soát đợc công việc của mình.
Hình 2.3: Lu đồ quy trình công việc kế toán trong công ty CP ĐT&TM Vinaconex
Nhập vào máy là công việc của kế toán viên ghi sổ kế toán. Trớc kia, khi cha áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán, công việc nhập vào máy chính là công việc ghi sổ cái hàng ngày. Từ các số liệu trên hoá đơn chứng từ, kế toán viên tiến hành hạch toán các nghiệp vụ kế toán vào máy đồng thời ghi sổ các nghiệp vụ đó. Trờng hợp này cũng xuất hiện rất nhiều lỗi từ các hoá đơn đa về. Ví dụ hoá đơn đa về trong khi máy cha xác nhận đợc tên nhà cung cấp cũng nh khách hàng, trờng hợp này cũng phải trả lại để bổ xung cho đầy đủ. Đây là bớc kiểm tra lần thứ hai của kiểm tra
Nhận hoá đơn chứng từ Phân loại HĐ CT Sửa, bổ xung Lập báo cáo Nhập vào máy Bắt đầu Kiểm tra tính hợp lệ hoá đơn chứng từ
Máy báo lỗi, dữ liệu không hợp lệ Kết thúc Đ S Đ S
hoá đơn chứng từ nhằm đảm bảo hoá đơn chứng từ hợp lệ và không sai sót khi hoạch toán các nghiệp vụ kế toán.
Lập báo cáo có thể đợc coi là công đoạn cuối của công tác kế toán. Đối với rất nhiều công ty, đặc biệt là các ngân hàng, cuối ngày đều có khoá sổ kế toán, đây là một hình thức lập báo cáo ngày của ngân hàng. Đối với các công ty khác, báo cáo chỉ đợc lập vào cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, khi mà cần lu trữ hoặc báo cáo nhà nớc. Trong rất nhiều trờng hợp, khi ban giám đốc hoặc các phòng ban khác cần số liệu kế toán, quá trình lập báo cáo cũng đợc tiến hành nhằm cung cấp số liệu một cách chính xác nhất.
Số liệu kế toán đợc sử dụng cho hầu hết các phòng ban trong công ty, từ phòng giám đốc đến phòng kỹ thuật, tổ chức hay xởng sản xuất, số liệu đợc nhiều ngời sử dụng nhất chính là số tiền tạm ứng của các cá nhân.
Trong điều kiện khó khăn về tài chính khi tiền lơng cha có, hầu hết nhân viên của công ty đều phải tạm ứng, chính vì vậy mà số liệu kế toán đều đợc mọi ngời sử dụng. Ngoài ra, còn có rất nhiều số liệu kế toán khác đợc sử dụng nh bảng chấm công dùng cho phòng tổ chức làm lơng, bảng tổng hợp công nợ dùng cho phòng kỹ thuật đi đòi nợ, bảng tổng hợp vật t cho phòng vật t, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho nhà n- ớc cũng nh ban giám đốc… Mô hình sử dụng thông tin kế toán đợc mô tả ở hình 2.4.
Hình 2.4: Mô hình sử dụng thông tin kế toán ở công ty cổ phần đầu t và thơng mại Vinaconex
Công ty cổ phần đầu t và thơng mại Vinaconex là một công ty nhỏ chuyên sản xuất và lắp đặt cửa nhựa uPVC có lõi thép gia cờng. Vì là công ty sản xuất nên nghiệp vụ kế toán của công ty hầu nh có tất cả. Tuy nhiên, vì là công ty nhỏ nên số lợng bút toán trong tháng hầu nh không nhiều. Công ty hiện tại đang áp dụng hệ thống kế toán cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Cục thuế Hà Nội là cơ quan giám sát trực tiếp công ty.
Một số chỉ tiêu tài chính của công ty cổ phần đầu t và thơng mại vinaconex năm 2007.
Chỉ số thanh toán
Chỉ số thanh toán hiện hành: là chỉ số đo lờng khả năng doanh nghiêp đáp ứng các nghĩa vụ tài chính ngắn hạn. Chỉ số này ở mức 2-3 đợc xem là tốt. Chỉ số càng thấp, doanh nghiệp càng gặp khó khăn.
Công thức tính:
Chỉ số thanh toán hiện hành = tài sản lu động / nợ ngắn hạn =5,870,528,325 / 4,750,666,431 =1.24 Phòng giám đốc BC HĐ SXKD… BC tiền mặt… BC khác… Phòng kế toán Phòng kỹ thuật Công nợ Tạm ứng ... Phòng tổ chức Tạm ứng Chấm công ... Nhà n ớc BC thuế BC quyết toán ... Đối t ợng khác Tạm ứng ...
Chỉ số thanh toán nhanh: là chỉ số đo lờng mức thanh khoản. Công thức tính:
TTN = (Tiền mặt + ĐTTC ngắn hạn + Nợ pthu) / Nợ ngắn hạn. = (506,302,526 + 0 + 3,106,379,747) / 4,750,666,431 = 0.76
Chỉ số vòng quay hàng tồn kho: Chỉ số này cho biết doanh nghiệp bán hàng nhanh hay chậm, khả năng quản lý hàng tồn kho tốt hay xấu.
Công thức tính:
Vòng quay hàng tồn kho = giá vốn hàng bán / hàng tồn kho trung bình. =3,927,594,793/(2,257,846,052+2,190,574,383)/2 =1.77
Chỉ số hoạt động:
Tỷ suất sinh lợi trên tài sản (ROA): là chỉ số đo lờng hiệu quả hoạt động của công ty mà không quan tâm đến cấu trúc tài chính.
ROA = thu nhập trớc thuế và lãi vay/ tổng tài sản. = 2,125,053,866 / 6,806,560,931
= 0.31
Chỉ số rủi ro:
Tỷ số nợ trên tổng vốn: tỷ số này cho biết tỷ lệ nợ đợc sử dụng trong tổng cấu trúc vốn của công ty.
Công thức tính:
Tỷ số nợ trên tổng vốn = tổng nợ / tổng vốn
= 4,750,666,431 / 6,806,560,931 = 0.70
Nhân sự phòng kế toán của công ty cổ phần đầu t và thơng mại vinaconex
Hình 2.5: Biến động nhân sự phòng kế toán từ đầu năm 2008 đến nay
Phòng kế toán là một trong hai phòng chính của công ty. Trong thời gian gần đây, phòng kế toán có sự biến động nhân sự lớn. Cuối năm 2007, phòng kế toán có 3 ngời gồm một kế toán trởng, một kế toán viên và một thủ quỹ. đến tháng 4 năm 2008, nhân sự phòng kế toán bổ xung thêm một kế toán viên. Đến tháng 6 năm 2008, kế toán viên và thủ quỹ cùng nghỉ đẻ, công việc thực tế chỉ còn hai ngời làm. Tháng 2 năm 2009, hai kế toán nghỉ đẻ quay lại làm việc. Tháng 4 năm 2009, một kế toán mới lại đợc tuyển. Tháng 6 năm 2009, một kế toán viên rời công ty, một kế toán chuyển công tác sang phòng kỹ thuật. Nhân sự bây giờ của phòng chỉ còn một kế toán tr- ởng, một thủ quỹ, một kế toán viên. Hình bên dới thể hiện sự biến động nhân sự của phòng kế toán trong thời gian gần đây.
Tỷ lệ nhân viên của phòng kế toán so với số cán bộ nhân viên trong công ty là khá cao và là một trong những phòng có số lợng nhân viên đông nhất trong công ty.
Số ng ời làm việc thực tế Thời gian 2008 4/2008 6/2008 2/2009 4/2009 6/2009 1 2 4 5 3
Hình 2.6: Tỷ lệ nhân sự phòng kế toán/ nhân viên từ đầu năm 2008 đến nay
Trình độ học vấn của các nhân viên phòng kế toán đều tốt nghiệp đại học. Tuy nhiên, không phải ai cũng đợc đào tạo đúng chuyên ngành kế toán. Chỉ có kế toán trởng và kế toán viên mới vào tháng 4/2009 là đợc đào tạo trực tiếp chuyên ngành kế toán và đã có thời gian dài làm công tác kế toán tại đơn vị khác, còn lại đều là tự nghiên cứu và tích luỹ kinh nghiệm trong quá trình làm việc.
Công nghệ thông tin trong công tác kế toán
Công ty có sự đầu t ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán từ rất sớm, ngay khi mới thành lập, công ty đã dành một khoảng đầu t để trang bị phần cứng cũng nh phần mềm cho hệ thống kế toán. Tuy nhiên, theo thời gian, sự đầu t này trở lên ít ỏi, thậm chí còn không đợc quan tâm.
Vào tháng 3 năm 2004, khi công ty mới đợc thành lập, công ty đã dành ra hơn 70 triệu để đầu t phần cứng cho hệ thống thông tin của toàn công ty. Trong đó, hệ thống kế toán đợc đầu t 2 máy tính và một máy in, tổng số tiền đầu t khoảng 18 triệu đồng. Cấu hính máy tại thời điểm mua đợc coi là khá cao. Máy của kế toán trởng đợc đồng thời làm máy chủ của phòng kế toán, có cấu hình cao nhất so với các máy trong công ty. Máy thuộc dòng PIV, chíp 3.0Ghz, ổ cứng (HDD) 30G, bộ nhớ (DDRam) 512M. Các máy còn lại của công ty có cấu hình chíp 2.2 hoặc 2.4Ghz, ổ cứng (HDD) 20G, bộ nhớ (Ddram) 256M, thuộc dòng PIV. Cấu hình này hiện nay trên thế giới đã không còn sản xuất, chỉ có thể mua đợc từ các cửa hàng bán máy cũ.
Với cấu hình trên, hệ thống thông tin kế toán vẫn đáp ứng đợc nhu cầu
Số ng ời Thời gian 2008 4/2008 6/2008 2/2009 4/2009 6/2009 1 2 4 5 3 3/12 4/12 4/11 5/12 /12 3/10 4/11
sử dụng hàng ngày của công tác kế toán. Bởi vì thực tế công tác kế toán của công ty không sử dụng nhiều đến phần mềm đòi hỏi cấu hình cao.
Để phục vụ cho mục đích làm việc (cũng có phần giải trí), hệ thống thông tin kế toán đợc nối mạng với hệ thống thông tin chung của công ty và nối Internet.
Hình 2.7: Hệ thống thông tin kế toán của công ty cổ phần đầu t và thơng mại vinaconex
Về phần mềm, công ty có thể nói là ít đầu t. Khi mới thành lập, công ty sử dụng phần mềm kế toán viết sẵn đợc lấy từ công ty xây dựng số 7, đem nguyên toàn bộ chơng trình không chỉnh sửa về dùng cho công ty. Phần mềm kế toán này viết trên nền ngôn ngữ lập trình Fox6. Ngôn ngữ lập trình này hiện nay vẫn đợc dùng nhng chủ yếu đợc nhúng trong ngôn ngữ lập trình khác và nó đang đợc dần dần thay thế bởi các ngôn ngữ lập trình bậc cao khác. Vì phần mềm này hiện nay đã quá cũ, không đợc cập nhật nên hầu nh hay bị xung đột với các phần mềm ứng dụng mới hiện nay.
Hiện tại, công ty đang dùng phần mềm kế toán Misa.
Giới thiệu phần mềm kế toán Misa
Phần mềm kế toán Misa đợc viết bởi công ty cổ phần Misa (Tờn giao dịch: MISA Joint Stock Company, tờn viết tắt MISA JSC), đây là một công ty khá nổi tiếng trong lĩnh vực phần mềm. Công ty Misa có một số phần mềm nổi tiếng nh phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp (Misa mimosa), phần mềm kế toán doanh nghiệp ( Misa-sme), phần mềm kế toán xã (Misa bamboo.net), phần mềm quản trị quan hệ khách hàng (Misa crm.net) và phần mềm kế toán nghiệp vụ thi hành án (Misa panda.net).
Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp misa sme
1 2
Swith