Đối với các công ty lớn, có nhiều chi nhánh, trải khắp nơi nh ngân hàng, hệ thống thông tin đợc ứng dụng nhiều hơn và sâu hơn. Ngời nhập số liệu bây giờ không chỉ là ngời của công ty mà còn bởi chính khách hàng. Hệ thống ATM (cây rút tiền tự động thông qua thẻ) chính là một máy tính
A
Kế toán viên
X
Thu ngân
Kế toán viên không còn là ng ời trực tiếp nhập số liệu
1Khách hàng Khách hàng n 1 Chi nhánh n 1 Chi nhánh n 1 Chi nhánh n
sử dụng phần mềm riêng, khách hàng là ngời sử dụng, tơng tác trực tiếp, ra lệnh cho máy tính. Số liệu đợc truyền trực tiếp về trung tâm xử lý. Hệ thống thông tin của các ngân hàng cũng khác với hệ thống thông tin của siêu thị. Nếu ở siêu thị, hệ thống thông tin chỉ gói gọn trong một siêu thị (mạng LAN) thì ở các ngân hàng, mỗi chi nhánh đều có sự liên kết với nhau. Hệ thống máy tính không chỉ gói gọn trong một chi nhánh mà bao phủ rộng khắp cả nớc ( mạng WAN).
Nh vậy, ta có thể chia ra làm 3 loại hệ thống thông tin kế toán khác nhau cho các doanh nghiệp Việt Nam.
Loại 1: Hệ thống thông tin kế toán chỉ bao gồm một hoặc một số máy tính nối mạng với nhau thành một hệ thống, ngời sử dụng hệ thống là kế toán viên. Hệ thống này có hoặc không có ngời quản trị hệ thống, và xuất hiện ở hầu hết các doanh nghiệp ở Việt Nam.
Loại 2: Hệ thống thông tin kế toán không chỉ bao gồm máy tính mà còn bao gồm một số loại máy khác đợc nối với nhau thành một hệ thống. Ngời sử dụng là nhân viên trong công ty. Các máy này nối với nhau tạo thành một mạng LAN. Hệ thống này cần có ngời quản trị hệ thống, xuất hiện ở các doanh nghiệp kinh doanh lớn, có sự giao tiếp trực tiếp giữa khách hàng và ngời bán nh siêu thị nhà hàng, khách sạn…
Loại 3: Hệ thống thông tin kế toán bao gồm một hệ thống các loại máy khác nhau. Ngời sử dụng hệ thống không chỉ gói gọn trong các nhân viên trong công ty mà còn bởi khách hàng. Hệ thống máy tính nối mạng rộng khắp, bao gồm rất nhiều mạng LAN khác nhau tạo thành một mạng WAN. Số liệu đợc chuyển trực tiếp đến trung tâm xử lý đặt tại một nơi duy nhất. Hệ thống này cần có nhiều cấp quản trị hệ thống khác nhau. Cấp quản trị hệ thống cấp cơ sở (nhiều) và cấp quản trị hệ thống chung (một). Hệ thống này xuất hiện ở các ngân hàng trên toàn quốc.
Kết luận chơng i:
tác kế toán và hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp. Trong phần giới thiệu cơ sở lý luận của công tác kế toán, học viên chỉ tập trung vào giới thiệu nội dung công tác kế toán, yêu cầu của thông tin kế toán và các công việc thờng ngày của công tác kế toán. Trong phần giới thiệu hệ thống thông tin kế toán, học viên giới thiệu qua về hệ thống thông tin kế toán, cách xây dựng hệ thống thông tin kế toán và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán ở Việt Nam. Trong toàn bộ chơng 1, học viên tập trung vào mục xây dựng hệ thống thông tin kế toán vì nó là cơ sở, tiền đề cho việc đánh giá, thiết lập lại hệ thống thông tin kế toán của công ty ở phần sau.
chơng II
phân tích thực trạng công tác kế toán tại công ty và khả năng ứng dụng công nghệ thông tin 2.1 Giới thiệu về công ty cổ phần đầu t và thơng mại
vinaconex
Công ty cổ phần đầu t và thơng mại Vinaconex là một trong rất nhiều thành viên của tổng công ty Vinaconex. Ra đời ngày 11 tháng 03 năm 2004, dới sự góp vốn của 3 công ty lớn là Tổng công ty xuất nhập khẩu Việt Nam, Công ty cổ phần phát triển thơng mại Việt Nam và Công ty xây dựng số 7.
Tổng vốn điều lệ là 2 tỷ đồng trong đó, Tổng công ty xuất nhập khẩu Việt Nam góp 1,000 cổ phần, Công ty cổ phần xây dựng số 7 góp 9,200 cổ
phần và công ty cổ phần phát triển thơng mại Việt Nam góp 9,800 cổ phần. Tổng công ty xuất nhập khẩu Việt Nam còn đợc biết dới tên Tổng công ty Vinaconex góp vốn ít nhất nhng chủ yếu là góp thơng hiệu Vinaconex. Công ty cổ phần xây dựng số 7 còn gọi là Vinaconex 7 góp vốn lớn thứ hai nhng toàn bộ cơ cấu ban đầu của công ty cổ phần đầu t và thơng mại Vinaconex đều là ngời của Vinaconex 7. Giám đốc của công ty vốn là đội trởng thi công của Vinaconex 7. Chính vì cơ cấu của công ty xuất thân từ công ty xây dựng số 7 và giám đốc là đội trởng xây dựng nên mọi hoạt động của công ty đều mang phong cách của công ty xây dựng số 7, tác phong làm việc giống nh ở công trờng.
Khi công ty mới thành lập, công ty đăng ký hoạt động sản xuất ở Khu công nghiệp huyện Mê Linh tỉnh Vĩnh Phúc. Hiện tại, do một phần tỉnh Vĩnh Phúc trở về Hà Nội mà huyện Mê Linh là một trong số đó, công ty đã chuyển đổi giấy phép đăng ký kinh doanh về Hà Nội. Thực tế trớc đây, công ty đợc thành lập, thuê văn phòng của nhà Máy Kính, thuộc công ty xây dựng số 7 ở Huyện Mê Linh. Giờ mọi hoạt động đều đã chuyển về khu Mễ Trì Hạ và khu CN An Khánh nhng công ty vẫn đăng ký theo địa chỉ cũ là Mê Linh, Hà Nội.
Theo giấy phép đăng ký kinh doanh, ngành nghề đăng ký kinh doanh bao gồm:
- Sản xuất cửa nhựa, tấp lợp bằng nhựa, tấm nhựa ốp tờng, nhựa nát trần nhà, sàn nhà; cửa nhôm kính, cửa gỗ và các chất liệu nhân tạo khác;
- Sản xuất đồ gia dụng bằng nhựa; Sản xuất và buôn bán hàng thủ công mỹ nghệ; Sản xuất và mua bán vật liệu xây dựng; Mua bán hàng tiêu dùng, đồ gia dụng điện, điện tử, điện lạnh;
- Kinh doanh nhà hàng, khách sạn, khu vui chơi giải trí( cầu lông, bóng bàn, bi a, tennis); Mua bán vật t, vật liệu ngành nhựa; Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, cấp thoát nớc, điện dân dụng;
- Trang trí nội, ngoại thất công trình;
- Đầu t và kinh doanh bất động sản.
Tuy nhiên, trên thực tế công ty mới chỉ sản xuất và lắp đặt cửa nhựa. Công ty chỉ có duy nhất một trụ sở làm việc và một xởng sản xuất, không có bất kỳ cửa hàng, đại lý bán hàng hay phòng trng bày bán hàng.
Các sản phẩn của công ty là các cửa ra vào và cửa sổ. Công ty không có bất kỳ một mẫu mã cố định cũng nh kiểu dáng để giới thiệu với khách hàng. Tất cả các sản phẩm làm ra đều đợc thiết kế theo yêu cầu của khách hàng, phụ thuộc vào kích thớc của cửa cũng nh vật liệu (loại thanh nhựa) làm cửa. Vì các thanh nhựa của công ty đều có dạng thanh thẳng nên công ty không thể làm cửa có dạng uốn cong.
Cơ cấu tổ chức của công ty không thay đổi sau 5 năm hoạt động, bao gồm 2 cấp. Cấp 1 chính là ban giám đốc, cấp 2 là các phòng ban. Ban giám đốc của công ty có duy nhất một giám đốc, không có phó giám đốc. Các phòng ban khác của công ty bao gồm phòng tổ chức, phòng kế toán, phòng kỹ thuật, xởng sản xuất. Lái xe không đợc xếp phòng riêng, cũng không thuộc phòng tổ chức. Tuy nhiên để quản lý cũng nh làm lơng, lái xe đợc theo dõi bởi phòng tổ chức. Đội lắp dựng không đợc xếp thành phòng riêng, cũng không đợc tính vào bất kỳ phòng khác nh lái xe. Đợc hạch toán lơng riêng và tách khỏi công nhân xởng sản xuất. Cơ cấu tổ chức này không đợc cụ thể hoá bằng văn bản. Mọi việc đều đợc quyết định trực tiếp từ giám đốc. Trải qua hơn 5 năm hoạt động, nhân sự của công ty biến động rất nhiều. Có rất nhiều ngời đến cũng có rất nhiều ngời đi. Đối với một số ngời công ty giống nh một nơi trú chân tạm thời. Thành phần cốt cán của công ty bao gồm 1 giám đốc, một trởng phòng tổ chức, một kế toán trởng. Đây là những ngời đợc đích thân chủ tịch công ty ký quyết định bổ nhiệm. Cả 3 ngời này đều xuất thân từ công ty Vinaconex 7. Những ngời còn lại là đều đợc tuyển từ bên ngoài vào. Đến giữa năm 2008, một trong những thành viên cốt cán của công ty là trởng phòng tổ chức quyết định rời khỏi công ty. Các nhân viên khác nh kế toán, kỹ thuật trong các năm hoạt động có rất nhiều ngời rời khỏi công ty sau một thời gian công hiến cho công ty. Quyết định ra đi của mọi ngời đều liên quan đến vấn đề thu nhập.
Biến động nhân sự nhiều nhất ở phía công nhân. Công ty có hai loại công nhân là công nhân sản xuất và công nhân lắp dung. Công nhân sản xuất là công nhân chuyên sản xuất cửa nhựa, hoạt động dới xởng sản xuất và chịu sự quản lý trực tiếp từ xởng trởng. Công nhân lắp dựng là công nhân chuyên đi lắp dựng các công trình. Công nhân lắp dựng chịu sự quản lý trực tiếp của đội trởng lắp dựng, cũng là một công nhân lắp dựng. Thông thờng hàng năm, công ty đều phải tuyển một đợt công nhân mới vì số công nhân
cũ đa phần bỏ việc vì hoặc trả lơng chậm, hoặc không có việc để làm.
Tính đến ngày 31/12/2008, công ty có 11 cán bộ và 10 công nhân xản xuất và lắp dựng. Số lợng này đợc phân bổ theo sơ đồ tổ chức nhân sự ở bên dới:
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty cổ phần đầu t và thơng mại Vinaconex
Số lợng nhân sự biến động ở hầu hết tất cả các phòng. Riêng trong năm 2008, biến động nhân sự xảy ra ở tất cả các phòng (trừ phòng giám đốc).
Phòng tổ chức hành chính: nhân sự ban đầu có một ngời, nguyên là ng- ời của công ty xây dựng số 7, đợc chính chủ tịch hội đồng quản trị ký quyết định, nguyên trởng phòng tổ chức hành chính. Rời khỏi công ty vào tháng 7 năm 2008. Thay thế vị trí này là cán bộ vật t thuộc phòng kỹ thuật kiêm kinh doanh.
Phòng kỹ thuật: nhân sự ban đầu 5 ngời gồm một quyền trởng phòng và 4 nhân viên. Trong đó, một nhân viên làm vật t và 3 làm kỹ thuật. Sau này, vì nhân sự phòng hành chính không có nên nhân viên vật t chuyển sang phòng tổ chức (không có chức danh trởng phòng hoặc phó phòng), hai ngời chuyển công tác sang công ty khác vào tháng 6 (kỹ thuật viên) và tháng 10 (quyền trởng phòng). Đầu tháng 10, một nhân viên mới đợc tuyển vào phòng kỹ thuật (kỹ thuật viên kiêm vật t).
Phòng kế toán: Biên chế của phòng kế toán bao gồm 3 ngời gồm một kế
Phòng giám đốc Số l ợng: 1 Phòng kế toán Số l ợng: 4 Phòng kỹ thuật Số l ợng 3 Phòng tổ chức Số l ợng: 1 X ởng SX Số l ợng: 6 Đội lắp dựng Số l ợng: 5 Lái xe Số l ợng: 1
toán trởng, một kế toán viên và một thủ quỹ. Đến tháng 4/2008, một nhân viên mới đợc tuyển vào làm kế toán viên, đến đầu tháng 6, hai nhân viên của phòng là kế toán và thủ quỹ đồng thời nghỉ thai sản, phòng làm việc thực sự chỉ còn 2 ngời gồm kế toán trởng và kế toán viên (kiêm thủ quỹ).
Lái xe: Lái xe không thuộc một phòng nào của công ty. Tuy nhiên, đề kiểm soát quá trình hoạt động của xe cũng nh tính lơng cho lái xe, nhân viên lái xe đợc xếp vào sự quản lý của phòng tổ chức. Vào tháng 6/2008, do lái xe nghỉ việc nên vị trí lái xe đợc thay thế bởi một công nhân của đội lắp dựng.
Xởng sản xuất: xởng sản xuất có sự biến động ở số lợng công nhân sản xuất. Công nhân sản xuất đợc làm bảng lơng riêng, ăn lơng khoán theo sản phẩm. Chính vì vậy mà lơng công nhân cao hơn 2 đến 3 lần lơng cán bộ văn phòng. Tuy nhiên, vì lý do tài chính mà lơng công nhân (cũng nh cán bộ) đều bị chậm. Nhiều tháng công nhân chỉ có tiền ăn ca mà không có tiền l- ơng, thế nên công nhân sau một thời gian làm việc đều tìm chỗ mới để làm. Tháng 5 năm 2008 là thời điểm công nhân tuyển một loạt công nhân mới thay thế số công nhân cũ bỏ đi. Số công nhân mới đợc tuyển vào là 8 ngời bao gồm cả công nhân lắp dựng.
Đội lắp dựng: Công nhân lắp dựng cũng giống nh công nhân xởng sản xuất, ăn lơng khoán theo sản phẩm, đợc quản lý bởi một đội trởng làm một công nhân làm việc lâu năm, chịu sự quản lý trực tiếp từ giám đốc và phòng kỹ thuật. Ngoài ra, công nhân lắp dựng và công nhân xởng sản xuất nhiều khi đảo lẫn cho nhau. Tức là nhiều khi cần sản xuất nhiều, công nhân lắp dựng xuống xởng làm việc nh công nhân sản xuất và chịu sự quản lý của tr- ởng phòng sản xuất.
Hình 2.2: Sơ đồ biến động nhân sự của công ty cổ phần đầu t và thơng mại Vinaconex