I. KẾ HOẠCH KINH DOANH TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO MÁY ĐIỆN VIỆT NAM – HUNGGAR
2. Quy trình lập kế hoạch sản xuất của Công ty Cổ phần chế tạo máy điện Việt Nam – Hunggar
Nam – Hunggari
Các kế hoạch hiện nay trong Công ty Cổ phần chế tạo máy điện Việt Nam – Hunggari chủ yếu là kế hoạch sản xuất. Việc lập kế hoạch sản xuất là sắp xếp những công việc sẽ phải thực hiện trong kỳ kế hoạch, bao gồm các chỉ tiêu chủ yếu như: sản xuất cái gì, sản xuất bao nhiêu, sản xuất trong bao lâu, số lao động cần thiết, tổng số vốn cần đầu tư, doanh thu, lợi nhuận, nộp ngân sách… Hiện nay, công ty tiến hành lập kế hoạch theo từng giai đoạn, các kế hoạch sản xuất của công ty được chia làm hai loại chủ yếu sau:
- Kế hoạch ngắn hạn: Kế hoạch tháng, quý.
- Kế hoạch dài hạn: Kế hoạch cho từng năm tài chính: kế hoạch hàng năm.
2. Quy trình lập kế hoạch sản xuất của Công ty Cổ phần chế tạo máy điệnViệt Nam – Hunggari Việt Nam – Hunggari
Trình tự lập kế hoạch sản xuất hiện nay tại Công ty Cổ phần chế tạo máy điện Việt Nam – Hunggari có thể được biểu diễn trình tự theo sơ đồ sau:
Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh
Chủ tịch hội đồng quản trị và tổng giám đốc
Ban nghiệp vụ của các xí nghiệp
Giám đốc xí nghiệp
Cán bộ vật tư và thủ kho mỗi xí nghiệp
Các phòng ban
Hình 2: Qui trình lập kế hoạch sản xuất
(Nguồn: Phòng kinh doanh - Vihem)
Xác định các căn cứ lập kế hoạch Lập kế hoạch sản xuất tổng thể Phê duyệt Tổ chức thực hiện Lập kế hoạch sản xuất theo tháng Lập kế hoạch nhu cầu vật tư
Kiểm tra và thực hiện kế hoạch
Phê duyệt
Bước 1: Xác định căn cứ để xây dựng kế hoạch sản xuất
Việc xác định căn cứ lập kế hoạch là bước tiên quyết để cho ra đời một bản kế hoạch khả thi. Nếu các căn cứ của kế hoạch được xác định đúng và đầy đủ thì các chỉ tiêu kế hoạch lập ra mới hiệu quả và có ý nghĩa thực tiễn.
Hiện nay, bản kế hoạch của công ty được xây dựng dựa trên những căn cứ chủ yếu sau:
* Căn cứ vào chỉ thị của Tổng công ty
Hàng năm, Tổng công ty sẽ giao chỉ tiêu sản xuất sản phẩm xuống cho công ty. Công ty luôn đặt mục tiêu là hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ sản xuất doanh. Từ khi công ty cổ phần hóa, các đơn hàng sản xuất vẫn được duy trì ổn định, nhưng các sản phẩm truyền thống đãvtừng bước được cải tiến và công ty cũng tiến hành nghiên cứu cho ra đời nhiều sản phẩm mới.
* Căn cứ tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong năm trước và những định hướng phát triển của công ty trong năm kế hoạch
Đây cũng là một trong những căn cứ quan trọng để công ty xây dựng kế hoạch sản xuất tổng thể.
Theo đó, công ty sẽ tiến hành tính toán tình hình thực hiện kế hoạch năm trước đạt bao nhiêu %, xem xét cụ thể xí nghiệp nào, sản phẩm nào không đạt chỉ tiêu và tìm hiểu rõ nguyên nhân; từ đó rút ra kinh nghiệm và bổ sung cho việc lập kế hoạch năm sau. Về cơ bản bản kế hoạch năm kế hoạch được xây dựng trên chỉ tiêu của kế hoạch năm trước, có điều chỉnh, theo định hướng phát triển và khả năng sản xuất hiện tại của công ty
* Căn cứ vào nguồn lực hiện có của công ty
Nguồn lực hiện có của công ty bao gồm: nguồn nhân lực, nguồn lực tài chính, cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, khoa học công nghệ… Công ty phải cân đối giữa khả năng hiện có với nhu cầu đầu tư để quyết định quy mô sản xuất và nếu không đáp ứng được thì có nên thuê ngoài hay không. Đây chính là yếu tố giới hạn mong muốn của doanh nghiệp.
* Căn cứ vào các quy định hiện hành của Nhà nước
được đặt ra bao gồm các quy định về thuế, tiền lương trả cho người lao động, về an toàn vệ sinh lao động. Doanh nghiệp phải nắm được những quy định đó để điều chỉnh các chính sách của mình cho phù hợp.
Qua những trình báy ở trên có thể thấy rằng, căn cứ lập kế hoạch sản xuất của Công ty Cổ phần chế tạo máy điện Việt Nam – Hunggari là khá đầy đủ, đảm bảo tính khả thi của các chỉ tiêu kế hoạch. Tuy nhiên việc vận dụng những căn cứ trên vào xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch còn rời rạc, thiếu sự liên kết giữa các phòng ban; việc tính toán các chỉ tiêu còn nhiều hạn chế như công tác nghiên cứu thị trường của công ty còn yếu kém, đặc biệt là yếu tố dự báo còn chưa được sử dụng, bị xem nhẹ.
Bước 2: Lập kế hoạch sản xuất tổng thể
Phòng kinh doanh sẽ tiến hành xây dựng bản kế hoạch sản xuất tổng thể cho công ty dựa vào việc nghiên cứu, tổng hợp và phân tích những căn cứ trên, sau đó sẽ trình Tổng giám đốc và Chủ tịch hội đồng quản trị phê duyệt.
Bước 3: Phê duyệt kế hoạch
Sau khi xây dựng xong, bản kế hoạch sản xuất tổng thể được trình lên Tổng giám đốc và chủ tịch hội đồng quản trị phê duyệt. Khi đã được thông qua, Tổng giám đốc sẽ giao chỉ tiêu kế hoạch sản xuất xuống cho từng xí nghiệp thành viên.
Bước 4: Tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch
Căn cứ vào kế hoạch đã được phê duyệt, công ty sẽ giao chỉ tiêu cho từng xí nghiệp thành viên gồm: giá trị, sản lượng, chủng loại sản phẩm, tiến độ, địa điểm giao hàng để đơn vị chủ động thực hiện.
Trên cơ sở chỉ tiêu kế hoạch được tổng giám đốc giao, các xí nghiệp thành viên chủ động tìm kiếm nguồn hàng, khách hàng và được quyền tiến hành giao dịch trực tiếp với khách hàng. Việc phân cấp thương thảo và tham gia kí kết các hợp đồng kinh tế được thực hiện theo quy chế quản lý hợp đồng.
Các xí nghiệp thành viên phải chủ động phối hợp với nhau và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện, hoàn thành đúng tiến độ các kế hoạch được giao đảm bảo đủ, kịp thời và chất lượng. Nếu có phát sinh ngoài kế hoạch phải có báo cáo kịp thời cho các phòng nghiệp vụ, Tổng giám đốc để có biện pháp giải quyết.
Sau khi sản xuất sản phẩm, các xí nghiệp phải chịu trách nhiệm liên hệ và thực hiện nhập kho, cấp phát thẳng với các đơn vị theo kế hoạch, đảm bảo cỡ số, thời gian, thủ tục xuất hàng, thủ tục thanh toán và thông báo về phòng kinh doanh và phòng tài chính kế toán.
Giám đốc các xí nghiệp thành viên phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về chất lượng do đơn vị mình sản xuất ra theo đúng các chỉ tiêu, thông số kỹ thuật được phê duyệt hoặc theo hợp đồng với khách hàng.
Bước 5: Kế hoạch sản xuất theo tháng
Trước ngày 25 hàng tháng, ban nghiệp vụ sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh năm, quý do công ty giao và xí nghiệp tự khai thác để cân đối năng lực, xây dựng kế hoạch sản xuất cho tháng sau theo mẫu:
Kế hoạch sản xuất kinh doanh Tháng…năm…
STT Tên chỉ tiêu Đơn vị tính Sản xuất Tiêu thụ Ghi chú
II Giá trị
III Sản phẩm
Bước 6: Phê duyệt
Sau khi các giám đốc xí nghiệp phê duyệt và gửi về phòng kinh doanh, phòng kinh doanh sẽ kiểm tra, tổng hợp rồi báo cáo Tổng giám đốc công ty phê duyệt giao nhiệm vụ cho các bộ phận thực hiện theo mẫu:
Thông báo kế hoạch sản xuất kinh doanh Tháng…năm…
Căn cứ vào ….
Tổng giám đốc công ty thông báo kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng… cho các xí nghiệp thành viên như sau
1.Phần số liệu
STT Bộ phận Giá trị sản xuất Doanh thu
Tên sản phẩm Giá trị Tổng
Tổng
2. Lưu ý
Nếu trường hợp do yêu cầu gấp của khách hàng hay do nhu cầu khác cần phải tiến hành sản xuất thì phòng kinh doanh phối hợp với ban nghiệp vụ cân đối năng lực, giao kế hoạch bổ sung cho xí nghiệp thực hiện.
Kế hoạch sản xuất bổ sung Căn cứ….
Đề nghị đơn vị sản xuất bổ sung các sản phẩm sau
1.Tên và số lượng sản phẩm STT Tên sản phẩm Đơn vị tính Số lượng Ghi chú
2.Bảo đảm nguyên vật liệu cho sản xuất… 3.Mẫu, thông số kỹ thuật và kiểu dáng…. 4.Thời hạn giao hàng…/…/….
5.Địa điểm giao hàng…
Căn cứ vào thông báo kế hoạch sản xuất đã được Tổng giám đốc phê duyệt, căn cứ vào định mức vật tư kỹ thuật do phòng kỹ thuật công nghệ ban hành.
- Phòng kinh doanh / ban nghiệp vụ lập nhu cầu vật tư trình Tổng giám đốc / giám đốc xí nghiệp phê duyệt.
- Ban nghiệp vụ các xí nghiệp thành viên lập phiếu giao kế hoạch sản xuất của tháng (hay bổ sung) cho các xí nghiệp thực hiện.
Các xưởng lập phiếu yêu cầu vật tư, công cụ dụng cụ sản xuất căn cứ vào kế hoạch được giao.
Cuối cùng phòng kế hoạch kinh doanh lại tổng hợp lại để xây dựng kế hoạch tạo nguồn vật tư, đáp ứng nhu cầu của kế hoạch sản xuất.
Mỗi xí nghiệp đều có cán bộ vật tư, thủ kho chuyên trách, thực hiện cấp phát theo đúng quy định. Để chủ động được trong việc điều chỉnh vật tư tồn, gối xây dựng phương án xứ lý những vật tư tồn đọng và đảm bảo đủ vật tư cho sản xuất thường xuyên cũng như các đơn hàng đột xuất, hàng tháng các xí nghiệp phải tổng hợp báo cáo về số lượng nhập, xuất, tồn trong tháng.
Bước 8: Kiểm tra và thực hiện kế hoạch
Các phòng công ty phải thực hiện theo dõi, kiểm tra, đôn đốc và hỗ trợ các đơn vị thực hiện kế hoạch theo từng lĩnh vực liên quan căn cứ vào kế hoạch Tổng giám đốc giao. Hàng tháng các xí nghiệp phải báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị mình cho công ty thông qua văn bản để các phòng, ban sẽ báo cáo lên Tổng giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch để có những giải pháp điều chỉnh kịp thời.