II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG VAI TRÒ CỦA KẾ HOẠCH KINH DOANH TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO MÁY
1.Hoàn thiện cơ chế, tổ chức bộ máy kế hoạch ở công ty Hoàn thiện bộ máy tổ chức trong công ty
1.1. Hoàn thiện bộ máy tổ chức trong công ty
Một trong những nguyên nhân làm ảnh hưởng tới chất lượng công tác kế hoạch là cơ cấu bộ máy tổ chức doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải có một cơ cấu tổ chức hợp lý, linh hoạt, có khả năng dẫn dắt các hoạt động của công ty nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Trong những năm gần đây, công ty cũng đã có một số sự thay đổi về cơ cấu bộ máy tổ chức, hơn nữa công ty mới bắt đầu hoạt động theo mô hình công ty cổ phần vì vậy phải nhanh chóng hoàn thiện lại bộ máy tổ chức và sự sắp xếp các phòng ban để có được một bộ máy quản lý thích hợp.
1.2. Đổi mới cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh có những chức năng vô cùng quan trọng trong công tác kế hoạch hóa của công ty, vì vậy việc đổi mới cơ cấu phòng kinh doanh có ý nghĩa lớn, tác động trực tiếp tới công tác lập kế hoạch trong công ty.
Công ty nên chia nhỏ phòng kinh doanh thành hai bộ phận: bộ phận kế hoạch sản xuất tổng thể và bộ phận kế hoạch kinh doanh.
Trưởng phòng kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý chung công tác tổ chức của phòng, chỉ đạo công tác xây dựng kế hoạch của công ty cùng với các trách nhiệm đã được phân công từ trước.
- Bộ phận kế hoạch sản xuất tổng thể: Lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch năng lực sản xuất, kế hoạch mua sắm vật tư, thiết bị.
- Bộ phận kế hoạch kinh doanh: Lập kế hoạch giá thành, kế hoạch vận chuyển, tiêu thụ sản phẩm.
Bên cạnh đó cần có thêm cán bộ phụ trách việc tổng hợp để xây dựng kế hoạch chỉ đạo sản xuất và kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu.
1.3. Tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban
Bản kế hoạch lập ra xác thực hơn nếu có được sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, bộ phận trong công ty. Các phòng ban cần căn cứ vào chức năng, lĩnh
vực hoạt động để nghiên cứu đưa ra kế hoạch của mình theo năng lực hiện có và nhất thiết phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, phòng ban để thông tin biến động liên tục được cập nhật, từ đó các phòng chức năng lại cân đối lại. Sau đó, chuyển cho phòng kinh doanh để tổng hợp tình hình thực trạng khả năng của công ty, góp phần làm căn cứ xây dựng bản kế hoạch hoàn chỉnh.
1.4. Phát huy vai trò lãnh đạo của tổng công ty, sự tham gia của Côngđoàn và cán bộ công nhân viên chức trong quá trình lập kế hoạch đoàn và cán bộ công nhân viên chức trong quá trình lập kế hoạch
Một bản kế hoạch thành công trước hết là nhờ có được sự hiểu biết, thống nhất ở tất cả các phòng ban, các đơn vị thành viên, các cá nhân người lao động. Công ty cần có những chính sách gắn kết các cá nhân lại với nhau, để từng cá nhân ý thức được vai trò và đóng góp của mình vào sự phát triển công ty. Tổ chức các hoạt động Đảng, Công Đoàn, Đoàn thanh niên, Ban nữ công… Xây dựng các nghị quyết, văn bản chỉ đạo các phong trào thi đua, thấm nhuần đời sống chính trị và gắn liền với nhiệm vụ phải hoàn thành của mỗi đơn vị, cá nhân thực hiện tốt kế hoạch đề ra của công ty.
Khi đã hình thành được bộ máy kế hoạch hóa thì cần đưa vào các văn bản, các quyết định và điều lệ của công ty nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm và kỷ luật trong lao động.
2. Đổi mới tư duy và nâng cao trình độ kế hoạch
Con người là nhân tố quan trọng, quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Với đặc thù là các sản phẩm có giá trị gia tăng thấp, vì vậy quản lý tốt lao động, chú trọng đến yếu tố con người sẽ mang lại thành công cho doanh nghiệp.
2.1. Đối với ban lãnh đạo
Đổi mới tư duy kế hoạch, nâng cao năng lực quản trị của nhà lãnh đạo là yếu tố hết sức quan trọng. Theo đó, ban lãnh đạo công ty cần có nhận thức đúng đắn về vai trò của công tác kế hoạch hóa, những lợi ích mà nó mang lại đối với hoạt động của doanh nhiệp. Có như vậy mới có thể có được những quyết định chính xác và hợp lý. Có thể lấy ví dụ như qua việc lập kế hoạch ban lãnh đạo sẽ rà soát lại tất cả hoạt động của công ty; có được cái nhìn bao quát, toàn diện và logic các hoạt động liên quan mật thiết với nhau trong quá trình tiến tới các mục tiêu đặt ra. Ngược lại trở lại, đó sẽ là cơ sở cho các quyết định đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được phối hợp một cách nhịp nhàng, không bị rối loạn, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Để nâng cao năng lực kế hoạch, ban lãnh đạo công ty có thể tham gia các khóa học về kỹ năng kế hoạch hóa của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) hay các chương trình hỗ trợ các doanh nghiệp nhỏ và vừa của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Ngoài ra còn có các khóa học ngắn hạn đào tạo kỹ năng lập kế hoạch kinh doanh của Trung tâm Đào tạo Quản trị kinh doanh INPRO hay của Công ty Cổ phần hỗ trợ phát triển doanh nghiệp Hà Nội SDC… Thông qua các khóa học này sẽ giúp ban lãnh đạo công ty dễ dàng và nhanh chóng tiếp cận, nâng cao kỹ năng quản trị của mình.
2.2. Đối với cán bộ kế hoạch
Để phát huy vai trò của công tác kế hoạch trong doanh nghiệp, công ty cần tổ chức được một bộ máy kế hoạch hóa với các chức năng:
- Nghiên cứu thị trường, thường xuyên cập nhật thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ nội bộ doanh nghiệp, từ các đối thủ cạnh tranh và từ các cơ quan có liên quan để phân tích, đưa ra các dự báo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Tư vấn, tham mưu, cung cấp thông tin có giá trị cho ban lãnh đạo về chiến lược phát triển, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Cùng với ban lãnh đạo xây dựng và lựa chọn các mục tiêu, nhiệm vụ, các phương án kế hoạch và các chương trình hành động cụ thể.
- Phối hợp với các phòng ban trong công ty soạn lập các kế hoạch chức năng, tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch và theo dõi, giám sát tiến độ cũng như quá trình thực hiện để đưa ra những quyết định điều chỉnh khi cần thiết.
Ở công ty hiện nay mới chỉ có một số ít cán bộ lập kế hoạch của được đào tạo chính quy chuyên ngành kế hoạch, số còn lại chủ yếu lập kế hoạch dựa trên kinh nghiệm làm việc. Để công tác lập kế hoạch được chuẩn hóa hơn, cần thiết tuyển thêm cán bộ lập kế hoạch được đào tạo bài bản. Thêm vào đó, công ty nên có những chính sách khuyến khích, tạo điều kiện về thời gian cho nhân viên đi học để nâng cao trình độ nghiệp vụ. Ngoài ra công ty có thể tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề, các lớp đào tạo để đào tạo lại nâng cao năng lực cán bộ quản lý.
2.3. Đối với các phòng ban chức năng
Tùy thuộc vào chức năng và nhiệm vụ của bộ phận mình mà tham gia vào công tác lập kế hoạch tác nghiệp và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch. Muốn làm được như vậy, công ty cần tiến hành rà soát, chỉnh sửa, bổ sung văn bản quy
định về chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban cho phù hợp với tổ chức bộ máy công tác kế hoạch hóa của doanh nghiệp và thực hiện trao quyền, phân công trách nhiệm hợp lý. Đồng thời, mỗi phòng ban cần chủ động theo dõi, giám sát tiến độ và quá trình triển khai thực hiện kế hoạch để kịp thời phát hiện khó khăn và tìm hướng khắc phục. Nếu có biến động lớn xảy ra mà không tự xử lý được, cần nhanh chóng báo cáo cấp trên để tìm cách giải quyết.