II. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN VL-CCDC TẠI CÔNG TY CẦU 3 THĂNG LONG
3. Cải tiến sổ sách chứng từ kế toán
Trong công tác kế toán hiện nay ở công ty, việc mở tài khoản tổng hợp TK 152 - NL, VL mà không mở các TK cấp 2 để theo dõi chi tiết từng nhóm, từng loại vật liệu là không phù hợp với yêu cầu quản lý và không đúng với chế độ kế toán. Công ty cần phải sửa đổi lại để theo dõi được một cách chính xác, chi tiết cụ thể các loại VL-CCDC thông qua việc mở các tài khoản cấp 2 để theo dõi.
VD: Để theo dõi NL, VL chính thì ghi vào TK 152 - NL, VL chính; Để theo dõi vật liệu phụ ghi vào TK 1522 - Vật liệu phụ...
+ Áp dụng lập phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức:
Ở công ty đã xây dựng được định mức tiêu hao vật tư cho từng loại vật liệu phù hợp với tình hình thực tế của công ty, nhưng trên thực tế việc xuất vật tư đưa vào sử dụng không dựa trên mức tiêu hao mà xuất theo yêu cầu của sản xuất. Như vậy có thể dẫn đến tình trạng gây lãng phí vật tư. Để tiết kiệm và sử dụng một cách đúng mức vật tư cho từng hạng mục công trình và để biết được số liệu cần dùng là bao nhiêu để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục theo tôi công ty có thể áp dụng phương pháp theo định mức đối với các loại vật tư chủ yếu thông qua việc sử dụng "phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức". Để làm
chứng từ hạch toán phiếu này có thể lập cho từng loại hoặc nhiều loại vật liệu theo mẫu sau:
Biểu số 13:
PHIẾU LĨNH VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Tháng 1/2000
Tên đơn vị lĩnh: Công trường Quang Trung Tên vật tư: Xi măng PC 40
Nội dung sử dụng: Đổ trụ bê tông P2. Ngày
tháng
Nhu cầu trong tháng
Đơn vị Thực tế lĩnh Ký hiệu
Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng PC
40
Kg 10.000 811,82 8.118.200
Cộng 8.118.200
Phiếu này do phòng kế toán lập trước ngày đầu tháng hay khi có lệnh sản xuất căn cứ vào nhu cầu vật tư xác định trên cơ sở định mức tiêu hao và kế hoạch sản xuất. Phiếu được lập thành2 bản, người phụ trách phòng kế hoạch ký rồi chuyển cho phòng vật tư thiết bị. Một bản chuyển cho thủ kho, một bản đơn vị thi công sử dụng. Khi lĩnh vật tư phải mang phiếu này xuống kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất và ký vào cả 2 bản. Sau đó mỗi lần xuất kho thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho, cuối tháng thủ kho thu lại phiếu của đơn vị lĩnh tính ra tổng số VL-CCDC đã xuất đối chiếu với thẻ kho rồi ký tên vào cả hai bản. Một bản chuyển cho phòng vật tư, một bản chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Sử dụng "phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức" tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp số liệu chi tiết kịp thời phục vụ công tác hạch toán nói chung và công tác quản lý VL-CCDC nói riêng.