II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU CCDC Ở CÔNG TY CẦU 3 THĂNG LONG
4. Kế toán chi tiết VL-CCDC ở công ty Cầu 3 Thăng Long
4.1. Thủ tục nhập xuất kho VL-CCDC
Ở công ty Cầu 3 Thăng Long việc thu mua vật liệu do cán bộ cung tiêu của phòng vật tư thiết bị đảm nhiệm. Khi có nhu cầu về VL - CCDC, phòng vật tư thiết bị tổ chức cho cán bộ đi mua. Mọi VL - CCDC khi mua về đến công ty đều phải được tiến hành làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho.
VL - CCDC khi nhập kho phải dựa theo kế hoạch sản xuất của công ty và đồng thời đựa theo thiết kế của từng hạng mục công trình mà công ty được giao.
Khi VL - CCDC mua về theo đúng kế hoạch, về đến kho thì cán bộ cung tiêu cùng thủ kho và cán bộ phòng kỹ thuật kiểm tra đo đếm về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại và đơn giá. Đặc biệt là kiểm tra kỹ về nhãn mác, nơi sản xuất, thời hạn sử dụng, thời gian bảo hành, các hoá đơn hợp pháp kèm theo... sau đó ghi vào sổ lưu theo dõi. Khi đạt yêu cầu phòng vật tư tiến hành làm thủ tục nhập kho và cho thủ kho nhập số vật liệu đó đồng thời ghi vào thẻ kho. Mỗi loại vật liệu được ghi riêng vào một thẻ kho.
Trong trường hợp nguyên vật liệu nào cần phải thí nghiệm, kiểm tra, kiểm định lại, phòng vật tư thiết bị cùng với phòng kỹ thuật giải quyết các thủ tục ngay trước khi mang đi sử dụng.
Phiếu nhập kho phải được lập thành 3 liên: - Một liên lưu ở phòng vật tư thiết bị.
- Một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán vật liệu ghi vào sổ chi tiết.
- Một liên giao cho cán bộ vật tư (người cung tiêu) kèm theo hoá đơn khi thanh toán.
Tất cả các chứng từ đều phải đầy đủ chữ kỹ theo quy định hiện hành. Sau khi tiến hành tất cả các thủ tục nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loạt vật liệu trong kho một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo theo yêu cầu từng loại, từng thứ vật liệu tiện cho việc theo dõi nhập, xuất kiểm tra vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất.
Có thể khái quát quá trình tự nhập kho vật liệu ở công ty Cầu 3 Thăng Long theo sơ đồ sau:
Ví dụ:
Minh hoạ quá trình nhập kho ở công ty có các hoá đơn:
Ví dụ: Minh hoạ quy trình nhập nguyên vật liệu ở công ty Cầu 3 Thăng Long trong tháng 1/2000.
Công ty đã mua xi măng Chifon Hải Phòng PC 30 của công ty TNHH Tân Mai - kế toán đã nhận được các chứng từ sau từ kho gửi lên:
- Hoá đơn GTGT - biểu số 01 - Phiếu nhập kho - biểu số 02
Vật liệu Ban kiểm
nghiệm vật tư Phòng vật tư làm thủ tục và viết phiếu nhập kho Kho Hoá đơn
Biểu số 01.
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng Mẫu số 01 GTGT-3LL Ngày 10 tháng 1 năm 2000 BA 199-B
No: 013651
Đơn vị bán: công ty TNHH Tân Mai
Địa chỉ: 33C Cát Linh - Hà Nội Số TK: 36110089
Điện thoại: 04.7332790 Mã số: 0100109001
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Sáu
Địa chỉ: Công ty cầu 3 Thăng Long Số tài khoản: 73001-00011 Hình thức thanh toán: Ngân hàng đầu tư và phát
triển Thăng Long
Mã số: 0100104517-1 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Xi măng Chinpon PC 30
tấn 70 722.727 50.590.890
Cộng tiền hàng: 50.590.890 Thuế xuất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 50.59.089
Tổng cộng tiền thanh toán: 55.650.000
Số tiền viết bằng chữ = Năm mươi lăm triệu, sáu trăm năm mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên)
Theo chế độ của luật thuế mới, thuế GTGT áp dụng từ ngày 01-01-1999. Công ty thuộc loại hình doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ cho nên khi mua VL - CCDC đầu vào công ty phải chịu thuế GTGT, phần thuế này
được viết riêng trên hoá đơn và được cộng vào tiền hàng mà công ty phải trả cho người bán. Với hoá đơn này được lấy làm căn cứ để thủ kho lập phiếu nhập kho, để kế toán tiến hành ghi sổ.
* Phần giá trị vật tư mua vào được ghi trên phiếu nhập kho sẽ là giá mua chưa có thuế GTGT.
Biểu số 02:
Đơn vị: công ty Cầu 3 Thăng Long PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 10 tháng 1 năm 2000 \Mẫu số 01-VT
Họ và tên người giao hàng: Công ty TNHH Tân Mai QĐ số 1141- TC/CĐKT
Theo hợp đồng số 034513 ngày 2/1/2000
của Công ty TNHH Tân Mai. 33C Cát Linh - HN
Ngày 1-1-1995 của BTC
Nhập tại kho: công ty Cầu 3
Số lượng ST T Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Theo chứng từ Thực nhập
Đơn giá Thành tiền
A B C D (1) (2) (3) 4 = 2 x 3 1 Xi măng Chinpon Hải Phòng PC 30 tấn 70 70 722.727 50.590.890 Cộng 50.590.890 Nhập ngày 10 tháng 1 năm 2000 Thủ trưởng đơn vị (ký ghi rõ họ tên) Phụ trách cung tiêu (ký ghi rõ họ tên) Người giao hàng (ký ghi rõ họ tên) Thủ kho (ký ghi rõ họ tên) * Phần thuế GTGT trên hoá đơn sẽ được kế toán phản ánh riêng trên sổ cái TK 133.
- Thuế GTGT được khấu trừ hàng hoá dịch vụ, sau khi kế toán nhận được hoá đơn bán hàng và phiếu nhập của thủ kho gửi lên.
b. Thủ tục xuất kho:
Trong quá trình sản xuất, VL - CCDC được xuất kho với nhiều mục đích khác nhau, có thể xuất kho VL - CCDC để phục vụ cho sản xuất, hay xuất trả người cho thuê... Do đó khi tiến hành xuất kho VL - CCDC phải tuân theo những thủ tục nhất định.
Khi có nhu cầu cần dùng đến VL - CCDC các bộ phận cần sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật tư rồi đưa nên phòng vật tư thiết bị. Tuỳ vào nhu cầu đó có hợp lý hay không và số lượng hiện còn ở trong kho mà phòng vật tư thiết bị sẽ làm thủ tục để xuất kho VL - CCDC.
Phiếu xuất kho được lập làm 2 liên. - Một liên lưu ở phòng vật tư thiết bị.
- Một liên giao cho đối tượng sử dụng mang xuống kho, thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho vào cột thực xuất kho, đồng thời ghi vào thẻ kho và cuối tháng tập hợp chứng từ chuyển cho phòng kế toán.
Bên cạnh đó, trước khi viết phiếu xuất kho thì VL - CCDC xuất kho phải được dựa trên thiết kế được giám đốc duyệt cho từng hạng mục công trình và đơn vị phải căn cứ vào kế hoạch và tiên lượng vật tư để duyệt theo nguyên tắc: đảm bảo về số lượng, chủng loại, quy cách. Trên phiếu xuất kho phải ghi rõ % giá trị sử dụng còn lại (nếu là vật tư luân chuyển). ở kho khi nhận được phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu công cụ dụng cụ cho đối tượng cần sử dụng và căn cứ vào số thực xuất để ghi vào cột thực xuất của phiếu xuất kho.
Khi xuất vật tư phải đúng đối tượng, sử dụng ngay, chữ ký nhận trong phiếu xuất phải là người có trách nhiệm trước giám đốc. Đồng thời các chứng từ của phiếu xuất kho phải đầy đủ chữ ký theo quy định hiện hành.
Sau đây là ví dụ minh hoạ trường hợp xuất kho ở công ty.
Ngày 11/1/2000 công ty xuất kho xi măng PC30 dùng vào việc đổ bê tông trục P2 cho công trình cầu Đáp Cầu, phòng vật tư thiết bị sau khi nhận lệnh xuất kho đã lập phiếu xuất kho. Đơn vị sản xuất có nhu cầu lĩnh vật tư mang phiếu xuất kho có nội dung như sau:
Biểu số 03:
PHIẾU XUẤT KHO
Số 02/1
Mẫu số 02-VT
Ngày 11tháng 1 năm 2000 QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT Nợ: 621 Ngày 1-11-1995 của BTC Có: 152
Họ và tên người nhận hàng; chị Hương - tổ trộn trụ P2 Lý do xuất kho: phục vụ sản xuất trong tháng
Xuất tại kho: chị Hải
Số lượng S T T Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Theo chứng từ Thực xuất Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) 1 Xuất kho xi măng Chinpon Hải Phòng PC 30 Tấn 70 70 722727 50.590.890 Cộng 50.590.890
Cộng thành tiền (bằng chữ): năm mươi triệu, năm trăm chín mươi ngàn, tám trăm chín mươi đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị (ký...) Kế toán trưởng (ký...) Phụ trách cung tiêu (ký...) Người nhận (ký...) Thủ kho (ký...)