3.3.2.1. Tiến hành cải tổ cơ cấu tổ chức và quyền hạn của cán bộ các phòng ban
Có một thực tế hiện nay là cán bộ tín dụng tại Ngân hàng và khách hàng thường có mối quan hệ quen biết nhất định. Những mối quan này có thể đem tới những nguy hại không lường trước được, chưa kể đến khả năng cán bộ tín dụng cấu kết với khách hàng làm hại đến lợi ích của Ngân hàng. Vì vậy trong cơ cấu tổ chức phải có sự phân chia rõ ràng giữa người nhận hồ sơ của khách hàng, người quản lý công tác thẩm định hồ sơ và người quản lý công tác giải ngân.
- Nhân viên nhận hồ sơ khách hàng:
Thực hiện nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng mới, tiếp nhận hồ sơ xin vay vốn của khách hàng và thường xuyên liên lạc với khách hàng để nhận các báo
cáo về tài chính, ngoài ra phải lập hồ sơ về khách hàng gồm: một số đặc điểm chính của công ty, ngành nghề kinh doanh, hình thức tổ chức quản lý kinh doanh, khoản tín dụng đề nghị, thời gian vay, lãi suất có thể đưa ra, tóm tắt sơ qua về dự án định thực hiện, các hình thức bảo đảm khoản vay, quan hệ tín dụng đối với các ngân hàng khác.
- Nhân viên thẩm định:
Khi nhận hồ sơ khách hàng từ nhân viên tiếp nhận hồ sơ thì nhân viên thẩm định sẽ có nhiệm vụ xem xét hồ sơ, thu thập thêm thông tin cần thiết về khách hàng, thực hiện công tác thẩm định dự án và đánh giá về khách hàng. Nhân viên thẩm định chịu trách nhiệm hoàn tất báo cáo thẩm định để trình lên trưởng phòng tín dụng và giám đốc ngân hàng xem xét, điều chỉnh nếu có sai sót, để đưa ra quyết định có cho vay hay không.
- Nhân viên quản lý giải ngân
Thực hiện công tác quản lý dư nợ cho vay, thực hiện nhiệm vụ tính lãi và thu lãi định kỳ, quản lý các hợp đồng bảo lãnh, thu thập thông tin cần thiết về tình hình kinh doanh, tình hình sử dụng vốn vay của khách hàng, tình hình các tài sản thế chấp, kế hoạch trả nợ khách hàng đưa ra, lưu trữ hồ sơ về khách hàng vay vốn, nhập các thông tin thực tế về tín dụng vào hệ thống thông tin của Ngân hàng. Định kỳ hàng tháng lập các báo cáo về tình hình của khách hàng lên trưởng phòng tín dụng và cấp có thẩm quyền nghiên cứu.
Ban kiểm soát nội bộ chịu trách nhiệm thực hiện việc giám sát chung hoạt động của các nhân viên trên. Kiểm soát viên có nhiệm vụ rà soát lại hồ sơ của khách hàng. Với sự phân định rõ ràng về nhiệm vụ và quyền hạn như trên thì CBTD sẽ giám sát lẫn nhau trong quá trình cho vay, ngoài ra còn chịu sự giám sát bởi ban kiểm soát nội bộ. Qua đó hạn chế được các vấn đề có thể nảy sinh trong quan hệ tín dụng, những sai lầm về nghiệp vụ, thủ thuật của khách hàng mà nếu chỉ một CBTD thực hiện thì khó có thể nhận ra được.
Ngoài ra, Ngân hàng cũng nên cân nhắc phân công cụ thể trong các bộ phận trên theo ngành, lĩnh vực kinh tế để thuận tiện cho công tác tìm hiểu chuyên sâu về một lĩnh vực, bởi vì sự hiểu biết sâu rộng về lĩnh vực mà khách hàng vay vốn có thể phần nào hạn chế những rủi ro phát sinh, kiến thức về các lĩnh vực kinh tế của các CBTD có được là do kinh nghiệm mà bản thân họ đã rút ra từ công việc đã làm, có liên quan đến những khách hàng vay hoạt động trong ngành đó.
Một vấn đề cần quan tâm trong công tác tổ chức đó là vấn đề tiền lương. Cơ chế tiền lương cần được điều chỉnh, bổ sung những điểm chưa phù hợp, làm cho tiền lương trở thành một công cụ quản lý có hiệu quả, trở thành động lực thúc đẩy người lao động làm việc có năng suất, đạt hiệu quả cao, nhất là trong hoạt động tín dụng. Đặc thù nghề nghiệp buộc một CBTD ngoài trình độ còn phải có phẩm chất đạo đức tốt. Trước sức cám dỗ của đồng tiền, một số CBTD có thể hành động trái nguyên tắc, quy định, tư tưởng cho rằng làm tốt thì mọi người hưởng chung còn khi làm dở thì một mình gánh chịu mọi hậu quả đã khiến cho nhiều CBTD không thực sự hành động vì mục tiêu chung của ngân hàng, dẫn đến những hành động tiêu cực. Hơn thế nữa, thu nhập thực tế của CBTD hiên nay còn thấp, càng dế dẫn đến tình trạng họ không thực sự làm việc vì lợi ích chung của tập thể. Ngân hàng cũng nên điều chỉnh lại cách khoán dư nợ tín dụng cho các CBTD, không nên lấy mức khoán dư nợ tín dụng làm cơ sở để xếp loại lương cho CBTD. thay vào đó nên lấy hiệu quả và khả năng thu hồi vốn làm cơ sở, qua đó nâng cao trách nhiệm của CBTD trong công tác, khuyến khích họ cả về vật chất lẫn tinh thần, tránh xảy ra tình trạng CBTD xin chuyển sang bộ phận khác thậm chí sang Ngân hàng khác. Khen thưởng đúng lúc nhằm động viên các CBTD tích cực và chủ động trong việc tìm kiếm các dự án có hiệu quả để mở rộng tín dụng, tích cực trong công tác thu hồi nợ đã quá hạn. Tiếp tục phát huy và tăng
cường sự phối hợp giữa các tổ chức Đảng, Công đoàn và Đoàn thanh niên để xây dựng một tập thể vững mạnh và đoàn kết.
3.3.2.2. Chú trọng công tác tuyển dụng và đào tạo CBTD, đặc biệt là đội ngũ chuyên trách về quản lý rủi ro tín dụng
Một mô hình quản trị RRTD có hoàn hảo, một quy trình cấp tín dụng có chặt chẽ đến mấy nhưng những con người cụ thể để vận hành mô hình đó bị hạn chế về năng lực hoặc không đáp ứng được các yêu cầu về đạo đức thì sự thiệt hại, tổn thất tín dụng vẫn xảy ra, thậm chí là rất nặng nề. Do đó các giải pháp về nhân sự giữ một vai trò cốt yếu trong xây dựng các biện pháp phòng ngừa RRTD.
- Với đội ngũ lãnh đạo: Họ là những người chủ chốt có quyền hạn cao nhất trong việc ra quyết định đối với mọi hoạt động của Ngân hàng. Hiện nay, trong công tác quản lý nói chung và công tác quản lý RRTD nói riêng đòi hỏi người quản lý phải nhanh nhạy nắm bắt các phương pháp quản mới, lãnh đạo ngân hàng cần nhận thức đúng đắn về RRTD, các khả năng có thể dẫn tới RRTD, các nhân tố ảnh hưởng, dấu hiệu nhận biết cũng như các chỉ tiêu đo lường. Có nhận thức đúng đắn thì mới có thể đưa ra chiến lược quản lý hợp lý. Do đó, ban lãnh đạo phải thường xuyên được tham gia các đợt tập huấn về quản lý, quản lý RRTD. Cần bố trí đủ và phân công công việc hợp lý cho cán bộ, tránh tình trạng quá tải cho cán bộ để đảm bảo chất lượng công việc, giúp cho cán bộ có đủ thời gian nghiên cứu, thẩm định và kiểm tra giám sát các khoản vay một cách có hiệu quả.
Với CBTD: Họ là những người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, giải quyết đề nghị vay vốn của khách hàng. Trong môi trường kinh doanh ngày càng khó khăn và phức tạp, nhiều rủi ro có thể xảy ra thì yêu cầu đối với đội ngũ CBTD cũng ngày càng để đảm bảo an toàn cho các khoản tín dụng. Do đó cần phải thường xuyên có kế hoạch bồi dưỡng, bổ sung những kiến thức
cần thiết cho CBTD, nếu có chuyên môn và kinh nghiệm tốt khả năng dự đoán, đưa ra quyết định chính xác hơn, phán đoán được những rủi ro có thể diễn ra. Ngoài những biện pháp đào tạo và bồi dưỡng nhằm nâng cao nghiệp vụ, khả năng giao tiếp ứng xử và thương lượng với khách hàng, Ngân hàng cần phải tổ chức nhiều hơn nữa các cuộc họp để thảo luận, trao đổi kinh nghiệm giữa đội ngũ CBTD của Ngân hàng cũng như các Ngân hàng khác để đóng góp ý kiến, bổ sung thêm kiến thức cần thiết, đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động.
Các quy định về khen thưởng và kỷ luật phải được sự thống nhất trong toàn hệ thống và phải được thực hiện nghiêm túc triệt để. Nhờ vậy mới nâng cao tính chịu trách nhiệm trong các quyết định tín dụng của các cán bộ có liên quan.
Thực hiện luân chuyển cán bộ trong quản lý khách hàng từ địa bàn này sang địa bàn khác (có thể thực hiện 01 năm luân chuyển địa bàn 01 lần) để giảm trừ những tiêu cực do những mối quan hệ được tạo lập quá dài, đồng thời giúp tạo điều kiện cho các cán bộ tiếp cận những khách hàng khác nhau sẽ có khả năng xử lý công việc được nhanh chóng.