3. Đối tượng nghiên cứ u
2.3. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ SẢN XUẤT TẠ
2.3.1. Đánh giá công tác kế hoạnh sản suất.
Trong cơ chế thị trường thường xuyên có cạnh tranh, bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh thì cũng đều phải lậpcho mình những kế hoạch sản xuất ngắn hạn cũng như dài hạn vì kế hoạch đã trở thành một công cụ quản lý quan trọng nhằm xác định mục tiêu phương hướng của các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh từ đó xác định phương hướng phát triển và đầu tư mở rộng hoặc thu hẹp quy mô của doanh nghiệp cho thích ứng với môi trường kinh doanh. Nhờ có kế hoạch mà doanh nghiệp có thể tạo được thế chủ động trên mọi lĩnh vực. Nếu không có kế hoạch hoặc chất lượng kế hoạch không cao thì không bao giờđạt hiệu quả cao và liên tục. Trong bộ phận kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm là bộ phận trung tâm và chủ đạo của kế hoạch hàng năm, là mục tiêu của mọi hoạt động trong doanh nghiệp, là cơ sở tính toán các chỉ tiêu của bộ phận kế hoạch khác trong doanh nghiệp.
Để lập kế hoạch sản xuất trong thời gian tiếp theo, Công ty Cổ Phần Xây Dựng Việt Á triển khai các quá trình cần thiết để cung cấp sản phẩm là các công trình xây dựng và dịch vụ liên quan đảm bảo tính nhất quán với các yêu cầu của các quá trình hệ thống của hệ thống quản lý chất lượng.
Trong quá trình hoạch định Công ty xác định những mục tiêu sau:
- Các mục tiêu chất lượng và các yêu cầu đối với sản phẩm, chất lượng được thể hiện rõ trong các kế hoạch tương ứng.
- Các qui trình, tài liệu, hướng dẫn cần thiết cho hoạt động sản xuất .
- Xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết của việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ.
- Các hoạt động kiểm tra, giám sát, theo dõi cần thiết đối với hệ thống.
- Lưu trữ các hồ sơ cần thiết để cung cấp bằng chứng về việc thực hiện và kết quả sản phẩm đáp ứng yêu cầu.
* Đánh giá việc thực hiện kế hoạch 5 năm 2008-2013:
Từ năm 2004-2006 Công ty mới đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh nên việc lapạ kế hoạch chưa được chú trọng
Từ năm 2006 đến năm 2008 công ty đã đi vào hoạt động ổn định và đã có những chính sách quản trị về chất lượng nên Công ty đã đạt đựơc những thành quả đáng kể.
Công ty đã có chính sách lập kế hoạch 5 năm cho công tác quản trị sản xuất và được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.10: Kế hoạch 5 năm 2008-2013
( Nguồn: Phòng kế toán). Qua bảng các chỉ tiêu kế hoạch chủ yếu từ năm 2008-2013 ta thấy rằng Công ty Cổ Phần Xây Dựng Việt Á đã có những kế hoạch sản xuất kinh doanh trong dài hạn và kế hoạch năm sau luôn cao hơn năm trước. Điều này chứng tỏ công tác sản xuất của Công ty đang có xu hướng phát triển mạnh, Công ty luôn cố gắng đầu tư, mở rộng sản xuất đểđạt được kế họach đề ra.
* Đánh giá công tác đấu thầu:
Để đạt những chỉ tiêu trong bảng kế hoạch trên trước hết Công ty cần chú trọng tới việc tìm kiếm các công trình ma trước hết là phải quan tâm tới công tác đấu thầu sao cho đạt hiệu quả.
Tình hình đấu thầu tại Công ty được thực hiện theo sơđồ sau:
KẾ HOẠCH 2008-2013 CÁC CHỈ TIÊU ĐVT DỰ KIẾN 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Tỷ lệ Tăng trưởg bq 2008- 2013 A B 1 2 3 4 5 6 7=6/1 1-Tổng Gía trị thầu các dự án trđ 29,000 30,000 40,000 55,000 75,000 95,000 3.28 2,640 2- Tổng doanh thu trđ 20,000 28,000 32,000 38,000 36,000 40,000 2.00 2,800 3- Tổng số lao động chính thức ng 30 30 30 35 40 50 1.67 40 4- Thu nhập bq/người/tháng 1000đ 1,400 1,450 1,500 1,550 1,600 1,650 1.18 50 5- Tổng số nộp ngân sách NN trđ 20 30 36 40 55 57 2.85 7.4 6- Số các dự án đạt ISO dự án 3 4 5 6 6 6 2.00 0.6
Sơđồ 2.3 : Sơđồđấu thầu của công ty Cổ Phần Xây Dựng Việt Á
Khi nhậnn được thông báo mời thầu, Công ty tiến hành tham dựđấu thầu bằng cách mua hồ sơ mời thầu, chuẩn bị và lập hồ sơ thầu. Phó giám đốc Công ty cùng với các nhân viên phòng kế toán tiến hành làm các thủ tục có liên quan đến các giấy tờ. Nếu được Giám đốc Công ty phê duyệt, Côgn ty tham dự mở thầu. Khi trúng thầu, Công ty tiến hành làm hợp đồng với nhà đầu tư và tiến hành đi vào tổ chức sản xuất các công trình được giao.
* Nhận xét:
Vì mới cổ phần hóa được mấy năm gần đây nên trong việc đấu thầu và ký kết hợp đồng Công ty còn làm sơ sài chưa bài bản. Những nhân viên tham dựđấu thầu chưa có sựđào tạo chuyên sâu trong lĩnh vực thầu dẫn đến những điều khoản được ký kết sau đó thường còn nhiều vướng mắc khi thực hiện sau này. Ví dụ về điều khoản
Nhận chỉ định thầu Ký HĐ Thực hiện HĐ Nghiệm thu Bàn giao Mua HS mời Chuẩn bi HS Lập HS thầu GĐ duyệt Thanh lý HĐ Lưu hồ sơ Trúng thầu Tham dự mở
Tham gia đấu
Kết thúc
KH, chủ đầu tư
Gử i y/c, thông báo Mời thầu
Xem xét Gửi TB mời
thanh toán hợp đồng thường bị chủ đầu tư thanh toán chậm trễ khiến bị ứ động về vốn.
2.3.2 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VẬT TƯ: 2.3.2.1 Công tác thu mua vật tư.
Sơđồ 2.3: Quy trình mua vật tư tại Công ty.
Diễn giải: Sau khi xác định được khối lượng nguyên vật liệu cần mua theo công thức :
Khối lượng cần mua = kế hoạch +định mức + 10% dự phòng.
Trưởng phòng kế toán sẽđề xuất lượng vật tư cần mua thông qua phiếu đề xuất mua hàng theo mẫu sau: Phiếu yêu cầu mua vt Viết phiếu PD Lựa chọn nhà cung cấp Kiểm tra - kế hoạch sx - vt tồn kho - định mức Phiếu đánh Biên bản kiểm tra Thực hiện
mua hàng Sdõi NCC ổ theo
Thông báo NCC
Đánh giá NCC
Phiếu đề xuất mua hàng. 1.Số phiếu đề nghị:…………..
2. Ngày đề nghị: ………..
3. Họ và tên người đề nghị…………. 4. Chức danh………….. 5. Mục đích sử dụng:………
TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Ghi chú
Căn cứ trên kế hoạch sản xuất, lượng vật tư tồn kho, định mức vật tư, tổ thi công xác định nhu cầu sử dụng vật tư, phiếu yêu cầu mua vật tư tháng theo phiếu yêu cầu mua vật tư trình giám đốc phê duyệt.
Giám đốc phê duyệt phiếu yêu cầu mua vật tư tháng.
Giám đốc lựa chọn nhà cung cấp có đủ khả năng đáp ứng yêu cầu của công ty. Định kỳ 01/ lần, phòng kế toán tiến hành đánh giá nhà cung cấp theo phiếu đánh giá nhà cung cấp báo cáo lãnh đạo về việc tiếp tục duy trì hoặc loại bỏ nhà cung cấp ra khỏi danh sách.
Tiêu chí loại:
- Chất lượng không tốt: vi phạm từ06 lần/ năm. - Cung cấp thiếu số lượng: vi phạm 03 lần / năm.
- Tiến độ chậm, giao hàng không đúng ngày: vi phạm 06 lần/ năm.
- Gám đốc tiến hành mua hàng qua điện thoại hoặc ký hợp đồng với nhà cung cấp. Lập đơn đặt hàng theo đơn đặt hàng nếu số lượng hàng mua lớn.
Thủ kho tại công trình kết hợp với bộ phận thi công tiến hành nhận vật tư, đồng thời kiểm tra về số lượng kết hợp với bộ phận thi công tiến hành nhận vật tư, đồng thời kiểm tra về số lượng, chủng loại vật tư nhập. Trường hợp vật tư không đạt yêu cầu, báo về cho kế toán giải quyết, làm sổ theo dõi nhà cung cấp.
Căn cứ trên hợp đồng, kết quả kiểm tra, thủ kho làm thủ tục nhập kho vật tư.
Công ty đã lựa chọn nhà cung cấp trên những tiêu chí mang tính chất lượng và có sựưu tiên cho các nhà cung ứng quen thường xuyên cung cấp cho công ty.
Hầu hết các nhà cung ứng cho Công ty đều là các Công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc tư nhân nên rất thuận lợi cho Công ty trong việc thỏa thuận giá cả, phương thức giao hàng và nợ gối đầu trong thanh toán vì các Công ty tư nhân thường linh động hơn các doanh nghiệp nhà nước.
Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, Công ty sẽ ký hợp đồng giao hàng, thanh toán và nhận hàng. Tất cả hàng hóa mua về trước khi nhập kho phải qua thủ tục kiểm nhận, hàng hóa phải đảm bảo chất lượng, số lượng .Nếu sai sót nhân viên kiểm tra phải kịp thời lập biên bản những hàng hóa thiếu hoặc sai quy cách chất lượng.
Bảng 2.11: Gía một số loại vật tư.
Tên vật tư Đơn vị Giá mua
Xi măng PC30 Kg 1.063 Xi măng PC40 Kg 1.091 Thép hình Kg 176.762 Thép tấm Kg 16.337 Thép tròn (f<=10mm) Kg 13.333 Sắt( f10) Cây 72.000 Sắt(f14) Cây 109.000 Đá 1*2 m 3 110.924 Đá 4*6 m 3 75.063 Đá trẻ 20*20*25 viên 2.095 Cát mịn m 3 63.854 Cát vàng m 3 59.218
Tóm lại: Nhìn vào quy tình mua nguyên vật liệu của Công ty ta thấy đây là quy trình đảm bảo được đúng nguyên tắc, trình tự của công tác thu mua nguyên vật liệu theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001-2000. Ở từng giai đoạn của quy trình thì có người phụ trách và chịu trách nhiệm chính điều đó giúp Công ty phân
2.3.1.2. Hoạt động cấp phát vật tư trong Công ty.
Thủ kho vật tư sẽ có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản và cấp phát vật tư cho công trường xây dựng. Căn cứ vào định mức tiêu hao, khối lượng sản xuất phòng kế toán báo xuống. Sau khi có sự chấp nhận của giám đốc, thủ kho sẽ cấp phát cho công trường thi công thông qua các thủ trưởng điều hành trực tiếp công tác xây dựng tại công trường.
Nguồn vật tư của công ty được cấp phát cho công trường theo qui trình sau:
Sơđồ 2.4 : Cấp phát vật tư.
Vật tư sau khi mua về sẽđược nhập kho của Công ty. Khi có nhu cầu về vật tư, các chỉ huy công trường sẽ báo cho bộ phận vật tư , bộ phận này có nhiệm vụ lập phiếu xuất kho cua Công ty và việc cấp phát vật tư được diễn ra tại kho Công ty. Công tác cấp phát vật tư tại công ty rất thuận tiện và dễ dàng đảm bảo yêu cầu sản xuất.
Đối với những công trình làm trọn gói, Công ty không có đủ nguồn vật tư cung cấp ví dụ như các linh kiện như cửa, gỗ…Công ty thực hiện biện pháp ký hợp đồng với các nhà cung cấp chào bán tại ngay chân công trình.
Kho vật tư
Công trường
2.3.1.3 Đánh giá công tác quản lý vật tư tại công ty.
Vật tư là yếu tố cơ bản và vô cùng quan trọng của quá trình sản xuất, là thực thể cấu thành nên sản phẩm. Đảm bảo cung ứng đầy đủ về mặt số lượng,chất lượng và qui cách thì sẽđảm bảo cho công tác quản trị sản xuất đạt hiệu quả tốt. Đi đôi với cung ứng là việc sử dụng nguyên liệu sao cho có hiệu quả tốt nhất. Những vấn đề trên đều cần thiết và quan trọng vì nếu thực hiện tốt các vấn đề trên thì sẽ làm tăng sản lượng, tăng năng suất và hạ giá thành sản phẩm.
Đối với Công ty Cổ Phần Xây Dựng Việt Á việc xuất nguyên vật liệu cho công trình chủ yếu theo kinh nghiệm mà không có các định mức xây dựng trước đó. Ví dự công trình hiện tại đang cần 200 tấn sắt thép, Công ty nhập cho công trình 200 tấn + 10%*200( tấn) dự trữ. Vì vốn dĩ theo Công ty sắt thép là vật tư khó bảo quản, hơn nữa giá thành lại cao.
2.3.1.4 Đánh giá công tác thanh quyết toán nguyên vật liệu.
Công tác thanh quyết toán nguyên vật tưđược Công ty thực hiện một cách đều đặn theo hàng quý. Việc thanh toán vật tư có ý nghĩa quan trọng trong việc quản lý sử dụng vật tư trong sản xuất.
Cơ sở để tiến hành quyết toán vật tư cho các sản các sản phẩm được Công ty dựa trên.
- Định mức chi phí vật tư: nguyên, nhiên liệu cho một đơn vị sản phẩm mà Công ty đã ban hành trong kỳ trước.
- Căn cứ vào tình hình sản xuất thực hiện của Công ty, bao gồm tình trạng máy móc, thiết bị, vật tưđưa vào sản xuất.
2.3.1.5. Đánh giá công tác quản trị vật tư tồn kho.
Công ty Cổ Phần Xây Dựng Việt Á chuyên về lĩnh vực xây dựng các công trình xây dựng. Việc quản trị vật tư tồn kho được giám đốc công ty phân nhiệm vụ cho chủ kho, tới các thủ trưởng tại công trường. Việc quản trị hàng tồn kho vì vậy được bám sát và theo dõi chặt chẽ.
Bảng 2.12: Tình hình sử dụng một số loại vật tư chính của Công ty
Nhận xét: Nhìn chung ta thấy tình hình sử dụng một số loại vật tư chính của Công ty diễn ra một cách đều đặn. Lượng nhập, xuất và tồn kho của năm trước không ảnh hưởng làm gián đoạn tới việc sử dụng vật tư của năm sau.
2.3.3. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN LÝ MÁY MÓC THIẾT BỊ CỦA CÔNG TY: CÔNG TY:
* Mục đích:
Quy định trách nhiệm và phương thức thực hiện việc sửa chữa, quản lý, bảo dưỡng thiết bị sản xuất. * Phạm vi áp dụng. NĂM 2006 NĂM 2007 CHÊNH LỆCH CHỈ TIÊU `+/- % I,Tổng giá trị nhập vật tư 6,642 8167 1,525 22.96 a, Nhập gạch các loại 670 863 193 28.81 b, Nhập đá các loại 580 783 203 35.00 c, Nhập cát các loại 380 672 292 76.84 d, Nhập xi măng các loại 887 936 49 5.52 e, Nhập sắt các loại 4,125 4,913 788 19.10 II, Tổng giá trị xuất vật tư 6352 7782 1,430 22.51 a,Xuất gạch các loại 620 853 233 37.58 b, Xuất đá các loại 571 756 185 32.40 c, Xuất cát các loại 376 450 74 19.68 d, Xuất xi măng các loại 760 923 163 21.45 e, Xuất sắt các loại 4,025 4,800 775 19.25
III, Tổng giá trị tồn kho 290 675 385 132.76
a, Tồn gạch các loại 50 60 10 20.00
b,Tồn đá các loại 9 36 27 300.00
c, Tồn cát các loại 4 226 222 5550.00
d, Tồn xi măng các loại 127 140 13 10.24
* Nội dung.
1. Lập danh mục toàn bộ thiết bị máy móc chính có ảnh hưởng tới chất lượng theo biểu mẫu danh mục thiết bị.
2. Cách thức đánh mã số thiết nị trong trường hợp thiết bị không có biển đăng ký XXX-YY: Trong đó XXX- Viết tắt tên thiết bị, YY- Số thứ tự thiết bị trong nhóm 3. Lập hồ sơ theo dõi quá trình sử dụng cho thiết bị trong danh mục.
4. Vào quý IV của năm trước, xây dựng kế hoạch bảo dưỡng thiết bị.
6. Đến hạn bảo dưỡng, bộ phận cơđiện thông báo cho các đơn vị có liên quan thời điểm bảo dưỡng thiết bị theo mẫu.
Trong trường hợp có hỏng hóc đột xuất, đội thi công có trách nhiệm thông báo cho phòng kỹ thuật đề nghị sửa chữa. Trong quá trình bảo dưỡng, sửa chữa nếu cần thay thế phụ tùng, lập dự trù kinh phí thay thế trình cấp trên phê duyệt bộ phận mua sắm phụ tùng thay thế thực hiện công việc mua sắm thiết bị.
Thực hiện việc bảo dưỡng thiết bịđúng theo kế hoạch. Trong trường hợp có hỏng đột xuất, phòng kỹ thuật phân tích nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục sự cố và thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa.
Kết quả của việc bảo đưỡng, sửa chữa được chuyển về phòng kỹ thuật để cập nhật vào kế hoạch bảo dưỡng và hồ sơ thiết bị.
Sơđồ 2.5: Sơđồ quản lý thiết bị thi công. Lập danh sách thiết bị Danh mục PD Đánh mã số Nộp hồ sơ thiết bị Lập kế hoạch BD Thực hiện bảo dưỡng Cập nhật kế