Kiểm toán viên phải nhận biết toàn diện, đầy đủ vềđơn vị được kiểm toán
đểđịnh hướng cho cuộc kiểm toán sát thực, phù hợp với những đặc điểm của từng
đơn vị. Vì vậy, kiểm toán viên phải thu thập đầy đủ các thông tin vềđơn vị được kiểm toán, về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Trên cơ sở có được sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên mới có thể đánh giá
được hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc ngăn ngừa và phát hiện các sai phạm trong hoạt động kinh tế. Từ đó, kiểm toán viên đánh giá mức rủi ro kiểm soát và trên cơ sở tỷ lệ rủi ro kiểm toán mong muốn để tính mức rủi ro phát hiện (theo mô hình rủi ro kiểm toán) nhằm xác định số lượng bằng chứng cần thiết. Đểđánh giá được hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên cần thu thập thông tin để hiểu biết cơ cấu kiểm soát nội bộ cả
về cách thiết kế và sự hoạt động.
2.2.2.1. Thông tin cần thu thập về môi trường kiểm soát
Đối với kiểm toán báo cáo quyết toán ngân sách cấp tỉnh, trước khi thu thập các thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên cần thu thập
thông tin khái quát về tình hình kinh tế - xã hội của tỉnh như: vị trí địa lý, tình hình dân số phân bố theo vùng, miền, cơ cấu hành chính. Nước ta là nước nông nghiệp, khi thu thập thông tin khái quát, kiểm toán viên chú ý đến những thông tin có thểảnh hưởng trực tiếp đến thu chi ngân sách của niên độ kiểm toán như: tình hình dịch bệnh, thiên tai. Trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế và Việt Nam là thành viên của Tổ chức Thương mại Thế giới, kiểm toán viên còn phải thu thập thông tin về diễn biến giá cả một số loại vật tư, hàng hoá chính trên thế
giới có ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh, phát triển kinh tế của tỉnh
được kiểm toán. Trên cơ sở diễn biến tình hình thế giới có đối chiếu với tình hình cụ thể trong nước để thu thập các văn bản của nhà nước mới ban hành về
quản lý kinh tế, tài chính, ngân sách. Trong tiến trình hội nhập kinh tế thế giới, ở
nước ta các danh mục thuế xuất nhập khẩu hàng hoá đang được cắt giảm mạnh mẽ, vì vậy kiểm toán viên cần cập nhật các văn bản pháp luật mới quy định về
thuế suất thuế hải quan của các loại hàng hoá, vật tư.
Để tìm hiểu môi trường kiểm soát của ngân sách cấp tỉnh, cùng với nền tảng cơ bản là Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn của Chính phủ, bộ Tài chính, kiểm toán viên cũng cần thu thập các văn bản sau:
- Đối với Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương: Nghị
quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố về phê chuẩn quyết toán ngân sách tỉnh trước niên độ kiểm toán; Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố
về các mục tiêu kinh tế, văn hóa xã hội và dự toán ngân sách niên độ kiểm toán; Nghị quyết về triển khai thực hiện dự toán ngân sách tỉnh; các nghị quyết, văn bản vềđiều chỉnh dự toán trong niên độ kiểm toán; tài liệu kế hoạch, thực hiện và kết quả giám sát việc chấp hành ngân sách; Nghị quyết về việc thu phí, lệ phí và các khoản đóng góp của nhân dân theo quy định của pháp luật và các định mức phân bổ ngân sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi theo quy định của Chính phủ.
- Đối với Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương: Quyết
toán. Cơ chế điều hành ngân sách, quy định thưởng vượt thu...; Quyết định về
phân cấp ngân sách các cấp; Quy định về phân cấp quản lý vốn đầu tư xây dựng cơ bản, thẩm quyền phê duyệt dự án đầu tư xây dựng cơ bản của thủ trưởng các cơ quan, ban, ngành của tỉnh và thẩm quyền của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện; Các quy định khác liên quan đến quản lý tài chính, ngân sách.
- Đối với các cơ quan tài chính tổng hợp của tỉnh, thành phố
+ Sở Tài chính: Các văn bản hướng dẫn về quản lý tài chính, kế toán, định mức chi tiêu, công tác khóa sổ cuối năm, quy định về thời hạn nộp báo cáo quyết toán của các đơn vị dự toán v.v.
+ Cục Thuế: Các văn bản hướng dẫn về quản lý thu thuế, các quy trình thu thuế, hướng dẫn thực hiện miễn giảm thuế, hoàn thuế, lập sổ thuế; quy định việc quản lý biên lai, ấn chỉ; quy định về xử lý nợđọng thuế v.v.
+ Cục Hải quan: Các văn bản hướng dẫn về quản lý thu thuế xuất, nhập khẩu, các quy trình về thủ tục hải quan, hướng dẫn thực hiện miễn, hoàn thuế, lập sổ thuế; quy định về xử lý nợđọng thuế xuất nhập khẩu v.v.
+ Kho bạc nhà nước tỉnh: Các văn bản hướng dẫn về hạch toán các khoản thu, chi, kiểm soát các khoản chi, thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản, khoá sổ cuối năm, xác nhận kinh phí tồn cuối năm v.v.
Và một số văn bản hướng dẫn của các cơ quan khác, như: Hướng dẫn của Sở Kế hoạch và Đầu tư về lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản; Hướng dẫn của Sở Giáo dục & Đào tạo về thu học phí v.v.
Hiểu biết của lãnh đạo đơn vị về hệ thống kiểm soát nội bộ như một căn cứ để đánh giá thái độ và nhận thức của họ đối với tầm quan trọng của kiểm soát. Kiểm toán viên có thể nghiên cứu quy chế thi đua, khen thưởng của đơn vị để
xem xét việc đơn vị tạo cơ hội như nhau cho các nhân viên khi thăng tiến; Hoặc lãnh đạo đơn vị có thiết kế một sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập dự toán, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả không? Khi tìm hiểu môi trường kiểm soát, kiểm toán viên có thể căn cứ vào kinh nghiệm của mình trước đó vềđơn vị. Kiểm toán
viên cũng có thể căn cứ vào nhận thức của lãnh đạo về bộ phận tài chính kế toán trong đơn vị để xác định quan điểm của họ đối với kiểm soát nội bộ. Nếu người lãnh đạo thực sự coi kế toán là một công cụ kiểm soát hữu hiệu của quản lý thì sẽ
quan tâm đến việc ghi chép và cung cấp thông tin kế toán, thông qua việc định kỳ
yêu cầu kế toán cung cấp thông tin hoặc tuyển dụng những nhân viên kế toán có năng lực và trách nhiệm. Nhưng ngược lại, nếu người lãnh đạo chỉ coi kế toán là
để “hợp thức hóa chứng từ” thì hệ thống kiểm soát nội bộ đó chắc chắn sẽ vắng mặt một số quá trình kiểm soát cần thiết. Sự quan tâm hay thờ ơ của người lãnh
đạo đơn vị đối với hệ thống kho bãi hay hệ thống bảo quản tài sản vật chất cũng là một cơ sởđể kiểm toán viên đánh giá thái độ của người lãnh đạo đối với hệ thống kiểm soát nội bộ là coi trọng hay không.
Bổ sung thông tin về môi trường kiểm soát của ngân sách cấp tỉnh, kiểm toán viên thu thập thông tin từ việc tìm hiểu các cơ quan quản lý thu, cấp phát, thanh toán ngân sách về sự tuân thủ các qui định của Luật Ngân sách nhà nước và các chế độ, chính sách về quản lý tài chính của nhà nước và việc báo cáo
đúng số thu, chi trong niên độ ngân sách.
Đi vào tìm hiểu môi trường kiểm soát, đối với các đơn vị dự toán thuộc ngân sách cấp tỉnh, cần thu thập thông tin về quy chế tài chính chi phối hoạt động của đơn vị. Cụ thể: số đơn vị thực hiện cơ chế tài chính theo Nghị định số
43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ, trong đó, chi tiết số đơn vị tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên (tựđảm bảo chi phí) và sốđơn vị đảm bảo một phần chi phí hoạt động thường xuyên (tự đảm bảo một phần chi phí; số đơn vị thực hiện cơ chế tài chính theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan nhà nước. Chính cơ chế
hoạt động tài chính vừa là một bộ phận, vừa chi phối đến thiết kế và vận hành hệ
thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị dự toán.
Đã đến lúc kiểm toán viên khi tiến hành khảo sát đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ cần thu thập các thông tin về chính sách nhân sự tại tỉnh, thành được
kiểm toán. Đó là các chính sách về trọng dụng nhân tài, quy chế về tuyển dụng,
đào tạo, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức nhà nước. Kiểm toán viên phải nhận thấy rằng chất lượng của hệ thống kiểm soát có thể thay đổi trong kỳ kiểm toán bởi rất nhiều nhân tố liên quan đến nhân sự: thay đổi nhân sự chủ chốt tại các đơn vị dự toán cấp I; thay đổi quy chế tuyển dụng và đào tạo; v.v. Khi thấy những thay đổi trong hoạt động hay hình thức kiểm soát, thì kiểm toán viên cần phải đặt câu hỏi cụ thể liên quan đến những vấn đề này, đặc biệt là về thời gian thay đổi nhân sự trong các chức năng kiểm soát nội bộ chính.
Khi tìm hiểu môi trường kiểm soát, kiểm toán viên cần rất chú ý đến nguồn thông tin từ bên ngoài (thông tin không phải do đơn vị được kiểm toán cung cấp) như thông tin từ báo chí, từ các cơ quan thanh tra, kiểm tra. Đặc biệt nguồn thông tin từ kết quả thanh, kiểm tra của các cơ quan chức năng có ý nghĩa cực kỳ quan trọng. Những kết luận của thanh tra về thất thoát, tham nhũng, lãng phí chính là những điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Thu thập thông tin về kết quả thanh tra nội bộ nhằm đánh giá hiệu lực và xác định được kết quả của của hệ thống kiểm soát nội bộ, qua đó đánh giá được chất lượng công tác quản lý tài chính, ngân sách của tỉnh cũng như tại các đơn vị. Cần tập trung thu thập thông tin ở những cơ quan: Thanh tra nhà nước, Thanh tra sở Tài chính, Thanh tra cục Thuế, Thanh tra Hải quan và Thanh tra Kho bạc với những nội dung cụ
thể là:
- Thanh tra nhà nước, Thanh tra sở Tài chính: Kết quả thanh tra năm trước niên độ kiểm toán, kết quả xử lý đối với từng đơn vị, từng dự án... Các kiến nghị
về sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ các quy định của các ngành, các đơn vị không phù hợp với quy định của nhà nước. Mặt khác cần nắm kết quả kiểm tra, duyệt quyết toán của sở Tài chính đối với các đơn vị dự toán.
- Thanh tra cục Thuế, cục Hải quan: Kết quả thanh tra năm trước niên độ
kiểm toán về xử lý các đối tượng trốn lậu thuế, xử lý nợ đọng thuế; Kiểm tra sau hoàn thuế và việc thực hiện nghĩa vụ thuế của các đối tượng; Kiểm tra nội bộ
- Thanh tra Kho bạc nhà nước: ngoài việc nắm kết quả thanh tra nội ngành cần nắm tổng hợp các khoản chi không hợp lý, không đủđiều kiện quyết toán đã bị kho bạc từ chối thanh toán, chi trả.
2.2.2.2. Thông tin cần thu thập về hệ thống kế toán
Để hiểu được hệ thống kế toán của đơn vị, kiểm toán viên cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị để xác định các hoạt động, giao dịch của đơn vị. Chức năng, nhiệm vụ của đơn vị cũng là cơ sở để kiểm toán viên xác định chế độ kế toán chi phối hoạt động kế toán tại cơ sở. Hiện nay, theo quy định chếđộ
kế toán hành chính sự nghiệp áp dụng cho các đơn vị dự toán thuộc ngân sách cấp tỉnh. Tuy nhiên, đối với những đơn vị có hoạt động đặc thù (thu sự nghiệp, v.v.), kiểm toán viên có thể nghiên cứu tài liệu hoặc phỏng vấn lãnh đạo đơn vị hay bộ phận có liên quan để biết được các hoạt động này được bắt đầu như thế
nào, vận hành và kết thúc ra sao. Từ đó kiểm toán viên sẽ đi tìm hiểu quy trình kế toán thu nhận, ghi chép, xử lý và cung cấp thông tin về các hoạt động này, cũng như thu thập các văn bản về tài chính kế toán có liên quan.
Chứng từ và những sổ sách kế toán là những vật cụ thể mà trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh và tổng hợp. Kiểm toán viên cần thu thập thông tin về tính đầy đủ của hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán, thu thập thông tin về các hoạt động kiểm soát đối với quá trình luân chuyển chứng từ và ghi chép kế toán.
Đối với các đơn vị dự toán thuộc ngân sách cấp tỉnh, kiểm toán viên cần
đặc biệt lưu ý đến việc thu thập thông tin về hệ thống kế toán của các đơn vị có nhiệm vụ thu chi quỹ ngân sách (Kho bạc Nhà nước tỉnh, cục Hải quan, cục Thuế, sở Tài chính). Các thông tin cần được thu thập là: trình độ và kinh nghiệm của người làm kế toán, hệ thống tài khoản sử dụng trong mối quan hệ với Mục lục ngân sách nhà nước, quy trình luân chuyển chứng từ, dấu vết kiểm soát trên các chứng từ, hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán, việc áp dụng tin học vào công tác kế toán. Thu thập thông tin về hệ thống kế toán của ngân sách cấp tỉnh, kiểm toán viên đi tìm câu trả lời cho việc các cơ quan quản lý ngân sách có thực
hiện đúng nguyên tắc, chuẩn mực kế toán trong việc ghi chép, hạch toán và lập báo cáo kế toán theo chếđộ qui định không, các tiêu thức phản ánh trên sổ, báo cáo kế toán có thống nhất giữa các kì và niên độ kế toán ngân sách không; số
kinh phí ngân sách cấp phát có được phân loại đúng theo qui định của Mục lục ngân sách nhà nước, cụ thể:
- Các loại kinh phí có được giải trình thống nhất theo các tiêu thức của các kì và niên độ kế toán ngân sách năm trước , nếu có sự thay đổi về các tiêu thức thì có được giải thích trong các phụ lục kèm theo;
- Các loại kinh phí cấp phát thanh toán có được phân loại, tổng hợp đầy
đủ theo quy định của Mục lục ngân sách nhà nước không, và có được thuyết minh đầy đủ kèm theo;
- Các khoản thu, chi ngân sách có được phản ánh đúng thời điểm phát sinh và phù hợp với các chứng từ kế toán chi ngân sách, có tuân thủ chếđộ quản lý và sử dụng ngân sách và kế toán;
- Có thường xuyên đối chiếu, xác nhận số cấp, đối tượng được cấp phát ngân sách giữa cơ quan tài chính với kho bạc nhà nước;
- Các khoản thu, chi ngân sách có được ghi sổ, tổng hợp báo cáo đúng giá trị và đối tượng cũng nhưđúng nội dung kinh tế theo qui định của Mục lục ngân sách nhà nước;
- Các khoản thu, chi ngân sách có được ghi sổ và báo cáo theo đúng trình tự thời gian phát sinh;
- Các tài liệu, chứng từ, sổ kế toán được bảo quản, lưu trữ đúng chế độ
quy định, tránh mất mát, hư hỏng.
Ngoài ra, quan hệ nhân thân của người làm công tác kế toán tại các đơn vị
dự toán cũng cần được kiểm toán viên lưu ý. Mặc dù Luật Kế toán đã quy định cụ
thể về những người không được làm kế toán trong đơn vị nhưng thực tế không hoàn toàn như vậy. Các mối quan hệ huyết thống, gia đình không có giữa kế toán và lãnh đạo của cùng một đơn vị, nhưng hoàn toàn có thể có giữa kế toán và lãnh