b) Nguyên tắc hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu
2.1.5. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán
2.1.5.1 Chính sách kế toán chung:
Chế độ kế toán chung do Bộ Tài chính ban hành đã được cụ thể hoá vào Công ty như sau:
Hình thức ghi sổ kế toán: hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là hình
thức nhật ký chung
Niên độ kế toán: Niên độ kế toán của Công ty là một năm dương lịch,
Phương pháp kế toán TSCĐ: Nguyên giá TSCĐ được xác định theo đúng nguyên giá thực tế và khấu hao TSCĐ được xác định theo phương pháp khấu hao bình quân theo thời gian.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho là
đánh giá theo giá bình quân. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho được áp dụng là kê khai thường xuyên.
Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế GTGT theo phương
pháp khấu trừ.
2.1.5.2 Chính sách kế toán cụ thể:
Công ty áp dụng hình thức kế toán theo hình thức “ nhật ký chung” Quy trình ghi sổ như sau:
Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ theo hình thức "Nhật ký chung"
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
* Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các Chứng từ kế toán
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt SỔ CÁI
dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ Cái;
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có
trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
b) Vận dụng chế độ kế toán vào hệ thống tài khoản:
Theo quy định chung mọi doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh thì vận dụng hệ thống tài khoản cấp 1, cấp 2 do nhà nước ban hành, không được tự định ra hai loại tài khoản này. Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Công Nghệ Mới sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006. Nhìn chung hệ thống tài khoản của công ty đều tuân theo chế độ kế toán đã ban hành, và chi tiết tới các tìa khoản cấp 2, cấp 3 để phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của Công ty và phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của tài khoản tổng hợp tương ứng. Hầu hết các tài khoản được chi tiết theo các phòng kinh doanh và các chi nhánh. Nguyên nhân là do Công ty áp dụng cơ chế khoán cho mỗi bộ phận nên chi tiết tài khoản cho mỗi phòng kinh doanh và các chi nhánh giúp cho các nhà quản lý và kế toán có thể đánh giá và phân bổ tiền lương và thưởng một cách chính xác và khoa học.
c) Về sổ sách kế toán sử dụng:
Hình thức sổ kế toán Công ty Cổ phần XNK công nghệ mới đã áp dụng là hình thức “ Nhật ký chung”. Việc lựa chọn hình thức kế toán này công ty đã có đăng ký với Bộ tài chính, đồng thời tuân thủ các qui định về hệ thống sổ sách và phương pháp ghi chép sổ theo hình thức kế toán đã lựa chọn. Công ty đã chọn hình thức sổ “ nhật ký chung” là phù hợp với đặc điểm kinh doanh và bộ máy kế toán của Công ty. HIện nay công ty đã áp dụng chương chình phần mềm máy tính vào công tác hạch toán kế toán nên đã giảm bớt khối lượng công việc ghi chép bằng tay của kế toán viên, đồng thời rút ngắn thời gian để
kiệm về thời gian, giảm khối lượng của các nhân viên phòng kế toán. Đặc biệt, việc nối mạng internet cũng nâng cao hiệu quả của công tác kế toán trong việc thu thập các thông tin trên mạng về các cập nhập mới về kế toán của Bộ Tài chính và việc cập nhập thông tin giữa các phòng ban được nhanh hơn thông qua hộp thư điện tử.
Thực tế theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 thì phần mềm kế toán không nhất thiết phải hiển thị đầy đủ quy trình kế toán theo hình thức đã đăng ký nhưng phải in đầy đủ theo sổ kế toán quy định.
d) Vận dụng lập báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán của Công ty được lập theo quý và năm. Các báo cáo mà Công ty sử dụng theo mẫu của quyết đinh 15/2006 /QĐ-BTC và sử dụng 4 báo cáo:
+ Bảng cân đối kế toán
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
+ Thuyết minh báo cáo tài chính
Các báo cáo hàng tháng nộp lên Giám đốc xem xét, đồng thời các báo cáo quý và năm nộp lên hội đồng quản trị và đại hội đồng cổ đông. Lưu trữ một bản tại phòng tổng hợp.
Ngoài ra Công ty còn lập Báo cáo quản trị để cung cấp thêm thông tin cho quản lý và điều hành hoạt động nội bộ trong doanh nghiệp. Một số loại Báo cáo quản trị chủ yếu
2.2. Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Công Nghệ Mới Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Công Nghệ Mới
2.2.1. Đặc điểm về hàng hóa kinh doanh tại công ty, các phương thức bán hàng và thanh toán tiền hàng bán hàng và thanh toán tiền hàng
Hàng hóa kinh doanh của công ty là các loại máy móc, thiết bị công nghệ, tin học, hàng điện tử: Máy thu HBO DSR-406, Switch – 24 Port, Máy thu NHK – D9835, Chia 2 CATV - H2012 (Jebsee), Anten Comstar 30m ST1 - Pacific, Bộ điều chỉnh âm lượng AT-063P (TOA), Máy thu Digital Sat 21 D-1500 (Hitone), Máy tính Đông Nam Á, Điện thoại để bàn AT1-MW (HLDR)...vv
Thị trường tiêu thụ hàng hóa không những ở địa bàn Hà Nội mà còn phân bố rộng rãi ở các tỉnh miền Bắc: Bắc giang, Bắc ninh, Vĩnh yên, Thanh Hóa, Nam Định, Hưng Yên, Hải dương, Hải Phòng, Lạng Sơn, Lào Cai, Bắc Cạn...
2.2.1.2. Các phương thức bán hàng:
Hiện nay, Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Công Nghệ Mới thực hiện theo 2 phương thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ.
- Bán buôn qua kho
Bán buôn qua kho của Công ty dưới hình thức xuất bán trực tiếp cho các cửa hàng lớn, các đại lý...với hình thức này công ty xuất bán cho đối tác số lượng hàng lớn và tổng giá trị thanh toán lớn.
- Bán lẻ
Hình thức bán lẽ được công ty áp dụng nhiều để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, xuất kho bán và thu tiền trực tiếp cho khách hàng có nhu cầu về các mặt hàng của công ty.
2.2.1.3. Các phương thức thanh toán tiền hàng
Hiện nay Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Công Nghệ Mới áp dụng 2 phương thức thanh toán chủ yếu là:
a) Bán hàng thanh toán tiền ngay (thanh toán nhanh)
Theo phương thức này, hàng hóa của công ty sau khi giao cho khách hàng phải được thanh toán ngay bằng tiền mặt, séc hoặc chuyển khoản.
* Trình tự luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 2.4: Trình tự luân chuyển chứng từ theo phương thức bán hàng thu tiền ngay
b) Bán hàng chưa thu tiền (thanh toán chậm)
Đây là hình thức mua hàng trả tiền sau. Theo hình thức này khi công ty xuất hàng thì số hàng đó được coi là tiêu thụ và kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu và theo dõi trên sổ (chi tiết công nợ)
Hóa Đơn GTGT
Liên 1: Lưu tại phòng kế toán
Liên 2: Giao cho khách hàng
Liên 3: Giao
cho thủ kho Vào thẻ kho (sổ kho)
Xuất hàng
Các sổ liên quan 111,112, 511, 3331 Phiếu thu
Trong trường hợp này, trình tự kế toán bán hàng được tiến hành như sau: Sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết tại phòng kinh doanh, kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT (3 liên), liên 3 được chuyển xuống cho thủ kho, thủ kho căn cứ vào hóa đơn GTGT đó để viết phiếu xuất kho cho hàng xuất. Sau khi xuất hàng, thủ kho căn cứ vào hóa đơn GTGT (liên 3) để ghi vào sổ kho (ghi số lượng hàng xuất). Kế toán bán hàng và theo dõi công nợ ghi vào sổ chi tiết theo dõi công nợ sổ theo dõi doanh thu.
*Trình tự luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 2.5: Trình tự luân chuyển chứng từ theo phương thức bán hàng chưa thu tiền ( thanh toán sau)
2.2.2. Phương pháp hạch toán doanh thu bán hàng2.2.2.1. Chứng từ và sổ sách sử dụng 2.2.2.1. Chứng từ và sổ sách sử dụng
Trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng , kế toán Hóa Đơn GTGT
Liên 1: Lưu tại phòng kế toán
Liên 2: Giao cho khách hàng
Liên 3: Giao
cho thủ kho Vào thẻ kho (sổ kho)
Xuất hàng Các sổ liên quan
* Chứng từ sử dụng
+ Hóa đơn GTGT mẫu số 01/GTGT_3LL + Phiếu xuất kho mẫu số 02_VT
+ Phiếu thu mẫu số 01_TT + Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi * Tài khoản kế toán sử dụng
Xuất phát từ việc Công ty vận dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính nên trong hạch toán bán hàng kế toán của công ty sử dụng một số Tk như sau:
TK 511 “Doanh thu bán hàng” TK 521 “Các khoản giảm trừ”
Và các TK khác như TK 111, 112, 131, 3331....
2.2.2.2 Trình tự hạch toán
Sau khi có đơn đặt hàng kế toán lập hóa đơn bán hàng thành 3 liên sau đó chuyển một liên cho thủ kho thủ kho dựa vào hóa đơn bán hàng và lập phiếu xuất kho xuất hàng cho khách
a) trường hợp thanh toán tiền ngay
Ví dụ: Ngày 05/03/2012 Công ty xuất hàng cho Công ty Cổ Phần Ứng Dụng Công Nghệ Điện Tử Viễn Thông 1 máy thu HBO DR- 406 đơn giá 15.080.400 đ và 1 Switch – 24Port đơn giá 2.479.320 đtổng tiền thanh toán là 19.315.692 đ (VAT 10%) thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Định khoản kế toán a) Nợ Tk 632 : 14.633.100 Có Tk 156: 14.633.100 b) Nợ Tk 111 : 19.315.692 Có Tk 5112 : 17.559.720 Có Tk 3331 : 1.755.972
+ Phiếu xuất kho do thủ kho lập trên cơ sở hóa đơn GTGT (liên 3), làm căn cứ để hạch toán giá vốn hàng bán.
Đơn vị: Công Ty Cổ Phần XNK Công Nghệ Mới Bộ phận: Bán Hàng
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 05 tháng 03 năm 2012
(Liên 1) Số: 201 Nợ: 632 Có: 156 - Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Bình
- Địa chỉ: Bộ phận bán hàng
- Lý do xuất kho: Xuất bán cho Công ty Cổ Phần Ứng Dụng Công Nghệ Điện Tử Viễn Thông.
- Xuất tại kho (ngăn lô): Số 1
Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng
Yêu cầu Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Máy thu HBO DSR-406 Cái 1 1 12.567.000 12.567.000
2 Switch – 24
Port Cái 1 1 2.066.100 2.066.100
Cộng: x x x x x 14.633.100
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười bốn triệu sáu trăm ba mươi ba nghìn một trăm đồng. - Số chứng từ gốc kèm theo:...
Xuất, ngày 05 tháng 03 năm 2012
Phòng kế toán sẽ tiến hành các công việc : + Lập hóa đơn GTGT
Mẫu số: 01/GTKT_3LLB HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/12P
Liên 1(lưu) Số: 09699
Ngày 05 tháng 03 năm 2012
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Công Nghệ Mới Mã số thuế: 0100111264
Địa chỉ: Số 40 phố Phương Mai Điện thoại:
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty Cổ Phần Ứng Dụng Công Nghệ Điện Tử Viễn Thông Địa chỉ:
Hình thức thanh toán : Tiền mặt Mã số thuế: 0101236668
STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
1 Máy thu HBO DSR-406 Cái 1 15.080.400 15.080.400
2 Switch – 24 Port Cái 1 2.479.320 2.479.320
Cộng tiền hàng : 17.559.720 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 1.755.972 Tổng cộng tiền thanh toán: 19.315.692 Số tiền viết bằng chữ: Mười chín triệu ba trăm mười lăm nghìn sáu trăm chín mươi hai đông.
Theo hóa đơn GTGT, Công ty Cổ Phần Ứng Dụng Công Nghệ Điện Tử Viễn Thông thanh toán tiền ngay. Vì vậy sau khi giao hàng, kế toán bán hàng chuyển hóa đơn (liên 3) cho kế toán để viết phiếu thu và thu tiền.
Đơn vị: Công Ty Cổ Phần XNK Công Nghệ Mới Bộ phận: Bán Hàng PHIẾU THU Ngày 05 tháng 03 năm 2012 Số: 205 Nợ: 112 Có: 131,3331 - Họ và tên người nộp tiền: Công ty Cổ Phần Ứng Dụng Công Nghệ Điện Tử Viễn Thông
- Địa chỉ:
- Lý do nộp: Trả tiền mua hàng hóa theo hóa đơn số 09699
- Số tiền: 54.587.014 đ
- Viết bằng chữ: Mười chín triệu ba trăm mười lăm nghìn sáu trăm chín mươi hai đồng.
- Kèm theo:... chứng từ gốc
Ngày 05 tháng 03 năm 2012
Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập Thủ quỹ
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):... + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc đá quý):... + Số tiền quy đổi:...
b) Trường hợp bán hàng chưa thu tiền
Ví dụ: Ngày 15/03/2012 Công ty bán hàng cho Khách sạn Sofitel
Metropol Hà Nội 1 Máy thu HBO DSR-406 và 1 máy thu NHK – D9835 tổng giá thanh toán 44.359.040 đ( VAT 10%) chưa thanh toán tiền hàng.
Định khoản kế toán: NV1: Nợ Tk 632 : 33.605.333 Có Tk 156: 33.605.333 NV2: Nợ Tk 131 : 44.359.040 Có Tk 5112 : 40.326.400 Có Tk 3331: 4.032.640
+ Kế toán lập hóa đơn GTGT (3liên) liên 1lưu, liên 2 giao cho khách hàng liên 3 giao cho thủ kho để lập phiếu xuất kho
+ Thủ kho sau khi nhận được hóa đơn GTGT (liên 3) viết phiếu xuất kho. Đơn vị: Công Ty Cổ Phần XNK Công Nghệ Mới
Bộ phận: Bán Hàng
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 15 tháng 03 năm 2012
(Liên 1) Số: 232 Nợ: 632 Có: 156 - Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Thu Hương
- Địa chỉ: Bộ phận bán hàng
- Lý do xuất kho: Xuất bán cho Khách sạn Sofitel Metropol Hà Nội - Xuất tại kho (ngăn lô): Số 1
Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, Mã số Đơn vị tính Số lượng
Yêu cầu Thực xuất