Thực tế, trong hoạt động sản xuất kinh doanh không thể có hiện tượng chậm thanh toán (nợ) để dảm bảo thực hiện hợp đồng hoặc các ràng buộc khác. Nếu ở mức độ trong thời gian cho phép thì là điều có thể chấp nhận được. nhưng khi các khoản nợ này không được thanh toán đúng hạn thì công ty cần phải đốc thúc việc trả nợ để đảm bảo tình hình tài chính của doanh nghiệp được khả quan và cân đối.
Hiện tại, các khoản phải thu của công ty chiếm 80.68% trong tài sản ngắn hạn. Như vậy, nợ của khách hàng chiếm tỷ trọng khá cao có thể làm mất an toàn và ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của công ty. Các khoản công nợ không được theo dõi sát, quản lý chặt chẽ sẽ gây khó khăn cho việc thu hồi nếu gặp các khách hàng cố tình chiếm dụng vốn của công ty.
Trong tình hình kinh tế ngày càng khó khăn, thị trường cạnh tranh ngày càng khắc nghiệt. Đã có rất nhiều công ty lâm vào tình trạng không có khả năng chi trả, chậm thanh toán và trường hợp tồi tệ nhất là phá sản.
Để quản lý tốt các khoản công nợ, Công ty cần nắm được thực trạng các khoản phải thu theo từng đối tượng khách hàng, so sánh với chính sách tín dụng thương mại theo khía cạnh giới hạn nợ và thời hạn nợ. Trên cơ sở đó, công ty sẽ biết được khoản nợ nào là quá hạn, khoản nợ nào chưa đến hạn thanh toán. Từ đó tiến hành phân loại nợ để quản lý chặt chẽ, khoa học hơn.
63
Phân tích khách hàng, xác định đối tượng. Đây là khâu rất quan trọng để công ty xác định rõ khách hàng là ai và quyết định thực hiện chính sách thương mại như thế nào. Do vậy, để thẩm định độ rủi ro cần có sự phân tích đánh giá khả năng trả nợ và uy tín của khách hàng. Nhất là với những khách hàng tiềm năng. Trên cơ sở đó xác định hình thức hợp đồng.
Với những khoản nợ đã quá hạn thanh toán công ty phải đưa ra những biện pháp thu hồi nợ thích đáng như: nhắc nợ khách hàng thường xuyên, hàng tuần, hàng tháng công ty làm công văn nhắc nợ, biên bản làm việc, đa dạng hóa các phương thức thanh toán… nhằm khuyến khích khách hàng trả nợ, đảm bảo thu hồi được vốn.
Trong đó, thành lập tổ thu hồi công nợ là một giải pháp cụ thể và khá hiệu quả trước mắt. Việc thành lập tổ công nợ chuyên theo dõi và thu hồi các khoản công nợ sẽ tạo điều kiện theo dõi sát hơn và có các biện pháp kịp thời, thích hợp đối với từng đối tượng. Đồng thời tham mưu cho các nhà quản lý công ty để có biện pháp thích hợp đảm bảo vốn không bị chiếm dụng quá nhiều và quá lâu, ảnh hưởng đến tình hình sản xuất, kinh doanh chung của công ty.
Tổ công nợ được thành lập phải bao gồm cán bộ kinh doanh, nhân viên kế toán công nợ, và một số bộ phận liên quan. Tổ công nợ sẽ tiến hành phân loại các đối tượng nợ dựa trên đặc điểm riêng của khách hàng và bằng thu nhập các thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Có thể dựa trên tuổi của các khoản nợ để tiến hành phân loại nợ, từ đó dễ dàng quản lý, xây dựng kế hoạch và các biện pháp, phương thức đòi nợ thích hợp.