2008)
2.2.2.2 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
2.2.2.2.1 Nội dung
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là tất cả những chi phí về các vật liệu chính, vật liệu phụ, giá trị thiết bị kèm theo vật kiến trúc… cần thiết để sử dụng trực tiếp cho thi công các công trình và cấu thành thực thể sản phẩm xây lắp.
Chi phí nguyên vật liệu là một khoản mục chi phí trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình xây dựng thường chiếm từ 65 70% chi phí trong tổng giá thành, vì vậy việc hạch toán chính xác và đầy đủ chi phí nguyên vật liệu là đặc biệt quan trọng trong việc xác định lượng tiêu hao vật liệu trong sản xuất thi công và đảm bảo tính chính xác của giá thành công trình xây dựng.
Cũng chính vì lẽ đó đòi hỏi công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phải hạch toán trực tiếp các chi phí vật liệu vào từng đối tượng sử dụng (các công trình, các hạng mục công trình) theo giá thực tế của từng loại vật liệu như giá mua, chi phí thu mua, chi phí vận chuyển đến chân công trình. Việc mua vật tư cho một công trình thường do một người trong ban chỉ huy công trình đảm nhận tự khai thác nguồn hàng tại địa phương nơi công trường đang thi công. Tuy nhiên, đối với những loại vật liệu quý, khó mua Công ty sẽ đứng ra đặt hàng cho các công trình. Do đó phần lớn vật tư thường được đáp ứng theo giá cả thị trường nên không ổn định. Để tránh lãng phí thất thoát, kế toán phải thường xuyên đối chiếu với dự toán và theo dõi trên các sổ sách thích hợp.
Thường vật liệu được mua khi có nhu cầu sử dụng ngay, khi đó kế toán sử dụng giá thực tế đích danh để hạch toán. Công ty có tổ chức kho vật liệu tại chân công trình.
2.2.2.2.2 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Đối với lĩnh vực xây dựng cơ bản, nguyên vật liệu dùng cho công trình thường được mua trực tiếp và nhập luôn tại kho công trình, nên trường hợp xuất vật tư từ kho chính của Công ty để phục vụ cho công tác xây dựng là rất ít tại công trình. Với công trình Xây dựng Trụ sở Công ty Đầu tư phát triển Nhà và Đô thị - Bộ Quốc Phòng thì vật tư dùng cho xây dựng là trực tiếp mua ngoài về nhập tại kho công trình.
Cụ thể, việc hạch toán chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp ở Công ty được hạch toán như sau:
Các đội xây lắp căn cứ vào dự toán và kế hoạch thi công để tính toán lượng vật tư cần thiết phục vụ cho sản xuất có xác nhận của chỉ huy trưởng và kỹ thuật viên để lập kế hoạch mua vật tư cho công trình. Vật tư mua về được chuyển thẳng tới chân công trình. Chỉ huy trưởng công trình và thủ kho sẽ kiểm tra chất lượng, số lượng cũng như chủng loại vật tư và tiến hành đưa vật tư vào phục vụ cho sản xuất thi công.
Căn cứ vào lượng vật tư thực nhập để sử dụng vào công trình, thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho còn quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho nguyên vật liệu được mô tả cụ thể ở phần sau.
a.Chứng từ và thủ tục:
* Các chứng từ, sổ sách sử dụng:
- Phiếu yêu cầu xuất vật tư
- Phiếu xuất kho
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
- Báo cáo nhập – xuất – tồn vật tư
- Bảng kê các tài khoản: 152, 621
- Sổ Chi tiết, sổ cái các TK: 152, 621
* Giải thích:
Căn cứ vào tình hình sản xuất, đội sản xuất tiến hành lập phiếu yêu cầu xuất vật tư gồm 1 liên sau đó chuyển cho đội trưởng xem xét, ký duyệt.
Sau khi đã ký duyệt xong, đội trưởng tiến hành gửi phiếu yêu cầu xuất vật tư sang cho thủ kho.
Trên cơ sở phiếu yêu cầu xuất vật tư đã được duyệt, thủ kho lập phiếu xuất kho bao gồm 3 liên. Sau khi xuất vật liệu xong thủ kho cùng với người nhận vật liệu
kyù vào phiếu xuất kho sau đó liên thứ 1 được thủ kho lưu lại tại cuống theo số, liên thứ 2 được đính kèm với phiếu yêu cầu xuất vật tư thủ kho chuyển cho nhân viên kế toán đội, cuối tháng hoặc cuối công trình (đối với công trình thi công ngắn, địa bàn xa Công ty) nhân viên kế toán lập Bảng tổng hợp xuất vật tư cho công trình đồng thời gửi về phòng kế toán Công ty. Liên thứ 3 giao cho người nhận vật tư.
Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất vật tư, phiếu xuất kho của từng công trình do đội sản xuất gửi đến, kế toán giá thành lên CTGS chi tiết theo công trình, tính toán, nhập số liệu vào máy – phân hệ tổng hợp để máy tính xử lý cập nhật vào sổ sách có liên quan, khóa sổ, tổng hợp và kết chuyển chi phí sang TK 154 để tính giá thành. Phiếu yêu cầu xuất vật tư cùng với phiếu xuất kho được đính kèm và lưu tại phòng kế toán của Công ty theo số.
b. Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp kế toán sử dụng TK 621 " Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp" được mở chi tiết cho từng công trình, HMCT và một số TK khác như TK 152, 141…
c. Định khoản
Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình Xây dựng Trụ sở Công ty Đầu tư phát triển Nhà và Đô thị - Bộ Quốc Phòng trong qúy IV năm 2008:
- Chứng từ ghi sổ số 215/08 lập ngày ngày 31/10/2008, xuất 1 tấn xi măng để đổ bê-tông với đơn giá 7.681.600 đ/tấn theo HĐ số 0057382 ngày 04/06/2008 của Công ty hạ tầng và xây dựng Phương Nam :
Nợ TK 621: 7.681.600
CóTK 152: 7.681.600
- Chứng từ ghi sổ số 215/08 được lập vào ngày 31/10 về việc xuất 350 m3 cát vàng sàng cho công trình Xây dựng Trụ sở Công ty Đầu tư phát triển Nhà và Đô thị - Bộ Quốc phòng với đơn giá nhập theo hóa đơn số 0057382 ngày 04/06/2008 của công ty hạ tầng và xây dựng Phương Nam :
Nợ TK 621: 31.500.000
Có TK 152: 31.500.000
……….
- Chứng từ ghi sổ số 216/08 lập ngày 31/10/2008 kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tháng 10/2008 cho công trình Xây dựng Trụ sở Công ty Đầu tư phát triển Nhà và Đô thị :
Nợ TK 154 : 1.083.176.694
Có TK 621 : 1.083.176.694
- Chứng từ ghi sổ số 279/08, lập ngày 30/11 về việc xuất 228 m3 đá 1x2 với
giá nhập kho theo hóa đơn số 05826 của công ty TNHH Ngọc Dung: Nợ TK 621 : 35.340.000
Có TK 152: 35.340.000 ………
- Chứng từ ghi sổ số 280/08 lập ngày 30/11/2008 kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tháng 11/2008 cho công trình Xây dựng Trụ sở Công ty Đầu tư phát triển Nhà và Đô thị :
Nợ TK 154 : 756.384.047 Có TK 621 : 756.384.047
- Chứng từ ghi sổ số 313/08, ngày 31/12 xuất xi măng cho công trình theo giá trên hóa đơn số 47858 ngày 16/07 giá trị là 127.908.727 đồng :
Nợ TK 621: 127.908.727
Có TK 152: 127.908.727
……….
- Chứng từ ghi sổ số 314/08, ngày 31/12 kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tháng 10/2008 cho công trình Xây dựng Trụ sở Công ty Đầu tư phát triển Nhà và Đô thị :
Nợ TK 154 : 220.548.725 Có TK 621 : 220.548.725
d. Sơ đồ chữ T:
Sơ đồ 2.7 : Sơ đồ hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp quý IV năm 2008
cho công trình Trụ sở e. Một số chứng từ, sổ sách minh hoạ: 621 152 154 2.060.109.496 2.060.109.496 2.060.109.496 2.060.109.496
Đơn vị : Công ty Xây lắp 665 – BQP Mẫu số: 02VT Địa chỉ: Nhân Chính – Thanh Xuân – HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO Ngày 04 tháng 10 năm 2008
Số: 01/2008-PXK-TS
Tại kho công trình Trụ sở Công ty ĐTPT Nhà và ĐT - BQP Họ và tên người nhận hàng: Trần Danh Anh
Lý do xuất kho: Xuất cho thi công
Xuất tại kho: Kho công trình Trụ sở Công ty ĐTPT Nhà và ĐT - BQP Địa điểm: 86 - Lê Trọng Tấn - Khương Mai - Thanh Xuân - Hà Nội
Tên nhãn hiệu Mã Đơn Số
STT quy cách phẩm chất số vị lượng Đơn giá Thành tiền vật tư, dụng cụ, tính yêu cầu
1 Cát vàng sàng CVS m3 270 90.000 24.300.000 2 Đá 4x6 Đ46 m3 325 150.000 48.750.000 3 Thép buộc TB kg 228 155.000 35.340.000 Cộng 108.390.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm linh tám triệu, ba trăm chín mươi
ngàn đồng chẵn.
Người lập phiếu Người nhận hàng Đội trưởng
BẢNG TỔNG HỢP XUẤT VẬT TƯ Tháng 10 năm 2008
Công trình: Xây dựng Trụ sở Công ty Đầu tư phát triển và Đô thị - BQP Đơn vị tính : Đồng Việt Nam
STT Tên vật tư Đơn vị Số lượng Thành tiền Ghi chú
1 Cát vàng sàng m3 350 31.500.000 2 Đá 4x6 m3 445 66.750.000 3 Đá 1x2 m3 525 81.375.000 4 Thép d8 Hoà Phát kg 3.325 49.718.725 5 Thép d8 Việt úc kg 4.540 69.180.520 6 Thép d14, L=11,7m kg 4.110 57.046.800 7 Thép d16, L=11,7m kg 5.480 77.766.680 8 Thép d25, L=11,7m kg 4.034 58.396.184 9 Thép buộc kg 350 6.475.000 10 Đinh 5 phân kg 1.500 26.250.000 11 Đinh 7 phân kg 1.800 31.500.000 12 Đinh 10 phân kg 950 14.250.000 13 Gạch đặc A1 viên 17.436 26.154.000 14 Gỗ cốp pha, xà gồ m3 40 56.140.000 15 Que hàn TQ 3,2ly kg 700 10.500.000 16 Bê tông 300# m3 150 89.285.700 17 Dây bọc dẹt TP 2x1,5 m 1.600 8.788.800 18 Dây bọc dẹt TP 2x2,5 m 2.200 19.437.000 .... Tổng cộng 1.083.176.694
Tổng số tiền ( viết bằng chữ): Một tỷ, không trăm tám mươi ba triệu, một trăm bảy mươi sáu nghìn, sáu trăm chín tư đồng.
Chỉ huy công trình Thủ kho Nhân viên kế toán
Đơn vị : Công ty Xây lắp 665 – BQP Mẫu số: S02a-DN
Địa chỉ: Nhân Chính – Thanh Xuân – HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 215/2008
Ngày 31 tháng 10 năm 2008
Đơn vị tính: Đồng Việt Nam
Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Trích yếu Nợ Có A B C 1 D
Xuất vật tư cho thi công CT Trụ sở 621 1.083.176.694
152 Cộng 1.083.176.694 Kèm theo: chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng
Đơn vị : Công ty Xây lắp 665 – BQP Mẫu số: S02c1-DN
Địa chỉ: Nhân Chính – Thanh Xuân – HN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT
Tài khoản 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Quý IV năm 2008
Công trình: Xây dựng Trụ sở Công ty Đầu tư phát triển và Đô thị - BQP
Đơn vị tính: Đồng Việt Nam
Chứng từ Tài
Số Ngày Diễn giải khoản Số phát sinh Số dư
hiệu tháng ĐƯ Nợ Có Nợ Có A B C D 1 2 3 4 215/08 31/10 Xuất vật tư cho TCCT Trụ sở 152 1.083.176.694 1.083.176.694 216/08 31/10 K/c chi phí NVLTT CT Trụ sở 154 1.083.176.694 - 279/08 30/11 Xuất vật tư cho TCCT Trụ sở 152 756.384.047 756.384.047 280/08 30/11 K/c chi phí NVLTT CT Trụ sở 154 756.384.047 - 313/08 31/12 Xuất vật tư cho TCCT Trụ sở 152 220.548.755 220.548.755 314/08 31/12 K/c chi phí NVLTT CT Trụ sở 154 220.548.755 - Cộng số phát sinh 2.060.109.496 2.060.109.496 Số dư
e. Nhận xét
Nhìn chung công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của Công ty tương đối đầy đủ và phù hợp với quy định của Bộ tài chính. Tuy nhiên, thủ kho vừa là người quản lyù vật tư, lại là người lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và nhập - xuất vật tư nên dễ xảy ra sai phạm. Hơn nữa tại kho chỉ lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho không mở thẻ kho để theo dõi lượng nhập - xuất - tồn của vật tư làm cho việc đối chiếu số liệu trên các sổ sách sẽ khó khăn. Công ty nên lưu yù đến vấn đề này để có biện pháp khắc phục nhằm quản lyù tài sản tốt hơn.