Trong quá trình phân tích tình hình tài chính công ty ta thấy được hạn chế của công ty trong hoạt động quản lí chi phí. Để nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty tức là tăng lợi nhuận đòi hỏi công ty phải có những biện pháp tiết kiệm chi phí một cách tối đa.
Quản lý chi phí là quá trình tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc sử dụng các nguồn vốn và chi phí, từ đó đưa ra những quyết định về các chi phí ngắn hạn cũng như dài hạn của doanh nghiệp.Kiểm soát chi phí là một hoạt động quan trọng của quản lý chi phí. Đối với nhà quản lý, để kiểm soát được chi phí phát sinh, điều quan trọng là phải nhận diện ra các loại chi phí, đặc biệt là phải nhận diện được chi phí nào có thể giảm được (biến phí) và chi phí nào không thể giảm được (định phí) để từ đó đưa ra các biện pháp thích hợp và hiệu quả nhất.
2 thành phần: định phí tức là các khoản chi phí không thay đổi theo quy mô hoạt động và biến phí là tức những khoản chi phí thay đổi theo quy mô hoạt động.
Định phí thường bao gồm các khoản mục sau: Chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí phân bổ công cụ dung cụ của thời kỳ trước ; chi phí tiền lương (về nguyên tắc, chi phí tiền lương gồm định phí và biến phí.Tuy nhiên, theo cơ chế giao quỹ lương như hiện nay, chúng ta có thể xem khoản mục chi phí này tương đối như là định phí); chi phí tiền thuê nhà, thuê đất; chi phí trả lãi vay (nếu có); thuế môn bài, thuế nhà, đất.
Biến phí bao gồm các khoản mục cơ bản sau: Chi phí mua điện nội bộ từ Tổng công ty; chi phí phát triển khách hàng, sửa chữa thường xuyên, xử lý sự cố lưới điện; chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định; chi phí dịch vụ mua ngoài: điện, nước, điện thoại, nhiên liệu, văn phòng phẩm, hội nghị, khánh tiết, công tác phí…; các chi phí trả bằng tiền khác.
Như vậy để kiểm soát và giảm chi phí, công ty cần tập trung các giải pháp để giảm các khoản mục chi phí thuộc biến phí, cụ thể các giải pháp đó là:
Giảm chi phí mua điện nội bộ
- Chi phí mua điện nội bộ = Sản lượng điện nhận x Giá mua điện nội bộ
- Sản lượng điện nhận = Sản lượng điện thương phẩm/ (1- tỷ lệ điện dùng trong phân phối).
Chi phí mua điện nội bộ bị tác động bởi 2 yếu tố đó là: giá mua điện nội bộ và sản lượng điện nhận. Trong đó giá mua điện là theo khung quy định, không thể thay đổi. Như vậy để giảm chi phí mua điện nội bộ cần tập trung giảm sản lượng điện nhận, và một trong giải pháp để giảm đó là thực hiện giảm tỷ lệ điện dùng để phân phối điện.
Kiểm soát chi phí phát triển khách hàng, chi phí sửa chữa thường xuyên, chi phí xử lý sự cố
- Để kiểm soát chi phí phát triển khách hàng, cần xây dựng kế hoạch kinh doanh chi tiết cho từng khách hàng theo thứ tự ưu tiên và lộ trình thực hiện, kế hoạch nên phân bổ theo các tháng, không dồn vào một số tháng dẫn đến rất khó kiểm soát và điều hành chi phí;
- Xây dựng kế hoạch và lộ trình để chăm sóc, khắc phục sự cố, bảo hành bảo trì thiết bị, nên xem xét khu vực nào, địa bàn nào cần ưu tiên trước sửa chữa để vừa đảm bảo an toàn trong vận hành vừa đảm bảo hiệu quả trong sử dụng chi phí;
- Kiểm soát và hạn chế sự cố thiết bị máy móc công ty cung cấp là một trong những biện pháp hiệu quả đã giảm chi phí bởi vì giả sử có sự cố thiết bị máy móc xảy ra, Công ty phải tốn chi phí sửa chữa, chi phí vật tư, nhân công thay thế;
- Thực hiện mua sắm vật tư thiết bị tập trung (lập đơn hàng 6 tháng/1 lần) để giảm chi phí nguyên vật liệu đầu vào do lợi thế mua sắm số lượng lớn;
Giảm các chi phí dịch vụ mua ngoài: Thực hiện tiết kiệm chi phí điện, nước, điện thoại trong làm việc, đặc biệt là thực hiện tiết kiệm điện trong công ty. Đây là những khoản chi phí chiếm tỷ trọng khá lớn trong chi phí mua ngoài và những khoản mục chi phí này hoàn toàn có thể giảm được.Hạn chế tổ chức các hội nghị, hội họp tập trung để giảm chi phí.
Bóc tách chi phí quản lý: văn phòng phẩm, sửa chữa máy in, máy tính, xăng dầu...phục vụ cho sản xuất kinh doanh, nhận thầu thi công, sửa chữa lớn, xây dựng cơ bản... hạch toán đúng và đầy đủ. Các khoản mục chi phí như xăng dầu đi lại để vận chuyển vật tư, chi phí lưu kho bãi, nhân công bảo quản…, cho công tác này cũng phải tách bạch.
Tóm lại, kiểm soát chi phí là một trong những nội dung quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Nhận diện, phân tích các hạng mục chi phí phát sinh, xác định các nhân tố ảnh hưởng đến các khoản mục chi phí sẽ giúp cho nhà quản lý đề ra các giải pháp phù hợp để giảm các khoản mục chi phí, từ đó góp phần tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.