6. Bố cục của luận văn
3.4.1.3. Phê duyệt
Sau khi lập xong báo cáo BCĐT hoặc BCNCKT đơn vị trình Sở Kế hoạch và Đầu tƣ thẩm định và Sở Thông tin và Truyền thông thẩm định thiết kế cơ sở. Sau đó Sở Kế hoạch và Đầu tƣ trình Ủy ban Nhân dân tỉnh phê duyệt Báo cáo Đầu tƣ hoặc Báo cáo nghiên cứu khả thi.
Đối với dự án Công nghệ thông tin chủ đầu tƣ tự thẩm định và phê duyệt thiết kế thi công và Tổng dự toán. Trƣờng hợp dự án do cấp xã quyết định đầu tƣ Sở Thông tin và Truyền thông thẩm định Thiết kế thi công và Tổng dự toán. Sau đó chủ đầu tƣ xây dựng kế hoạch đấu thầu trình Sở Kế hoạch và Đầu tƣ thẩm định và trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.
3.4.1.4. Các công việc chuẩn bị gọi thầu.
Tuỳ theo quy mô và cách thức thực hiện mà có thể chọn qua các bƣớc sơ tuyển, danh sách ngắn hay là hình thức chỉ định thầu. Các nội dung này đƣợc quy định rõ ràng trong Nghị định 85/NĐ-CP của Chính phủ và có hƣớng dẫn chi tiết. UBND Tỉnh cũng có một số quy định về hình thức thực hiện này. Những điều kiện chuẩn bị gọi thầu là các quyết định giao nhiệm vụ để có thể thực hiện việc gọi thầu.
3.4.1.5. Thủ tục xét thầu.
Công tác chuẩn bị các thủ tục xét thầu bao gồm các hạng mục sau: - Căn cứ pháp lý để thực hiện: quyết định giao nhiệm vụ, uỷ quyền. - Các thủ tục về tổ chuyên gia xét thầu.
- Chuẩn bị Hồ sơ mời thầu. - Tiêu chuẩn xét thầu.
3.4.1.6. Xét thầu.
Tổ chuyên gia tiến hành xét thầu theo tiêu chuẩn đã đƣợc phê duyệt.
3.4.1.7. Thƣơng thảo hợp đồng.
Tổ chuyên gia dựa vào bản chào kỹ thuật và bản chào tài chính và các quy định hiện hành của pháp luật để thƣơng thảo hợp đồng.
3.4.1.8. Theo dõi thực hiện dự án.
Khi dự án bắt đầu có hiệu lực, sau khi khởi động dự án và căn cứ theo khối lƣợng công việc và kế hoạch thực hiện có trong hợp đồng, tiến hành theo dõi các hoạt động của dự án và làm các thủ tục điều phối, chi trả...
3.4.1.9. Tổng kết nghiệm thu dự án.
Thủ tục để kết thúc dự án là các báo cáo cuối cùng đƣợc phê duyệt, báo cáo nghiệm thu.
Trên đây là quy trình tổng quát của việc thực hiện và quản lý các dự án CNTT tại Sở TT&TT tỉnh Quảng Ninh. Đối với các dự án khác nhau sẽ có một số thay đổi trong quy trình cho phù hợp với yêu cầu đặc thù của dự án đó.
Nhƣ vậy, qua xem xét quy trình thực tế đang đƣợc áp dụng cho công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại Sở TT&TT tỉnh Quảng Ninh, tác giả thấy rằng quy trình này chƣa có đƣợc sự phối hợp hoạt động một cách chặt chẽ giữa các phòng, các bộ phận chức năng; chƣa trình bày rõ đƣợc nhiệm vụ của từng phòng chức năng trong từng bƣớc của quy trình. Do đó, có thể thấy ngay rằng sự phối hợp giữa các phòng, bộ phận chức năng sẽ có nhiều lúng túng. Từ đó mà ảnh hƣởng tới chất lƣợng và tiến độ của dự án.
Nhƣ vậy, một số câu hỏi đặt ra là: một quy trình tốt phải đảm bảo các tiêu chuẩn gì? Quy trình thực hiện và quản lý dự án hiện đang đƣợc áp dụng tại Sở TT&TT tỉnh Quảng Ninh có đảm bảo các tiêu chuẩn đó hay không? Nếu không thì quy trình cần hoàn thiện ở khâu nào, nội dung nào? Tất cả các câu hỏi này sẽ từng bƣớc đƣợc làm sáng tỏ thông qua việc nghiên cứu và phân tích một dự án cụ thể đã và đang đƣợc thực hiện tại Sở TT&TT tỉnh Quảng Ninh.
3.4.1.10. Các tiêu chuẩn của một quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tƣ.
* Khái niệm quy trình.
Có thể có nhiều cách định nghĩa khác nhau về quy trình. Theo ý kiến của cá nhân tác giả thì “Quy trình”, hiểu một cách đơn giản và hình tƣợng nhất, là một sơ đồ trong đó nêu lên các bƣớc công việc cần thực hiện theo một trình tự logic nhất định nào đó, các chủ thể sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các công việc đó và cơ chế phối kết hợp hoạt động giữa các chủ thể; để từ đó mà tạo nên một kết quả nhất định thoả mãn mục tiêu đề ra.
* Các tiêu chuẩn của một quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tƣ tốt.
Còn theo ý kiến của cá nhân tác giả một Quy trình tốt phải đáp ứng ít nhất 3 tiêu chuẩn sau đây:
- Tính chính xác. - Tính gọn nhẹ. - Tính hiệu quả.
Một quy trình đảm bảo tính chính xác tức là một quy trình tuân thủ đúng và đầy đủ các quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động đầu tƣ.
Một quy trình đảm bảo tính gọn nhẹ là một quy trình có sự phân công công tác một cách rõ ràng, một sự phối hợp hoạt động nhịp nhàng giữa các bộ phận chức năng; tránh đƣợc sự chồng chéo và tình trạng “cha chung không ai khóc”. Và một quy trình đảm bảo tính hiệu quả tức là khi áp dụng quy trình đó thì nó sẽ mang lại hiệu quả không chỉ cho chính đơn vị thực hiện mà còn đem lại hiệu quả cho chính bản thân dự án đó.
Hiện nay Sở TT&TT tỉnh Quảng Ninh đang thực hiện và quản lý rất nhiều các dự án CNTT khác nhau. Vì vậy để có thể nêu bật đƣợc thực trạng tình hình chuẩn bị, thực hiện và công tác quản lý dự án đang diễn ra tại Sở TT&TT tỉnh Quảng Ninh là một việc làm đòi hỏi nhiều thời gian và công sức.
3.4.2. Thực trạng công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại Sở TT&TT tỉnh Quảng Ninh.
3.4.2.1. Giới thiệu chung về dự án “Xây dựng điểm cầu hội nghị truyền hình trực tuyến phục vụ cho các cơ quan trong trụ sở liên cơ quan số 2”.
Hiện đại hóa và ứng dụng CNTT hiệu quả là điều kiện sống còn đối với mọi lĩnh vực kinh tế, xã hội khi Việt Nam hội nhập quốc tế và gia nhập WTO. Trong đó việc ƣu tiên hàng đầu là đầu tƣ ứng dụng CNTT trong các cơ quan Nhà
nƣớc. Tuy nhiên, việc ứng dụng CNTT một cách tổng thể, hiệu quả trong lĩnh vực các cơ quan Nhà nƣớc luôn đứng trƣớc những thách thức lớn với các yêu cầu, nhu cầu rất cao để phục vụ tốt nhất các nhiệm vụ chính trị cũng nhƣ các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội.
Những năm gần đây, cuộc cách mạng khoa học và công nghệ, đặc biệt là sự bùng nổ của CNTT- TT đã tác động tích cực đến mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của loài ngƣời, tạo ra sự phát triển vƣợt bậc chƣa từng có trong lịch sử. Trong xu thế hội nhập quốc tế, để làm tốt vai trò lãnh đạo, điều hành, quản lý kinh tế và phục vụ mọi mặt của đời sống xã hội, Chính phủ nhiều nƣớc đã nghiên cứu và ứng dụng mạnh mẽ CNTT-TT vào hoạt động chỉ đạo, điều hành của các cơ quan Đảng, Nhà nƣớc nhằm tiến tới một xã hội thông tin.
Tại Việt Nam, quá trình thúc đẩy ứng dụng CNTT-TT trong các cơ quan Nhà nƣớc đang đƣợc sự chỉ đạo, hƣớng dẫn và giám sát chặt chẽ bởi Chính phủ, bộ Thông tin và Truyền thông và các bộ, ngành liên quan.
Ứng dụng CNTT-TT trong hoạt động của cơ quan Nhà nƣớc, cùng với quá trình đổi mới tổ chức, phƣơng thức quản lý, điều hành sẽ giúp cho cơ quan, chính quyền của từng địa phƣơng hoạt động hiệu quả hơn, minh bạch hơn, phục vụ nhân dân tốt hơn và phát huy dân chủ mạnh mẽ hơn.
Nhờ ứng dụng CNTT&TT, ngƣời dân có thể truy cập vào cổng thông tin điện tử của Chính phủ, các địa phƣơng và website của các cơ quan Sở, Ban, Ngành để tìm hiểu về cơ chế, chính sách, văn bản chỉ đạo nhanh chóng, kịp thời; tìm hiểu quy trình thủ tục hành chính trên mạng (dịch vụ hành chính công mức 1), tải về và in ra các biểu mẫu hồ sơ hành chính trên mạng (dịch vụ hành chính công mức độ 2), gửi hồ sơ xin phép qua mạng một số địa phƣơng (dịch vụ hành chính công mức độ 3); đóng góp ý kiến trong quá trình xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ; giao lƣu trực tuyến với các cán bộ lãnh đạo cao cấp của Nhà nƣớc; trao đổi ý kiến, kiến nghị trực tuyến với các cơ quan Nhà
nƣớc... Thực tế cho thấy, việc cung cấp các dịch vụ công trực tuyến cần có nhiều điều kiện, trƣớc hết là cơ sở hạ tầng hệ thống thông tin cần đƣợc xây dựng đồng bộ, hoạt động thông suốt, có trình độ quản lý, năng lực vận hành và khai thác hệ thống có hiệu quả đảm bảo cung cấp các dịch vụ cho ngƣời dân đƣợc nhanh chóng và thuận tiện.
Hiện nay, công tác lãnh đạo, điều hành của cơ quan hành chính Nhà nƣớc cấp tỉnh chủ yếu thông qua hình thức: điều hành của lãnh đạo (gồm Giám đốc, Phó Giám đốc các sở, ngành cấp tỉnh hoặc Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp huyện); hoạt động điều hành của các trƣởng, phó phòng thuộc sở, ngành và UBND cấp huyện; hoạt động điều hành công việc trong công sở hành chính của các chuyên viên thuộc các phòng ban, bộ phận.
Hoạt động điều hành đƣợc thể hiện trƣớc hết là điều hành công việc chuyên môn (các hoạt động quản lý Nhà nƣớc). Đây là hoạt động diễn ra thƣờng xuyên nhất bao gồm các tác nghiệp chủ yếu nhƣ: tiếp nhận nhiệm vụ (có thể từ nhiều nguồn khác nhau); phân công nhiệm vụ (cho các đối tƣợng thuộc thẩm quyền quản lý); kiểm tra giám sát việc thực hiện; phê duyệt kết quả thực hiện của đối tƣợng đƣợc giao nhiệm vụ. Ngoài ra còn có hoạt động đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của cấp dƣới; điều hành các công việc hỗ trợ cho chuyên môn (nhƣ việc quản lý công sở, quản lý phƣơng tiện, quản lý nhân sự, con ngƣời trong cơ quan...). Các phƣơng pháp điều hành thƣờng thấy là: điều hành thông qua các cuộc họp; điều hành bằng văn bản hành chính; điều hành qua gặp gỡ, trao đổi trực tiếp; điều hành thông qua các phƣơng tiện CNTT-TT...
Có thể thấy việc điều hành công sở hành chính nhƣ hiện nay còn mang nặng tính thủ công, phƣơng pháp thƣờng thấy là họp, ra văn bản hành chính và trao đổi trực tiếp để điều hành. Nhƣợc điểm của việc điều hành thủ công là hiệu quả điều hành không cao do phản ứng thiếu linh hoạt và chậm; tình trạng quên việc, sót việc thƣờng diễn ra; chi phí dành cho công tác điều hành cao (do tổ chức
nhiều cuộc họp tốn kém cả về thời gian và kinh phí; phải photo copy, in ấn nhiều tài liệu....)
Điều hành qua ứng dụng CNTT - TT có nhiều ƣu thế nhƣ:
- Thông tin từ ngƣời điều hành đến đƣợc trực tiếp tất cả các cán bộ trong cơ quan, mệnh lệnh dƣa ra là thống nhất, nhanh chóng do không phải qua khâu truyền đạt lại;
- Ngƣời điều hành thông qua mạng tin học có thể theo dõi dễ dàng, thƣờng xuyên diễn biến quá trình thực hiện nhiệm vụ của cán bộ công chức trong cơ quan; biết đƣợc công việc đang ách tắc ở đâu và kịp thời đƣa ra chỉ đạo.
- Tổng hợp thống kê vào bất cứ lúc nào, cung cấp số liệu dễ dàng phục vụ cho hoạt động điều hành.
- Tiết kiệm thời gian, nhân lực (cho việc đƣa chuyển công văn, giao nhiệm vụ), không phụ thuộc thời gian và không phụ thuộc lịch công tác của nhau (ví dụ trình ký qua mạng, kể cả khi giám đốc đi vắng, xin ý kiến của các đối tác liên quan mà không cần phải chờ họp...).
- Giảm giấy tờ hành chính, tiết kiệm ngân sách...
Thực hiện chỉ đạo của Thủ tƣớng Chính phủ tại Quyết định 1605/2010/QĐ- TTg ngày 27/08/2010 về việc phê duyệt kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nƣớc giai đoạn 2011-2015. Theo đó, Sở Thông tin và Truyền thông đƣợc Ủy ban Nhân dân tỉnh giao là chủ đầu tƣ dự án: “Xây dựng điểm cầu hội nghị truyền hình trực tuyến phục vụ các cơ quan trong trụ sở liên cơ quan số 2”.
- Địa điểm: Sở Thông tin và Truyền thông Quảng Ninh – tầng 8, trụ sở liên cơ quan số 2, phƣờng Hồng Hà, TP Hạ Long.
- Chủ đầu tƣ: Sở Thông tin và Truyền thông
- Tổng mức đầu tƣ: 4.100.000.000 VNĐ (Bốn tỷ một trăm triệu đồng chẵn./.)
- Nguồn vốn đầu tƣ: nguồn ngân sách tỉnh 2011.
3.4.2.2. Giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ. a. Sự cần thiết phải đầu tƣ.
Quảng Ninh là tỉnh ven biển thuộc vùng Đông Bắc Việt Nam. Trong quy hoạch phát triển kinh tế, Quảng Ninh vừa thuộc vùng kinh tế trọng điểm phía bắc vừa thuộc vùng duyên hải Bắc Bộ.Tính đến nay: diện tích toàn tỉnh là 8.239.243 km2. Trong đó đất liền là 5.899,2km2 ; còn lại là vùng vịnh, đảo, biển (nội thủy). Dân số Quảng Ninh năm 2005 có 1.078,9 nghìn ngƣời, dân cƣ phân bố không đồng đều, tập trung đông ở vùng đô thị và các huyện miền Tây.
Tính đến thời điểm hết năm 2010, Hệ thống Hội nghị truyền hình của tỉnh đến nay có 49 điểm đƣợc lắp đặt hoàn thiện, gồm: Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng UBND tỉnh, Bộ Chỉ huy Quân sự tỉnh, Công an tỉnh, Bộ Chỉ huy Bộ đội Biên phòng, Văn phòng Huyện ủy Vân Đồn, 14 huyện, thị xã, thành phố, 17 Ủy ban Nhân dân xã, phƣờng thuộc thành phố Móng Cái, 14 Ủy ban Nhân dân xã thuộc huyện Vân Đồn và trong thời gian tới đƣợc đầu tƣ tại 12 điểm của thành phố Uông Bí (bao gồm trụ sở UBND huyện và UBND các xã, thị trấn), 13 điểm của huyện Tiên Yên (bao gồm Trụ sở UBND huyện và UBND các xã, thị trấn).
Chính phủ đã xác định đƣợc tầm quan trọng và sự cần thiết trong việc đầu tƣ, ứng dụng CNTT vào các hoạt động của cơ quan Nhà nƣớc, đƣợc thể hiện qua các văn bản cụ thể nhƣ: Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin gắn với nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan Nhà nƣớc. Mặt khác, một trong các mục tiêu mà Quyết định 43/2008/QĐ-TTg đặt ra đối với Chính phủ trong việc nâng cao năng lực điều hành, quản lý và đảm bảo các cuộc họp của Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ với
các Bộ, cơ quan ngang bộ, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng đƣợc tổ chức dƣới hình thức họp trên môi trƣờng mạng (sử dụng hình ảnh, âm thanh, dữ liệu truyền qua mạng). Tuy nhiên, căn cứ vào hiện trạng ứng dụng CNTT tại UBND tỉnh cũng nhƣ các cơ quan, ban, ngành, huyện, thị, thành trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh, cho đến nay chƣa đƣợc đầu tƣ xây dựng Hệ thống giao ban điện tử đa phƣơng tiện trên môi trƣờng mạng giữa UBND tỉnh với UBND các huyện, thành phố trực thuộc tỉnh.
Trong xu hƣớng phát triển kinh tế - xã hội của đất nƣớc, đặc biệt là khi ra nhập Tổ chức Thƣơng mại thế giới (WTO) trong thời đại kinh tế tri thức, cần đảm bảo sự chỉ đạo, điều hành và quản lý của lãnh đạo tỉnh trong tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, ...một cách thông suốt, nhanh chóng, hiệu quả, cần đảm bảo sự chỉ đạo, trao đổi thông tin giữa Tỉnh ủy, UBND tỉnh với các cơ quan trực thuộc tỉnh đƣợc thực hiện qua phƣơng thức giao ban điện tử đa phƣơng tiện (Hội nghị truyền hình) sẽ khắc phục đƣợc các nhƣợc điểm mà hội họp theo phƣơng thức truyền thống và cho phép tổ chức các cuộc họp linh hoạt, nhanh chóng, phát huy đƣợc nhiều mặt tích cực, góp phần thúc đẩy sự phát triển đất nƣớc nói chung và tỉnh Quảng Ninh nói riêng. Ngoài ra, trong lộ trình xây dựng chính quyền điện tử dựa trên nền tảng kinh tế tri thức và hội nhập quốc tế, việc trao đổi, tƣơng tác giữa các cơ quan Nhà nƣớc - thông qua Hệ thống giao ban điện tử đa phƣơng tiện, là xu hƣớng tất yếu, trong các giai đoạn phát triển tiếp