Hệ thống thông tin RRTD phải được xây dựng để đảm bảo cung cấp thông tin, cơ sở dữ liệu về hoạt động tín dụng một cách đầy đủ, rõ ràng, chính xác và phải được thường xuyên cập nhật nhằm giúp cho các cấp lãnh đạo quản trị có hiệu quả hoạt động tín dụng, hạn chế các tổn thất do tình trạng thiếu thông tin.
Hệ thống thông tin RRTD được chia làm 2 loại
- Các thông tin có tính vĩ mô, định hướng, chính sách kinh tế của nhà nước ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng và của ngân hàng.
- Các thông tin phục vụ trực tiếp cho hoạt động quản lý RRTD.
Hệ thống thông tin từ khách hàng vay vốn (pháp lý, kinh tế tài chính, tài sản bảo đảm…)
Trên cơ sở các thông tin đã được thu thập, người sử dụng thông tin cũng phải khai thác có hiệu quả thông tin trong hoạt động tín dụng. Trong khi sử dụng cần thực hiện có hiệu quả các khâu sau đây:
Thu thập thông tin về phía khách hàng:
Trong hoạt động tín dụng, đây là khâu rất quan trọng, nó làm ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định cho vay. Hiện nay, việc khai thác thông tin về khách hàng chủ yếu thường qua báo cáo của khách hàng, như báo cáo tài chính trong những năm gần đây của khách hàng (doanh nghiệp). Các báo cáo tài chính do khách hàng lập thường không qua kiểm toán, không có cơ quan chức năng xác định tính trung thực của báo cáo. Do vậy, đối với cán bộ NHNo&PTNT, bên cạnh việc thu thập thông tin từ khách hàng thì cần thu thập thêm thông tin từ các
đối tác của khách hàng, từ những ngân hàng mà khách hàng có quan hệ, hay từ những cơ quan quản lý khách hàng, từ trung tâm phòng ngừa rủi ro của NHNN (CIC), trung tâm thông tin của các NHTM (TPR), từ các phản ánh của cán bộ, nhân viên tín dụng…
Thu thập thông tin về thị trường:
Khi khách hàng đặt quan hệ tín dụng với ngân hàng, bên cạnh việc khai thác thông tin về khách hàng, CBTD còn phải khai thác thêm các thông tin mang tính chất thị trường về sản phẩm , dịch vụ khách hàng kinh doanh như dự đoán tình hình cung cầu thị trường, giá cả sản phẩm, lợi thế cạnh tranh, tài sản đảm bảo…
Phân tích xử lý thông tin:
Sau khi thu thập các nguồn thông tin, CBTD phải sàng lọc kỹ lưỡng các thông tin đã thu thập được để phân tích, đánh giá khách hàng, khả năng tài chính của khách hàng, khả năng trả nợ vốn vay của khách hàng, đặc biệt là đối với các CBTD mới làm việc. Trên cơ sở đó mới ra quyết định cho vay hay từ chối vay, đặt ra các điều kiện cho vay nhằm hạn chế rủi ro có thể xảy ra. Việc phân tích xử lý thông tin cần phải có sự hướng dẫn và giám sát của một cán bộ, chuyên viên
tín dụng có kinh nghiệm.