2.2.1.1. Quy chế đầu tư tài chính của BIC
Theo điều 1 quy chế đầu tư tài chính của BIC được ban hành kèm theo quyết định số 047/QĐ - HĐQT ngày 08/3/2011 của Hội đồng quản trị thì đầu tư tài chính là một trong những lĩnh vực hoạt động kinh doanh của BIC, sử dụng các nguồn vốn hợp pháp hợp lệ để đầu tư theo danh mục được pháp luật kinh doanh bảo hiểm cho phép, phù hợp định hướng phát triển của BIC nhằm mục đích tối đa hóa lợi nhuận. Theo điều 2 của quy chế này thì nguyên tắc đầu tư của BIC quan trọng nhất là an toàn và phát triển vốn sau đó là đảm bảo yêu cầu thanh toán thường xuyên, tuân thủ các quy định trong Điều lệ, quy chế tài chính và các quy định Pháp luật trong hoạt động đầu tư tài chính và cuối cùng là phải hỗ trợ hoạt động kinh doanh bảo hiểm. Nguồn vốn đầu tư là vốn điều lệ đã góp, nguồn vốn nhàn rỗi từ dự phòng nghiệp vụ bảo hiểm, lợi nhuận chưa phân phối và các quỹ hình thành từ lợi nhuận để lại được phép sử dụng cho hoạt động đầu tư, nguồn vốn khấu hao tài sản cố định chưa sử dụng, vốn nhận ủy thác từ các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật, vốn vay (nếu có) và vốn khác theo quy định của pháp luật.
2.2.1.2. Tổ chức hoạt động của Ban đầu tư tài chính
Ban đầu tư là ban phụ thuộc, trực thuộc Tổng Công ty. Bộ máy nhân sự của Ban Đầu tư gồm có 1 Giám đốc và 5 nhân viên được phân công vào hai phòng chuyên môn. Phòng quản lý dự án ngắn hạn và phòng quản lý dự án dài hạn thể hiện qua sơ đồ 2.2 dưới đây. Các phòng này có nhiệm vụ xây dựng danh mục đầu
tư, tìm kiếm cơ hội, thẩm định các dự án đầu tư trên cơ sở nguồn vốn và yêu cầu về rủi ro, khả năng sinh lời, khả năng thanh toán, quản lý các dự án do BIC góp vốn.
Hình 2.3: Mô hình tổ chức của ban đầu tư
(Phòng nghiệp vụ BIC)
Đội ngũ cán bộ của ban đầu tư phần lớn là cán bộ trẻ độ tuổi trung bình là 27 tuổi, năng động và có trình độ học vấn, 100% cán bộ tốt nghiệp tại các trường đại học chuyên ngành kinh tế, tài chính trong và ngoài nước, nhiều người đó tốt nghiệp học đang theo học sau đại học ở trong nước hoặc nước ngoài. Trình độ nghiệp vụ và kinh nghiệm của cán bộ Ban đầu tư BIC không ngừng được nâng lên do trực tiếp tham gia thẩm định và quản lý các dự án đầu tư lớn và phức tạp trong các ngành, các lĩnh vực khác nhau. Các lãnh đạo của ban đầu tư đều là những cán bộ giàu kinh nghiệm vì họ trải qua thực tế đầu tư của BIC trong nhiều năm.
Về cơ sở vật chất, BIC đã ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động ở cập độ toàn công ty nói chung và ban đầu tư nói riêng khá sớm, hiện mỗi cán bộ được cấp một máy tính cá nhân có kết nối mạng Lan trong toàn tổng ty và có thể truy cập Internet, vì vậy cho phép các luồng dữ liệu được kết mối với nhau và kết nối với các phòng ban nhằm cập nhật tính hình hoạt động đầu tư của Ban. Ngoài ra hệ thống các thiết bị văn phòng khác như máy in, máy fax, photocopy cũng được trang bị đầy đủ.
Ban Đầu Tƣ
Bộ phận quản lý dự án ngắn hạn
Bộ phận quản lý dự án dài hạn
2.2.1.3. Quy trình thực hiện hoạt động đầu tư
Hoạt động đầu tư tài chính do Trụ sở chính Tổng công ty thực hiện và quản lý tập trung. Các đơn vị thành viên chỉ được thực hiện theo phân cấp hoặc ủy quyền của Hội đồng quản trị, Tổng quám đốc. Việc tập trung hoạt động đầu tư vào một đầu mối là ban đầu tư mang tính chuyên môn hóa trong công cuộc tổ chức hoạt động đầu tư tài chính. Các biện pháp quản lý, phối hợp giữa các bộ phận trong Ban và tổ chức thực hiện đầu tư được tiến hành theo qui trình quản lý đầu tư tài chính. Quy trình này được áp dụng để quản lý các hoạt động đầu tư tài chính với mục đích thống nhất các biện pháp quản lý, sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn tiền nhàn rỗi nhưng vẫn đảm bảo nhu cầu thanh toán thường xuyên của công ty. Để hiểu rõ hơn quy trình đầu tư ta có thể nhìn vào sơ đồ 2.3:
Hình 2.4: Quy trình đầu tư tài chính tại ban Đầu tư
(Nguồn: Quy chế đầu tư BIC)
Cán bộ nghiệp vụ
Cán bộ nghiệp vụ
Lãnh đạo Ban đầu tư
Phụ trách lĩnh vực có liên quan
Lãnh đạo ban đầu tư
Lãnh đạo tổng công ty
Cán bộ nghiệp vụ
Cán bộ nghiệp vụ
Thu thập thông tin
Đánh giá thẩm định
Xem xét
Cho ý kiến đánh giá
Xét duyệt
Xét duyệt
Thực hiện, theo dõi, đánh giá
Việc sử dụng nguồn vốn nào để đầu tư do ban Đầu tư và ban Kế hoạch tài chính cùng phối hợp nghiên cứu nhằm xác định nguồn phù hợp cho từng loại hình đầu tư cụ thể. Đối với từng dự án đầu tư, tuỳ thuộc vào quy mô và tính chất của dự án mà quyền quyết định đầu tư thuộc về Giám đốc ban đầu tư, Tổng Giám đốc BIC hoặc Hội đồng quản trị của BIC theo qui chế đầu tư vốn. Vì vậy có thể ra quyết định đầu tư đòi hỏi các cán bộ của ban Đầu tư phải tiến hành rất nhiều thủ tục trình xét duyệt bên cạnh hoạt động cơ bản là đánh giá thẩm định dự án, điều này làm chậm tốc độ ra quyết định đầu tư do đó đã hạn chế phần nào năng lực hoạt động của Ban đầu tư trong thời gian vừa qua.