2.2.1. Các hình thức bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Vạn Long Long Long
Tại Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Vạn Long, bán hàng khâu quan trọng nhất của quá trình kinh doanh. Quá trình bán hàng là quá trình Công ty chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng, còn khách hàng phải có nghĩa vụ thanh toán tiền cho Công ty như hợp đồng đã thoả thuận. Khi khách hàng chấp nhận thanh toán, công ty trao quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng và hoàn tất thủ tục bán hàng là thời điểm kế toán ghi nhận doanh thu. Doanh thu bán hàng là số tiền doanh nghiệp thu được từ hoạt động bán hàng.
Tại Công ty CPTM&ĐT Vạn Long hình thức bán hàng chủ yếu là bán buôn. Các nghiệp vụ bán hàng diễn ra thường xuyên và liên tục với nhiều chứng từ kèm theo.
Trên cơ sở hợp đồng kinh tế, khi khách hàng có nhu cầu sẽ đến đặt hàng trực tiếp hay gửi mail đơn hàng tới Công ty. Nhân viên kinh doanh sau khi nhận được đơn hàng sẽ trình thủ kho yêu cầu xuất hàng. Thủ kho lập phiếu xuất kho, sau đó xin Giám đốc xét duyệt và xin chữ ký xác nhận của Kế toán trưởng. Sau đó thủ kho tiến hành xuất hàng và lập biên bản giao hàng. Dựa vào biên bản giao hàng của bộ phận kho, kế toán thuế sẽ tiến hành xuất hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT do chi cục thuế phát hành và được lập căn cứ theo đơn hàng của khách hàng và biên bản giao hàng của bộ phận kho.
đơn này gồm 3 liên:
+ Liên 1: Lưu tại quyển.
+ Liên 2: Giao cho khách hàng. + Liên 3: Luân chuyển nội bộ.
Trên mỗi hóa đơn được ghi đầy đủ, đúng các yếu tố: Giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng giá trị phải thanh toán. Hóa đơn GTGT phải có đầy đủ chữ ký của người mua hàng, người viết hóa đơn GTGT và Giám đốc Công ty.
Trường hợp khách hàng trả bằng tiền mặt thì khách hàng sẽ cầm hóa đơn, phiếu xuất kho (Liên 2: Giao cho khách hàng) và tiền tới nộp tiền cho thủ quỹ và thanh toán tiền; thủ quỹ lập “phiếu thu tiền mặt”. Thủ quỹ sau khi thu đủ tiền, giao “phiếu thu tiền mặt” cho kế toán bán hàng và công nợ phải thu đê lập “Phiếu thu”. “Phiếu thu” được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu tại quyển phiếu thu. + Liên 2: Giao cho khách hàng. + Liên 3: Luân chuyển nội bộ
Trường hợp khách hàng thanh toán sau, kế toán bán hàng và công nợ phải thu sẽ theo dõi công nợ chi tiết với từng khách hàng; định kỳ đối chiếu và lên lịch thanh toán với khách hàng.
Do đặc điểm hàng hoá tiêu thụ mà Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Vạn Long sử dụng một số hình thức bán hàng cụ thể như sau:
2.2.1.1. Bán buôn qua kho
Đây là hình thức bán buôn mà hàng hoá bán được xuất ra từ kho của doanh nghiệp. Theo phương thức này có 2 hình thức bán buôn:
- Bán buôn qua kho bằng cách giao hàng trực tiếp: theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho doanh nghiệp thương mại để nhận hàng. Doanh nghiệp xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên
mua đã thanh toán hoặc chập nhận thanh toán, hàng hoá được xác nhận là tiêu thụ.
- Bán buôn qua kho bằng cách chuyển thẳng hàng: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá bằng phương tiện vận tải của mình hay thuê ngoài chuyển đến giao cho bên mua tại một địa điểm đã được thoả thuận giữa hai bên. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại, số hàng này được xác nhận là tiêu thụ khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hay chấp nhận thanh toán.
2.2.1.2. Bán buôn vận chuyển thẳng
Đây là hình thức bán buôn mà các doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua về không nhập kho mà chuyển thẳng cho bên mua. Phương thức này được thực hiện theo các hình thức:
- Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán.
Theo hình thức này, doanh nghiệp không tham gia vào việc thanh toán tiền mua hàng bán hàng với người mua, người bán. Doanh nghiệp chỉ thực hiện việc môi giới: sau khi tìm được nguồn hàng, thoả thuận giá cả số lượng (dựa trên cơ sở giá cả số lượng trong đơn đặt hàng của người mua) doanh nghiệp tiến hành bàn giao hàng ngày tại kho hay địa điểm giao hàng của người bán và người mua có trách nhiệm thanh toán với người bán chứ không phải với doanh nghiệp. Như vậy, hàng hoá trong trường hợp này không thuộc sở hữu của doanh nghiệp, doanh nghiệp được hưởng hoa hồng môi giới.
- Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán.
Theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng chuyển hàng đi bán thẳng cho bên mua tại một địa diểm đã thoả thuận. Hàng hoá lúc này vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp. Chỉ khi bên mua thanh toán hoặc khi doanh nghiệp nhận được giấy biên nhận hàng và bên mua chấpnhận thanh toán thì hàng hoá được xác nhận là tiêu thụ. Trong trương hợp này, doanh nghiệp
tham gia thanh toán với cả hai bên: Thu tiền bán hàng của người mua và trả tiền mua hàng cho người bán.
2.2.1.3. Phương thức bán lẻ
Đây là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng. - Hình thức bán hàng thu tiền tập trung:
Theo hình thức này nhiệm vụ thu tiền của người mua và giao hàng cho người mua tách rời nhau. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền mua hàng của khách hàng, viết hoá đơn hoặc tích kê giao hàng cho khách để khách hàng đến nhận ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn hoặc kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng hoá bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu tiền và nộp tiền cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền.
- Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp:
Theo hình thức này, nhân viên bán hàng thu tiền trực tiếp của khác và giao hàng cho khách. Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng nộp tiền cho thủ quỹ và lấy giấy nộp tiền bán hàng. Sau đó nhân viên bán hàng kiểm kê hàng tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng.
1.2.3.4. Phương thức bán hàng qua đại lý
- Đối với bên giao đại lý:
Hàng giao cho đơn vị đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và chưa xác dịnh là đã bán. Doanh nghiệp chỉo hạch toán vào doanh thu khi nhận được tiền toán của bên nhận đại lý hoặc đã được chấp nhận thanh toán.
Doanh nghiệp có trách nhiệm nộp thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) trên tổng giá trị hàng gửi bán đã tiêu thụ mà không được trừ đi phần hoa hồng đã trả cho bên nhận đại lý. Khoản hoa hồng doanh nghiệp đã trả coi như là phần chi phí bán hàng được hạch toán vào tài khoản chi phí.
- Đối với bên nhận đại lý:
Số hàng nhận đại lý không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp có trách nhiệm phải bảo quản, giữ gìn, bán hộ. Số hoa hồng được hưởng là doanh thu trong hợp đồng bán hộ của doanh nghiệp.
2.2.1.5. Phương thức bán hàng theo hợp đồng và đơn hàng
Tuỳ thuộc vai trò quan trọng của hàng hoá và yêu cầu của người bán có thể người mua phải ký kết hợp đồng và gửi đơn hàng cho người bán. Thông thường hàng hoá quan trọng, bán với khối lượng lớn, để tạo điều kiện cho người bán chuẩn bị hàng hoá theo yêu cầu của người mua, trong quá trình thực hiện hợp đồng, hai bên cùng thể hiện trách nhiệm và tôn trọng lợi ích của nhau.
Đối với hàng hoá không quan trọng có thể thuận mua vừa bán không cần ký kết hợp đồng, không cần gửi đơn hàng.