- Chứng từ sử dụng:
+ Bảng chấm công.
+ Bảng chấm công làm thêm giờ + Bảng thanh toán lương.
+ Bảng kê các khoản trích nộp theo lương. + Bảng phân bổtiền lương và BHXH.
+ Tài khoản sử dụng: TK 334, TK 338(3381, 3382, 3383, 3384, 3388). - Sổ sách sử dụng:
+ Sổ cái TK 334, 338,.. + Sổ nhật kí chung.
- Tổ chức hoạch toán chi tiết
Hàng ngày, trưởng ca căn cứ vào tình hình thực tế của từng bộ phận để chấm công cho từng người trong ngày. Cuối tháng, trưởng phòng tổ chức kí vào bảng chấm công và chuyển bảng này cùng các giấy tờ có liên quan ( phiếu nghỉ hưởng BHXH, nghỉ thai sản,..) lên cho bộ phận kế toán.
Tại phòng kế toán, kế toán tiền lương và BHXH sẽ căn cứ vào các ký hiệu chấm công để kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để tính lương và BHXH cho người lao động. Bảng chấm công này sẽđược lưu tại phòng kế toán cùng các chứng từ khác có liên quan.
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán lương và các khoản trích theo lương.
Các khoản trích theo lương:
Công ty trích quỹ BHXH, KPCĐ, BHYT, BHTN theo tỷ lệ quy định hiện hành. Theo đó:
Tỷ lệ trích BHXH là 26%, trong đó 18% tính vào chi phí kinh doanh do công ty nộp, 8% còn lại do người lao động đóng góp và được tính vào lương.
•Tỷ lệ trích BHYT là 4,5%, trong đó 3% tính vào chi phí kinh doanh và 1,5% tính vào lương người lao động.
•Tỷ lệ KPCĐ là 2% theo quy định hiện hành và tính vào chi phí kinh doanh.
•Tỷ lệ BHTN là 2%, trong đó 1% tính vào chi phí kinh doanh còn 1% tính váo lương của người lao động
2.1.3. Tổ chức hạch toán kế toán tài sản cố định
- Chứng từ sử dụng:
+ Chứng từ tăng, giảm TSCĐ: Là các quyết định tăng, giảm TSCĐ của chủ sở hữu.
+ Hiện tại công ty cổ phần thương mại và đầu tư Vạn Long đang sử dụng các chứng từ TSCĐ theo quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của
Bảng thanh toán lương Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ
Sổ nhật kí chung
Sổ cái TK
334, 338 Bảng cân đối số phát sinh
Bộ tài chính, có 5 loại chứng từ: Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản đánh giá lại TSCĐ
Chứng từ khấu hao TSCĐ là bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ - Tài khoản sử dụng: TK 211, 213, 214
Khi phát sinh nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ, căn cứ vào các chứng từ TSCĐ, kế toán tiến hành lập hoặc hủy thẻ TSCĐ và phản ánh vào các sổ chi tiết TSCĐ. Sổ chi tiết TSCĐ dùng để theo dõi từng loại, từng nhóm TSCĐ và theo từng đơn vị sử dụng trên cả hai chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị.
Công ty sử dụng 2 mẫu sổ:
Mẫu 1: Sổ TSCĐ (Dùng chung cho toàn doanh nghiệp) Sổ được mở cho cả năm và phải phản ánh đầy đủ các thông tin chủ yếu như các chỉ tiêu chung, các chỉ tiêu tăng nguyên giá, khấu hao và chỉ tiêu giảm nguyên giá TSCĐ
Mẫu 2: Sổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng, sổ này dùng để theo dõi TSCĐ và công cụ dụng cụ lao động nhỏ của từng bộ phận, từng đơn vị trong doanh nghiệp.
Sơ đồ2.4: Quy trình hạch toán chi tiết TSCĐ
Chứng từ TSCĐ Lập hoặc hủy thẻ Sổ kế toán chi tiét Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hằng ngày: Ghi cuối kỳ:
Từ các sổ chi tiets TSCĐ, cuối kỳ kế toán sẽ căn cứ vào đây để lập bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ. Và dựa vào bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ này, kế toán lập các báo cáo tài chính.
2.1.4. Tổ chức hạch toán kế toán bán hàng và tiêu thụ sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh.
- Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, phiếu thu, báo nợ, báo có của Ngân hàng...
- TK sử dụng: TK 632, 511, 911, 521, 531, 532, 911... - Tổ chức hạch toán chi tiết tiêu thụ SP
+ Sổ chi tiết giá vốn hàng bán:
Sổ được mở chi tiết cho từng thứ SP đã được tiêu thụ trong kỳ.
Căn cứ vào phiếu xuất kho SP mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên sổ chi tiết giá vốn phần phát sinh Nợ TK 632.
Căn cứ vào phiếu Nhập kho SP Kế toán ghi vào phần giá vốn hàng bán bị trả lại (nếu có) và phần phát sinh Có TK 632 trên sổ chi tiết. Cuối tháng, cộng phát sinh Nợ TK 632, sau khi trừ đi giá vốn hàng bán bị trả lại (nếu có). KT kết chuyển sang TK 911 ghi vào phần phát sinh Có TK 632 trên sổ chi tiết.
+ Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán:
Phản ánh tổng hợp toàn bộ giá vốn hàng bán trong kỳ.
Căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán mỗi thứ sản phẩm được ghi một dòng trên sổ tổng hợp chi tiết giá vốn. Cuối tháng, cộng sổ tổng hợp chi tiết giá vốn, số liệu phải khớp với sổ cái TK 632.
+ Sổ chi tiết bán hàng TK 511:
Phản ánh doanh thu bán cho từng chủng loại mặt hàng
Căn cứ hóa đơn bán hàng, kế toán ghi vào phần Có tài khoản doanh thu trên sổ chi tiết (mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng). Căn cứ khoản giảm trừ doanh thu, kế toán ghi vào phần các khoản giảm trừ.
Căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán của SP cùng loại, KT ghi chỉ tiêu giá vốn hàng bán trên sổ chi tiết bán hàng. Từ đó tính ra chỉ tiêu lãi gộp.
+ Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng:
Dùng để theo dõi doanh thu bán hàng cho toàn bộ DN.
Căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng, mỗi thứ được ghi một dòng trên sổ tổng hợp chi tiết bán hàng. Cuối tháng, cộng sổ tổng hợp chi tiết bán hàng, số liệu phải khớp với sổ cái TK 511.
- Kế toán tổng hợp SP; tiêu thụ SP và xác định kết quả Kinh doanh: Sổ tổng hợp gồm:
+ Nhật ký chung
+ Nhật ký đặc biệt (nếu có): bán hàng, thu tiền. + Sổ cái TK 155, 156, 157, 421,..
Sơ đồ 2.5 : Hạch toán bán hàng, tiêu thụ SP, HH và XĐKQKD
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Kiểm tra, đối chiếu:
Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, chứng từ kế toán
Nhật ký đặc
biệt Nhật kýchung Sổ KT chitiết tùy theo PP hạch toán chi tiết Sổ chi tiết TK 632, 511 Sổ cái TK 155, 156, 157, 421, 512,531, 531, 532, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 911 Sổ tổng hợp chi tiết TK 632, 511 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán