kế toán
• Về tài khoản sử dụng:
Tuy Công ty đã tách chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ra hai tài khoản 641 và 642, nhưng lại không chi tiết tài khoản chi phí bán hàng thành các tài khoản cấp 2, điều này chưa hợp lý vì chi phí này chiếm phần rất đáng kể trong tổng chi phí phát sinh của Công ty. Vì thế, Công ty nên chi tiết tài khoản này thành các tài khoản cấp 2 theo các khoản mục chi phí. Điều này là rất cần thiết vì đôi khi chi phí bán hàng phát sinh quá lớn so với
doanh số bán ra nhưng Công ty không thể biết khoản mục chi phí làm tăng tổng chi phí là khoản mục nào vì chúng được tập hợp chung trên một tài khoản, nếu muốn tìm ra nguyên nhân thì phải soát lại các chứng từ, sổ sách. Trên thực tế, để làm công việc này không hề đơn giản vì khối lượng chứng từ là rất lớn.
Công ty có thể chi tiết TK 641 thành các tài khoản cấp 2 như sau:
- TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng
- TK 6412: Chi phí đồ dùng, dụng cụ, văn phòng phẩm
- TK 6413: Chi phí khấu hao TSCĐ
- TK 6414: Chi phí quảng cáo
- TK 6418: Chi phí bằng tiền khác
Ngoài ra, Công ty nên bổ sung tài khoản dự phòng vì vấn đề dự phòng là rất cần thiết, có thể mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3 … để tăng tính chủ động, linh hoạt cho các đơn vị hạch toán.
• Phương pháp tính giá:
Phương pháp Nhập trước – xuất trước có nhược điểm là làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Theo phương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo bởi giá trị sản phẩm vật tư, hàng hóa đã có từ cách đó rất lâu. Đồng thời, nếu số lượng chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều. Vì vậy, theo ý kiến của em Công ty nên áp dụng phương pháp tính giá hạch toán vì phương pháp nay có ưu điểm hơn những phương pháp khác là giá cả luôn ổn định, doanh nghiệp có thể dử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho hàng hóa trong khi chưa tính được giá thực tế của nó. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch
hoặc giá mua hàng hoá ở thời điểm nào đó hay giá hàng hoá bình quân tháng trước để làm giá hạch toán. Sử dụng phương pháp tính giá này sẽ giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng ngày, công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng hàng hoá, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít.
• Phương pháp kế toán:
Phương pháp kế toán nói chung đã phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty. Tuy nhiên, trong việc phân bổ chi phí bán hàng, kế toán cần phân bổ chi phí bán hàng cho từng mặt hàng (hoặc nhóm hàng) để xác định rõ mặt hàng nào có lãi, mặt hàng nào lỗ. Từ đó có được chiến lược kinh doanh kịp thời, đúng đắn, tập trung chủ lực vào những mặt hàng mang lại lợi nhuận cao. Doanh nghiệp có thể áp dụng tiêu thức phân bổ sau:
Chi phí bán hàng phân bổ cho mặt hàng X = Doanh thu bán hàng mặt hàng X * Tổng chi phí bán hàng Tổng doanh thu
Thêm vào đó, Công ty nên lập khoản dự phòng phải thu khó đòi để đề phòng rủi ro khó lường trước trong tương lai, nhằm thực hiện tốt mục tiêu phát triển bền vững của Công ty. Kế toán cần phải theo dõi thường xuyên tình hình tài chính cũng như tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng để xác định các khoản nợ phải thu có khả năng thất thu, từ đó lập dự phòng phải thu khó đòi. Mức lập dự phòng nên được xác định như sau:
Mức dự phòng cần lập = Doanh số phải thu * Tỷ lệ ước tính
(Tỷ lệ ước tính được xác định theo kinh nghiệm của nhân viên kế toán hoặc dựa vào tỷ lệ của năm trước đó).
Đối với các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng khách hàng lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, hoặc người nợ mất tích, bỏ trốn … thì doanh nghiệp dự tính mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. Kế toán sử dụng tài khoản 139 – “ Dự phòng phải thu khó đòi” để trích lập dự phòng. Các khoản dự phòng này được lập cho từng loại hàng hóa và được tập hợp vào bảng kê chi tiết, sau đó dẽ được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Phương pháp hạch toán như sau:
- Khi đã lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi: Nợ TK 642: Mức dự phòng cần lập
Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi
- Nếu mức dự phòng phải thu cuối niên độ cao hơn mức dự phòng đã trích lập năm trước thì kế toán sẽ thêm định khoản trích lập dự phòng chênh lệch đó:
Nợ TK 642: Số chênh lệch dự phòng
Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi
- Nếu mức dự phòng phải thu cuối niên độ thấp hơn mức dự phòng đã trích lập năm trước thì kế toán sẽ hoàn nhập số trích lập dự phòng theo bút toán:
Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642: Số chênh lệch dự phòng
3.2.3.Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Cần lập các phiếu chi cho từng nghiệp vụ chi cụ thể tránh chồng chéo. Những tài khoản chi phí mà có tính đa dạng thì cần chi tiết chúng để tiện teho dõi. Do đó, cần có thêm bảng tổng hợp chi phí như sau:
Biểu 3.1. Mẫu bảng tổng hợp chi phí của Công ty
Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Thu Minh
Địa chỉ: Số 42 A3 Ngõ 49 Linh Lang - Ba Đình – Hà Nội
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ
Tháng … năm …
STT Danh mục chi phí Chi phí lương Chi phí TSCĐ Chi phí dịch vụ mua ngoài Cộng 1 Chi phí bán hàng 2 Chi phí QLDN … … … … … … Cộng Ngày … tháng … năm … Người ghi sổ (Ký, họ tên)
Mẫu bảng tổng hợp chi tiết doanh thu của Công ty chưa thực sự đạt yêu cầu. Nó chưa đáp ứng được nhu cầu cung cấp đầy đủ thông tin cho ban quản lý. Do đó, nên bổ sung một số cột như sau:
Biểu 3.2. Mẫu bảng tổng hợp chi tiết doanh thu
Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Thu Minh
Địa chỉ: Số 42 A3 Ngõ 49 Linh Lang - Ba Đình – Hà Nội
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT DOANH THU
Tháng … năm …
STT Tên sản phẩm Số lượng (ĐVT)
Doanh thu Thuế GTGT Khoản giảm trừ doanh thu GVHB Lãi gộp 1 1 3 … Tổng cộng Ngày … tháng … năm …
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Công ty nên quy định rõ trách nhiệm của mỗi phòng ban, mỗi bộ phận, mỗi cá nhân trong quá trình luân chuyển chứng từ. Khi luân chuyển chứng từ kế toán thì Công ty phải phân loại riêng từng loại chứng từ như chúng từ về doanh thu, chứng từ về tiền mặt, chứng từ về thanh toán… mục đích cuối cùng là chứng từ được luân chuyển một cách khoa học, hợp lý và hiệu quả nhất. Kiểm tra chặt chẽ quá trình luân chuyển chứng từ để tránh tình trạng
thất lạc, mất mát chứng từ. Chứng từ trước khi đưa vào lưu giữ bảo quản phải có đầy đủ chữ kí của các đối tượng liên quan tới chứng từ đó.