2. Tình hình công tác tuyển dụng tại công ty
2.2. Quy trình tuyển dụng, nguồn tuyển dụng và phương pháp tuyển dụng
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Lưu đồ quy trình tuyển dụng
TRÁCH NHIỆM TIẾN TRÌNH DIỄN GIẢI/ BIỂU MẪU
Phòng TCHC Trưởng bộ phận Trưởng Phòng TCHC/ Trưởng bộ phận Ban TGĐ Phòng TCHC Phòng chuyên môn Ban TGĐ Phòng TCHC Phòng TCHC Trưởng bộ phận Phòng Chuyên môn, Phòng TCHC Ban TGĐ PhòngTCHC
SV: Vũ Thị Thùy Dung Lớp: QTKD tổng hợp 49B
Phê duyệt kế hoạch tuyển dụng 23 Phân tích, xác định nhu cầu tuyển dụngLập kế hoạch tuyển dụng năm/ lập
phiếu yêu cầu tuyển dụng đột xuất
Triển khai tuyển dụng
Phê duyệt kết quả tuyển dụng
Ký HĐ Học việc - thử việc
( Thông báo nhân sự mới)
Đào tạo – Huấn luyện – Thử việc
Đánh giá kết quả Học việc – Thử
việc
2.2.1.1. Phân tích, xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty : Hàng năm công ty có nhu cầu tuyển dụng rất cao nhất là công nhân. Số lượng công nhân biến động hàng năm rất lớn. Do cơng ty có sản xuất một số mặt hàng thoieo thời vụ nên cần tuyển nhiều công nhân mùa vụ như trung thu ( tháng 7, 8, 9) và tết ( tháng 11, 12, tháng 1 năm sau). Hơn nữa sau tết số lượng lao động nghỉ việc cũng khá nhiều nên việc tuyển dụng là vấn đề cần thiết hàng ngày, hàng tháng. Năm 2011, tính đến đầu tháng 3 số lượng công nhân cần tuyển là 890 người nhưng mới tuyển được 400 ( trong đó nam là 180 người, nữ 220 người), còn nợ 490 người ( trong đó nam là 240 người, nữ là 250 người). Hàng ngày trung bình tuyển được 5-10 người nhưng hiện các xưởng vẫn báo lên chưa đủ lao động, còn thiếu nhiều, một số xưởng do ít công nhân quá nên chỉ làm một ca một ngày ( trong khi đó bình thường làm hai ca một ngày). Điều này cũng đặt ra câu hỏi lớn cho các nhà tuyển dụng tại sao công nhân bỏ việc nhiều?
Về nhân viên thì có thể nói biến động ít hơn công nhân, tuy nhiên việc tuyển dụng công nhân có chất lượng, khả năng đáp ứng công việc không phải là chuyên dơn giản, dễ dàng. Hàng ngày cũng có nhiều hồ sơ ứng tuyển vào những vị trí còn thiếu tại công ty nhưng những hồ sơ đáp ứng được yêu cầu lại không có nhiều. Nhưng người tuyển dụng tại công ty cũng đang đặt ra câu hỏi làm thế nào để thu hút được nhân lực chất lượng cao.
Việc xác định nhu cầu tuyển dụng có ý nghĩa:
- Bổ sung nhân sự còn thiếu theo định biên lao động đã được phê duyệt.
- Thay thế cho những vị trí mà có nhân viên nghỉ việc hoặc thuyên chuyển sang làm công việc khác.
Dự phòng cho những vị trí thường xuyên có sự biến động về nhân sự hoặc trường hợp Ban TGĐ giao thêm chức năng, nhiệm vụ cho đơn vị.
Đầu năm kế hoạch (vào tháng 2), Trưởng Phòng HCNS và các Trưởng bộ phận tiến hành phân tích và dự báo nhu cầu nhân sự của phòng ban, bộ phận do mình quản lý trong năm. Cơ sở để dự báo nhu cầu tuyển dụng:
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Dựa vào ý kiến đề xuất của Trưởng Phòng HCNS sau khi đã xem xét hiệu quả thực hiện công việc ở các phòng ban hoặc theo nhu cầu nhân lực trong tương lai.
- Theo chỉ đạo của Ban Tổng giám đốc. 2.2.1.2. Lập kế hoạch tuyển dụng
Sau khi dự báo nhu cầu tuyển dụng, các trưởng bộ phận làm “Kế hoạch tuyển dụng nhân sự năm” (theo biểu mẫu) chuyển về Phòng TCHC. Trong vòng 1 tuần, phòng HCNS có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tuyển dụng tổng thể của toàn Công ty trong năm kế hoạch.
• Kế hoạch tuyển dụng tổng thể:
- Tổng số nhân sự cần tuyển trong năm và lộ trình tuyển dụng. - Các vị trí, chức danh cần tuyển.
- Dự báo quỹ lương cho các vị trí tuyển dụng trong năm. - Phương án tuyển dụng.
- Tổng kinh phí dự kiến cho các hoạt động tuyển dụng trong năm.
“Kế hoạch tuyển dụng tổng thể” sau đó được trình Ban TGĐ xét duyệt, đây là cơ sở cao nhất để tiến hành hoạt động tuyển dụng trong năm.
• Kế hoạch tuyển dụng chi tiết:
Kế hoạch
tuyển dụng chi tiết bao gồm các nội dung sau: - Vị trí tuyển dụng.- Số lượng tuyển dụng - Tiêu chuẩn ứng viên
- Phương thức thông báo và tìm kiếm ứng viên.
- Phương thức, thời gian, địa điểm thu nhận Hồ sơ dự tuyển. - Các bước kiểm tra và đánh giá ứng viên
- Phân công nhân sự và phối hợp các bộ phận trong tổ chức tuyển dụng. - Kinh phí tuyển dụng, mức lương dự kiến cho vị trí được tuyển.
Phòng hành chính nhân sự sẽ trình phiếu yêu cầu tuyển dụng và kế hoạch tuyển dụng chi tiết cho giám đốc. Sauk hi đưojc ban tổng giám đốc phê duyệt thì sẽ tiến hành tuyển dụng theo đúng kế hoạch chi tiết.
SV: Vũ Thị Thùy Dung Lớp: QTKD tổng hợp 49B
Biểu mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự: bảng 10 2.2.1.3. Triển khai tuyển dụng
Lưu đồ triển khai tuyển dụng
TRÁCH NHIỆM TIẾN TRÌNH Cán Bộ TD Cán Bộ TD Cán Bộ TD Ban TGĐ P. Nhân sự Trưởng bộ phận chuyên môn Không đạt P. Nhân sự BTGĐ Đạt Tổ TD
Thông báo tuyển dụng
Tiếp nhận, kiểm tra, sàng lọc hồ sơ ứng viên
Kiểm tra kiến thức chuyên môn, Kiểm tra kỹ năng (nếu cần)
Đạt Không đạt
Phỏng vấn
Quay lại bước 1
Phê duyệt kết quả tuyển dụng Ký hợp đồng HV- TV
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Về công nhân: Thông báo tuyển dụng được đưa ra dưới nhiều hình thức như phát tờ rơi ở cổng công ty may Anh Vũ, Giày Ngọc Tề…hay là dưới những tấm áp phích, … và một điều không thể thiếu là thông báo tới toàn bộ công nhân viên trogn nhân ty để họ có thể giới thiệu người tới làm việc và có những chế độ khuyến khích cho những người giới thiệu là với mỗi người được giới thiệu đi làm sẽ được cộng 50.000 đồng sau 2 tháng cho người giới thiệu nhưng điều kiện là người được giới thiệu và người giới thiệu hiện vẫn đang làm việc .
Về phía nhõn viên thì ra thông báo trên các trang báo như báo lao động…, trên các trang web như vietnamwork, 24h… Và cũng không thể thiếu là thong báo tới tất cả các nhân viên trong toàn bộ công ty về những vị trí còn thiếu để họ giới thiệu những ứng viên vào làm việc
- Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ và phỏng vấn:
Về phía công nhân thì công ty sẽ thu nhận hồ sơ vào buổi sáng tất cả các ngày trong tuần từ thứ hai tới thứ bảy, từ 8h sáng tối 11h trưa. Sau khi nhận hồ sơ thì họ sẽ qua hai vòng phỏng vấn là phỏng vấn về nghiệp vụ của các xưởng sản xuất vad phỏng vấn của phòng nhân lực. Mỗi ngày sẽ có một xưởng sản xuất được lên phỏng vấn ( nếu xưởng đó thiếu người). Sau khi các xưởng sản xuất đạt thì phòng nhân lực mới kiểm tra hồ sơ, phỏng vấn lại nếu đạt thì người đó sẽ được hẹn lịch đào tạo hội nhập. Trong quá trình nghiên cứu hồ sơ cán bộ tuyển dụng phải rất cẩn thận vì có nhiều trường hợp làm giả hồ sơ.
Về phía nhân viên thì trước tiên các ứng viên tới nộp hồ sơ, điền đầy đủ thụng tin vào bảng dữ liệu ứng viên của công ty ( nếu trực tiếp tới nộp hồ sơ) còn nếu nộp qua đường bưu điện hay nộp trực tuyến thì cán bộ tuyển dụng sẽ nghiên cứu hồ sơ ứng viên, nếu đạt thì sẽ gọi cho ứng viên tới dự thi về chuyên môn, nghiệp vụ, sau đó nếu đáp ứng yêu cầu về chuyên môn nhà tuyển dụng sẽ liên lạc với ứng viê để tới phỏng vấn. Để tuyển dụng được nhân viên phải trải qua nhiều khâu, và mất nhiều thời gian hơn tuyển công nhân.
Bảng dữ liệu ứng viên: bảng 11
Phiếu đánh giá kết quả phỏng vấn: bảng 12 - Đào tạo hội nhập:
Về phần công nhân sau khi phỏng vấn xong họ sẽ được có một buổi đào tạo hội nhập, công nhân sẽ được giói thiệu về công ty, về những quy định của công ty, về an toàn lao động, vệ sinh an toàn thực phẩm… Sau đố công nhân sẽ có một bài kiểm tra về đào tạo hội nhập và một bài kiểm tra về an toàn thực phẩm. Nếu đạt
SV: Vũ Thị Thùy Dung Lớp: QTKD tổng hợp 49B
thì sẽ được nhận vào làm việc. Việc đào tạo này nhằm mục đích giúp công nhân hiểu biết thêm về công ty, về những quy trình mà họ sẽ phải làm, những quy định về an toàn thực phẩm cũng như an toàn lao động, điều này giúp ích cho họ trong công việc
Về phần nhân viên, sau khi được nhận vào làm họ sẽ được đào tạo hội nhập. trong buổi đào tạo họ sẽ được giới thiệu về công ty : sứ mệnh, chiến lược, cơ cầu công ty… Đi thăm quan các xưởng sản xuất, toàn bộ công ty, giới thiệu nhân viên mới với các phòng ban
- Đánh giá và ra quyết định tuyển dụng: sau khi trải qua những bước trên, những ứng viên nào đạt yêu cầu của công ty thì sẽ được tuyển dụng vào làm thử việ 2 tháng. Nếu sau quá trình thử việc, họ làm việc tốt thì sẽ kí hợp đông lao động, cũn nếu không đạt được yêu cầu của công ty thì sẽ bị loại
Quy trình tuyển dụng này đã được công ty sử dụng trong nhiều năm qua từ
khi thành lập tới giờ và nó vẫn phát huy hiệu quả. Tuy nhiên trong quá trình tuyển
dụng và đào tạo công nhân cũng cú nhiều vấn đề xảy ra nghiêm trọng như vấn đề tai
nạn lao động vẫn xảy ra. Trong đầu tháng 3 có 4 vụ tai nạn lao động xảy ra với
những công nhân mới tuyển dụng
2.2.1.4. Kí hợp đồng học việc và thử việc
Khi đã đánh giá và ra kết quả tuyển dụng thì công ty sẽ kí hợp đồng học việc và thử việc. Với công nhân thì thời gian học và thử việc là một tháng còn nhân viên là hai tháng. Sau thời gian học việc và thử việc thì người lao động sẽ đượcc đánh giá lại. Nếu đạt yêu cầu thì sẽ bị sa thải, còn nếu đạt yêu cầu sẽ được giữ lại công ty.
Biểu mẫu chương trình học việc và thử việc: bảng 13 2.2.1.5. Kí hợp đồng chính thức
2.2.2. Nguồn và phương pháp tuyển dụng
Bất kì một công ty nào cũng có hai nguồn tuyển dụng chính là nguồn tuyển dụng bên trong và nguồn tuyển dụng bên ngoài. Mỗi một nguồn tuyển dụng sẽ có những ưu và nhược điểm riêng, nếu biết tận dụng cả hai nguồn này một cách hợp lý thì sẽ tạo một nguồn lao động phù hợp cho công ty, có vận mệnh thay đổi sứ mệnh, thay đổi những thói quen làm việ không hiệu quả hay củng cố những giá trị truyền
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Là tất cả cán bộ, công nhân viên đang làm việc ở trong công ty có đủ năng lực, trình độ, kinh nghiệm cũng như phẩm chất đạo đức có nguyện vọng và đủ khả năng làm ở vị trí mới mà công ty đang tuyển dụng.
Nguồn tuyển dụng này hầu như chỉ cho những vị trí quản lý trong cơng ty vì những người làm việc trong công đã hiểu rõ những giá trị truyền thống, văn hóa của công ty và cũng tạo động lực cho cán bộ công nhân viên. Làm cho họ có động lực làm việc để có thể thăng tiến trong công việc, tăng long trung thành, tình cảm của mọi người với tổ chức.
• Ưu điểm của nguồn này là:
• Những người này đã quen với cách làm của công ty, văn hóa của công ty nên sẽ không còn có cảm giác ngỡ ngàng trong môi trường mới mà hòa nhập dễ dàng hơn do đó khi tuyển dụng xong có thể sử dụng ngay.
• Quá trình thực hiện diễn ra không bị gián đoạn, hạn chế được các sai sót trong đề bạt và thuyên chuyển lao động.
• Hơn nữa do đó làm việc trong công ty nên họ có mối thân quen với các bộ phận trong công ty, hiểu được nhu cầu của các bộ phận.
• Khi công ty sử dụng nguồn này sẽ khuyến khích nhân viên phát triển năng lực của mình. Và tuyển từ nguồn này cũng tốn ít chi phí hơn.
• Nhược điểm của nguồn này là:
• Có thể hình thành những nhóm “ ứng viên không thành công” ( là những người không được đề bạt). Điều này sẽ gây mâu thuẫn, chia bè phái trong doanh nghiệp.
• Đối với những doanh nghiệp nhỏ thì sử dụng nguồn này sẽ không thay đổi được chất lượng lao động.
Và để tiếp cận được với nguồn này chúng ta cần có những phương pháp tuyển dụng như:
oTham khảo ý kiến hoặc qua sự giới thiệu của các nhân viên trong công ty:Người quản lý cần tham khảo ý kiến của quản lý trực tiếp của cá nhân viên, tìm hiểu những tâm tư, nguyện vọng của mọi người và từ đó ra quyết định cuối cùng. Qua kênh thụng tin này ta có thể phát hiện ra được những ứng viên có tiềm năng.
oThông báo về tuyển dụng trong toàn doanh nghiệp, dán thông báo trên các bảng tin của công ty., gửi thông báo tuyển dụng qua mạng nội bộ, thư điện tử
SV: Vũ Thị Thùy Dung Lớp: QTKD tổng hợp 49B
tới toàn nhân viên trong doanh nghiệp: cần phải cung cấp đầy đủ các thông tin về vị trí cần tuyển.
2.2.2.2. Nguồn tuyển dụng bên ngoài
Đây là nguồn mà hầu hết các công ty thường sử dụng khi có nhu cầu tuyển dụng. Để có được lao động từ nguồn bên ngoài thì công ty thường dựng những phương pháp tìm kiếm sau:
• Phát tờ rơi, đăng pano, áp phích
Việc này chỉ dựng với việc tuyển dụng công nhân. Hàng năm công ty có nhu cầu tuyển dụng công nhân với số lượng lớn nhưng rải rác trong năm vì vậy cần phải thong báo sâu rộng. Dăng pano, áp phích thì ngay tại cổng công ty. Còn việc phát tờ rơi thì cần phải tìm địa điểm để phát sao cho đạt hiệu quả cao nhất, làm giảm lãng phí. Hiện tại trong tháng 4-2011 công ty cần thụng báo về mức lương mới và cũng là để thu hút lao động sao cho đủ lượng công nhân theo yêu cầu của cá xưởng vì vậy đang tiến hành việc phát tờ rơi. Hiện tại ở khu vực xung quanh công ty có rất nhiều nhà máy, xí nghiệp mới mở. Để có thể thu hút, cạnh tranh lao động với các doanh nghiệp khác thì công ty cần phát tờ rơi ở cổng các khu công nghiệp hoặc các chợ trên khu vực xung quanh công ty. Như vậy có thể lôi kéo lao động của công ty bạn, những người dân trên địa bàn công ty hoặc những công nhân của công ty khác sẽ giới thiệu bạn bè tới công ty.
• Đăng báo, đăng trên các trang web Vietnamworks.com, 24h.com
Thường việc đăng trên các web, trang báo là đăng tuyển nhân viên. Tùy theo nhu cầu của các bộ phận mà công ty có những kế hoạch đăng tuyển. Trung bình hàng năm công ty có kế hoạch đăn tuyển hai lần trong năm. Trên các bỏo là mỗi lần đăng 3 kì và đăng trên một trang. Chi phí mỗi lần đăng là 3 triệu đồng. Còn đăng trên các trang web có chi phí là 6 triệu một lần đăng. Phương pháp này hiện đang được sử dụng triệt vì hàng ngày có hàng triệu người truy cập internet để tìm việc.
Bảng 14: Ngân sách dành cho việc thu hút nhân lực năm 2006-2009 Đơn vị: đồng
Năm Tổng ngân sách thực
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
2009 72,381,000
2010 120,342,000
Nguồn : Phòng PTNNL công ty Kinh Đô
Qua bảng số liệu trên ta thấy ngân sách cho việc thu hút nhân lực ngày càng tăng điều này chứng tỏ càng ngày công ty càng chú trọng hơn đến công tác tuyển dụng. Các nhà quản trị cũng hiểu được tuyển dụng là một công việc quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp
• Tìm kiếm hồ sơ trên trang web
Công ty còn sử dụng công cụ tìm kiếm hồ sơ qua trang web
