Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán sử dụng các loại tài khoản sau:
2.6.1.1. Tài khoản 334 -Phải trả người lao động.
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên và lao động thuê ngoài .
TK 334
- Các khoản đã trả, đã ứng cho -Các khoản phải trả cho CNV (tiền lương, tiền CNV thưởng và các khoản khác)
-các khoản đã khấu trừ lương
SD: Các khoản phải trả cho CNV hiện còn
cuối kỳ
* Kết cấu tài khoản 334: Bên nợ:
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản khác do trả, do chi, do ứng trước cho công nhân viên .
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên. - Kết chuyển số tiền công nhân viên chưa nhận:
Bên có:
- Tiền lương, tiền công và các khoản thanh toán khác phải trả cho người lao động trong kỳ.
SDĐK:
- Các khoản tiền công, tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác phải trả, phải chi cho công nhân viên và lao động thuê ngoài.
SDCK:
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả, còn phải chi cho công nhân viên và lao động thuê ngoài.
Tài khoản này có thể có số dư bên nợ trong trường hợp rất đặc biệt phản ánh số tiền đó trả lớn hơn số tiền phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho cán bộ công nhân viên.
- Định kỳ kế toán hạch toán:
+ Khi tạm ứng lương kỳ 1, căn cứ vào số tạm ứng lập phiếu chi, kế toán ghi : Nợ TK 334
Có TK 111
+ Cuối tháng căn cứ vào chúng từ kế toán có liên quan, lập bảng phân bổ tiền lương vào các đối tượng sử dụng :
Nợ TK 622 Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 334 + Các khoản khầu trừ vào lương : Nợ TK 334
Có TK 338 (bảo hiểm mà CN phải đóng) Có TK 141 (tạm ứng chưa thu hồi)
+ Trợ cấp bảo hiểm xã hội phải trả cho CNV: Nợ TK 338
Có TK 334
+ Trường hợp CNV nộp thuế thu nhập : Nợ TK 334
Có TK 333
+ Khi thanh toán tiền lương kỳ 2, căn cứ trên lương thực trả và các khoản khấu trừ , thanh toán phần còn lại :
Nợ TK 334 Có TK 111
+ Đối với những công nhân đi công tác, chưa lãnh tiền lương thì chuyển tiền lương sang phải trả, phải nộp khác :
Nợ TK 334 Có TK 334
2.6.1.2. Tài khoản 338 - Phải trả phải nộp khác.
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản khác phải trả, phải nộp cho các tổ chức xã hội về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các khoản trích theo lương và khấu trừ vào lương của toàn doanh nghiệp và phản ánh giá trị thừa chủa rõ nguyên nhân chờ xử lý.
* Kết cấu tài khoản 338: Bên nợ
- Các khoản đó nộp cho cơ quan quản lý - Các khoản phải trả cho người lao động.
- Xử lý giá trị tài sản thừa, các khoản đó trả, đó nộp khác.
Bên có:
- Phản ánh giá trị tài sản thừa chờ sử lý.
- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, khấu trừ vào lương của người lao động.
- Số do nộp, do trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được cấp bù. - Các khoản phải trả khác.
Dư nợ:
- Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa thanh toán.
Dư có:
- Số tiền còn phải trả, phải nộp, giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
• Tài khoản 338 có 8 tài khoản cấp 2.
• Tài kho ản 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết. • Tài khoản 3382: Kinh phí công đoàn.
• Tài khoản 3383: BHXH. • Tài khoản 3384: BHYT.
• Tài khoản 3385: Phải trả về cổ phần hóa.
• Tài khỏan 3386: Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn. • Tài khoản 3387: Doanh thu chưa thực hiện. • Tài khoản 3388: Phải trả phải nộp khác.
- Định kỳ kế toán hạch toán:
+ Hằng tháng căn cứ vào tổng tiền lương thực tế phải trả và bảng phân bổ chi phí tiền lương , kế toán tiến hành trích quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nợ TK 622 (Đối với CN trực tiếp sản xuất)
Nợ TK 627 (Đối với CN phục vụ và quản lý phân xưởng) Nợ TK 641 (Đối với CNV bộ phận bán hàng)
Nợ TK 642 (Đối với CNV bộ phận văn phòng)
Có TK 338 (KPCĐ 2%, BHXH 18%, BHYT 3%) + Khấu trừ vào lương các khoản BHXH, BHYT mà người lao động phải nộp.
Nợ TK 334 Có TK 338
+ Căn cứ chưng từ nộp tiền cho các cơ quan quản lý về BHXH ,BHYT, KPCĐ, kế toán ghi
Nợ TK 338
Có TK 111,112
+ Căn cứ chứng từ thanh toán các khoản chi thuộc kinh phí công đoàn tại đơn vị, kế toán ghi
Nợ TK 338 Có TK 111
2.6.1.3. Tài khoản 335 – Chi phí phải trả.
Tài khoản này phản ánh những chi phí được tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chủa phát sinh.
Bên nợ: Các chi phí thực tế phát sinh thuộc nội dung chi phí phải trả và khoản
điều chỉnh vào cuối niên độ.
Bên có: Khoản trích trước tính vào chi phí của các đối tượng có liên quan và
khoản điều chỉnh cuối niên độ.
Dư có: Khoản trích trước tính vào chi phí hiện có.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản:
+ Tài khoản 622: Chi phí nhân công trực tiếp. + Tài khoản 627: Chi phí sản xuất chung. + Tài khoản 641: Chi phí bán hàng.
+ Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. ...
2.6.2. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương.
Hàng tháng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng và tính BHXH, BHYT, KPCĐ hàng tháng tính vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức lương quy định của chế độ. Việc tổng hợp các số liệu này kế toán lập “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”.Trên “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” kế toán lập hàng tháng trên cơ sở Bảng thanh toán tiền lương đó lập theo các tổ, đội sản xuất, các phòng ban quản lý, các bộ phận
kinh doanh và chế độ trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ mức trích trước tiền lương nghỉ phép...
Căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương kế toán phân loại và tổng hợp tiền lương phải trả theo từng đối tượng sử dụng lao động, theo nội dung: Lương trả trực tiếp cho sản xuất hay phục vụ quản lý ở các bộ phận liên quan, đồng thời có phân biệt tiền lương chính, tiền lương phụ, các khoản phụ cấp.... để tổng hợp số liệu ghi vào cột có tài khoản 334 “Phải trả người lao động” vào các dòng phù hợp.
Căn cứ vào tiền lương cấp bậc, tiền lương thực tế phải trả và các tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, trích trước tiền lương nghỉ phép...kế toán tính và ghi số liệu vào các cột liên quan trong biểu.
Số liệu ở “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” do kế toán tiền lương lập xong sẽ chuyển cho các bộ phận kế toán liên quan làm căn cứ để ghi sổ và đối chiếu.
2.6.2.1. Trình tự kế toán tổng hợp tiền lương:
Hàng tháng, hàng quý doanh nghiệp thường phát sinh các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương được thể hiện qua các sơ đồ sau:
TK 334
(Phải trả người lao động) TK 335
Lương và các khoản mang T/c Phải trả tiền lương nghỉ phép của Thu nhập của người lao động
TK 138, 141, 333, 338 TK 622, 627, 641, 642 Công nhân SX nếu trích trước
TK 512 TK 333
Ứng, thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động BHXH phải trả người lao động Các khoản khấu trừ vào lương và TK 111, 112
Trả lương thưởng cho người LĐ Thuế GTGT (nếu có)
Bằng sản phẩm hàng húa Lương phải trả người LĐ
2.6.2.2.Trình tự kế toán tổng hợp các khoản trích theo lương.
Tương tự hạch toán tổng hợp tiền lương, kế toán các khoản trích theo lương còn được tính theo từng tháng trên cơ sở tiền lương của các bộ phận.
Sơ đồ số 2.2
TK 338 TK 622, 641, 642
TK 334 TK 111, 112
Lương của người LĐ
Nhận tiền chi hộ cơ quan BHXH Trích BHXH, BHYT, KPCĐ khoản khác cho người LĐ TK 111, 112
Vào chi phí SXKD
TK 3382 BHXH phải trả người LĐ
BHXH, BHYT khấu trừ vào Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ các TK 334
Chi kinh phí CĐ
về trợ cấp BHXH cho người LĐ
CHƯƠNG 3