Để quản lý lao động mặt số lượng các doanh nghiệp sử dụng danh sách lao động. Sổ này do phòng lao động tiền lương lập để nắm tình hình phân bổ và sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp.
Chứng từ sử dụng để hoạch toán lao động gồm có: Mẫu số 01-LĐTL: Bảng chấm công.
Mẫu số 02-LĐTL: Bảng thanh toán lương.
Mẫu số 03-LĐTL: Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội. Mẫu số 04-LĐTL: Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội. Mẫu số 05-LĐTL: Bảng thanh toán tiền thưởng.
mẫu số 06-LĐTL: Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành. Mẫu số 07-LĐTL: Phiếu báo giờ làm them.
Mẫu số 08-LĐTL: Hợp đồng làm khoán. Mẫu số 09-LĐTL: Biên bản điều tra lao động.
- Bảng chấm công: Được lập riêng cho từng bộ phận, tổ, đội lao động sản xuất trong đó ghi rõ ngày làm việc của mỗi người lao động. Bảng chấm công do tổ trưởng hoặc trưởng các phòng ban trực tiếp ghi và để nơi công khai để người lao động giám sát thời gian lao động của họ. Cuối tháng, bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời
gian lao động, tính lương cho từng bộ phận, tổ đội sản xuất khi các bộ phận đó hưởng lương theo thời gian.
- Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập “Bảng thanh toán tiền lương” cho từng tổ đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người. Trong bảng thanh toán tiền lương được ghi rõ từng khoản tiền lương. Lương sản phẩm, lương thời gian, các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền lao động được lĩnh. Các khoản thanh toán về trợ cấp bảo hiểm xã hội còng được lập tương tự. Sau khi kế toán trưởng kiểm tra xác nhân ký, giám đốc ký duyệt. “Bảng thanh toán lương và bảo hiểm xã hội” sẽ được cung cấp để thanh toán lương và BHXH cho người lao động.
Tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động thường được chia làm hai kỳ. Kỳ 1 tạm ứng và kỳ 2 sẽ nhận số còn lại sau khi đó trừ các khoản khấu trừ. Các khoản thanh toán tiền lương, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương, cùng với các chứng từ báo cáo thu, chi tiền mặt phải được chuyển về phòng kế toán kiểm tra, ghi sổ.