Quy trỡnh 1171 là cú ưu điểm hơn những quy trỡnh trước đú. Nú được thiết kế để giảm đỏng kể sự can thiệp thực tế của cụng chức hải quan vào dũng hàng may gia cụng xuất nhập khẩu, vỡ thế giảm đỏng kể những chậm trễ về thời gian và chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh thụng quan. Tuy nhiờn, quỏ trỡnh tạo ra và duy trỡ chất lượng dịch vụ trong cỏc quy trỡnh chưa được quan tõm và đỏnh giỏ đỳng mức vỡ chưa cú cơ chế để ứng dụng những sỏng kiến cải thiện thủ tục, chưa phỏt huy tỏc động tớch cực vào thủ tục hải quan. So với cỏc nguyờn tắc cơ bản của TQM được trỡnh bày ở Chương 1 và vũng điều chỉnh PCDA để chứng minh cho nhận định trờn.
Vấn đề về khung phỏp lý cho quy trỡnh
Khung phỏp lý đúng vai trũ quan trọng trong việc tạo ra chất lượng của dịch vụ hải quan núi chung, cũng như là thủ tục thụng quan núi riờng.
- Thứ nhất, những quy định đang tồn tại liờn quan đến quy trỡnh thủ tục hải quan hiện nay cũn một số đặc điểm sau:
i) Đó cú sự thay đồi nhanh chúng chuyển từ cơ chế kiểm soỏt cứng nhắc sang cơ chế linh hoạt “tạo thuận lợi”hơn trờn nguyờn tắc tự chịu trỏch nhiệm của cả hải quan và doanh nghiệp;
ii) Vẫn cũn khuynh hướng duy trỡ cơ chế kiểm soỏt chặt chẽ nhằm bảo vệ nguồn thu thỏi quỏ mà chưa tớnh đến lợi ớch tổng quỏt. Hơn nữa quy trỡnh vẫn dựa trờn thao tỏc thủ cụng là chớnh, do đú vẫn chưa tạo ra khung phỏp lý cho quy trỡnh hải quan hiện đại dựa trờn ỏp dụng tối đa cụng nghệ thụng tin, kỹ thuật tự động húa kỹ thuật quản lý rủi ro, nghiệp vụ kiểm tra sau thụng quan và chưa tạo lờn sự tuõn thủ, tự nguyện cao.
Thứ hai, yờu cầu của thủ tục hải quan khụng chỉ là đảm bảo tuõn thủ Luật phỏp hải quan mà phải tuõn thủ cả những luật và quy định của cỏc Bộ, Ngành
khỏc liờn quan đến thương mại quốc tế. Cú những Bộ, Ngành ban hành cỏc quy định liờn quan đến thương mại quốc tế khú hiểu, phức tạp, đụi khi chồng chộo với quy định của Hải quan, vỡ vậy, đụi lỳc gõy khụng ớt khú khăn khi thực thi quy trỡnh thủ tục hải quan, dẫn đến thiếu nhất quỏn, khụng rừ ràng và khụng minh bạch cho doanh nghiệp
Như vậy, khung phỏp lý cho thủ tục hải quan cần cú những sửa đổi, bổ sung cho phự hợp hơn đỏp ứng tốt hơn nhu cầu của khỏch hàng, đảm bảo quản lý được chất lượng dịch vụ.
Sự chậm trễ và lỗi của con người
Theo quan điểm quản lý chất lượng, sự chậm trễ và lỗi của con người là một chỉ tiờu quan trọng để đỏnh giỏ chất lượng của dịch vụ cụng. Hiện nay, tại khõu tiếp nhận hồ sơ, việc nhập dữ liệu vào mỏy bằng phương phỏp thủ cụng đó chiếm một lượng thời gian đỏng kể. Cụng chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra cụng việc này chiếm trung bỡnh 10-20 phỳt cho mỗi tờ khai nhập khẩu cú lượng hàng lớn. Đối với quy trỡnh 1171 cụng chức này phải kiểm tra sơ bộ hồ sơ và một số trường hợp phải kiểm tra chi tiết hồ sơ dẫn đến thời gian cũng chậm trễ. Cũng do kiểm tra bằng mắt khụng cú sự hỗ trợ của hệ thống Quản lý rủi ro nờn khụng trỏnh khỏi sai sút khụng đỏng cú. Trong khi đú, doanh nghiệp may mong muốn được hưởng cỏc dịch vụ khẩn trương, nhanh chúng. Những vấn đề như phối hợp kiểm tra, kiểm tra chung đó được doanh nghiệp may quan tõm vỡ giảm được thời gian kiểm tra và những giấy tờ khụng cần thiết. Doanh nghiệp may mong muốn cú sự phối hợp kiểm tra chung giữa hải quan 2 nước.
Về thời gian thụng quan hiện nay số cho rằng thời gian thụng quan nhanh là 16,12%, Số cho là thời gian thụng quan chậm là 44,51%, số cho là bỡnh thường là 29,67%. Điều này cũng phản ỏnh tỡnh trạng thụng quan hiện nay chưa đỏp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.
Quỏ quan tõm đến chức năng kiểm soỏt thụng qua kiểm tra thủ cụng
Thủ tục hải quan sử dụng kỹ thuật quản lý rủi ro để nhận diện doanh nghiệp cú vi phạm hay doanh nghiệp cú mức độ rủi ro cao, do đú việc kiểm tra,
giỏm sỏt hải quan dựa trờn sự đỏnh giỏ rủi ro của hệ thống đối với doanh nghiệp. Mục tiờu của kỹ thuật quản lý rủi ro là giảm thiểu việc kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế, để đảm bảo nguyờn tắc cụng bằng theo chiều dọc cho cỏc nhúm khỏch hàng với độ tuõn thủ khỏc nhau, do đú gia tăng độ hài lũng của doanh nghiệp về thủ tục. Tuy nhiờn, quy trỡnh hải quan hiện nay chủ yếu dựa trờn kiểm tra thủ cụng cỏc cụng việc:
i) Kiểm tra hồ sơ hải quan về giỏ trị, nguồn gốc xuất xứ và phõn loại trong bước 2 được thực hiện bởi 3 cụng chức hải quan; hoặc chỉ tại bước 1 ở quy trỡnh 1171 thỡ gõy quỏ tải và đũi hỏi năng lực cụng chức bước này quỏ cao.
ii) Tất cả hồ sơ hải quan sau khi hoàn thành thủ tục trước thụng quan ở cả ba luồng đều được chuyển tiếp sang 2 bước cuối để thực hiện thủ cụng. Đối với quy trỡnh 1171 thỡ hồ sơ được đưa lại cho bước 1 gõy vũng vốo, phức tạp cho cụng chức (2 vũng lặp).
Do đú việc kiểm tra bằng thủ cụng cú khả năng gõy ra sự sai sút, chậm trễ, ỏch tắc ảnh hưởng đến vai trũ tạo thuận lợi thương mại của cơ quan hải quan hiện đại. Điều này cú xu hướng tạo ra hỡnh ảnh xấu về hải quan và tăng rủi ro về quản lý. Đõy khụng phải là phương phỏp sử dụng tốt nhất nguồn lực hữu hạn của Hải quan bởi số đụng cụng chức được giao phú kiểm tra thủ cụng sẽ gõy ra hạn chế cả về mức độ hài lũng lẫn tăng thờm chi phớ phỏt sinh. Mức độ kiểm tra thực tế cao làm gia tăng chi phớ hoạt động của Hải quan, cũng như làm giảm hiệu lực hiệu quả thi hành phỏp luật của Hải quan. Hậu quả lớn nhất của việc này là lóng phớ thời gian và nguồn lực hữu hạn, do đú khụng đỏp ứng được mong đợi của cả Chớnh phủ và doanh nghiệp.
Vấn đề về chứng từ
i) Thứ nhất, thủ tục hải quan thực chất vẫn cần một khối lượng cụng việc giấy tờ nhất định ở khõu tiếp nhận. Thụng thường, cỏc yờu cầu hồ sơ chứng từ gồm cú 2 phần: Chứng từ gốc (tờ khai hải quan) và cỏc chứng từ đi kốm được sử dụng để làm cơ sở cho tớnh chớnh xỏc của khai bỏo ở tờ khai và để xỏc định nghĩa vụ thuế. Kết quả điều tra đỏnh giỏ về yờu cầu đơn giản hoỏ cho thấy số lượng giấy tờ và cỏc yờu cầu khỏc trong hồ sơ hải quan cũn nhiều, thậm chớ doanh nghiệp cũn
cho rằng khụng cần thiết (như yờu cầu phải dịch ra tiếng Việt). Rừ ràng khi một khối lượng tài liệu lớn được yờu cầu sẽ làm mất nhiều thời gian hơn cho doanh nghiệp để thu thập và cho Hải quan kiểm tra theo phương phỏp thủ cụng. Do đú, nú tạo nờn sự chậm trễ và tăng chi phớ cho cả Hải quan và doanh nghiệp ảnh hưởng khụng nhỏ đến chất lượng của quy trỡnh thủ tục hải quan. Vỡ thế, nú gõy ra sự nhận thức tiờu cực về Hải quan mặc dự cụng việc liờn quan đến thực tế chỉ bắt đầu tớnh từ sau khi đó xuất trỡnh hồ sơ. Nghiờn cứu năm 2004 cho thấy rằng thời gian thụng quan tại cỏc cảng của Việt Nam là 8,4 ngày nhưng khoảng 7 ngày được dựng để nhà nhập khẩu thu thập, tổng hợp chuẩn bị cỏc chứng từ, tài liệu liờn quan.
Như vậy, số lượng lớn chứng từ trong bộ hồ sơ hải quan cũng cú ảnh hưởng lớn gúp phần làm gia tăng thời gian để thụng quan hàng may gia cụng xuất nhập khẩu.
Thứ hai, tờ khai hải quan hiện nay khụng phải là một tài liệu tiờu chuẩn quốc tế, mà nú được thiết kế cho mục đớch sử dụng cụ thể bao gồm những phần dựng cho nội bộ, cho bỏo cỏo kiểm tra và những chữ ký của người cú thẩm quyển Mẫu tờ khai trờn giấy cũng khụng tương thớch với mẫu tờ khai của hệ thống mạng mỏy tớnh. Do đú, thủ tục kộm hài hũa với tiờu chuẩn quốc tế. Về mặt chất lượng, nú gõy ra vấn đề phức tạp cho doanh nghiệp, đặc biệt khi họ sử dụng cụng nghệ thụng tin để khai bỏo hải quan .