3.2.2. Vũng điều chỉnh PDCA để cải thiện quy trỡnh chất lượng thủ tục hải quan quan
Từ những phõn tớch ở chương 1, vũng điều chỉnh PDCA cho việc đảm bảo chất lượng thủ tục hải quan cần được tạo lập theo Hỡnh 3.1.
Hỡnh 3.1 Vũng điều chỉnh PDCA
Giai đoạn kế hoạch
Dựa vào nhu cầu và hoàn cảnh thực tế của Chi cục Hải quan, tạo lập những mục tiờu hoặc tiờu chuẩn cho thời kỳ cụ thể (mục c). Những mục tiờu là những đớch để điều chỉnh của chỉ số và phải được điền ở cột (O) của bảng 3.5
+ Lập kế hoạch cho những sỏng kiến cải thiện để đạt tới những mục tiờu được điền ở cột (O) của bảng 3.5
Giai đoạnthực hiện
+ Chọn khoảng thời gian phự hợp, cú thể là thỏng hoặc quý cho cột thời gian thực tế.
+ Trong khoảng thời gian đó chọn, ứng dụng 1- 2 sỏng kiến cải thiện đó đề ra ở cột sỏng kiến đối với quy trỡnh thủ tục.
+ Đo lường kết quả của những chỉ số và điền vào cột (R) theo thứ tự đó định sẵn
Giai đoạn kiểm tra
+ Phỳc tập, phõn tớch và đỏnh giỏ kết quả (R) thụng qua việc đo lường, tớnh toỏn cỏc chỉ số. + Chỉ ra được những thiếu sút, sai lệch giữa kết quả đo được (R) và mục tiờu hay tiờu chuẩn đặt ra (O) đối với cỏc chỉ số, sau đú chỉ ra xu hướng (tăng hoặc giảm) hoặc những ảnh hưởng khỏc (nếu cú) đối với nhu cầu khỏch hàng
Giai đoạn tiến hành
+ Dựa vào những phõn tớch của Giai đoạn kiểm tra, để đỏnh giỏ ứng dụng sỏng kiến được thực hiện ra sao nhằm tới mục tiờu ở cột (O) của bảng 3.5. Nghĩa là sỏng kiến cú thể thỏa món nhu cầu khỏch hàng ở mức độ nào.
+ Nếu sỏng kiến được thực hiện tốt thỡ sẽ dựng chỳng vào thời kỳ tiếp theo
+ Nếu khụng, quay trở lại bước 1: giai đoạn kế hoạch để lập lại kế hoạch ứng dụng sỏng kiến khỏc cho thời kỳ sau
BẢNG 3.3 : Chỉ tiờu đỏnh giỏ chất lượng thủ tục hải quan đối với hàng may gia cụng xuất nhập khẩu XNK
Chỉ số K
ý
hiệ Những yờu cầu
của khỏch hàng Giải thớch Đ ơn v ị Định nghĩa Chỳ giải 1 Thời gian thụng quan Nhanh chúng Đơn giản Cập nhật Chi phớ hợp lý Hiệu quả Sẵn sàng G iờ h oặ c p hỳ t Chỉ số này được dựng để đo khoảng thời gian kể từ thời điểm bắt đầu gửi hồ sơ hải quan đến cơ quan hải quan đến thời điểm kết thỳc thủ tục hải quan (thụng quan) đối với hàng hoỏ của cả 3 luồng xanh, vàng, đỏ (kiểm tra sơ bộ hồ sơ, kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng húa).
Chỉ số này phản ỏnh chi phớ thời gian của cả quỏ trỡnh làm thủ tục hải quan cho khỏch hàng. Chỉ số này càng nhỏ càng giảm bớt sự chậm trễ, trở ngại và tiết kiệm thời gian và chi phớ cho cả hải quan và doanh nghiệp, như vậy sẽ làm tăng năng suất lao động. Muốn chỉ số này giảm xuống đũi hỏi thủ tục phải nhanh chúng, hợp lý, đơn giản để giảm thời gian thực hiện tại mỗi khõu của thủ tục. Vỡ thế, Nú là tiờu chuẩn then chốt để cú thể đỏnh giỏ được mức độ nhanh chúng, đơn giản, cập nhật, mức độ hợp lý của chi phớ, hiệu quả, hiệu lực mà Chớnh phủ và doanh nghiệp trụng đợi. Hàng hoỏ luồng
xanh
Chỉ kiểm tra sơ bộ hồ sơ
( QT1171)
I1G
Hàng hoỏ luồng vàng
Kiểm tra chi tiết hồ sơ (QT1171) I1Y Hàng hoỏ luồng đỏ Kiểm tra thực tế - 1171 I1R Trung bỡnh I1A
Chỉ số K
ý
hiệ Những yờu cầu
của khỏch hàng Giải thớch Đ ơn v ị Định nghĩa Chỳ giải 2 Phần trăm vi phạm An toàn Liờm chớnh Tin cậy Bắt buục Chớnh xỏc Chọn lọc Tỷ lệ % Cỏc chỉ số I2G, I2y,I2R chỉ ra lượng phần trăm phỏt hiện ra trường hợp vi phạm phỏp (vi phạm Luật Hải quan) trong tổng số hàng kiểm tra
Đối với luồng xanh (chỉ kiểm tra sơ bộ với quy trỡnh 1171), chỉ số này phản ỏnh mức độ tuõn thủ của phỏp luật. Kiểm tra ngẫu nhiờn ở luồng xanh nhằm đỏnh giỏ mức độ an toàn, liờm chớnh, tin cậy, tuõn thủ của hệ thống quản lý rủi ro. Vỡ vậy chỉ số này càng nhỏ thỡ quy trỡnh thủ tục (đặc biệt đối với Hệ thống quản lý rủi ro) đang hoạt động hợp lý, độ tin cậy cao, tớnh chớnh xỏc trong chọn lọc, sự liờm chớnh của hệ thống. Luồng xanh
Chỉ kiểm tra sơ bộ hồ sơ ( QT1171)
I2G Chọn lọc Hàng húa theo thứ tự
thuộc luồng xanh (kiểm tra ngẫu nhiờn), luồng vàng (kiểm tra chi tiết hồ sơ), và luồng đỏ (kiểm tra thực tế hàng húa).
Đối với luồng vàng và luồng đỏ, những chỉ số này rất quan trọng để đỏnh giỏ mức độ liờm chớnh, độ tin cậy, tuõn thủ, độ chớnh xỏc thực tế, và độ chọn lọc của khụng chỉ QLRR mà cũn cả quy trỡnh bởi I2Y, I2R dựa vào việc QLRR hoạt đụng như thế nào, việc kiểm tra chi tiết hồ sơ và thực tế hàng húa ra sao. Vỡ vậy, nếu những chỉ số này cao thỡ độ liờm chớnh, độ tin cậy, độ tuõn thủ, độ chớnh xỏc thực tế và độ chọn lọc sẽ được đỏnh giỏ cao. Luồng vàng
Kiểm tra chi tiết hồ sơ (QT1171) I2y Luồng đỏ Kiểm tra thực tế - 1171 I2R Tổng I2T
3 Số lượng khiếu nại xuất hiện trong quy trỡnh tớnh trờn 1 hồ sơ I3 Minh bạch; Cụng khai; Hợp tỏc; Liờm chớnh; Thực tế; Nhất quỏn C on số chỉ số này tớnh toỏn số lượng khiếu nại, tố cỏo về quy trỡnh thủ tục đối với 1 hồ sơ
Chỉ tiờu này phản ỏnh sự đỏnh giỏ về mức độ thỏa món của khỏch hàng. Vỡ vậy, trong thời gian cụ thể, nếu số lượng khiếu nại cao thỡ điều đú chứng tỏ rằng khỏch hàng vẫn khụng hài lũng với quy trỡnh hiện thời. Cú thể họ phàn nàn về quy trỡnh bởi họ khụng hiểu hay quy trỡnh khụng phự hợp với họ. Thụng thường, họ thường phàn nàn về sự thiếu minh bạch, sự thiếu nhất quỏn, tham nhũng và cỏch xử sự của nhõn viờn cỏn bộ hải quan. Rừ ràng, chỉ số này phản ỏnh mức độ minh bạch, cụng khai, hợp tỏc, liờm chớnh, thực tế và tớnh nhất quỏn của quy trỡnh thủ tục.
4 Số lượng lỗi của hải quan tớnh trờn một hồ sơ I4 Hiệu lưc; Hiệu quả; Chớnh xỏc C on số Chỉ số này tớnh toỏn số lượng lỗi do cơ quan hải quan mắc phải trong quy trỡnh tớnh trờn một hồ sơ
Chỉ số này phản ỏnh hiệu lực, hiệu quả và tớnh chớnh xỏc của cả quy trỡnh thụng qua việc đo số lỗi của tất cả cỏn bộ nhõn viờn hải quan tham gia vào quy trỡnh hiện hành. Vỡ vậy, chỉ số này chỉ ra những kĩ năng kĩ thuật và mức độ thành thạo hải quan khụng phụ thuộc vào chỉ 1 hay 2 nhõn viờn hải quan.
5 Số lượng chứng từ đi kốm tớnh trờn 1 hồ sơ I5 Hài hũa; Cập nhật; Đơn giản; Chi phớ hợp lý C on số Chỉ số này tớnh toỏn số lượng chứng từ đi kốm đối với 1 hồ sơ
Hiển nhiờn, chỉ số này phản ỏnh mức độ hài hũa, đơn giản của quy trỡnh hiện hành. Số lượng chứng từ đi kốm với tờ khai hải quan phự hợp với tiờu chuẩn quốc tế. Việc đũi hỏi quỏ nhiều chứng từ đi kốm gõy ra hao phớ đối với cả Hải quan và người kinh doanh. Việc ứng dụng IT và kết nối mạng giữa cỏc cơ quan để trao đổi thụng tin sẽ làm giảm đi những yờu cầu về chứng từ bằng giấy đối với kinh doanh, theo đú tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho kinh doanh và hảI quan. Vỡ vậy, số lượng chứng từ cú thể được cải thiện thụng qua việc cập nhật. 6 Tỷ lệ hoàn thuế nộp thừa tớnh trờn 1 hồ sơ I6 Hiệu lưc; Hiệu quả; Chớnh xỏc; Tin cậy % Chỉ số này tớnh toỏn phần trăm của việc hoàn tiền thuế nộp thừa tớnh trờn 1 hồ sơ trong thời gian xỏc định
Cả 2 chỉ số I6 I7 phản ỏnh mức độ hiệu lực, hiệu quả, chớnh xỏc và tin cậy của hệ thống thanh toỏn. Tuy nhiờn, chỉ số I6 đo lường hao phớ đối với kinh doanh do việc hao hụt trong quy trỡnh nghiệp vụ thu thuế
Chỉ số I7 chỉ ra những tỏc động số lượng tạo bởi sự hao hụt trong quy trỡnh đối với thu nhập từ thuế.
7 Tỷ lệ tổng số vụ trốn thuế, lậu thuế bị phỏt hiện tớnh trờn 1 hồ sơ I7 Hiệu lực; Hiệu quả; chớnh xỏc; tin cậy % chỉ số này tớnh toỏn phần trăm tổng số vụ trốn thuế, lậu thuế trờn 1hồ sơ trong thời gian xỏc định
8 Số lượng hồ sơ 1 nhõn viờn hải quan phải giải quyết
I8 Hiệu lực; Hiệu quả; Giỏ cả hợp lý C on số Chỉ số này tớnh toỏn số lượng hồ sơ mà nhõn viờn hải quan phải giải quyết trong thời gian xỏc định
Chỉ tiờu này phản ỏnh cường độ lao động của nhõn viờn hải quan trong quy trỡnh. Tuy nhiờn, trong tỡnh hỡnh khối lượng thương mại gia tăng liờn tục, chỉ số này thể hiện xu hướng tăng lờn về mặt thời gian vỡ nguồn lực của hải quan là cú hạn. Giải phỏp đối với sự mõu thuẫn giữa nguồn lực hữu hạn và sự gia tăng của khối lượng thương mại là việc tạo lập nờn một quy trỡnh năng suất và hiệu quả, tối thiểu húa sự can thiệp của con người và tối đa húa việc ứng dung IT và kĩ thuật quản lý hiện đại. Chỉ số này sẽ ngày càng nhỏ đi tựy thuộc vào việc giảm lao động thủ cụng. Nú phản ỏnh tớnh năng suất, hiệu quả và chi phớ hợp lý đối với Chớnh Phủ. 9 Mức độ thỏa món của khỏch hàng I9 Tất cả những yờu cõu % Chỉ số này tớnh toỏn phần trăm số lượng khỏch hàng thỏa món với tổng khỏch hàng tham gia trả lời bảng hỏi trong thời gian xỏc định.
Nú phản ỏnh mức độ hài lũng của khỏch hàng với quy trỡnh. Nú chỉ ra rằng quy trỡnh thủ tục cú theo kịp những yờu cầu của họ đó được đề cập ở trờn hay khụng.