5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.2.2.3. Trình tự hạch toán
a. Kế toán nghiệp vụ bán buôn.
Sau khi lập hóa đơn GTGT và PXK của hàng bán, kế toán căn cứ vào các chứng từ này ghi tăng tiền: Nợ TK tiền mặt, tiền gửi( 111, 112), hoặc ghi tăng khoản phải thu khách hàng: Nợ TK phải thu khách hàng (131) theo tổng giá thanh toán, ghi tăng doanh thu bán hàng: Có TK doanh thu bán hàng (511), theo giá bán chưa thuế và ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp vào ngân sách nhà nước: Có TK thuế GTGT đầu ra phải nộp(3331).
Đồng thời kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán: Nợ TK giá vốn hàng bán (632), ghi giảm hàng hóa (156), theo trị giá xuất kho. Xuất kho vật tư của lần nhập nào thì sẽ được tính giá theo giá trị của lần nhập đó cho giá xuất.
Nếu trong quá trình bán hàng phát sinh chi phí liên quan mà công ty phải chịu thì kế toán căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ hợp lệ khác để hạch toán tăng chi phí bán hàng: Nợ tài khoản chi phí bán hàng(6421), ghi tăng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (133), đồng thời ghi tăng các khoản phải thanh toán: Có tài khoản phải trả người bán(331), nếu công ty còn nợ ghi giảm khoản tiền nếu thanh toán. Có TK tiền mặt( 111) nếu thanh toán bằng tiền mặt, hoặc có TK tiền gửi ngân hàng( 112), nếu thanh toán bằng chuyển khoản
Ví dụ 1:
Ngày 02/03/2012 Công ty Cổ Phần Bắc Giang xuất bán bàn chải đánh răng loại Drcool Primagic chỉ tơ cho Công ty Cổ phần Nhất Nam ( Siêu thị Fivi Mart) theo hóa đơn số 0005076. Số lượng là 300 chiếc, đơn giá 4500 đồng/ chiếc. Giá vốn của bàn chải đánh răng Drcool Primagic là 2800 đồng/ chiếc. Công ty Cổ phần Nhất Nam đã thanh toán bằng tiền mặt.
Thủ kho viết phiếu xuất kho số XK 00004217 ( Phụ lục biểu 2.1)
Căn cứ vào phiếu xuất kho XK 0004217 , kế toán ghi Hóa đơn GTGT số 0005076 ( Phụ lục biểu 2.2) liên 2 giao cho khách hàng. Chi phí vận chuyển do Công ty chịu kế toán lập phiếu chi phí vận chuyển do Công ty chịu, kế toán lập phiếu chi số PC 0004024 ( Phụ lục biểu 2.3 ) . Dựa vào các chứng từ trên, kế toán tiến hành định khoản:
Kế toán ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131: 1.485.000 Có TK 511 : 1.350.000 Có TK 3331:135.000
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán theo giá bình quân tháng trước. Nợ TK 632: 840.000
Có TK156: 840.000
Chi phí vận chuyển tính vào chi phí bán hàng Nợ TK 6421: 150.000
Có TK 111:150.00
Đến ngày 06/03 khách hàng thanh toán toàn bộ lô hàng. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng Thủ quỹ lập phiếu thu theo mẫu số 78
Nợ TK 111: 1.485.000 Có TK 131: 1.485.000
b. Các trường hợp phát sinh trong quá trình bán hàng
- Kế toán giảm giá hàng bán: Cũng giống như trường hợp chiết khấu thương mại, trong 3 tháng đầu năm 2011 công ty cổ phần Bắc Giang không thực hiện giảm giá hàng bán về mặt hàng bàn chải đánh răng.
- Kế toán chiết khấu thương mại: Công ty thực hiện chiết khấu thương mại cho những khách hàng mua với số lượng lớn.
Để hạch toán tình hình các khoản giảm trừ doanh thu của Công ty Cổ phần Bắc Giang kế toán sử dụng TK 521- Chiết khấu thương mại và TK 531- hàng bán bị
thương mại “ TK 521”, thuế GTGT đầu ra phải nộp “ TK 3331” và ghi giảm khoản phải thu khách hàng “ TK131”. Cuối kỳ kết chuyển khoản chiết khấu thương mại sang Doanh thu bán hàng “ TK 511”.
Trong tháng 03/2012 chiết khấu thương mại của Công ty được chiết khấu trực tiếp trong hóa đơn GTGT đầu ra. Định kỳ khi cuối mỗi quý căn cứ vào lượng hàng nhập của các khách hàng mà Công ty sẽ làm chương trình chiết khấu doanh số cho những khách hàng có số lượng hàng bán ra nhiều. Tùy theo lượng bán hàng của khách mà sẽ có chương trình chiết khấu khác nhau như 2%, 3% hoặc 5%. Có những khách hàng với hệ thống siêu thị hoặc cửa hàng lớn thì Công ty sẽ làm chương trình chiết khấu theo quý, ngày cuối quý hoặc sang đầu quý sau kế toán hai bên sẽ đối chiếu lượng hàng nhập trong quý và tính % chiết khấu, khi đối chiếu doanh số giữa hai bên khớp nhau rồi khi đó số tiền chiết khấu đó sẽ được thể hiện trên hóa đơn GTGT của lần lấy hàng ngày 31/03 hoặc lần lấy hàng kế tiếp của quý II. Điều đó được thể hiện rõ trong hợp đồng mua bán.
Ví dụ 2: Ngày 31/03/2012 Công ty Cổ phần Bắc Giang xuất bán cho công ty
cổ phần Nhất Nam 250 chiếc BCDR Drcool Primagic chỉ tơ giá 4500đ/ chiếc , 50 chiếc BCTE Ison nhạc + đầu thay giá 32000đ/ chiếc, 144 túi NXV Biosoff 800 ml giá 8000đ / túi. Thuế suất thuế GTGT là 10%. Chi phí vận chuyển do bên mua chịu thanh toán bằng tiền mặt, công ty cổ phần Nhất Nam chưa thanh toán tiền.
Thủ kho viết phiếu xuất kho ( Phụ lục biểu 2.5), hóa đơn giá trị gia tăng có thể hiện chiết khấu thương mại của quý I ( phụ lục Biểu 2.6).
Nợ TK 521: 1.520.000 Nợ TK 3331: 1.520.000 Có TK 131: 1.672.000
Cuối kỳ kết chuyển chiết khấu thương mại sang TK 511- Doanh thu bán hàng Nợ TK 511: 1.520.000
Có TK 521: 1.520.000
Căn cứ vào chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ chi tiết TK 521 và đồng thời ghi vào sổ cái TK 521.
- Kế toán hàng bán bị trả lại: Hàng bán bị trả lại là những hàng bị sai quy cách, phẩm chất, mẫu mã nên bị khách hàng từ chối trả lại. Khi có thông báo về hàng kém chất lượng, thì công ty tiến hành đổi hàng mới cho khách hàng mà không ghi giảm doanh thu bán hàng, nên kế toán không hạch toán hàng bán bị trả lại. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho, thì bộ phận kho tiến hành lập phiếu xuất kho mới, đúng bằng số lượng và quy cách hàng đã đổi để trả lại cho khách hàng. Và toàn bộ hàng trả lại được công ty chuyển về nhập kho. Căn cứ vào các chứng từ, kế toán ghi nghiệp vụ :
Nợ TK 5212 Nợ TK 3331 Có TK 111
Đồng thời ghi tăng giá trị hàng hóa trong kho, hạch toán giá vốn theo giá bình quân tháng trước
Nợ TK 156 Có TK 632
Cuối tháng kết chuyển các TK để xác định kết quả kinh doanh.
Ví dụ 3: Ngày 15/03. Trong lô hàng xuất giao cho Công ty Cổ phần Đầu tư và
TM Nguyễn Thái hóa đơn GTGT số 0006015 Công ty Cổ phần Cổ phần Đầu tư và TM Nguyễn Thái không nhập mà trả lại 130 chiếc bàn chải đánh răng loại Zerahun không đúng quy cách. Công ty đã chấp nhận và kế toán nhập kho NK 0001031
( Phụ lục biểu 2.7), đồng thời xuất hóa đơn bán hàng BCDR Zerahun khác cho
khách hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu… Theo đơn giá 32.000 đồng/ chiếc. Giá xuất kho là 25.000 đồng/ chiếc.
Nợ TK 5212: 4.160.000 Nợ TK 3331: 416.000 Có TK 111: 4576.000
Đồng thời ghi tăng giá trị hàng hóa trong kho: Nợ TK 156: 3.250.000