phận cấu thành AS/2 được khái quát thông qua sơ đồ 2.3 dưới đây.
Sơ đồ 2.3: Các bộ phần cấu thành AS/2
Tất cả các giấy tờ làm việc của KTV đều được lưu trữ và sắp xếp một cách có khoa học trong phần mềm AS/2 theo các chỉ mục được đánh số từ 1000 đến 8000 (chi tiết phụ lục 2.1: các chỉ mục trong hồ sơ kiểm toán theo phần mêm AS/2). Trong đó, chỉ mục từ 1000 đến 4000 được áp dụng cho các giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, đặc biệt, chỉ mục 1000 có ý nghĩa hết
Quản lý hồ sơ Smart Auditing Support Bảng cân đối kế toán Hồ sơ kiểm toán Đường dẫn thông tin Tập dữ liệu trao đổi
Folio Word Excel Acces ACL
sức quan trọng đối với việc đánh giá rủi ro và chấp nhận khách hàng. Chỉ mục từ 5000 đến 8000 được áp dụng cho giai đoạn thực hiện kiểm toán.
Toàn bộ giấy tờ liên quan đến công việc kiểm toán khoản mục HTK được lưu tại chỉ mục 5400 (inventory):
5410: Bảng tổng hợp (Leadsheet),
5420: Ghi chú soát xét hệ thống (System note),
5430: Chương trình kiểm toán (Model Audit Program), 5440: Giấy tờ làm việc (Workingpapers)
Ngoài ra, phần mềm AS/2 cũng cho phép trưởng nhóm kiểm toán kiểm soát công việc bằng cách xem xét, nhận xét và yêu cầu chỉnh sửa đối với giấy tờ làm việc của các KTV khác tại bất kỳ thời điểm nào. Đồng thời nó ghi nhận công việc được giao cho từng thành viên trong nhóm thông qua hình thức ký tên vào các giấy tờ làm việc (sign off) sau khi kết thúc công việc.
Tuy những bảng biểu, lựa chọn và câu hỏi trong AS/2 được thiết kế sẵn ở dạng đóng, nhưng phần mềm này vẫn cho phép người sử dụng bổ sung thêm những thông tin mới thu thập được về khách hàng, hoặc các thủ tục kiểm toán mới phát sinh. Đặc biệt, trong ứng dụng cho cuộc kiểm toán, phần mềm AS/2 luôn chứa đựng một bảng hướng dẫn thực hiện các thủ tục kiểm toán chi tiết, hỗ trợ KTV thực hiện đầy đủ các bước công việc. Thêm vào đó, việc liên kết giữa các chỉ mục hồ sơ trong AS/2, cách tham chiếu giấy tờ của các phần hành liên quan và cách tính tự động hóa trong chọn mẫu, xác định mức độ trọng yếu đã giảm nhẹ khối lượng và áp lực công việc, nhờ vậy, chất lượng cuộc kiểm toán được nâng cao.
Dựa trên phần mềm AS/2, hồ sơ gồm bốn loại giấy tờ:
- Tài liệu thông minh (Smart Audit Support): Gồm các tài liệu báo cáo, kiểm soát và chương trình kiểm toán mẫu;
- Bảng cân đối số phát sinh (Trial Balance): Tương tự như bảng cân đối số phát sinh của khách hàng, nhưng bao gồm tất cả các số dư năm trước, số dư năm nay chưa kiểm toán và số dư đã kiểm toán;
- Word documents: Dùng để ghi chú hệ thống, ghi lại những phát hiện trong quá trình thực hiện kiểm toán và dùng để lập báo cáo kiểm toán;
- Excel documents: Là giấy tờ làm việc, trình bày các thủ tục kiểm tra chi tiết trong cuộc kiểm toán.
Bốn loại giấy tờ trên được đánh số theo chỉ mục và lưu trong hồ sơ kiểm toán. Cụ thể được trình bày trong phụ lục 2.1.
Hồ sơ kiểm toán không chỉ được lưu trên phần mềm dưới dạng các bản word, excel,... mà còn bằng các giấy tờ bản cứng để phục vụ cho các cuộc kiểm toán nhiều năm. Hồ sơ cứng gồm: hồ sơ chung và hồ sơ kiểm toán.
Hồ sơ chung: lưu các thông tin về khách hàng như: Giấy đăng ký
kinh doanh; điều lệ công ty; các quy chế của công ty như quy chế kiểm soát nội bộ, quy chế lương; các biên bản họp, quyết định của hội đồng cổ đông, các quyết định bãi nhiễm, bổ nhiệm của công ty...
Hồ sơ kiểm toán: lưu các giấy tờ làm việc của KTV, các bằng
chứng kiểm toán thu thập được trong quá trình tiến hành cuộc kiểm toán như: thư xác nhận, biên bản kiểm kê, sổ phụ, bảng khai thuế, hợp đồng,... Hồ sơ cũng được lưu dưới dạng một hệ thống các chỉ mục như trên phần mềm.
Quy trình kiểm toán
Cũng theo AS/2, quy trình kiểm toán tại công ty được khái quát trong ba bước công việc như sau:
Bước 1: Lập kế hoạch kiểm toán.
Bước 2: Thực hiện kế hoạch kiểm toán. Bước 3: Lập báo cáo kiểm toán.
Kiểm soát chất lượng kiểm toán tại công ty TNHH Kiểm toán VACO:
Thực hiện theo đúng chuẩn mực, là một công ty kiểm toán chuyên nghiệp, VACO đã xây dựng cho mình những quy chế, chính sách, thủ tục kiểm soát chất lượng xuyên suốt toàn bộ các bước lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch cũng như giai đoạn kết thúc của cuộc kiểm toán để đảm bảo chất lượng cho từng hợp đồng kiểm toán. Đây cũng chính là một trong những ưu tiên hàng đầu trong quá trình khẳng định thương hiệu và uy tín của công ty.
* Trước khi thực hiện hợp đồng
Trước khi thực hiện một hợp đồng, Ban Giám đốc công ty phải tiến hành đánh giá rủi ro khi chấp nhận hợp đồng. Khi đã chấp nhận, việc xem xét và thành lập đoàn kiểm toán, lựa chọn những thành viên đủ năng lực và đảm bảo tính độc lập theo đúng quy định của chuẩn mực.
* Trong quá trình thực hiện cuộc kiểm toán
- Kiểm soát về việc phân công công việc cho các thành viên trong nhóm sao cho phù hợp và thực hiện cuộc kiểm toán đạt hiệu quả cao nhât.
- Kiểm soát công việc của các thành viên trong nhóm kiểm toán. Công việc do KTV và trợ lý KTV tiến hành đều được trưởng nhóm và chủ nhiệm kiểm toán soát xét lại.
- Kiểm soát để đảm bảo tính bảo mật của giấy tờ làm việc. Toàn bộ công việc mà nhóm kiểm toán thực hiện đều được lưu lại trên các giấy tờ làm việc để làm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến kiểm toán, đồng thời cũng là cơ sở để thực hiện kiểm tra kết quả công việc của từng KTV trong nhóm kiểm toán. Các giấy tờ làm việc quan trọng thu thập được từ phía khách hàng và các bên liên quan sẽ được lưu vào hồ sơ kiểm toán (bản cứng) và được bảo quản tại phòng lưu trữ của công ty. Các giấy tờ làm việc trên phần mềm do KTV thực hiện sẽ được lưu trữ trong Hệ thống AS/2 của công ty.
* Giai đoạn phát hành báo cáo kiểm toán
Trước khi ký, báo cáo kiểm toán sẽ được bộ phận chuyên trách rà soát nhằm tìm ra tất cả sự khác biệt, không thống nhất giữa báo cáo kiểm toán và giấy tờ làm việc; sự sai khác đó sẽ được giải quyết triệt để trước khi báo cáo được phát hành. Ngoài ra, việc soát xét này cũng đảm bảo cho báo cáo kiểm toán phát hành ra không bị vướng mắc. Khi báo cáo kiểm toán được phát hành ra bên ngoài, Công ty luôn lưu trữ số liệu về số lượng bản sao của báo cáo và đối tượng nhận báo cáo đó.
Cuối cùng là trong giai đoạn sau khi kết thúc kiểm toán. Giám đốc kiểm toán sẽ có một cuộc họp với khách hàng để thảo luận về chất lượng của cuộc kiểm toán. Trong cuộc họp này, khách hàng sẽ đưa ra các phản hồi về công việc mà nhóm kiểm toán đã thực hiện ở công ty khách hàng: về thái độ, tác phong làm việc của KTV... Đây chính là công cụ giám sát hữu hiệu đối với quá trình làm việc của KTV trong mỗi nhóm kiểm toán. Công ty đặc biệt chú trọng đến các hoạt động sau kiểm toán bởi tính chất quan trọng của giai
đoạn này. Đây cũng là thời điểm cho Ban giám đốc đánh giá kết quả, chất lượng cuộc kiểm toán. Hội đồng cố vấn và các chuyên gia của VACO có thể tham gia để đánh giá chất lượng kiểm toán.
Chính nhờ những hoạt động kiểm soát này mà VACO luôn giữ vững được thương hiệu cũng như uy tín của mình trên thị trường- một điều tối quan trọng đối với một công ty kiểm toán.
2.2.THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VACO THỰC HIỆN
Để minh hoạ cho những lý thuyết về kiểm toán Khoản mục HTK đã nêu trong các phần trên, tại chuyên đề này em xin trình bày về các công việc cụ thể mà các KTV của Công ty TNHH Kiểm toán VACO thực hiện khi kiểm toán Khoản mục Hàng tồn kho tại công ty khách hàng là Công ty A.