- Lĩnh vực phòng chống tệ nạn xã hội: Đổi mới tư duy phòng chống tệ nạn xã hộ
3.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống đánh giá thực hiện công việc 1 Hoàn chỉnh hệ thống phân tích công việc.
3.2.1. Hoàn chỉnh hệ thống phân tích công việc.
Một trong những nguyên nhân dẫn đến kết quả đánh giá thực hiện công việc thiếu chính xác là tổ chức đã không xây dựng được hệ thống phân tích công việc cho mỗi lao động một cách chính xác. Phân tích công việc là quá trình thu thập các tài liệu, xác định và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin về công việc có liên quan đến công việc cụ thể, người thực hiện công việc đó trong tổ chức nhằm làm rõ các tiêu chuẩn của từng công việc. Các thông tin về công việc có được thường được hệ thống hoá trong 3 loại văn bản:
Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể.
Bản mô tả công việc gồm:
- Xác định công việc: “chức danh công việc, mã số của công việc, tên bộ phận, địa điểm thực hiện công việc, lãnh đạo trực tiếp, các mối quan hệ có liên quan, mức lương...”(1)
- Tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc về công việc: “phần này viết một cách tóm tắt và chính xác các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc. Gồm những
câu mô tả chính xác, nêu rõ người lao động phải làm gì, thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó”.(1)
- Điều kiện làm việc: “gồm các điều kiện về môi trường vật chất như máy móc, công cụ, trang bị cần sử dụng, thời gian làm việc, điều kiện vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc. Mọi vấn đề liên quan đến điều kiện làm việc đều được nêu trong mục này”.(1)
Việc bản mô tả công việc được mô tả vắn tắt tại Viện Khoa học Lao động Xã hội dẫn đến việc khó đo lường được sự hoàn thành công việc. Để việc đánh giá thuận lợi hơn nhất là đối với các tiêu chuẩn chất lượng công việc thì ngay từ đầu phân tích công việc cần làm rõ ràng, cụ thể dễ hiểu và dễ thực hiện đo lường. Gồm các phần: Công việc được mô tả; Mức độ đều đặn (tuần, tháng, năm, theo chu kỳ, bất thường); Tiêu chuẩn đo lường (xuất sắc, tốt, khá, trung bình, yếu…); Thời gian phân bổ (giờ, ngày, tháng, năm); Văn bản quy chiếu, tham khảo.
Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện
“Liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiêt; các đặc trưng về tinh thần và thể lực; và các yêu cầu cụ thể khác”.(1)
Trong bản yêu cầu thực hiện công việc cụ thể đối với từng lao động cụ thể thì các yêu cầu như kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức và trình độ chuyên môn chỉ cần dừng lại ở mức cần thiết cho công việc để người lao động có thể hoàn thành được công việc đó, không nhất thiết phải yêu cầu quá cao tới mức không cần thiết. Thông thường bản yêu cầu công việc được viết gộp với bản mô tả công việc để người đọc dễ dàng nắm bắt được thông tin công việc.
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
“Gồm hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc”.(1)
Tại Viện Khoa học Lao động Xã hội, phân tích công việc được thực hiện trong phạm vi cần thiết mô tả vắn tắt công việc, những nhiệm vụ và trách nhiệm có liên quan, mối quan hệ bên trong và bên ngoài Viện, quyền hạn của vị trí công việc, những yêu cầu của công việc như kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, thái độ.
Viện Khoa học Lao động Xã hội là một cơ quan nghiên cứu khoa học có các sản phẩm là các công trình, đề tài nghiên cứu khoa học do vậy bản tiêu chuẩn thực hiện
công việc cần được định lượng hoá cụ thể cho từng vị trí công việc. Nên ít sử dụng những câu đo lường mang tính chất định tính như tiêu chuẩn “chất lượng công việc chuyên môn” có thang điểm xuất sắc, tốt, khá, trung bình và yếu. Sản phẩm của Viện là các nghiên cứu khoa học mang tính trí tuệ do đó những tiêu chuẩn này không được lượng hoá khiến việc đánh giá ít nhiều gặp khó khăn và không chính xác do có những lỗi dễ mắc phải như lỗi thiên vị, thành kiến, sự kiện gần nhất. Những tiêu chuẩn như “tinh thần chủ động, sáng tạo và ý thức, trách nhiệm trong công việc”, “chất lượng, hiệu quả quản lý đơn vị” cũng bị mắc những lỗi tương tự.
Tiêu chuẩn khác như “Chấp hành nội quy, quy định của Viện” tuy đã được lượng hoá thành các chỉ tiêu cụ thể như giờ giấc làm việc, kỷ luật lao động, kỷ luật công nghệ,…nhưng sự lượng hoá không được mô tả rõ ràng hay đưa vào văn bản ban hành do đó cán bộ đánh giá khó đánh giá chính xác khi cán bộ nhân viên trong việc vi phạm ở mức độ nào dẫn tới kết quả đánh giá thiếu chính xác.
Các tiêu chuẩn khác như “tham gia viết báo tạp chí”, “số lượng công việc chuyên môn”, “tham gia nhiệm vụ không thường xuyên”, có các tiêu chuẩn định lượng song lại quá chung chung, mang tính chất định tính rất khó để phân biệt và xác định đúng mức độ để đánh giá và cũng rất dễ mắc lỗi như lỗi thiên vị, xu thế...
Đối với lãnh đạo của Viện các tiêu chuẩn được xây dựng như “chất lượng, hiệu quả quản lý đơn vị” có các tiêu chí đánh giá chung chung, mang tính chất định tính gây khó khăn trong đánh giá dễ mắc lỗi đánh giá. Vì vậy, cần có những tiêu chí đánh giá mang tính định lượng hơn.