Xây dựng và hoàn thiện bộ máy tổ chức tại NHCSXH huyện, bổ sung thêm các phòng nghiệp vụ như: Kiểm tra kiểm toán nội bộ, Hành chính tổ chức, Tin học. Mạng lưới hoạt động của Phòng giao dịch NHCSXH cấp huyện, điểm giao dịch tại xã, tổ tiết kiệm và vay vốn thường xuyên được chấn chỉnh và củng cố. NHCSXH cấp huyện là nơi trực tiếp thực hiện việc cho vay vốn đến hộ nghèo và các đối tượng chính sách, ngân hàng cấp huyện có các tổ giao dịch, làm việc tại điểm giao dịch tại xã thực hiện chức năng hoạt động tín dụng chính sách. NHCSXH huyện thực hiện tốt công tác chuẩn hóa dự liệu, áp dụng cộng nghệ thông tin tăng năng suất và hiệu quả phục vụ. Đồng thời phát triển thêm các sản phẩm dịch vụ ngân hàng đáp ứng thêm nhu cầu của nhân dân.
3.3.1.1. Điểm giao dịch tại xã
Để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân khi giao dịch với NHCSXH, hiện nay mọi giao dịch giữa khách hàng với NHCSXH đều được thực hiện tại điểm giao dịch của ngân hàng đặt tại xã; Đến 31/12/2012 NHCSXH Huyện Tân kỳ có 22/22 điểm giao dịch tại xã. Các điểm giao dịch đều được bố trí chủ yếu ở tại hội trường UBND xã; phía ngoài treo biển chỉ dẫn điểm giao dịch và biển điểm giao dịch tại xã (có quy định ngày, giờ giao dịch, số điện thoại ); thông báo chính sách tín dụng; thông báo lãi suất; danh sách dư nợ các chương trình tín dụng; hòm thư góp ý; bên trong có nội quy giao dịch. Tuy nhiên, để có điều kiện phục vụ khách hàng một cách tốt nhất; trong thời gian tới NHCSXH huyện Tân kỳ tiếp tục hoàn thiện điểm giao dịch tại xã, theo hướng:
Đối với các xã có diện tích lớn, số hộ nhiều có 2 điểm giao dịch; các điểm giao dịch xa đường quốc lộ, tỉnh lộ phải có biển chỉ dẫn, để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân lần đầu đến làm việc tại điểm giao dịch. Mọi hoạt động như: Giải ngân, thu lãi, thu gốc, trả hoa hồng, phí ủy thác, thù lao cho cán bộ cấp xã thực hiện tại điểm giao dịch. Mọi chính sách mới về cho vay hộ nghèo và các đối tượng chính sách khác, đều phải được công khai kịp thời tại điểm giao dịch.
Đối với phòng giao dịch cấp huyện phải tăng số cán bộ từ 12 người như hiện nay, lên 14- 16 người/ huyện; tăng cán bộ tín dụng để trực giao dịch tại xã, tại ngân hàng huyện có 02 tổ giao dịch tại xã,mỗi tổ từ 3- 4 cán bộ, số ngày trực tại điểm giao dịch tăng lên (mỗi điểm giao dịch tại xã có quy mô tín dụng lớn trực 01 tháng/02 lần).
3.3.1.2. Tổ tiết kiệm và vay vốn
Tổ tiết kiệm và vay vốn (gọi tắt là Tổ) được thành lập nhằm tập hợp các hộ nghèo và các đối tượng chính sách khác có nhu cầu vay vốn của NHCSXH để SXKD, cải thiện đời sống; cùng tương trợ giúp đỡ nhau trong sản xuất và đời sống; cùng liên đới chịu trách nhiệm trong việc vay vốn và trả nợ ngân hàng.
Hộ nghèo muốn vay vốn NHCSXH thì phải là thành viên của tổ (phải vào tổ); việc bình xét hộ nào được vay, số tiền vay bao nhiêu, thời gian vay, thời gian trả nợ đều được thực hiện ở tổ; nếu trong quá trình sử dụng vốn hộ vay bị rủi ro thì tổ là nơi lập biên bản đề nghị cấp trên xử lý. Do đó, củng cố tổ chức lại tổ tại thôn, bản là một trong những khâu trọng yếu, quyết định chất lượng hoạt động của tín dụng chính sách. Trong thời gian
qua, thực hiện chỉ đạo của NHCSXH Việt Nam, NHCSXH huyện Tân kỳ đã thực hiện việc sắp xếp và kiện toàn lại tổ tiết kiệm và vay vốn. Để tổ vay vốn thực sự là “cầu nối” bền vững giữa NHCSXH với khách hàng thì trong thời gian tới NHCSXH cần phải tiếp tục sắp xếp lại tổ vay vốn như sau:
Thành lập tổ phải theo địa bàn xóm, bản mỗi xóm, bản tối thiểu 01 tổ; số lượng thành viên một tổ từ 10- 60 người; nhất thiết không thành lập tổ theo liên xóm; số lượng tiền vay trong một tổ duy trì thường xuyên 500 triệu đồng trở lên, duy trì việc sinh hoạt đều đặn theo quy định (01 tháng/01 lần). Nội dung sinh hoạt tổ phải thiết thực và bổ ích. Trong sinh hoạt tổ có thể kết hợp trao đổi kinh nghiệm làm ăn hoặc tập huấn các nghiệp vụ như: Khuyến nông, khuyến lâm, khuyến ngư để tăng cường năng lực SXKD cho người vay; tăng cường sự tương trợ, giúp đỡ nhau trong sản xuất và đời sống giữa các thành viên trong tổ.
NHCSXH kết hợp với các tổ chức nhận ủy thác cấp huyện, xã tăng cường công tác đào tạo tập huấn đối với ban quản lý tổ. Ban quản lý tổ có 03 người, tốt nhất là người làm kinh tế giỏi, không phải hộ nghèo. Thành viên ban quản lý tổ phải là những người có sức khoẻ tốt, có uy tín với nhân dân, có khả năng làm việc lâu dài cho tổ và không phải là Thường vụ hoặc Ban chấp hành hội cấp xã.
Việc theo dõi, quản lý nợ, hạch toán ghi chép và lưu giữ hồ sơ sổ sách của ban quản lý tổ phải khoa học, đầy đủ, đúng theo quy định.
Việc bình xét hộ vay vốn phải thực hiện dân chủ, công khai, đúng đối tượng, có sự tham gia của xóm trưởng hoặc bí thư chi bộ khối, xóm.