Bên cạnh những kết quả ựã ựạt ựược nêu trên, công tác quản lý nhà nước về hoạt ựộng công chứng vẫn còn nhiều tồn tại, hạn chế, nổi lên một số vấn ựề sau ựây:
4.2.1 Về việc ban hành xây dựng thể chế
Thể chế về tổ chức, hoạt ựộng công chứng còn nhiều bất cập, một số quy ựịnh của Luật Công chứng ựã không còn phù hợp với thực tiễn, nhiều vấn ựề chưa phù hợp với thông lệ quốc tế về hành nghề công chứng như:
Một là, phạm vi hoạt ựộng công chứng còn bó hẹp, chưa tương xứng với tắnh ựặc thù của nghề công chứng có chuyên môn sâu ựã ựược xã hội hoá, lãng phắ nguồn nhân lực (công chứng viên) ựã ựược ựào tạo, bồi dưỡng bài bản.
Hai là, một số văn bản công chứng chưa ựược các bên tham gia ký kết, các cơ quan, tổ chức tôn trọng và thi hành, hậu quả là quyền và lợi hợp pháp của các bên bị xâm phạm, phát sinh tranh chấp, gây tốn kém tiền bạc, công sức, thời gian của người dân, ảnh hưởng ựến công tác quản lý nhà nước, quản lý kinh tế - xã hội của ựất nước.
Ba là, quy ựịnh về tiêu chuẩn công chứng viên còn ựơn giản, dễ dãi, (chế ựộ miễn ựào tạo, miễn tập sự hành nghề công chứng)
Bốn là, Quy ựịnh về loại hình Văn phòng công chứng còn có ựiểm hạn chế như: quy ựịnh về mô hình Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập (chiếm khoảng 74%) nên thiếu tắnh ổn ựịnh, bền vững, khi công chứng viên chết, ốm ựau dài ngày hoặc nghỉ việc thì không có công chứng viên ựể tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu công chứng của nhân dân. Vẫn còn có một số tổ chức hành nghề công chứng phát triển, phân bổ chưa phù hợp với Quy hoạch và yêu cầu của xã hộị
đặc biệt, Nghị ựịnh số 60/2009/Nđ-CP ngày 23/7/2009 của Chắnh phủ quy ựịnh xử phạt vi phạm hành chắnh trong lĩnh vực tư pháp còn có nhiều bất cập, mâu thuẫn, mức phạt quy ựịnh trong Nghị ựịnh hầu hết là thấp nên chưa ựủ tắnh răn ựe; một số quy ựịnh của Nghị ựịnh ựến nay không còn phù hợp với thực tiễn; một số văn bản pháp luật chuyên ngành mới ựược ban hành trong thời gian qua, trong ựó có những quy ựịnh mới về quản lý nhà nước mà Nghị ựịnh 60/2009/Nđ-CP chưa có quy ựịnh về hành vi vi phạm và mức xử phạt. Do ựó, thiếu cơ sở pháp lý ựể tiến hành xử phạt khi có hành vi vi phạm xảy ra; ựối tượng xử phạt của Nghị ựịnh 60/2009/Nđ-CP quy ựịnh không áp dụng xử phạt ựối với hành vi vi phạm của cán bộ, công chức thực hiện trong khi thi hành công vụ. Qua thực tế thanh tra cho thấy, quy ựịnh này ựã tạo ra sự bất bình ựẳng giữa một số tổ chức có chức năng, nhiệm vụ như nhaụ Vắ dụ: giữa Phòng Công chứng và Văn phòng Công chứng; về kỹ thuật, một số ựiều quy ựịnh về hành vi vi phạm và mức phạt còn lẫn giữa hành vi vi phạm của cá nhân và tổ chức. Do ựó, gây khó khăn cho việc áp dụng pháp luật.
Một số hành vi vi phạm mới ựược quy ựịnh trong các văn bản quy phạm pháp luật, chưa ựược quy ựịnh trong Nghị ựịnh 60/2009/Nđ-CP, vắ dụ các hành vi sau ựây:
+ Biển hiệu tổ chức hành nghề công chứng không ựúng quy ựịnh; + Công chứng viên không thông báo cho cơ quan có thẩm quyền khi thay ựổi nơi hành nghề công chứng;
+ Công chứng viên thông ựồng với người tập sự hành nghề công chứng ựể công nhận kết quả tập sự hành nghề công chứng nhưng trên thực tế là không có tập sự;
+ đặt chi nhánh công chứng hoặc các hình thức biến tướng khác;
- điều 12 Luật Công chứng quy ựịnh các hành vi bị nghiêm cấm bao gồm tiết lộ thông tin về nội dung công chứngẦ.tuy nhiên Nghị ựịnh số 60 không quy ựịnh về xử phạt ựối với các hành vi này trong khi thực tiễn vẫn xảy ra các hành vi vi phạm nhưng không bị xử lý, gây khó khăn cho cơ quan quản lý nhà nước trong xử lý vi phạm hành chắnh.
4.2.2 Về tổ chức thực hiện thể chế
Một là, công tác tuyên truyền pháp luật về công chứng vẫn còn có ựiểm mang tắnh hình thức, chưa ựi vào chiều sâu nên chưa thấm, chưa ngấm trong xã hội dẫn ựến nhận thức chưa ựầy ựủ về vị trắ, vai trò, bản chất của công chứng, vắ dụ như: có ý kiến cho rằng Văn phòng công chứng là doanh nghiệp nên thắch thì thành lập, không thắch thì chấm dứt hoạt ựộng hay có thể thành lập Văn phòng công chứng bao nhiều cũng ựược, không cần theo quy hoạch và lộ trình phù hợpẦ
Hai là, số lượng tổ chức hành nghề công chứng phát triển nhanh nhưng chưa ựồng ựều, chưa theo quy hoạch, có nơi phát triển ỘnóngỢ, cá biệt như: quận Cầu Giấy phát triển tới 09 tổ chức hành nghề công chứng, nhưng có nơi chưa phát triển ựược tổ chức hành nghề công chứng như huyện Quốc Oai, Ứng hòaẦ
Ba là, chất lượng và tắnh chuyên nghiệp của các tổ chức hành nghề công chứng không ựồng ựều; một số Văn phòng công chứng quá chú trọng ựến việc thu hút khách hàng, nên còn ựơn giản, dễ dãi trong trình tự, thủ tục
công chứng hoặc thực hiện công chứng không phù hợp với quy ựịnh, không bảo ựảm an toàn pháp lý cho các hợp ựồng, giao dịch; vẫn còn tình trạng Ộcạnh tranhỢ không lành mạnh của một số Văn phòng công chứng. Một bộ phận tổ chức hành nghề công chứng hoạt ựộng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân (Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập) nên thiếu tắnh ổn ựịnh, bền vững, khi công chứng viên chết, ốm ựau dài ngày hoặc nghỉ việc thì không có công chứng viên ựể tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu công chứng của nhân dân.
Bốn là, một bộ phận công chứng viên còn yếu về chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng hành nghề dẫn ựến những sai sót trong hoạt ựộng, ảnh hưởng ựến chất lượng của văn bản công chứng.
Năm là, một số công chứng viên vi phạm ựạo ựức nghề nghiệp, còn có hiện tượng công chứng viên cố ý làm trái, không tuân thủ ựúng trình tự, thủ tục công chứng theo quy ựịnh của pháp luật, cạnh tranh không lành mạnh, chạy theo lợi nhuận gây ảnh hưởng ựến uy tắn nghề công chứng trong xã hộị
Sáu là, Hội Công chứng thành phố Hà Nội mới ựược thành lập, Luật Công chứng chưa quy ựịnh ựịa vị pháp lý của Hội nên bước ựầu hoạt ựộng còn gặp nhiều khó khăn, chưa phát huy tác dụng trong công tác tự quản.
Bảy là, hiện nay, việc công chứng hợp ựồng, giao dịch có liên quan ựến bất ựộng sản, cũng như một số lĩnh vực mang tắnh nhạy cảm có tình trạng khá lộn xộn, thiếu sự gắn kết giữa các tổ chức hành nghề công chứng, thậm chắ là sự ựối lập nhau trong hoạt ựộng nghiệp vụ thể hiện ở hiện tượng nơi này từ chối vì có thông tin ngăn chặn giao dịch, giấy tờ không hợp lệ nhưng nơi kia lại công chứng vì không ựược chia sẻ thông tin. Nghiêm trọng hơn là hiện tượng một tài sản ựược công chứng ở nhiều tổ chức hành nghề công chứng với những chủ thể khác nhau không phải là hiếm gặp. đồng thời chưa xây dựng ựược cơ chế phối hợp nghiệp vụ và chia sẻ thông tin giữa các tổ chức hành nghề công chứng và văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất về tài sản giao dịch
nên còn phát sinh một số rủi ro trong hoạt ựộng công chứng gây giảm niềm tin của xã hội dành cho công chứng.
Tám là, công tác theo dõi, giám sát việc tuân thủ pháp luật, tuân theo quy tắc ựạo ựức và ứng xử nghề nghiệp công chứng chưa ựược thực hiện hiệu quả; việc phát hiện, xử lý vi phạm còn chưa kịp thời, chưa nghiêm minh. Việc bồi dưỡng, giáo dục về ựạo ựức nghề nghiệp chưa ựược thực hiện thường xuyên. Công tác giáo dục về chắnh trị tư tưởng cho ựội ngũ công chứng viên hầu như chưa ựược quan tâm.
Chắn là, việc thu phắ, thù lao công chứng và các chi phắ khác còn có phần lộn xộn, tổ chức hành nghề công chứng còn chưa niêm yết ựầy ựủ thù lao, chi phắ khác theo quy ựịnh. Trên thực tế, trong quá trình thực hiện công chứng, do một số tổ chức hành nghề công chứng chưa giải thắch rõ cho người yêu cầu công chứng về các khoản thu này, nên có trường hợp hiểu nhầm là cùng loại việc nhưng mỗi tổ chức hành nghề lại thu một mức phắ khác nhaụ Bên cạnh ựó, cũng có hiện tượng một số tổ chức hành nghề công chứng thu phắ dưới mức quy ựịnh nhằm cạnh tranh không lành mạnh.
Những bất cập, tồn tại nêu trên ựã gây bức xúc cho người dân, doanh nghiệp, ảnh hưởng ựến sự phát triển lành mạnh của hoạt ựộng công chứng.
4.2.3 Chế ựộ báo cáo, sơ kết, tổng kết, ựánh giá, rút kinh nghiệm trong quản lý nhà nước về công chứng
Chế ựộ báo cáo còn chưa ựược thực hiện nghiêm túc, hầu hết các Văn phòng công chứng chưa tự giác báo cáo ựịnh kỳ, chất lượng báo cáo cũng chưa ựảm bảọ Các quy ựịnh về quản lý nhà nước chế ựộ thông tin, báo cáo còn có những sơ hở, chưa có những chế tài mạnh ựể xử lý các hành vi không báo cáo, báo cáo sai kết quả hoạt ựộng, dẫn ựến hiệu quả quản lý nhà nước phần nào còn bị hạn chế.
Công tác ựánh giá, rút kinh nghiệm vẫn chưa ựược thực hiện thường xuyên, ựầy ựủ; vẫn còn có những vấn ựề tiêu cực phát hiện ra nhưng chưa
ựược các cơ quan quản lý nhà nước giải quyết vắ dụ như Ộloạn giá công chứngỢ, Ộtrắch hoa hồng cho các ngân hàngỢ... nên hiệu quả hoạt ựộng công chứng chưa caọ đồng thời, sự phối hợp giữa cơ quan quản lý nhà nước về công chứng với tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên còn hạn chế do chưa phân ựịnh rõ giữa công tác quản lý nhà nước với trách nhiệm tự quản của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên.
4.2.4 Về công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và những sai phạm trong hoạt ựộng công chứng
Công tác kiểm tra, thanh tra về tình hình tổ chức, hoạt ựộng công chứng của cơ quan quản lý nhà nước còn chưa chặt chẽ, thường xuyên nên dẫn ựến việc tháo gỡ vướng mắc, khó khăn, phát hiện, chấn chỉnh những hành vi vi phạm pháp luật, quy tắc ựạo ựức hành nghề công chứng, hoạt ựộng công chứng ựôi khi còn chưa hiệu quả.
Tình hình vi phạm hành chắnh trong hoạt ựộng công chứng diễn ra ngày càng phổ biến và phức tạp với những thủ ựoạn hết sức tinh vị Công tác kiểm tra, thanh tra còn chưa theo kịp tình hình phát triển thực tiễn, cơ sở, năng lực ựội ngũ cán bộ, cơ sở vật chất còn hạn chế. Việc phát hiện và xử phạt vi phạm hành chắnh hoạt ựộng công chứng trong thời gian qua vẫn chưa thực sự triệt ựể. Rất nhiều vi phạm không ựược phát hiện kịp thời hoặc khi ựược phát hiện thì chưa ựược xử lý nghiêm minh, triệt ựể, nguyên nhân xuất phát từ việc thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan liên quan, vẫn còn hiện trạng ựùn ựẩy trách nhiệm giữa các cơ quan với nhaụ Cho nên, ựể việc xử lý vi phạm hành chắnh trong hoạt ựộng công chứng ựược hiệu quả, khách quan, kịp thời và triệt ựể thì rất cần sự phối hợp, hỗ trợ giữa các cơ quan ban ngành liên quan.
Tình trạng một tài sản ựược giao dịch nhiều lần hiện nay có chiều hướng gia tăng gây thiệt hại không ắt về tài sản cho người tham gia giao dịch nhưng chưa có biện pháp hữu hiệu ựể phòng ngừa rủi ro, tranh chấp.
Qua cách quản lý của Sở Tư pháp Hà Nội cho thấy, Sở Tư pháp chưa ựánh giá hết tình hình sai phạm và mức lo ngại ựáng báo ựộng trong hoạt ựộng công chứng trên toàn thành phố. điều ựó thể hiện qua việc cơ quan này ựã phát hiện ra những sai phạm nhưng hầu như không xử phạt vi phạm và chủ yếu là Ộkhoán trắngỢ ựể các tổ chức hành nghề công chứng tự rút kinh nghiệm. Tuy nhiên, theo đề tài nghiên cứu của Thanh tra Bộ Tư pháp năm 2012 về Ộthực trạng và giải pháp chống tiêu cực trong lĩnh vực công chứngỢ cho thấy hoạt ựộng công chứng vẫn còn nhiều tồn tại, hạn chế, tiêu cực, hầu hết các hành vi sai phạm chủ yếu tập trung ở những nội dung sau:
+ đa số các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện chưa ựúng quy ựịnh về lời chứng của công chứng viên theo quy ựịnh tại điều 5 Luật Công chứng, hầu hết lời chứng của Công chứng viên vẫn sử dụng cụm từ ỘPhù hợp với quy ựịnh của pháp luậtỢ hoặc Ộkhông vi phạm ựiều cấm của pháp luậtỢ và không chứng nhận ựối tượng của hợp ựồng, giao dịch là có thật;
+ Nhiều tổ chức hành nghề công chứng vẫn thực hiện công chứng các hợp ựồng giao dịch trong trường hợp chứng minh nhân dân của người yêu cầu công chứng ựã quá hạn sử dụng;
+ Một số hồ sơ công chứng của nhiều tổ chức hành nghề công chứng thiếu bản sao giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc giấy tờ ựể chứng minh quyền sở hữu riêng, sử dụng riêng tài sản;
+ Một số tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng ựối với các hợp ựồng mà ựối tượng của hợp ựồng là quyền sử dụng ựất cấp cho hộ gia ựình nhưng hồ sơ công chứng chỉ có bản sao trang hộ khẩu của vợ, chồng mà không có các trang hộ khẩu của các con. Do ựó, chưa có căn cứ ựể xác ựịnh ựầy ựủ các thành viên hộ gia ựình ký kết hợp ựồng theo quy ựịnh tại điều 109 Bộ luật dân sự và các quy ựịnh của pháp luật về ựất ựai;
+ Theo quy ựịnh tại điều 35, điều 36 và điều 41 Luật Công chứng thì người yêu cầu công chứng phải ký vào từng trang hợp ựồng, giao dịch. Tuy
nhiên, nhiều hồ sơ của một số tổ chức hành nghề công chứng thiếu chữ ký của Ngân hàng vào từng trang hợp ựồng thế chấp tài sản;
+ Theo quy ựịnh tại điều 35 và điều 36 Luật Công chứng thì Công chứng viên phải ký vào từng trang hợp ựồng, giao dịch. Tuy nhiên, nhiều Công chứng viên ở một số tổ chức hành nghề công chứng thực hiện ký tắt vào các trang hợp ựồng giao dịch trong các hồ sơ công chứng và không ựăng ký chữ ký này theo quy ựịnh. Do ựó, việc ký tắt của công chứng viên là không thực hiện ựúng theo quy ựịnh của Luật Công chứng;
+ Một số hồ sơ công chứng hợp ựồng thế chấp thiếu chữ ký của các thành viên hộ gia ựình (từ 15 tuổi trở lên), thiếu văn bản xác nhận của UBND phường, xã về các thành viên hộ gia ựình khi ựược giao ựất cho hộ gia ựình vi phạm điều 109 Bộ Luật dân sự;
+ Theo quy ựịnh tại điều 47 Luật Doanh nghiệp năm 2005, thì Hội ựồng thành viên có quyền: ỘẦthông qua hợp ựồng vay, cho vay, bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản ựược ghi trong báo cáo tài chắnh tại thời ựiểm công bố gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy ựịnh tại điều lệ công tyỢ;
Tuy nhiên, nhiều tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng nhiều hồ sơ Hợp ựồng thế chấp tài sản mà người ký hợp ựồng là ựại diện cho công ty có từ hai thành viên trở lên không lưu biên bản họp hội ựồng thành viên, báo cáo tài chắnh tại thời ựiểm công bố gần nhất của công ty hoặc điều lệ của Công ty;
+ Một số hồ sơ công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng trong Hợp ựồng thế chấp quyền sử dụng ựất thiếu chữ ký của một người ựồng sử dụng trong hợp ựồng;
+ Một số tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng văn bản khai nhận và văn bản phân chia di sản thừa kế nhưng chưa thực hiện việc