d) Mô hình quản lý và công cụ cải tiến năng suất chất lượng cho doanh nghiệp sản xuất dầu khí: nghiệp sản xuất dầu khí:
Cũng như các doanh nghiệp nhiệt điện khí, các doanh nghiệp dầu khí có nhiều điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng dodòng bộ các hệ thống quản lý ngay từ đầu, đã và đang tổ chức áp dụng tích hợp 03 hệ thống quản lý, mô hình quản lý và công cụ cải tiến năng suất chất lượng đề xuất áp dụng cho các doanh nghiệp dầu khí theo lộ trình là:
- Bước 1: áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 và công cụ Kaizen-5S
- Bước2: Áp dụng tích hợp hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001) với hệ thống quản lý môi trường (14001) và hệ thống quản lý an toàn và sức khoẻ nghề nghiệp (ISO18001)
- Bước 3: Áp dụng tích hợp 03 hệ thống quản lý với hệ thống quản lý năng lưọng (ISO 50001)
e) Mô hình quản lý và công cụ cải tiến năng suất chất lượng cho doanh nghiệp sản xuất nhiên liệu sinh học (Ethanol): nghiệp sản xuất nhiên liệu sinh học (Ethanol):
Là một trong những loại hình năng lượng được phát triển muộn nhất với nhiều nhà máy sản xuất ethanol mới được xây dựng và đưa vào vận hành, mô hình đề xuất cho các nhà máy sản xuất ethanol là:
- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 cùng với công cụ cải tiến năng suất chất lượng Kaizen- 5S, sau đó tích hợp áp dụng với hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001)
3.2.3 Đề xuất Danh mục mô hình áp dụng tích hợp các hệ thống quản lý lý
Hiện nay, ngày càng có nhiều tổ chức/doanh nghiệp xây dựng và áp dụng nhiều hơn một hệ thống quản lý như hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, hệ thống quản lý môi trường ISO 14001, hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp OHSAS 18001, hệ thống quản lý an toàn thực phẩm ISO 22000, hệ thống quản lý an toàn thông tin ISO/IEC 27001…nhằm kiểm soát các khía cạnh hoạt động khác nhau trong doanh nghiệp. Những hệ thống quản lý này thường được xây dựng và triển khai riêng biệt, ít khi gắn kết được với nhau hoặc chỉ
36
mới tích hợp một phần các quá trình quản lý chung như kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ…. Đặc biệt, do nhiều cơ quan, chuyên gia tư vấn khác nhau tư vấn xây dựng các hệ thống quản lý khác nhau, ở một số doanh nghiệp những hệ thống này còn độc lập với nhau và độc lập với cả hệ thống quản trị chung.
Do nguồn lực rất hạn chế và để giảm chi phí tư vấn, nhiều doanh nghiệp phải xé nhỏ, phân vùng, chia thành nhiều khu vực như xí nghiệp 1 thì áp dụng tiêu chuẩn ISO9000, xí nghiệp 2 thì tiêu chuẩn ISO14000… sau đó copy, nhân rộng các quy trình, thủ tục đã viết cho 1 xí nghiệp ra cho toàn doanh nghiệp. Để cho nhanh doanh nghiệp lại còn phân công rất rõ ràng rằng ngoài các hoạt động chuyên môn thì lãnh đạo A phụ trách riêng về chất lượng, cán bộ lãnh đạo B phụ trách riêng các vấn đề môi trường, 1 người khác phụ trách riêng về góc độ Trách nhiệm xã hội hay An toàn lao động…để dễ nhớ các yêu cầu, dễ trả lời các cơ quan đánh giá chứng nhận.
Với những cách làm trên, doanh nghiệp có thể có rất nhiều chứng nhận phù hợp với các tiêu chuẩn, đáp ứng nhanh đòi hỏi của thị trường. Tuy nhiên nó cũng dẫn tới hiện tượng trong doanh nghiệp thường tồn tại đồng thời nhiều hệ thống quản lý dẫn đến tình trạng phân tán nguồn lực, quản lý không thống nhất, phức tạp và hiệu lực, hiệu quả sẽ thấp, khó có thể duy trì lâu dài. Trước tình hình này đã có nhiều doanh nghiệp đã suy nghĩ, chủ động tìm cách tích hợp các hệ thống quản lý trên cho đơn giản hơn.
Nhóm chuyên gia đã phân tích các yếu tố, nêu các ví dụ cụ thể về các công ty tại quốc tế và Việt Nam đã áp dụng thành công tích hợp các hệ thống quản lý trong thời gian qua và đưa ra các lý do dẫn tới việc cần phải áp dụng tích hợp các hệ thống quản lý và công cụ cải tiến, trong đó bao gồm:
- Về nguyên tắc mỗi một hệ thống quản lý riêng lẻ chỉ là một phần trong hệ thống quản lý chung của doanh nghiệp và chỉ quản lý một khía cạnh như quản lý chất lượng là ISO 9001, quản lý môi trường là ISO 14001, quản lý an toàn và sức khoẻ nghề nghiệp là OHSAS 18001, quản lý trách nhiệm xã hội là ISO 26000, quản lý rủi ro là ISO 31001, quản lý an toàn thông tin là ISO27001… việc xây dựng hệ thống tích hợp sẽ đáp ứng được đầy đủ yêu cầu quản lý các hoạt động của doanh nghiệp
- Việc xây dựng hệ thống tích hợp tránh được sự cồng kềnh về hệ thống tài liệu
- Việc xây dựng hệ tống tích hợp giúp rút ngắn được thời gian xây dựng hệ thống từ 20 -30% so với áp dụng từng hệ thống quản lý riêng lẻ (theo số liệu tổng hợp thống kê của một số Tổ chức tư vấn và đánh giá chứng nhận HTQL)
37
- Áp dụng tích hợp các hệ thống quản lý thông qua việc hợp nhất các yêu cầu chung trong các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý và triển khai, kiểm soát chúng một cách hiệu quả sẽ giúp các tổ chức/doanh nghiệp:
• Giảm thiểu mâu thuẫn giữa các hệ thống quản lý đơn lẻ;
• Giảm thiểu sự trùng lắp và phát sinh giấy tờ từ các hệ thống đơn lẻ;
• Giúp quá trình đánh giá nội bộ/bên ngoài giảm thời gian, tiết kiệm chi phí và hiệu quả hơn; (Theo kinh nghiệm của một số Tổ chức đánh giá chứng nhận HTQL, chi phí trả cho tư vấn và chứng nhận sẽ giảm từ 20 – 30% so với áp dụng riêng lẻ)
• Nâng cao khả năng kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp;
• Tiếp cận tốt hơn đối với kiểm soát các rủi ro trong kinh doanh.
• Thống nhất trong doanh nghiệp/tổ chức
• Tăng cường giao tiếp bên trong và với bên ngoài
• Tránh chồng chéo và tiết kiệm chi phí
• Giảm rủi ro
• Chỉ ra mâu thuẫn giữa các mục tiêu
• Xác định và giải quyết mâu thuẫn trong trách nhiệm và các mối quan hệ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Tạo sự cân bằng trong vấn đề lãnh đạo/phân chia quyền lực Giúp doanh nghiệp tập trung vào các mục tiêu kinh doanh
• Chính thức hóa các hệ thống không chính thức trước kia
• Hài hòa và tối đa các hoạt động thực tiễn
• Xác định và tạo điều kiện cho nhân viên được đào tạo và phát triển
Nhóm nghiên cứu cũng phân tích đưa ra cơ sở để áp dụng tích hợp các hệ thống quản lý, đó là:
• Các tiêu chuẩn đều xây dựng trên nền tảng nguyên lý Deming P.D.C.A;
• Các tiêu chuẩn đều có tiếp cận cải tiến liên tục các hệ thống quản lý thể hiện trên các sơ đồ cải tiến liên tục của hệ thống quản lý chất lượng, sơ đồ cải tiến liên tục của HTQL môi trường, sơ đồ cải tiến liên tục của HTQL an toàn và sức khoẻ nghề nghiệp;
• Trên 80% tiêu chuẩn doanh nghiệp áp dụng đều được tiêu chuẩn hoá quốc tế từ tổ chức ISO nên có cấu trúc tương đồng (theo phân tích thống kê của một số tổ chức tư vấn);
• Các tiêu chuẩn đều có điểm chung về những quy trình quản lý chung : kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ, đánh giá nội bộ, quy trình kiểm soát sự không phù hợp, quy trình kiểm soát hành động khắc phục, phòng
38
ngừa, quy trình xem xét của lãnh đạo, việc xây dựng chính sách, mục tiêu, trách nhiệm quyền hạn….;
• Mỗi tiêu chuẩn đều có bảng tương quan với tiêu chuẩn khác và thông thường sử dụng ISO 9001 làm tương quan;
Để có thể thực hiện được việc áp dụng tích hợp các hệ thống một cách bài bản, một số nguyên tắc tích hợp được các chuyên gia nhóm nghiên cứu đề xuất là:
1- Chỉ nên có 1 hệ thống quản lý chung của doanh nghiệp.
2- Mọi cải tiến phải xuất phát từ mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.
3- Triển khai từ từ, mở rộng dần hệ thống quản lý một lĩnh vực sang quản lý các lĩnh vực khác.
4- Các cán bộ quản lý phải nhuần nhuyễn chu trình quản lý P-D-C-A. 5- Đánh giá đúng thực trạng, phát hiện những cơ hội để cải tiến.
Trên nguyên tắc việc tích hợp các hệ thống quản lý cần được làm thận trọng, chắc chắn theo lộ trình, nhóm chuyên gia cũng đưa ra một số quan điểm về tư vấn áp dụng tích hợp các hệ thống quản lý và đề xuất các hệ thống có thể tích hợp được nói chung và các hệ thống phù hợp áp dụng tích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất ngành công nghiệp năng lượng nói riêng.
Về nguyên tắc tổ chức/doanh nghiệp có thể xây dựng và chứng nhận hệ thống quản lý tích hợp cho ít nhất 2 trong số các hệ thống quản lý sau:
1. ISO 9001 -- Hệ thống quản lý chất lượng 2. ISO 14001 -- Hệ thống quản lý môi trường
3. OHSAS 18001 -- Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp 4. ISO/IEC 27001 -- Hệ thống quản lý an toàn thông tin
5. ISO 22000 -- Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm; 6. ISO 50001-Hệ thống quản lý năng lượng;
7. ISO/IEC 20000-- Hệ thống quản lý dịch vụ công nghệ thông tin
Do các đặc thù về sản phẩm, điều kiện sản xuất cũng như các yếu tố về kinh tế-xã hội khác, các hệ thống quản lý thích hợp cho việc áp dụng đối với các doanh nghiệp sản xuất ngành công nghiệp năng lượng tại Việt Nam trong giai đoạn trước mắt có thể bao gồm:
1. Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001; 2. Hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14001;
39
3. Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp theo OHSAS 18001; 4. Hệ thống quản lý năng lượng theo ISO 50001.
Nhóm nghiên cứu đề xuất quan điểm về mô hình áp dụng tích hợp các hệ thống quản lý với các khuyến cáo, hướng dẫn và lưu ý sau đây:
- Việc áp dụng hệ thống quản lý tích hợp theo các tiêu chuẩn quốc tế có thể triển khai theo các mô hình và các bước áp dụng cụ thể như sau:
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});