3.2.2.1. Hoàn thiện hoạt động phõn tớch cụng việc, thiết kế lại cụng việc
- Hoàn thiện cỏc văn bản phõn tớch cụng việc nhằm xỏc định rừ nhiệm vụ, trỏch nhiệm và tiờu chuẩn THCV cho người lao động
Phõn tớch cụng việc cú vai trũ rất quan trọng, cỏc văn bản phõn tớch cụng việc: bản mụ tả cụng việc, bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc, bản yờu cầu đối với người THCV là cụng cụđắc lực của quản lý nguồn nhõn lực trong tổ chức. Đối với người lao động, phõn tớch cụng việc rừ ràng chi tiết sẽ giỳp người lao động hiểu rừ ràng về cụng việc của họ, họ biết được cỏc hoạt động mà mỡnh phải làm. Trong đú:
Với bản mụ tả cụng việc: cần hoàn thiện cỏc nội dung trong bản mụ tả cụng việc để đảm bảo liệt kờ những trỏch nhiệm, nhiệm vụ cụ thể, điều kiện làm việc đối với người lao động. Bản mụ tả cụng việc giỳp người lao động hiểu rừ cỏc chức năng, nhiệm vụ cụ thể của mỡnh. Khi người lao động được giao nhiệm vụ rừ ràng, họ sẽ biết mỡnh cần phải làm gỡ và phải làm tốt những nhiệm vụđược giao do đú là nhiệm vụ của họ, khụng phải của người khỏc đểđựn đẩy. Bản mụ tả cụng việc cần hoàn thiện những nội dung sau:
Những thụng tin chung về cụng việc: ngoài tờn cụng việc cần bổ sung một số thụng tin như bộ phận hay địa điểm thực hiện cụng việc, chức danh lónh đạo trực tiếp.
Bổ sung thụng tin về túm tắt trỏch nhiệm: mụ tả túm tắt, ngắn gọn những trỏch nhiệm chớnh của người lao động ở từng chức danh cụ thể.
Nờu rừ ràng cỏc nhiệm vụ chớnh và nhiệm vụ cụ thể trong cụng việc: Cỏc văn bản mụ tả cụng việc của đơn vị cũn khỏ sơ sài, chưa nờu rừ được đầy đủ cỏc nhiệm vụ chớnh và nhiệm vụ cụ thể người lao động cần thực hiện. Cần liệt kờ cỏc nhiệm vụ chớnh, sau đú giải thớch cỏc nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện trong nhiệm vụ chớnh đú.
Bổ sung thụng tin về quyền hạn của người thực hiện cụng việc: giỳp người lao động xỏc định rừ giới hạn hay phạm vi quyền hành của mỡnh để thực hiện cụng việc. Vớ dụ: quyền phõn cụng nhiệm vụ cho nhõn viờn dưới quyền.
Bổ sung thụng tin về những mối quan hệ trong cụng việc: ghi rừ những mối quan hệ chủ yếu của người THCV với cỏc bộ phận khỏc trong và ngoài tổ chức. Việc làm rừ cỏc mối quan hệ trong cụng việc sẽ giỳp người lao động cú sự phối kết hợp tốt với cỏc cỏ nhõn, bộ phận để hoàn thành nhiệm vụ.
Với bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc: là văn bản qui định cỏc chỉ tiờu về số lượng, chất lượng và thời hạn của việc hoàn thành cỏc nhiệm vụ đó được quy định trong bản mụ tả cụng việc. Đơn vị chưa tiến hành xõy dựng văn bản này làm căn cứ cho đỏnh giỏ THCV. Chớnh vỡ thế hoạt động đỏnh giỏ chưa phản ỏnh chớnh xỏc mức độ đúng gúp của người lao động làm ảnh hưởng tới động lực lao động. Trong thời gian tới, đơn vị cần tiến hành xõy dựng văn bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc cho từng chức danh cụng việc cụ thể để người lao động hiểu rừ cỏc tiờu chuẩn cần đạt được khi thực hiện nhiệm vụ, hiểu được kỳ vọng của cụng ty đối với kết quả THCV của bản thõn để nỗ lực phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ.
Nội dung bản tiờu chuẩn THCV phải bao gồm cỏc tiờu chớ tương ứng với cỏc nhiệm vụ chớnh và tiờu chớ chung. Cỏc tiờu chớ thể hiện đầy đủ ba khớa cạnh cần đo lường: số lượng, chất lượng và thời hạn của sự hoàn thành cụng việc.
Bản yờu cầu đối với người thực hiện cụng việc: hiện tại bản yờu cầu đối với người THCV của đơn vị được thiết kế cũn sơ sài và chưa đầy đủ. Cỏc nội dung trong văn bản này mới chỉ đề cập đến yờu cầu về trỡnh độ chuyờn mụn; cỏc kỹ năng chưa liệt kờ đầy đủ, chủ yếu dừng lại ở cỏc yờu cầu về chứng chỉ tin học, tiếng anh, cỏc yờu cầu nhấn mạnh vào số năm kinh nghiệm làm việc. Để hoàn thiện văn bản yờu cầu đối với người thực hiện cụng việc, cần căn cứ vào cỏc nhiệm vụ cần thực hiện trong bản mụ tả cụng việc, xỏc định mức độ phức tạp của cụng việc để xỏc định cỏc yờu cầu đối với người THCV tương ứng. Ngoài cỏc thụng tin về trỡnh độ chuyờn mụn, kinh nghiệm, văn bản này
cần phải bổ sung đầy đủ cỏc yờu cầu của cụng việc đối với người thực hiện trờn cỏc khớa cạnh: chuyờn mụn chớnh, chuyờn mụn phụ, trỡnh độ giỏo dục đào tạo, kiến thức bổ trợ, kỹ năng, phẩm chất, kinh nghiệm, yờu cầu về thể chất, cỏc tiờu chuẩn đặc biệt khỏc (nếu cú). Bản yờu cầu đối với người THCV là cơ sở để tuyển dụng, bố trớ nhõn lực phự hợp với khả năng, sở trường, giỳp người lao động cú thể thực hiện tốt cụng việc, tăng tớnh thỏa món trong lao động. Học viờn đó đề xuất mẫu văn bản phõn tớch cụng việc cho hai chức danh cụng việc tại đơn vị là chức danh chuyờn viờn tuyờn truyền BHXH và nhõn viờn bảo vệ (phụ lục 3.1).
- Bố trớ nhõn lực phự hợp với yờu cầu cụng việc, phự hợp với khả năng sở trường của người lao động
Cụng tỏc bố trớ sử dụng nhõn lực cú ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả cụng việc mà người lao động đảm nhận. Hiện nay, tại đơn vị vẫn cũn tỡnh trạng người lao động khụng được bố trớ đỳng chuyờn ngành được đào tạo. Vỡ vậy để trỏnh tỡnh trạng người lao động khụng được bố trớ cụng việc thớch hợp với trỡnh độ và năng lực, lónh đạo đơn vị cần cú những giải phỏp để khắc phục.
Bố trớ sử dụng lao động phự hợp với khả năng và năng lực tạo điều kiện cho họ phỏt huy tốt nhất khả năng và năng lực của mỡnh. Chẳng hạn như:
+ Đối với những người làm cụng tỏc in ấn sổ BHXH, thẻ BHYT hoặc những người đún tiếp bệnh nhõn cú thẻ BHYT vào viện khụng nhất thiết phải cú bằng đại học mà chỉ cần đến trung cấp là đảm bảo yờu cầu cụng việc. Việc bố trớ cụng việc cho người lao động cần phải được nhỡn nhận, đỏnh giỏ dựa trờn năng lực của họ trờn cơ sở so sỏnh với bản yờu cầu đối với người THCV.
+ Đối với những người lao động hiện tại đang được bố trớ khụng phự hợp với ngành nghề, cú thể xem xột chuyển người lao động đến vị trớ phự hợp hơn hoặc tiến hành đào tạo cho người lao động những kĩ năng, kiến thức cần thiết đỏp ứng yờu cầu cụng việc hiện tại.
Ngoài ra, cần cú sự quan tõm thoả đỏng đến mong muốn và nguyện vọng, sở trường của người lao động để tạo hứng thỳ cho họ khi làm việc.
3.2.2.2. Hoàn thiện cụng tỏc đào tạo phỏt triển nguồn nhõn lực
Qua phõn tớch thực trạng hoạt động đào tạo cho thấy, tại đơn vị việc xỏc định nhu cầu và lựa chọn đối tượng đào tạo cũn dựa nhiều vào cảm tớnh của người quản lý, chưa xỏc định rừ cỏc kiến thức, kỹ năng thiếu hụt của người lao động, chưa cú mục tiờu đào tạo cụ thể, rừ ràng. Những cụng việc khụng cần thiết phải cú bằng đại học nhưng cơ quan vẫn ra quyết định cho cỏn bộ CCVC theo học cỏc lớp đại học tại chức ( liờn thụng). Điều này dẫn đến tỡnh trạng người được cử đi học khụng phự hợp với khúa học, gõy lóng phớ; khụng thỏa món được nhu cầu sau đào tạo chẳng hạn như sẽ ảnh hưởng đến việc xếp chuyển lương hoặc đến một vị trớ cụng việc mới theo đỳng bằng cấp mà họ được đào tạo. Việc đề ra cỏc tiờu chuẩn, điều kiện chung chung làm người lao động và đụi khi cũn cảm thấy khụng được đối xử khụng cụng bằng, ảnh hưởng đến động lực làm việc của người lao động.
Để cụng tỏc đào tạo phỏt triển đạt hiệu quả, nõng cao tớnh tạo động lực đối với người lao động đơn vị cần thực hiện một số giải phỏp:
- Xỏc định đỳng đối tượng đào tạo, xõy dựng cỏc tiờu chuẩn để lựa chọn đối tượng đào tạo một cỏch chớnh xỏc và cụng bằng. Cụ thể:
Cú quy định cụ thể về cỏc yờu cầu đối với người được cử đi đào tạo:
khi lựa chọn đối tượng cửđi tham gia cỏc khúa đào tạo cần phải xem xột đến khả năng học tập của họ, cỏc đúng gúp của người lao động cho tổ chức. Vỡ thế ngoài cỏc quy định cụ thể như về độ tuổi, số năm cụng tỏc, đơn vị cần xõy dựng cỏc tiờu chớ lựa chọn đối tượng đào tạo cụ thể như về khả năng ngoại ngữ, tin học, trỡnh độ hiện tại, thành tớch đúng gúp đối với đơn vị, phẩm chất đạo đức, khả năng đúng gúp cho tổ chức sau đào tạo… Việc xõy dựng cỏc điều kiện, tiờu chuẩn để cửđi đào tạo cụ thể vừa đảm bảo cho người lao động
cú đủ khả năng tham gia khúa học đạt hiệu quả, vừa nõng cao tớnh cạnh tranh lành mạnh giữa những người lao động, đảm bảo tớnh cụng bằng trong cơ hội được học tập nõng cao trỡnh độ.
Sử dụng hiệu quả kết quả ĐGTHCV: do khõu đỏnh giỏ THCV cũn nhiều hạn chế nờn khõu xỏc định nhu cầu chưa được thực hiện tốt, kết quả đỏnh giỏ chưa cho người lónh đạo biết được người lao động cú kết quả THCV kộm. Đơn vị cần sử dụng hiệu quả kết quảđỏnh giỏ THCV phục vụ cho mục đớch đào tạo đú là: Cần mở rộng đối tượng được cửđi đào tạo, khụng nờn chỉ tập trung vào bộ phận lónh đạo đơn vị mà cần tạo cơ hội cho những nhõn viờn ưu tỳ khỏc. Cú chớnh sỏch ưu tiờn đào tạo những người cú kết quả thực hiện cụng việc tốt, cú khả năng phỏt triển trong tương lai.Tiến hành đào tạo cho những người lao động cú kết quả THCV thấp, chưa đỏp ứng được yờu cầu cụng việc do thiếu hụt cỏc kiến thức, kỹ năng mà cú thể bự đắp được thụng qua khúa đào tạo nhằm cải thiện kết quả làm việc của họ. Việc xỏc định chớnh xỏc cỏc kiến thức, kỹ năng thiếu hụt sẽ giỳp người lao động lấp “lỗ hổng” để cú khả năng cải thiện kết quả THCV cao hơn.
Quan tõm đến nguyện vọng của người lao động: Người lao động là người hiểu mỡnh nhất, họ biết mỡnh gặp khú khăn gỡ trong khi THCV, từ đú cú thể xỏc định cỏc kiến thức kỹ năng cũn thiếu hụt của bản thõn. Vỡ thế, đơn vị nờn quan tõm đến nhu cầu đào tạo của người lao động, trờn cơ sở đú xem xột xột duyệt cho những người cú nhu cầu nguyện vọng học tập phự hợp với yờu cầu cụng việc. Người lao động được đào tạo đỳng với nguyện vọng sẽ nõng cao tớnh tự giỏc trong học tập, khuyến khớch họ nỗ lực làm việc.
- Xỏc định mục tiờu đào tạo rừ ràng
Xỏc định mục tiờu đào tạo là một nguyờn tắc khụng thể thiếu trong cụng tỏc đào tạo nguồn nhõn lực tại bất cứ một đơn vị nào. Mục tiờu đào tạo là kim chỉ nam cho việc quyết định nội dung đào tạo cũng như là một nhõn tố
khụng thể thiếu trong việc đỏnh giỏ kết quảđào tạo. Đơn vị cần tiến hành xỏc định mục tiờu đào tạo cụ thể trước khi tiến hành đào tạo. Lấy mục tiờu làm thước đo hiệu quả hoạt động đào tạo.
- Đa dạng húa cỏc phương phỏp đào tạo nhằm tăng hứng thỳ và hiệu quả học tập. Để đào tạo phỏt triển nguồn nhõn lực đạt hiệu quả, đơn vị cần đa dạng húa cỏc phương phỏp đào tạo, thớch hợp với từng đối tượng và nội dung đào tạo. Chẳng hạn như ta cú thể khuyến khớch phỏt triển cỏc biện phỏp như phương phỏp hội nghị, hội thảo chuyờn đề, luõn chuyển cụng việc.
- Sử dụng hợp lý nhõn lực sau đào tạo
Đơn vị mới chỉ dừng lại ở việc quan tõm đến đỏnh giỏ cụng tỏc đào tạo qua sự phản hồi của học viờn, sự đỏnh giỏ của lónh đạo về chất lượng THCV của người lao động sau đào tạo mà chưa quan tõm nhiều đến việc sử dụng hợp lý nhõn lực sau đào tạo. Việc sử dụng cú hiệu quả nhõn lực sau đào tạo sẽ làm cho mức độ hài lũng đối với cụng việc của người lao động tăng lờn vỡ điều đú giỳp họ phỏt huy được cỏc khả năng, tiềm năng của mỡnh, cú điều kiện ỏp dụng kiến thức vào thực tế THCV.
Song song với kế hoạch đào tạo đơn vị cần phải cú kế hoạch bố trớ, sử dụng nhõn lực sau cỏc khoỏ học đào tạo, đơn vị cần tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động ỏp dụng cỏc kiến thức, kỹ năng đó học vào thực tế; trao dần quyền tự chủ cho người lao động đó được đào tạo giải quyết cụng việc; mở rộng cụng việc, người quản lý giao cho người lao động những nhiệm vụ cú tớnh thỏch thức phự hợp với trỡnh độ mới để kớch thớch người lao động nỗ lực và sỏng tạo, phải tạo ra cho họ cơ hội thăng tiến, cơ hội phỏt triển bản thõn sau khi họ kết thỳc cỏc khoỏ học đào tạo, cú chếđộ khen thưởng phự hợp nếu người lao động đạt thành tớch tốt trong học tập. Tăng thự lao lao động xứng đỏng với trỡnh độ mới và kết quả THCV cải thiện sau đào tạo để khuyến khớch những người lao động ỏp dụng cỏc kiến thức, kỹ năng được học vào thực tế
để nõng cao chất lượng cụng việc. Vỡ vậy, khi xõy dựng kế hoạch đào tạo thỡ cần tiến hành đồng thời kế hoạch sử dụng nhõn lực sau đào tạo, những cỏ nhõn được cửđi đào tạo cần cú khả năng phỏt triển cao trong tương lai.
3.2.2.3. Hoàn thiện hoạt động đỏnh giỏ thực hiện cụng việc
Vai trũ của đỏnh giỏ thực hiện cụng việc đối với hoạt động quản trị nhõn lực, đối với sự phỏt triển và tồn tại của ngành BHXH ngày càng trở nờn quan trọng. Quy trỡnh đỏnh giỏ được thực hiện theo cỏc bước: xõy dựng mục tiờu đỏnh giỏ, theo dừi từng giai đoạn cụng việc, đỏnh giỏ và điều chỉnh (bao gồm cả thưởng, phạt và kế hoạch đào tạo, huấn luyện lại). Trong quy trỡnh này, vai trũ của bộ phận nhõn sự là lập biểu mẫu đỏnh giỏ và xõy dựng năng lực đỏnh giỏ cho cỏn bộ quản lý trực tiếp.
Để xõy dựng một hệ thống đỏnh giỏ thực hiện cụng việc hiệu quả, người đỏnh giỏ cần phải nghiờn cứu toàn bộ hệ thống cỏc yếu tố của nú, nghiờn cứu phương phỏp tiến hành và cỏc bước của hệ thống, thảo luận dõn chủ, đỏnh giỏ cụng bằng, minh bạch, tạo động lực cho cỏn bộ, nhõn viờn làm việc. Từđú nõng cao hiệu quả cụng việc của đơn vị. Vớ dụ nhưđểđỏnh giỏ sự thực hiện cụng việc của cỏn bộ, CCVC về mức độ hoàn thành cụng việc tỏc giả lập mẫu đỏnh giỏ ( Phụ lục 3.2)
Sau đú, riờng mỗi phần nhỏ như kết quả thực hiện cụng việc lại cú bảng đỏnh giỏ thực hiện cụng việc khỏc nhau. Người đỏnh giỏ sẽ đỏnh giỏ sự thực hiện cụng việc của cỏn bộ, CCVC thụng qua cỏc bảng đỏnh giỏ đú một cỏch chớnh xỏc, trung thực và tổng hợp kết quảđưa ra ý kiến nhận xột của cỏ nhõn sau đú thảo luận với lónh đạo cấp trờn trực tiếp của cỏn bộ, CCVC về sựđúng gúp cũng như kết quả thực hiện cụng việc của họ. Việc đỏnh giỏ này cú tỏc dụng tạo động lực cho cỏn bộ, CCVC và làm cơ sở xột thưởng, lương và thăng chức cho họ.
giỳp người lónh đạo trong việc giỏm sỏt và quản lý cụng việc của cỏn bộ, CCVC trong đơn vị. Đồng thời kớch thớch cỏn bộ, CCVC gắn bú với cụng việc, nõng cao năng suất lao động, hiệu quả cụng tỏc và sự phỏt triển của đơn vị. Ngoài ra thỡ đỏnh giỏ thực hiện cụng việc cũn liờn quan đến nhiều hoạt động của đơn vị như:
- Nú liờn quan đến vấn đề trả lương cho cỏn bộ, CCVC trong đơn vị, cơ