Chứng từ là bằng chứng bằng văn bản, giấy tờ để chứng minh cho sự hình thành và hoàn thành của các nghiệp vụ kinh tế ở một điểm thời gian và một không gian nhất định. Đồng thời chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ, là tài liệu lịch sử của công ty. Chính vì vậy việc sử dụng, ghi chép, lưu trữ, bảo quản chứng từ là một điều rất quan trọng. Chứng từ được lập, kiểm tra và luân chuyển theo trình tự giúp cho công tác theo dõi chứng từ chặt chẽ, hạch toán kế toán chính xác. Các chứng từ mà công ty sử dụng có nội dung, hình thức lập theo đúng quy định trong luật Kế toán và quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính và quyết định số 1141, hệ thống chứng từ thuộc loại bắt buộc (BB) và chứng từ thuộc loại hướng dẫn ( HD) của công ty bao gồm một số loại chính như sau:
Về phần hành tiền mặt: Phiếu thu (BB); Phiếu chi (BB); Giấy đề nghị tạm ứng (HD); Giấy thanh toán tiền tạm ứng (HD); Bảng kiểm kê quỹ(HD)...
Về phần hành tiền gửi ngân hàng: Ủy nhiệm thu; Ủy nhiệm chi...
Về phần hành hàng tồn kho: Phiếu xuất kho (HD); Phiếu nhập kho (HD); Thẻ kho (HD); Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hóa (HD); Bảng kê mua hàng (HD)...
Về phần hành TSCĐ: Hóa đơn mua hàng, biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản thanh lý TSCĐ...
Về phần hành tiền lương: Bảng chấm công (HD); bảng chấm công làm thêm giờ (HD); bảng thanh toán tiền thưởng (HD); bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (HD); bảng thanh toán tiền lương (HD); giấy chứng nhận nghỉ ốm bảo hiểm xã hội (HD)...
hoặc từ bên ngoài tại bộ phận kế toán. Sau khi kiểm tra tính xác thực và tính pháp lý của chứng từ, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ kế toán cụ thể theo ba giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Ghi nhận các dữ liệu từ các chứng từ, rồi hệ thống hóa các nghiệp vụ theo đối tượng kế toán và trình tự thời gian, từ đó nắm bắt được các thông tin kinh tế.
Giai đoạn 2: Kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp tiến hành hạch toán rồi lập báo cáo tài chính.
Giai đoạn 3: Phân tích tài chính, đưa ra nhận xét, đánh giá tình hình tài chính và các biện pháp thực hiện giúp lãnh đạo ra quyết định